Шағын бизнес иелері үшін қаржылық тұрақтылықты күшейтетін 5 бухгалтерлік есеп кеңесі

Бухгалтерлік есеп - бизнесті жүргізудің ең қызықты бөлігі емес, бірақ ең маңыздысының бірі. Жаңа құрылтайшылар үшін, әсіресе жаңадан LLC немесе корпорация құрғандар үшін, дәл жүргізілген есептер ақша ағымын түсінуді, салыққа дайындалуды, талаптарға сай болуды және жақсырақ шешім қабылдауды жеңілдетеді.

Есептеріңіз реттелген болса, сіз практикалық сұрақтарға жылдам жауап бере аласыз:

• Қазір қанша ақша қолжетімді?
• Қандай өнімдер немесе қызметтер шынымен пайда әкеледі?
• Шығындар табыстан жылдамырақ өсіп жатыр ма?
• Компанияға қай қаражатты қауіпсіз түрде қайта инвестициялауға болады?

Жақсы бухгалтерлік есеп тек операцияларды тіркеу ғана емес. Ол өсуді қолдайтын сенімді қаржылық жүйе құру деген сөз. Бұл бизнестің бастапқы кезеңінде ерекше маңызды, өйткені иелерінің алдында құрылтай, банк шоттары, салық, жалақы қоры және күнделікті операциялар сияқты міндеттер қатар тұрады.

Төменде шағын бизнес иелеріне қаржылық айқындықты арттыруға және жиі жіберілетін қателерден сақтануға көмектесетін бес практикалық кеңес берілген.

1. Қаржылық есептерді әр ай сайын қарап отырыңыз

Қаржылық есептеріңіз бизнесіңіздің тарихын баяндайды. Баланс парағы компанияның нені иеленетінін және не қарыз екенін көрсетеді. Табыс туралы есеп кірістер мен шығыстарды көрсетеді. Ақша ағымы туралы есеп ақшаның бизнеске қалай кіріп, қалай шығатынын көрсетеді.

Егер сіз бұл есептерге жылына бір-ақ рет қарасаңыз, мәселелер ұзақ уақыт байқалмай қалуы мүмкін. Ай сайынғы шолу алдын ала ескерту жүйесін береді.

Нені бақылау керек

• Күтпеген шығындардың күрт өсуі
• Жалпы маржаның төмендеуі
• Төлемді баяу жасайтын клиенттер
• Жеткізуші шығындарының өсуі
• Сату үрдісіне сай келмейтін ақша қалдығының өзгеруі

Бұл әдетті қалай жақсартуға болады

Күнтізбеңізге ай сайын қайталанатын қаржылық шолу енгізіңіз. Сол шолуда ағымдағы айды алдыңғы айлармен салыстырып, сандардың қисынды екенін тексеріңіз. Егер қандай да бір санат тым жылдам өссе, мәселе үлкейіп кетпей тұрып оның себебін анықтаңыз.

Ай сайынғы шолулар жаңадан құрылған бизнес үшін ерекше пайдалы, өйткені бастапқы шығындар көбіне тез пайда болады. Тіркеу алымдары, стартап құралдары, кәсіби қызметтер, жарнама және тауар қоры ақша ағымында теңсіздік тудыруы мүмкін. Тұрақты шолулар мұндай өзгерістердің алдын ала байқауға көмектеседі.

2. Жеке және бизнес қаржысын бөлек ұстаңыз

Бухгалтерлік есептің ең қарапайым ережелерінің бірі, бірақ ең жиі еленбейтіні де осы: жеке және бизнес шығындарын ешқашан араластырмаңыз.

Бір шотты немесе картаны екеуіне бірдей пайдалану бастапқыда ыңғайлы көрінуі мүмкін, бірақ кейін қиындық туғызады. Аралас жазбалар салыстыруды қиындатады, салық есебін күрделендіреді және бизнес иелері сақтағысы келетін құқықтық бөлектілікті әлсіретуі мүмкін.

Неліктен бөлек ұстау маңызды

• Бизнес шығындарын оңай қадағалап, санаттауға болады
• Салық дайындау таза әрі жылдам жүреді
• Ақша ағымын талдау жеңілдейді
• Шегеруге болатын шығындарды жіберіп алу қаупі азаяды
• Есептер бухгалтер немесе несие беруші тексергенде сенімдірек көрінеді

Практикалық қадамдар

Компания құрылған бойда бөлек бизнес банк шотын ашыңыз. Мүмкін болса, компания сатып алулары үшін бизнес несие картасын пайдаланыңыз. Егер өзіңізге заңды бизнес шығынын өтесеңіз, оны нақты құжаттап, түбіртегін сақтаңыз.

Жаңа бастаған құрылтайшылар үшін бұл әдет бірінші күннен басталуы тиіс. Егер бизнес пен жеке қаржы арасындағы шекара басында бұлыңғыр болса, кейін есептерді түзету әлдеқайда қиын болады.

3. Қайталанатын бухгалтерлік тапсырмаларды автоматтандырыңыз

Қолмен жүргізілетін бухгалтерлік есеп шағын бизнес үшін жұмыс істей алады, бірақ ол тез арада тиімсіз болады. Бірдей деректерді кестелерге қайта-қайта енгізу, түбіртектерді қолмен сақтау және шот-фактураларды бір-бірлеп жаңарту қателік ықтималдығын арттырады.

Автоматтандыру уақыт үнемдеп, бірізділікті жақсартады.

Нені автоматтандыру керек

• Шот-фактуралар мен төлем еске салғыштары
• Шығындарды санаттау
• Банк операцияларын импорттау
• Түбіртектерді түсіріп сақтау
• Қайталанатын төлемдер
• Негізгі қаржылық есеп беру

Автоматтандырудың артықшылықтары

• Дерек енгізуге кететін уақыт азаяды
• Мәтін теру немесе көшіру қателері кемиді
• Ай соңындағы жабу жылдамырақ жүреді
• Ағымдағы көрсеткіштер жақсырақ көрінеді
• Бухгалтерлермен немесе есепшілермен жұмыс істеу жеңілдейді

Көптеген шағын бизнес иелері бухгалтерлік есеп қиындай бастаған кезде ғана құралдарды енгізеді. Одан да жақсы тәсіл - жүйе компаниямен бірге өсуі үшін оны мүмкіндігінше ертерек автоматтандыру.

Автоматтандыру шешім қабылдауды алмастырмайды. Біреу әлі де есептерді қарап, операциялардың дұрыс санатталғанын растауы керек. Бірақ ол қайталанатын жұмыстың үлкен бөлігін азайтып, есептердің өзектілігін сақтауға көмектеседі.

4. Барлық шығынды, тіпті ұсақтарын да тіркеңіз

Ұсақ шығындарды елемеу оңай, бірақ олар көпшілік ойлағаннан жылдамырақ жиналады. Кофе кездесулері, тұрақ ақысы, кеңсе керек-жарақтары, бағдарламалық жазылымдар, жеткізу шығындары және іссапар шығындары уақыт өте келе едәуір сомаға айналуы мүмкін.

Егер мұндай шығындар дұрыс тіркелмесе, қаржылық көрініс толық болмайды.

Неліктен ұсақ шығындар маңызды

• Олар пайда маржасына әсер етеді
• Бюджеттеудің дәлдігін арттырады
• Бизнес шегеріміне жарауы мүмкін
• Қай жерден ақша босқа кетіп жатқанын көрсетеді
• Баға белгілеу шешімдерін жақсартуға көмектеседі

Шығындарды жақсырақ бақылау әдеттері

• Түбіртектерді бірден сақтаңыз
• Қағаз түбіртектерін түсіру үшін мобильді қолданба пайдаланыңыз
• Шығындарды пайда болған сәтте санаттаңыз
• Жыл соңын күтпей, шоттарды жүйелі түрде салыстырып отырыңыз
• Иелерге немесе қызметкерлерге өтемақы төлеудің нақты тәртібін бекітіңіз

Ең жақсы бухгалтерлік жүйелер шығындарды тіркеуді жеңілдетеді. Егер түбіртекті сақтау тым ұзаққа созылса, ол жиі жоғалып кетеді. Ешкім орындамайтын мінсіз процестен гөрі қарапайым процесс тиімдірек.

Жаңадан құрылған бизнес үшін тәртіпті шығын бақылау компанияның қаржылық үлгілерін қалыптастыруға да көмектеседі. Егер сіз компанияны ай сайын ұстауға қанша қаражат кететінін нақты білсеңіз, өсу, жалдау және маркетинг бюджеттерін жоспарлау жеңілдейді.

5. Қашан кәсіби маман тарту керегін біліңіз

Бизнестің алғашқы кезеңінде бухгалтерлікті өзіңіз жүргізудің еш қателігі жоқ. Шын мәнінде, көптеген құрылтайшылар осылай бастайды. Бірақ компания өскен сайын жұмыс көлемі мен күрделілігі де әдетте артады.

Белгілі бір сәтте өзіңіз істейтін есеп жүргізу сіздің уақытыңызды алуы немесе қажетсіз тәуекел туғызуы мүмкін.

Көмек керек екенін білдіретін белгілер

• Салыстыру жұмыстары кейінге қалып қойған
• Салық маусымы қажетсіз күйзеліс тудырады
• Есептеріңіз сенімсіз көрінеді
• Операциялар дұрыс санатталғанына күмәнданасыз
• Жалақы, сату салығы немесе мердігерлік есеп беру күрделене түсті
• Бухгалтерлік есеппен айналысу бизнес жүргізуден тым көп уақыт алады

Кәсіби маман не бере алады

Білікті бухгалтер немесе есепші сізге есептерді таза ұстауға, есеп беру дәлдігін арттыруға және қымбат қателер ықтималдығын азайтуға көмектеседі. Олар сондай-ақ сандарды түсіндіруге көмектесіп, шешімдерді сенімдірек қабылдауға мүмкіндік береді.

Көптеген шағын бизнес иелері үшін басты құндылық тек талаптарға сай болу емес. Ол - айқындық. Қаржылық көрініс түсінікті болғанда, салықты жоспарлау, өсімді болжау және қаржыландыру туралы әңгімелерге дайындалу оңайырақ болады.

Бухгалтерлік есеп дұрыс бизнес құрылымынан басталады

Бизнес өзі дұрыс құрылғанда, бухгалтерлік есеп те жеңілдейді. Сондықтан құрылтай кезеңі маңызды.

Иелер LLC немесе корпорация құрғанда, олар тек заңдық форманы орындап қана қоймайды. Олар банк қызметін, есеп жүргізуді, салықты және талаптарға сай болуды қолдайтын құрылымды жасайды. Таза бастапқы орнату есептерді басынан бастап реттеуді жеңілдетеді.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құруға қарапайымдық, айқындық және талаптарға сай болу қағидаттарына сүйене отырып көмектеседі. Мұндай негіз маңызды, өйткені компанияда дұрыс құжаттар, бөлек бизнес сәйкестілігі және тиісті әкімшілік жүйелер болғанда, күшті бухгалтерлік есепті сақтау әлдеқайда оңай.

Егер сіз бизнес бастап жатсаңыз, құрылтай мен бухгалтерлікті бөлек емес, өзара байланысты қадамдар ретінде қарастырыңыз. Жақсы әдеттерді неғұрлым ерте қалыптастырсаңыз, жауапкершілікпен өсу соғұрлым жеңіл болады.

Қорытынды ойлар

Бухгалтерлік есеп күрделі болмауы мүмкін, бірақ ол міндетті түрде тұрақты болуы керек. Қаржылық есептерді ай сайын қарап отыру, бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстау, қайталанатын тапсырмаларды автоматтандыру, әр шығынды тіркеу және қажет кезде көмекке жүгіну арқылы шағын бизнес иелері әлдеқайда мықты қаржылық негіз құра алады.

Бұл негіз жаңа компаниялар үшін ерекше құнды. Есептеріңіз басынан бастап реттелсе, сіз тазарту жұмысына аз, ал өсімге көбірек көңіл бөле аласыз.

Күшті бухгалтерлік есеп тек нәтижені белгілеу емес. Ол - әрбір бизнеске сеніммен алға жылжуға қажет айқындық пен тәртіпті қалыптастыру.