Μπορεί μια αμερικανική εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία να προσλάβει εργαζομένους; Τι πρέπει να γνωρίζετε

Μια αμερικανική εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία μπορεί να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες, αλλά η επιχείρηση πρέπει να έχει συσταθεί σωστά και να τηρεί τους ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς κανόνες εργασίας. Για πολλούς ιδρυτές, η μεγαλύτερη πρόκληση δεν είναι αν επιτρέπεται η πρόσληψη. Είναι η κατανόηση του ποιες εγγραφές, φορολογικοί λογαριασμοί και ενέργειες ένταξης προσωπικού πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί πριν εκδοθεί ο πρώτος μισθός.

Αν είστε μη Αμερικανός πολίτης, μη κάτοικος-ιδιοκτήτης ή διεθνής επιχειρηματίας που σχεδιάζει να επεκταθεί στην αμερικανική αγορά, αυτός ο οδηγός καλύπτει τα βασικά. Θα μάθετε τι χρειάζεται μια αμερικανική οντότητα πριν προσλάβει προσωπικό, πώς λειτουργεί η επαλήθευση εργαζομένων, ποια βήματα συμμόρφωσης έχουν τη μεγαλύτερη σημασία και πώς το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να συστήσετε και να διατηρήσετε μια αμερικανική επιχείρηση με σιγουριά.

Μπορεί μια εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία να προσλάβει εργαζομένους στις ΗΠΑ;

Ναι. Μια αμερικανική LLC ή εταιρεία που ανήκει σε μη Αμερικανούς πολίτες μπορεί γενικά να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες. Η ιδιοκτησία και η πρόσληψη είναι ξεχωριστά ζητήματα. Η εταιρεία πρέπει να έχει συσταθεί σύμφωνα με το αμερικανικό δίκαιο και να λειτουργεί με συμμόρφωση προς τις απαιτήσεις μισθοδοσίας, μεταναστευτικής επαλήθευσης, φορολογίας και εργατικής νομοθεσίας.

Αυτό σημαίνει ότι ένας ξένος ιδρυτής δεν χρειάζεται να είναι Αμερικανός πολίτης για να χτίσει μια νόμιμη αμερικανική εταιρεία. Αυτό που έχει σημασία είναι η οντότητα να έχει οργανωθεί σωστά, να έχει εγγραφεί για τους κατάλληλους φορολογικούς λογαριασμούς και να είναι έτοιμη να αναλάβει τις υποχρεώσεις εργοδότη από την πρώτη ημέρα.

Τι χρειάζεται μια εταιρεία πριν προσλάβει τον πρώτο της εργαζόμενο

Πριν μια αμερικανική επιχείρηση προσλάβει τον πρώτο της εργαζόμενο, θα πρέπει να έχει εξασφαλίσει ορισμένα βασικά στοιχεία. Η παράλειψη αυτών των βημάτων μπορεί να δημιουργήσει καθυστερήσεις στη μισθοδοσία, φορολογικά ζητήματα ή προβλήματα συμμόρφωσης στην απασχόληση.

1. Συστήστε τη σωστή επιχειρηματική οντότητα

Οι περισσότεροι ξένοι ιδρυτές προσλαμβάνουν μέσω αμερικανικής LLC ή εταιρείας. Η επιλογή εξαρτάται από το επιχειρηματικό μοντέλο, τους φορολογικούς στόχους, τα σχέδια χρηματοδότησης και τη μακροπρόθεσμη στρατηγική ανάπτυξης. Και οι δύο μορφές μπορούν να υποστηρίξουν προσλήψεις όταν έχουν συσταθεί και διατηρούνται σωστά.

Μια καταχωρισμένη αμερικανική οντότητα δημιουργεί επίσης μια πιο αξιόπιστη βάση για τη δημιουργία σχέσεων με προμηθευτές, τη ρύθμιση της μισθοδοσίας και την οικοδόμηση επαγγελματικής παρουσίας στις Ηνωμένες Πολιτείες.

2. Αποκτήστε EIN

Ο Employer Identification Number, ή EIN, είναι απαραίτητος για τις περισσότερες εταιρείες που θέλουν να προσλάβουν εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες. Το EIN χρησιμοποιείται για φορολογική αναφορά και ρύθμιση μισθοδοσίας και συνήθως απαιτείται όταν μια επιχείρηση υποβάλλει φόρμες φορολογίας απασχόλησης και ανοίγει ορισμένους επιχειρηματικούς λογαριασμούς.

Η IRS εξηγεί ότι το EIN χρησιμοποιείται από επιχειρήσεις που έχουν εργαζομένους και από πολλούς άλλους τύπους οντοτήτων. Στην πράξη, είναι ένα από τα πρώτα αναγνωριστικά που χρειάζεται μια εταιρεία πριν γίνει εργοδότης.

3. Εγγραφείτε για φορολογικές υποχρεώσεις μισθοδοσίας

Η πρόσληψη εργαζομένου συνήθως ενεργοποιεί ομοσπονδιακές, πολιτειακές και μερικές φορές τοπικές υποχρεώσεις μισθοδοσίας. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν παρακράτηση φόρου εισοδήματος, ασφάλιση ανεργίας, αναφορά μισθών και άλλες υποχρεώσεις εργοδότη.

Οι ακριβείς απαιτήσεις εξαρτώνται από το πού εργάζεται ο εργαζόμενος και πού έχει nexus η επιχείρηση. Μια εταιρεία που προσλαμβάνει σε πολλές πολιτείες μπορεί να χρειαστεί να εγγραφεί σε περισσότερες από μία δικαιοδοσίες.

4. Ρυθμίστε τη διαδικασία ένταξης και την επαλήθευση I-9

Όλοι οι αμερικανοί εργοδότες πρέπει να συμπληρώνουν το Έντυπο I-9 για κάθε άτομο που προσλαμβάνουν για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αυτό ισχύει για πολίτες και μη πολίτες εξίσου. Το έντυπο χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της ταυτότητας και της άδειας εργασίας.

Ο εργαζόμενος συμπληρώνει το πρώτο τμήμα και ο εργοδότης ή εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος συμπληρώνει το τμήμα ελέγχου του εργοδότη. Οι εργοδότες πρέπει να ελέγχουν τα αποδεκτά έγγραφα και να διατηρούν το έντυπο σύμφωνα με τους κανόνες τήρησης αρχείων.

5. Ελέγξτε αν ισχύει το E-Verify

Το E-Verify είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα που πολλοί εργοδότες χρησιμοποιούν παράλληλα με το Έντυπο I-9. Ορισμένοι εργοδότες υποχρεούνται να το χρησιμοποιούν λόγω πολιτειακής νομοθεσίας, απαιτήσεων ομοσπονδιακών συμβάσεων ή κανόνων συμμετοχής που συνδέονται με συγκεκριμένα προγράμματα. Άλλοι το επιλέγουν ως πρόσθετο επίπεδο επαλήθευσης.

Αν η εταιρεία σας επεκτείνεται σε πολλές πολιτείες, αξίζει να ελέγξετε αν κάποια από αυτές τις δικαιοδοσίες απαιτεί ή ενθαρρύνει τη χρήση του E-Verify.

6. Διαχειριστείτε τις πολιτειακές εγγραφές

Πέρα από τη ομοσπονδιακή συμμόρφωση, μια εταιρεία μπορεί να χρειάζεται να εγγραφεί στις κρατικές υπηρεσίες εργασίας και φορολογίας. Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Φόρο ανεργίας της πολιτείας
• Λογαριασμούς παρακράτησης φόρου της πολιτείας
• Αναφορά νέων προσλήψεων
• Κάλυψη εργατικής αποζημίωσης
• Τοπικές άδειες ή εγκρίσεις λειτουργίας

Αυτός είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τομείς όπου καθυστερούν οι νέοι ιδρυτές. Η ομοσπονδιακή σύσταση είναι μόνο η αρχή. Η συμμόρφωση στην απασχόληση είναι συχνά συγκεκριμένη ανά πολιτεία και πρέπει να αντιμετωπίζεται προσεκτικά.

Χρειάζεστε γραφείο στις ΗΠΑ για να προσλάβετε εργαζομένους;

Όχι απαραίτητα. Πολλές επιχειρήσεις μπορούν να λειτουργούν χωρίς παραδοσιακό γραφείο, ιδιαίτερα σε μοντέλα με εξ αποστάσεως λειτουργία. Αυτό που χρειάζονται είναι μια νόμιμη επιχειρηματική δομή, αξιόπιστη ταχυδρομική και κανονιστική υποστήριξη και η δυνατότητα εκπλήρωσης των υποχρεώσεων εργοδότη.

Ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος είναι διαφορετικός από ένα φυσικό γραφείο. Ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος λαμβάνει τις επίσημες νομικές ειδοποιήσεις και την επίδοση δικαστικών εγγράφων για την εταιρεία. Αυτή η λειτουργία συχνά απαιτείται ακόμη κι όταν η επιχείρηση δεν έχει βιτρίνα ή αποκλειστικό χώρο γραφείου.

Για τους διεθνείς ιδρυτές, αυτή η διάκριση έχει σημασία. Μπορεί να είστε σε θέση να χτίσετε μια αμερικανική εταιρεία χωρίς να νοικιάσετε γραφειακό χώρο, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε ένα πραγματικό πλαίσιο συμμόρφωσης.

Μπορεί ένας ξένος ιδιοκτήτης να προσλάβει απομακρυσμένους εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες;

Ναι. Μια εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία μπορεί να προσλάβει απομακρυσμένους εργαζομένους με έδρα τις ΗΠΑ, εφόσον συμμορφώνεται με τους ίδιους κανόνες εργοδότη που ισχύουν για κάθε άλλη αμερικανική επιχείρηση.

Η απομακρυσμένη πρόσληψη εξακολουθεί να απαιτεί:

• Ρύθμιση μισθοδοσίας
• Συμπλήρωση του Εντύπου I-9
• Συμμόρφωση με τους κανόνες μισθών και ωραρίου
• Φορολογική εγγραφή στην πολιτεία όπου απαιτείται
• Σωστή ταξινόμηση εργαζομένου

Η εξ αποστάσεως εργασία δεν καταργεί τις ευθύνες του εργοδότη. Απλώς αλλάζει τον τόπο όπου ο εργαζόμενος παρέχει την εργασία.

Εργαζόμενοι, ανεξάρτητοι συνεργάτες και κίνδυνος λανθασμένης ταξινόμησης

Δεν πρέπει κάθε εργαζόμενος να αντιμετωπίζεται ως υπάλληλος. Πολλές εταιρείες ξεκινούν προσλαμβάνοντας ανεξάρτητους συνεργάτες, ειδικά όταν δοκιμάζουν μια αγορά ή χτίζουν τις πρώτες τους λειτουργίες. Όμως η ταξινόμηση των εργαζομένων πρέπει να γίνεται σωστά.

Αν ένα άτομο αντιμετωπίζεται στην πράξη σαν υπάλληλος αλλά πληρώνεται ως συνεργάτης, η επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίσει φορολογικά, μισθολογικά και εργατικά ζητήματα. Οι κανόνες ταξινόμησης διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία και εξαρτώνται από τα πραγματικά περιστατικά της εργασιακής σχέσης.

Ένας καλός γενικός κανόνας είναι απλός: αν ελέγχετε την εργασία όπως ένας εργοδότης, ίσως χρειάζεται να προσλάβετε το άτομο ως εργαζόμενο και όχι ως συνεργάτη.

Συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι εταιρείες με ξένη ιδιοκτησία όταν προσλαμβάνουν

Οι διεθνείς ιδρυτές συχνά κινούνται γρήγορα για να χτίσουν αμερικανική ομάδα. Αυτό είναι καλό για την ανάπτυξη, αλλά μπορεί να δημιουργήσει αποφεύξιμα λάθη. Τα πιο συνηθισμένα σφάλματα περιλαμβάνουν:

Έναρξη μισθοδοσίας πριν η οντότητα είναι έτοιμη

Μια εταιρεία δεν πρέπει να αρχίσει να πληρώνει εργαζομένους πριν διαθέτει τη σωστή οντότητα, τους φορολογικούς λογαριασμούς και τη ρύθμιση εργοδότη.

Παράβλεψη των απαιτήσεων πολιτειακής εγγραφής

Μια επιχείρηση μπορεί να είναι πλήρως συσταθείσα σε ομοσπονδιακό επίπεδο αλλά να μην έχει εγγραφεί εκεί όπου εργάζεται πραγματικά ο εργαζόμενος.

Ελλιπή αρχεία του Εντύπου I-9

Τα έντυπα I-9 πρέπει να συμπληρώνονται σωστά και να διατηρούνται. Ελλείποντες υπογραφές, καθυστερημένη ολοκλήρωση ή κακή διαχείριση εγγράφων μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα συμμόρφωσης.

Λανθασμένη ταξινόμηση εργαζομένων

Η λανθασμένη πρόσληψη μπορεί να οδηγήσει σε φορολογική έκθεση και εργατικές διαφορές.

Ξεχασμένες ετήσιες και συνεχείς υποχρεώσεις

Μια εταιρεία που προσλαμβάνει εργαζομένους πρέπει επίσης να τηρεί τις ετήσιες εκθέσεις, τις φορολογικές δηλώσεις, την υπηρεσία εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, τις δηλώσεις μισθοδοσίας και άλλες επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τους διεθνείς ιδρυτές

Η πρόσληψη εργαζομένων στις Ηνωμένες Πολιτείες είναι ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους για να χτίσετε τοπική αξιοπιστία, να υποστηρίξετε πελάτες και να κλιμακώσετε τις λειτουργίες σας. Μπορεί επίσης να δημιουργήσει μια ισχυρή γέφυρα ανάμεσα στη διεθνή ιδιοκτησία και την εγχώρια εκτέλεση.

Όμως η πρόσληψη πριν η εταιρεία ρυθμιστεί σωστά μπορεί να δημιουργήσει περιττό κίνδυνο. Οι ξένοι ιδρυτές συχνά χρειάζονται μια σαφή λίστα ελέγχου που καλύπτει τη σύσταση, τη συμμόρφωση και τη διατήρηση σε ένα σημείο.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ο στόχος δεν είναι απλώς να δημιουργηθεί μια αμερικανική οντότητα, αλλά να λειτουργήσει ως πραγματική επιχείρηση.

Πώς το Zenind βοηθά τους ξένους ιδρυτές να συστήσουν και να διατηρήσουν μια αμερικανική εταιρεία

Το Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ξεκινήσουν και να διαχειριστούν αμερικανικές επιχειρηματικές οντότητες με πρακτικά εργαλεία και υποστήριξη σχεδιασμένα για τη σύσταση και τη συνεχή συμμόρφωση. Για τους διεθνείς ιδρυτές, αυτό μπορεί να κάνει τη διαδικασία πιο διαχειρίσιμη από την αρχή.

Ανάλογα με τις ανάγκες σας, το Zenind μπορεί να βοηθήσει με:

• Υποστήριξη σύστασης επιχείρησης
• Υπηρεσία εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Υποστήριξη για EIN
• Παρακολούθηση ετήσιας έκθεσης
• Υπενθυμίσεις συμμόρφωσης
• Οργάνωση εγγράφων για συνεχή διατήρηση

Αν χτίζετε μια αμερικανική εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία, μια δομημένη ροή εργασίας για τη σύσταση και τη συμμόρφωση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει αποφεύξιμα λάθη.

Βασικά συμπεράσματα

Μια αμερικανική εταιρεία με ξένη ιδιοκτησία μπορεί να προσλάβει εργαζομένους στις Ηνωμένες Πολιτείες, αλλά πρέπει πρώτα να έχει συσταθεί σωστά. Τα πιο σημαντικά βήματα είναι η σύσταση της οντότητας, η απόκτηση EIN, η εγγραφή για τις υποχρεώσεις μισθοδοσίας, η συμπλήρωση του Εντύπου I-9 και ο έλεγχος των πολιτειακών απαιτήσεων.

Για τους διεθνείς ιδρυτές, η πιο έξυπνη προσέγγιση είναι να αντιμετωπίζουν την πρόσληψη ως μέρος ενός ευρύτερου σχεδίου συμμόρφωσης και όχι ως μεμονωμένη εργασία. Μόλις η εταιρεία χτιστεί πάνω στη σωστή νομική βάση, η προσθήκη εργαζομένων γίνεται πολύ πιο απλή.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί ένας μη Αμερικανός πολίτης να συστήσει αμερικανική εταιρεία;

Σε πολλές περιπτώσεις, ναι. Οι μη Αμερικανοί πολίτες συχνά συστήνουν αμερικανικές LLC και εταιρείες, με την επιφύλαξη νομικών και κανονιστικών περιορισμών που ενδέχεται να ισχύουν σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.

Χρειάζεται μια εταιρεία γραφείο για να προσλάβει εργαζομένους;

Όχι πάντα. Πολλές εταιρείες μπορούν να προσλάβουν χωρίς παραδοσιακό γραφείο, αλλά εξακολουθούν να χρειάζονται σωστή σύσταση, φορολογική εγγραφή και διαδικασίες συμμόρφωσης στην απασχόληση.

Απαιτείται EIN για να προσλάβει μια εταιρεία εργαζομένους;

Μια εταιρεία συνήθως χρειάζεται EIN για να διαχειριστεί τη μισθοδοσία και τις φορολογικές υποχρεώσεις απασχόλησης.

Πρέπει όλοι οι εργοδότες να συμπληρώνουν το Έντυπο I-9;

Ναι. Οι αμερικανοί εργοδότες πρέπει να συμπληρώνουν το Έντυπο I-9 για κάθε άτομο που προσλαμβάνεται για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Μπορεί το Zenind να βοηθήσει έναν διεθνή ιδρυτή να ξεκινήσει;

Ναι. Το Zenind υποστηρίζει υπηρεσίες σύστασης και συμμόρφωσης αμερικανικών επιχειρήσεων που βοηθούν τους διεθνείς ιδρυτές να χτίσουν και να διατηρήσουν μια εταιρεία με λιγότερη τριβή.