Come ottenere un EIN per la tua azienda: guida passo passo per le nuove società statunitensi

Se stai avviando un'attività negli Stati Uniti, uno dei primi passaggi amministrativi che dovrai probabilmente affrontare è ottenere un Employer Identification Number, o EIN. Un EIN è il codice fiscale federale usato dall'IRS per identificare un'entità commerciale ai fini fiscali e per altri scopi ufficiali.

Per molti fondatori, l'EIN è più di una semplice formalità. Spesso è necessario per aprire un conto bancario aziendale, assumere dipendenti, presentare alcuni moduli fiscali e completare requisiti statali o di istituti finanziari. Se stai costituendo una nuova LLC o una corporation, ottenere questo numero in anticipo può aiutarti a passare dai documenti di costituzione alle attività operative reali senza ritardi.

Questa guida spiega che cos'è un EIN, chi ne ha bisogno, come richiederlo, quali informazioni preparare e quali errori evitare.

Che cos'è un EIN?

Un EIN è un numero di identificazione fiscale federale di nove cifre assegnato dall'IRS. Puoi pensarlo come l'equivalente aziendale di un numero di Social Security, ma viene usato per l'impresa e non per una persona fisica.

L'IRS utilizza l'EIN per tenere traccia dei conti fiscali delle aziende e dei relativi obblighi di dichiarazione. Aziende, patrimoni ereditari, trust e alcune altre entità possono averne bisogno a seconda di come sono costituite e delle attività che svolgono.

Perché le aziende hanno bisogno di un EIN

Molti nuovi imprenditori hanno bisogno di un EIN prima di quanto si aspettino. Le ragioni più comuni includono:

• aprire un conto bancario aziendale
• assumere dipendenti
• versare le imposte sul lavoro
• costituire una partnership, una corporation o una LLC con più soci
• richiedere determinate licenze commerciali o registrazioni fiscali statali
• presentare dichiarazioni per accise o imposte sul lavoro
• instaurare rapporti di credito o conti con fornitori a nome dell'azienda

Anche quando un'impresa non è strettamente obbligata ad averne uno, ottenere un EIN può comunque essere una scelta pratica. Aiuta a separare l'attività aziendale dalle informazioni personali e conferisce all'azienda un profilo amministrativo più strutturato.

Chi ha bisogno di un EIN?

L'IRS generalmente richiede un EIN per:

• corporation
• partnership
• LLC con più membri
• aziende con dipendenti
• aziende che presentano imposte sulle accise, sul lavoro o su determinati piani pensionistici
• patrimoni ereditari e trust in molti casi
• organizzazioni nonprofit e altre organizzazioni esenti da imposte

Un imprenditore individuale non sempre ha bisogno di un EIN, ma esistono eccezioni. Ad esempio, se un imprenditore individuale assume dipendenti o presenta determinate dichiarazioni fiscali, un EIN può essere obbligatorio. Alcuni imprenditori individuali scelgono inoltre di ottenerne uno per evitare di usare il numero di Social Security nelle transazioni aziendali.

Se non sei sicuro che la tua struttura aziendale richieda un EIN, è prudente esaminare il tipo di entità, gli obblighi statali e i requisiti di dichiarazione federali prima di procedere.

Quando richiedere un EIN

Il momento migliore per presentare la domanda è dopo che la tua entità aziendale è stata costituita e prima di iniziare attività che richiedono il numero.

Se stai costituendo una LLC, una corporation o una partnership, completa prima il processo legale di costituzione. L'IRS si aspetta che l'entità legale esista prima della presentazione della domanda per l'EIN. Richiederlo troppo presto può causare ritardi se i dati dell'entità non coincidono con i registri di costituzione statali.

Molti fondatori fanno domanda non appena hanno:

• il nome legale esatto dell'entità
• lo stato di costituzione
• i dati identificativi della persona responsabile
• un indirizzo aziendale e un indirizzo postale
• una comprensione di base di come l'azienda sarà tassata

Come richiedere un EIN

L'IRS offre diversi metodi di richiesta, ma quello migliore dipende da dove si trova la tua azienda e da quanto rapidamente ti serve il numero.

1. Domanda online

Per i richiedenti con residenza legale, sede principale dell'attività o ufficio principale negli Stati Uniti o nei territori statunitensi, la domanda online dell'IRS è l'opzione più rapida. È il metodo preferito da molti richiedenti domestici perché l'EIN può essere generalmente assegnato immediatamente.

Per usare la domanda online, la persona responsabile deve avere un valido numero di identificazione fiscale, come SSN, EIN o ITIN.

Questo metodo è spesso la soluzione più semplice per i fondatori che vogliono passare rapidamente dalla costituzione all'apertura del conto bancario, all'attivazione del payroll e alle registrazioni statali.

2. Domanda via fax

L'invio via fax è un'altra opzione. In genere l'IRS elabora i moduli SS-4 inviati via fax entro pochi giorni lavorativi, anche se i tempi possono variare.

Le domande via fax possono essere utili quando l'opzione online non è disponibile o quando il fondatore preferisce presentare il modulo manualmente.

3. Domanda per posta

L'invio per posta è l'opzione più lenta. È indicato per i fondatori che non hanno bisogno dell'EIN con urgenza e sono disposti ad attendere diverse settimane per l'elaborazione.

La posta è di solito un metodo di riserva piuttosto che la prima scelta per costituzioni con tempi stretti.

4. Domanda telefonica per richiedenti internazionali

I richiedenti internazionali possono talvolta presentare domanda per telefono. I richiedenti negli Stati Uniti in genere non ricevono l'EIN per telefono.

Se la tua azienda si trova fuori dagli Stati Uniti o stai presentando domanda dall'estero, verifica la procedura IRS aggiornata prima di inviare la richiesta, così da usare il metodo corretto.

Informazioni da preparare prima di compilare il modulo SS-4

L'IRS utilizza il modulo SS-4 per raccogliere le informazioni necessarie per un EIN. Prima di iniziare, raccogli i seguenti dati:

• nome legale dell'entità esattamente come riportato nei documenti di costituzione
• eventuale nome commerciale o DBA, se applicabile
• indirizzo postale
• indirizzo fisico o sede principale dell'attività
• contea e stato in cui si trova l'azienda
• nome e codice fiscale della persona responsabile
• tipo di entità, ad esempio LLC, corporation, partnership, patrimonio ereditario o trust
• motivo della richiesta
• data di inizio o acquisizione dell'attività
• numero previsto di dipendenti
• tipo di attività commerciale
• informazioni sui servizi, prodotti o beni che l'azienda fornirà
• eventuali informazioni su un EIN precedente, se l'entità ne ha già avuto uno

Avere queste informazioni pronte rende la procedura molto più semplice e riduce il rischio di rifiuti o richieste di chiarimento.

Comprendere la persona responsabile

La persona responsabile è l'individuo che controlla, gestisce o dirige in ultima istanza l'azienda o l'entità. Nella maggior parte delle nuove imprese, si tratta del proprietario, del socio o del dirigente principale.

L'IRS utilizza la persona responsabile per identificare il soggetto collegato alla richiesta dell'EIN. Queste informazioni sono importanti perché collegano il conto fiscale aziendale a una persona reale e aiutano l'IRS a verificare la domanda.

È importante che i dati della persona responsabile siano accurati e coerenti con i documenti di costituzione e con i registri fiscali dell'entità.

Come classificare correttamente la tua entità

Una causa frequente di ritardi è scegliere la classificazione fiscale sbagliata nella domanda per l'EIN.

Ecco il quadro generale:

• le LLC con un solo socio sono spesso trattate come entità disregarded ai fini fiscali federali, salvo che optino per uno status fiscale diverso
• le LLC con più soci sono generalmente trattate come partnership, salvo che optino per la tassazione come corporation
• le corporation sono trattate come corporation ai fini dell'EIN, comprese le S corporation e le C corporation
• le organizzazioni nonprofit e le entità esenti da imposte devono seguire le regole applicabili alla propria struttura

La domanda per l'EIN richiede il tipo di entità e i dettagli sulla classificazione fiscale, quindi dovresti comprendere come è organizzata la tua attività prima di inviare il modulo.

Errori comuni da evitare

Anche se la domanda per l'EIN è semplice, piccoli errori possono rallentarla. Fai attenzione ai seguenti problemi:

• usare il nome legale sbagliato invece di quello riportato nei registri di costituzione statali
• presentare la domanda prima che l'entità sia legalmente costituita
• inserire dati errati sulla persona responsabile
• confondere l'indirizzo aziendale con quello postale
• selezionare la classificazione errata dell'entità
• presentare più volte la domanda per la stessa entità
• dimenticare di firmare dove richiesto in una domanda cartacea
• usare un metodo non adatto alla tua ubicazione o alle tue esigenze di presentazione

Una delle regole più importanti è usare un solo metodo di domanda per ciascuna entità. Inviare più domande può creare problemi di duplicazione dell'EIN e lavoro aggiuntivo per correggerli.

Quanto tempo ci vuole per ottenere un EIN?

I tempi di elaborazione dipendono da come presenti la domanda:

• le domande online possono essere assegnate immediatamente ai richiedenti statunitensi idonei
• le domande via fax vengono spesso elaborate entro pochi giorni lavorativi
• le domande inviate per posta possono richiedere diverse settimane
• le domande telefoniche internazionali possono essere disponibili in base alle procedure IRS

Se ti serve l'EIN per un conto bancario, per l'attivazione del payroll o per una scadenza fiscale urgente, il metodo online è in genere la scelta migliore.

L'EIN è gratuito?

Sì. L'IRS non addebita alcuna tariffa per l'EIN.

Detto questo, anche se l'EIN in sé è gratuito, i titolari d'impresa possono comunque pagare servizi correlati come la costituzione dell'entità, il supporto come registered agent, l'assistenza alla compliance o l'aiuto nella compilazione della domanda.

Cosa puoi fare dopo aver ricevuto l'EIN

Una volta assegnato l'EIN, puoi iniziare a usarlo per diverse attività aziendali, tra cui:

• aprire un conto bancario aziendale
• richiedere licenze e permessi commerciali
• impostare sistemi di payroll e di gestione dei contractor
• registrarti per gli account fiscali statali, se richiesto
• presentare le dichiarazioni fiscali aziendali
• avviare rapporti con fornitori e linee di credito a nome dell'azienda

In molti casi, l'EIN è l'elemento mancante che consente a una nuova impresa di passare dalla costituzione all'operatività.

Come Zenind può aiutare i nuovi imprenditori

Per i fondatori che stanno creando una società negli Stati Uniti, il passaggio dell'EIN è solo una parte del processo di avvio. Zenind aiuta i titolari d'impresa a rimanere organizzati durante il percorso di costituzione e oltre, così possono concentrarsi sul lancio invece di gestire documenti.

Se stai costituendo una LLC o una corporation, Zenind può aiutarti a mantenere strutturato il flusso di lavoro della costituzione e pronto per i passaggi successivi, inclusa la preparazione dell'EIN e le attività di compliance correlate.

Questo è importante perché l'EIN dovrebbe inserirsi in un piano di avvio più ampio che includa costituzione statale, conto bancario, operating agreement e gestione continuativa dell'impresa.

Checklist per la richiesta dell'EIN

Usa questa rapida checklist prima di fare domanda:

• conferma che l'entità sia già stata costituita
• verifica il nome legale esatto dell'azienda
• identifica la persona responsabile
• conferma l'indirizzo aziendale e quello postale
• determina la corretta classificazione dell'entità
• raccogli la data di inizio dell'attività
• stima il numero di dipendenti, se applicabile
• prepara una breve descrizione dell'attività aziendale
• scegli il metodo di richiesta più adatto alla tua tempistica

Domande frequenti

Mi serve un EIN per costituire una LLC?

Non sempre. Ma molte LLC ne hanno bisogno per operazioni bancarie, fiscali o di payroll, e le LLC con più membri in genere ne hanno bisogno.

Posso ottenere un EIN lo stesso giorno?

Sì, se sei idoneo a presentare la domanda online e la tua richiesta viene accettata.

Posso usare subito il mio EIN?

In molti casi sì. Le aziende spesso usano l'EIN immediatamente per operazioni bancarie e di registrazione una volta che viene assegnato.

Gli imprenditori individuali hanno bisogno di un EIN?

Alcuni sì, altri no. La necessità dipende dai dipendenti, dalle dichiarazioni fiscali e dal modo in cui l'attività opera.

Posso cambiare l'EIN in un secondo momento?

In genere l'EIN rimane associato all'entità una volta assegnato. Se la tua azienda subisce determinati cambiamenti rilevanti, potresti dover aggiornare i registri IRS invece di richiedere un nuovo numero.

Considerazioni finali

Ottenere un EIN è uno dei passaggi iniziali più importanti per lanciare un'attività negli Stati Uniti. Ti aiuta a identificare l'azienda ai fini fiscali federali, ad aprire conti finanziari e a completare le principali attività amministrative dopo la costituzione.

Il processo è semplice quando prepari in anticipo le informazioni corrette e scegli il metodo di presentazione più adatto alla tua tempistica. Per molti nuovi fondatori, costituire prima l'entità e poi richiedere subito l'EIN è la strada più lineare.

Se stai avviando una nuova impresa e vuoi un flusso di lavoro di costituzione più organizzato, Zenind può aiutarti a rimanere sulla giusta strada dalla configurazione dell'entità fino ai passaggi successivi del lancio dell'attività.