Ауқымдалатын тиімді бизнес жүйелерін құрудың 10 қадамы

Көптеген бизнес командалар жалқау болғандықтан немесе мақсаттары түсініксіз болғандықтан қиналмайды. Олар күнделікті жұмыс бірізді орындалмағандықтан қиындыққа тап болады. Шот-фактура жасау, жаңа қызметкерді бейімдеу, мақұлдаулар, кейінгі байланыс немесе сәйкестік бойынша нақты жүйе болмаған кезде қателер көбейіп, өсу әлдеқайда күрделі бола түседі.

Тиімді жүйелер қайталанатын жұмысты сенімді жұмысқа айналдырады. Олар түсінбеушілікті азайтады, сапаны жақсартады, уақытты қорғайды және шамадан тыс күйзеліс қоспай-ақ өсуге көмектеседі. Жаңа компания құрып жатқан негізін қалаушылар үшін жақсы жүйелер әсіресе маңызды, өйткені бастапқы кезең кейінгі барлық үдерістердің бағытын қалыптастырады. Сіз LLC құрып жатсаңыз да, корпорация ашсаңыз да, қызмет көрсету бизнесін нөлден бастасаңыз да, берік операциялық құрылым ауқымдануға негіз береді.

Бұл нұсқаулық қарапайым, тұрақты және командаңыз оңай орындай алатын бизнес жүйелерін құруға арналған 10 практикалық қадамды қарастырады.

1. Ең жиі орындалатын жұмыстан бастаңыз

Әрбір үдеріс бірдей деңгейдегі назарға лайық емес. Жиі қайталанатын, клиенттерге тікелей әсер ететін немесе ең көп қателік тудыратын тапсырмалардан бастаңыз. Мысалдар:

• Клиент сұраулары
• Сатудан кейінгі байланыс
• Шот-фактура дайындау
• Шығындарды мақұлдау
• Жаңа қызметкерді бейімдеу
• Құжаттарды сақтау
• Сәйкестік ескертулері

Тапсырма неғұрлым жиі қайталанса, оны стандарттаудан соғұрлым көп пайда аласыз. Егер үдеріс күнде немесе апта сайын орындалса, тіпті шағын жақсарту да бір жылдың ішінде айтарлықтай уақыт үнемдей алады.

2. Жұмысты шынымен орындайтын адамдарды қатыстырыңыз

Ең жақсы үдеріс картасы әдетте тапсырмаға ең жақын адамдардан шығады. Олар жұмыстың қай жерде кідіріс болатынын, қандай ақпарат жетіспейтінін және қай қысқа жолдың зиянсыз, қайсының зиянды екенін жақсы біледі.

Жұмысты тұрақты орындайтын топ мүшелерін қазіргі үдерісті егжей-тегжейлі сипаттауға шақырыңыз. Олардан нұсқаулықта қалай жазылса, солай емес, шын мәнінде не болатынын көрсетуін сұраңыз. Сонда сіз дәлірек жүйелерге, жоғарырақ қолдауға және кейінгі күтпеген жайттардың азаюына қол жеткізесіз.

Менеджерлер қатысуы керек, бірақ талқылауда үстемдік етпеуі тиіс. Егер мақсат жұмыстың қалай орындалатынын жақсарту болса, оны орындайтын адамдардың дауысы мықты болуы қажет.

3. Әр үдерістің басталуы мен аяқталуын анықтаңыз

Үдеріс тым кең болған кезде оны басқару қиынға соғады. Оны пайдалы етудің алғашқы қадамы - оның нақты қай жерде басталып, қай жерде аяқталатынын анықтау.

Мысалы, клиентке шот ұсыну үдерісі жоба аяқталды деп белгіленген сәттен басталып, төлем алынған және тіркелген кезде аяқталуы мүмкін. Қызметкерді жалдау үдерісі рөл мақұлданған сәттен басталып, жаңа қызметкер бейімдеуді аяқтағанда бітеді.

Шекараларды нақтылау үдерістерді құжаттауды, жауапкершілік жүктеуді және жетілдіруді жеңілдетеді. Олар сондай-ақ командалардың бір жұмыс ағынына қатысы жоқ тапсырмаларды араластырып жіберуін болдырмайды.

4. Жүйенің мақсатын көрсетіңіз

Әр үдеріс бір қарапайым сұраққа жауап беруі керек: ол не үшін бар?

Мақсаты жоқ жүйе қажет болғаннан ұзақ өмір сүріп, құндылығын жоғалтып алады. Мақсатты анықтаған кезде артық жұмысты алып тастау және үдерісті назарда ұстау әлдеқайда оңай болады.

Үдеріс мақсаттарының мысалдары:

• Шот-фактура қателерін азайту
• Тапсырысты орындауды жеделдету
• Клиент сұрауына жауап беру уақытын жақсарту
• Сәйкестік қадағалауын біріздендіру
• Қабылдау процесін бірнеше жерде стандарттау

Нақты мақсат қызметкерлерге бұл үдерістің не үшін маңызды екенін түсінуге де көмектеседі, бұл бірізділік пен жауапкершілікті арттырады.

5. Кірістер мен шығыстарды анықтаңыз

Күшті жүйелер айқын тапсырулар төңірегінде құрылады. Үдеріс басталмас бұрын, команда қандай кірістер қажет екенін білуі тиіс. Ол аяқталғанда, келесі адам қандай нәтиже күтуі керегін түсінуі қажет.

Әр үдеріс үшін мыналарды құжаттаңыз:

• Жұмысты не бастайды
• Қандай ақпарат немесе материал қажет
• Күтілетін нәтиже қандай
• Шығысты келесі кім қабылдайды

Бұл қадам заңдық және әкімшілік қайталанатын міндеттері бар бизнес үшін ерекше пайдалы. Мысалы, компания құру жұмыс ағыны келесі қадам басталмас бұрын құрылтай құжаттарын, меншік туралы мәліметтерді, тіркелген агент ақпаратын және штатқа жіберілген өтінім түбіртектерін талап етуі мүмкін. Кірістер нақты анықталса, кідіріс пен қайта жұмыс істеу айтарлықтай азаяды.

6. Үдеріске кім жеткізетінін және оған кім тәуелді екенін нақтылаңыз

Ешбір үдеріс оқшау өмір сүрмейді. Оның әрқашан ішкі немесе сыртқы жеткізушілері мен клиенттері болады.

Жеткізушілер жұмысты бастауға қажет ақпаратты, құжаттарды немесе мақұлдауларды береді. Клиенттер аяқталған нәтижені алады. Кейде екеуі де ішкі болады. Кейде олардың бірі сыртқы клиент немесе жеткізуші болады.

Осы байланыстарды құжаттау командаларға өз жұмысының басқаларға қалай әсер ететінін түсінуге көмектеседі. Сондай-ақ ол сапа, уақыт және байланыс бойынша күтулерді орнатуды жеңілдетеді.

Екі сұрақ қойыңыз:

• Бұл үдерістің дұрыс жұмыс істеуі үшін біз не алуымыз керек?
• Біздің нәтижемізге кім сүйенеді және олар бізден нені күтеді?

Бұл жауаптар жиі жасырын кедергілерді анықтайды.

7. Әр жүйеге бір жауапты адам тағайындаңыз

Әр маңызды үдерістің бір жауапты адамы болуы керек. Бұл барлық жұмысты бір адам істейді дегенді білдірмейді. Бұл үдерістің басынан аяғына дейін қалай жұмыс істейтініне сол адамның жауапты екенін білдіреді.

Үдеріс иесі мына әрекеттерді орындай алуы тиіс:

• Нәтижені бақылау
• Бөлімдер арасындағы мәселелерді шешу
• Жұмыс ағынын жаңартып отыру
• Басқаларды рәсімге үйрету
• Уақыт өте үдерісті жақсарту

Анық иелік болмаса, жүйелер бытырайды. Адамдар өз бетінше әрекет етеді, ерекшеліктер көбейеді, және ешкім түпкі себебін түзетуге жауапты сезінбейді. Иелік - үдерісті сау күйде ұстаудың ең қарапайым жолдарының бірі.

8. Үдерісті қолдануға жеткілікті қарапайым етіңіз

Ең жақсы үдеріс - ең ұзақ немесе ең егжей-тегжейлі құжат емес. Ол адамдар шынымен орындайтын үдеріс.

Әр жұмыс ағынын алып қол кітапқа айналдырмаңыз. Маңызды қадамдарға көңіл бөліп, құжаттаманы оқуға жеңіл етіңіз. Пайдалы жүйе негізгі сұрақтарға тез жауап беруі керек:

• Алдымен не істеймін?
• Келесі не болады?
• Мұны кім мақұлдайды?
• Нәтижені қайда сақтаймын?
• Бір нәрсе дұрыс болмаса не істеймін?

Егер үдеріс тым күрделі болса, адамдар оны елемейді немесе өз нұсқасын жасайды. Қарапайымдық қолдануды арттырады.

9. Бүкіл бизнес бойынша пішімді стандарттаңыз

Егер әр үдеріс бір құрылымды ұстанса, жүйені қолдану жеңіл болады. Стандарттау түсінбеушілікті азайтады және жаңа қызметкерлердің тезірек үйренуіне көмектеседі.

Төмендегілер үшін біркелкі үлгілерді пайдаланыңыз:

• SOP
• Тексеру тізімдері
• Ағын сызбалары
• Мақұлдау формалары
• Бейімдеу құжаттары
• Сәйкестік бақылаушылары

Әр құжат бірдей көрініп, бірдей жұмыс істегенде, қызметкерлер ақпаратты қайдан табуды түсінуге аз уақыт жұмсайды да, жұмысты орындауға көбірек уақыт бөледі. Стандарттау әсіресе өсуді жоспарлайтын немесе бірнеше штатта жұмыс істейтін бизнес үшін құнды.

10. Команданы оқытыңыз және жүйені бекітіңіз

Үдеріс тек құжатталғандықтан ғана шынайы болып кетпейді. Адамдарға оқыту, еске салу және басшылықтың қолдауы қажет.

Жақсы оқу мыналарды түсіндіруі тиіс:

• Неге бұл үдеріс бар
• Оны қалай орындау керек
• Құжаттама қайда сақталған
• Ерекше жағдайларда не істеу керек
• Сұрақтар туындаса кімге хабарласу керек

Бекіту де маңызды. Менеджерлер үдерісті жүйелі түрде қарап, ауытқуды ерте түзетіп, жүйені дұрыс қолданған командаларды мойындауы керек. Басшылық жүйеге байыппен қараса, ұйымның қалған бөлігі де солай қарайды.

Шынымен қолданылатын жүйелерді қалай құжаттау керек

Құжаттама оңай табылатын және оңай жаңартылатын болуы тиіс. Егер рәсімдеріңіз электрондық хаттарда немесе шашыраңқы файлдарда жасырын тұрса, команда мүшесіне нақты сәтте көп көмектесе алмайды.

Тәжірибелік құжаттама жүйесіне әдетте мыналар кіреді:

• Үдеріс мақсатының қысқаша шолуы
• Қадамдық тексеру тізімі
• Қажетті формалар немесе үлгілер
• Шешім қабылдау нүктелері және эскалация ережелері
• Үдерістің қазіргі иесі

Пішімді бөлімдер арасында бірдей ұстаңыз. Сонда кез келген адам қай үдерісті пайдаланса да, бірдей ақпарат түрін бір жерден таба алады.

Жаңа бизнес үшін ең маңызды жүйелер

Егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз, алдымен ақша ағынын, сәйкестікті және клиент тәжірибесін қорғайтын жүйелерге назар аударыңыз. Бұл аймақтарда бірізсіздік ең жоғары тәуекел тудырады.

Маңызды бастапқы жүйелерге мыналар жатады:

• Бизнес құру және штаттық сәйкестікті қадағалау
• Банк және бухгалтерлік есеп жұмыс ағындары
• Сатылым лидтерін өңдеу
• Клиентті бейімдеу
• Шот пен төлемді қадағалау
• Құжаттарды сақтау және есеп жүргізу
• Ішкі мақұлдау маршрутизациясы

Көптеген негізін қалаушылар үшін Zenind арқылы LLC немесе корпорация құру тек алғашқы қадам ғана. Құрудан кейінгі келесі міндет - бизнесті реттелген күйде ұстайтын қайталанатын операциялық құрылым құру. Жақсы жүйелер талаптарға сай болуды жеңілдетеді, жылдамырақ жауап беруге көмектеседі және аз кедергімен ауқымдануға мүмкіндік береді.

Бизнес жүйелерін жақсарту қажет екенін көрсететін белгілер

Қай жерден бастау керегін білмесеңіз, мына ескерту белгілерін іздеңіз:

• Бір қате қайта-қайта қайталанады
• Маңызды жұмыс бір адамға тәуелді
• Жаңа қызметкерлердің бейімделуі тым ұзаққа созылады
• Клиенттерге қызмет көрсету біркелкі емес
• Мақұлдаулар электрондық хаттар ішінде тұрып қалады
• Мерзімдер орындалмайды, өйткені үдеріске ешкім ие емес
• Сәйкестік тапсырмалары тек біреу есіне салғанда ғана орындалады

Бұлар кездейсоқ мәселе емес. Олар көбіне әлсіз жүйелердің белгісі. Жақсы жаңалық - олардың көбі анықырақ иелікпен, жақсы құжаттамамен және берік тапсырулармен түзетіледі.

Үздіксіз жақсартуға арналған қарапайым тәсіл

Жүйелеріңіз орнағаннан кейін оларды жүйелі түрде қарап шығыңыз. Бизнес үдерістері компанияңыз өскен сайын дамып отыруы керек.

Негізгі жетілдіру циклі мынадай:

1. Үдерістің бүгін қалай жұмыс істейтінін бақылаңыз.
2. Қай жерде кідіріс немесе қате болатынын өлшеңіз.
3. Көмек беретін ең кіші өзгерісті анықтаңыз.
4. Құжаттаманы жаңартыңыз.
5. Команданы жаңартылған үдеріске үйретіңіз.
6. Өзгерістен кейін нәтижені қайта қарап шығыңыз.

Бәрін бірден қайта құрудың қажеті жоқ. Тұрақты түрде қолданылған шағын жақсартулар ұзақ мерзімді операциялық қуат қалыптастырады.

Қорытынды ойлар

Тиімді жүйелер құру бюрократияны көбейту үшін емес. Ол бизнесті басқаруды жеңілдету үшін қажет. Міндеттер анық, құжаттама қарапайым, ал иелік нақты болғанда, командалар жылдамырақ әрі аз қателікпен жұмыс істейді.

Сіз жаңа кәсіп бастауда болсаңыз да, қалыптасқан компанияны жетілдіріп жатсаңыз да, берік жүйелер реактивті басқарудан қайталанатын орындауға өтуді қамтамасыз етеді. Дәл осы ауысым өсуді тұрақты етеді.

Үдерісті бір рет құрыңыз, уақыт өте оны жақсартыңыз және жүйеге негізгі жұмысты атқаруға мүмкіндік беріңіз.