10 bước để tạo ra hệ thống kinh doanh hiệu quả và có thể mở rộng

Hầu hết doanh nghiệp không gặp khó khăn vì đội ngũ lười biếng hay mục tiêu không rõ ràng. Họ gặp khó khăn vì công việc hằng ngày không được xử lý một cách nhất quán. Khi không có một hệ thống rõ ràng cho việc lập hóa đơn, tiếp nhận nhân sự mới, phê duyệt, theo dõi hay tuân thủ, sai sót sẽ gia tăng và việc tăng trưởng trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.

Các hệ thống hiệu quả biến công việc lặp lại thành công việc đáng tin cậy. Chúng giảm sự nhầm lẫn, nâng cao chất lượng, bảo vệ thời gian và giúp doanh nghiệp phát triển mà không làm tăng căng thẳng không cần thiết. Với các nhà sáng lập đang xây dựng một công ty mới, hệ thống tốt đặc biệt quan trọng vì giai đoạn đầu sẽ đặt nền tảng cho mọi thứ sau này. Dù bạn đang thành lập LLC, ra mắt công ty cổ phần hay xây dựng một doanh nghiệp dịch vụ từ con số 0, một cấu trúc vận hành vững chắc sẽ mang lại nền tảng để mở rộng.

Hướng dẫn này trình bày 10 bước thực tế để tạo ra các hệ thống kinh doanh đơn giản, bền vững và dễ để đội ngũ của bạn làm theo.

1. Bắt đầu từ những công việc diễn ra thường xuyên nhất

Không phải mọi quy trình đều xứng đáng được chú ý như nhau. Hãy bắt đầu với những nhiệm vụ diễn ra thường xuyên, ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng hoặc tạo ra nhiều sai sót nhất. Ví dụ gồm:

• Yêu cầu từ khách hàng
• Theo dõi bán hàng
• Chuẩn bị hóa đơn
• Phê duyệt chi phí
• Tiếp nhận nhân viên mới
• Lưu trữ tài liệu
• Nhắc nhở tuân thủ

Nhiệm vụ càng lặp lại thường xuyên, bạn càng nhận được nhiều giá trị từ việc chuẩn hóa nó. Nếu một quy trình diễn ra hằng ngày hoặc hằng tuần, chỉ một cải tiến nhỏ cũng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian trong cả năm.

2. Hãy để những người thực sự làm việc tham gia

Sơ đồ quy trình tốt nhất thường đến từ những người gần với nhiệm vụ nhất. Họ biết công việc bị trì hoãn ở đâu, thông tin nào đang thiếu, và lối tắt nào vô hại hay có hại.

Hãy mời các thành viên trong nhóm thường xuyên thực hiện công việc mô tả chi tiết quy trình hiện tại. Yêu cầu họ cho thấy điều thực sự đang xảy ra, không phải điều mà sổ tay nói rằng nên xảy ra. Bạn sẽ có được hệ thống chính xác hơn, mức độ đồng thuận cao hơn và ít bất ngờ hơn về sau.

Người quản lý nên tham gia, nhưng không nên chi phối cuộc thảo luận. Nếu mục tiêu là cải thiện cách công việc được thực hiện, những người trực tiếp làm việc phải có tiếng nói mạnh mẽ.

3. Xác định điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi quy trình

Một quy trình sẽ trở nên khó quản lý khi nó quá rộng. Bước đầu tiên để làm cho nó hữu dụng là xác định chính xác nơi nó bắt đầu và nơi nó kết thúc.

Ví dụ, quy trình xuất hóa đơn cho khách hàng có thể bắt đầu khi dự án được đánh dấu hoàn thành và kết thúc khi thanh toán được nhận và ghi nhận. Quy trình tuyển dụng có thể bắt đầu khi vị trí được phê duyệt và kết thúc khi nhân viên mới hoàn tất tiếp nhận.

Ranh giới rõ ràng giúp quy trình dễ ghi chép, giao việc và cải tiến hơn. Chúng cũng ngăn các nhóm đưa những nhiệm vụ không liên quan vào cùng một quy trình làm việc.

4. Nêu rõ mục đích của hệ thống

Mỗi quy trình nên trả lời một câu hỏi đơn giản: tại sao nó tồn tại?

Một hệ thống không có mục đích thường sẽ tồn tại rất lâu ngay cả khi nó không còn tạo ra giá trị. Khi bạn xác định mục tiêu, việc loại bỏ lãng phí và giữ cho quy trình tập trung sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Ví dụ về mục tiêu của quy trình gồm:

• Giảm lỗi hóa đơn
• Tăng tốc xử lý đơn hàng
• Cải thiện thời gian phản hồi khách hàng
• Làm cho việc theo dõi tuân thủ nhất quán hơn
• Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận ở nhiều địa điểm

Mục đích rõ ràng cũng giúp nhân viên hiểu vì sao quy trình quan trọng, từ đó cải thiện sự nhất quán và trách nhiệm.

5. Xác định đầu vào và đầu ra

Hệ thống mạnh được xây dựng quanh các bàn giao rõ ràng. Trước khi một quy trình có thể bắt đầu, đội ngũ cần biết những đầu vào nào là cần thiết. Khi quy trình kết thúc, người tiếp theo cần biết đầu ra nào sẽ được bàn giao.

Đối với mỗi quy trình, hãy ghi lại:

• Điều gì kích hoạt công việc
• Cần thông tin hoặc tài liệu gì
• Kết quả mong đợi là gì
• Ai nhận đầu ra tiếp theo

Bước này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp có các nhiệm vụ pháp lý và hành chính lặp lại. Ví dụ, quy trình thành lập công ty có thể cần hồ sơ thành lập, thông tin sở hữu, thông tin đại diện đăng ký và biên nhận nộp hồ sơ của tiểu bang trước khi bước tiếp theo có thể bắt đầu. Khi đầu vào được xác định rõ, tình trạng trì hoãn và làm lại sẽ giảm mạnh.

6. Làm rõ ai cung cấp cho quy trình và ai phụ thuộc vào nó

Không có quy trình nào tồn tại độc lập. Quy trình luôn có nhà cung cấp và khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài.

Nhà cung cấp cung cấp thông tin, tài liệu hoặc phê duyệt cần thiết để bắt đầu công việc. Khách hàng nhận đầu ra hoàn chỉnh. Đôi khi cả hai đều là nội bộ. Đôi khi một bên là khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài.

Ghi lại các mối quan hệ này giúp đội ngũ hiểu công việc của họ ảnh hưởng đến người khác như thế nào. Điều đó cũng giúp thiết lập kỳ vọng tốt hơn về chất lượng, thời gian và giao tiếp.

Hãy hỏi hai câu:

• Chúng ta phải nhận được gì để quy trình này hoạt động đúng?
• Ai phụ thuộc vào đầu ra của chúng ta, và họ cần gì từ chúng ta?

Những câu trả lời đó thường cho thấy các điểm nghẽn ẩn.

7. Chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi hệ thống

Mỗi quy trình quan trọng cần một người phụ trách duy nhất. Điều đó không có nghĩa là một người làm tất cả công việc. Nó có nghĩa là một người chịu trách nhiệm về hiệu quả của quy trình từ đầu đến cuối.

Người phụ trách quy trình nên có khả năng:

• Theo dõi hiệu suất
• Giải quyết vấn đề giữa các bộ phận
• Cập nhật quy trình làm việc
• Đào tạo người khác về quy trình
• Cải tiến quy trình theo thời gian

Nếu không có quyền sở hữu rõ ràng, hệ thống sẽ trôi đi. Mọi người tự xử lý tùy ý, các ngoại lệ chồng chất, và không ai cảm thấy mình có trách nhiệm sửa nguyên nhân gốc rễ. Việc xác định người phụ trách là một trong những cách đơn giản nhất để giữ cho quy trình khỏe mạnh.

8. Giữ quy trình đủ đơn giản để có thể sử dụng

Quy trình tốt nhất không phải là quy trình dài nhất hay chi tiết nhất. Đó là quy trình mà mọi người thực sự làm theo.

Đừng biến mọi quy trình thành một cuốn sổ tay khổng lồ. Hãy tập trung vào các bước thiết yếu và giữ tài liệu ở mức dễ đọc. Một hệ thống hữu ích nên trả lời nhanh các câu hỏi chính:

• Tôi làm gì trước tiên?
• Tiếp theo là gì?
• Ai phê duyệt việc này?
• Tôi lưu kết quả ở đâu?
• Điều gì xảy ra nếu có sự cố?

Nếu một quy trình quá phức tạp, mọi người sẽ bỏ qua hoặc tự tạo phiên bản riêng. Sự đơn giản làm tăng mức độ áp dụng.

9. Chuẩn hóa định dạng trên toàn doanh nghiệp

Một hệ thống sẽ dễ dùng hơn khi mọi quy trình đều theo cùng một cấu trúc. Chuẩn hóa giúp giảm nhầm lẫn và giúp nhân viên mới học nhanh hơn.

Hãy dùng các mẫu nhất quán cho:

• SOP
• Danh sách kiểm tra
• Sơ đồ luồng
• Biểu mẫu phê duyệt
• Tài liệu tiếp nhận nhân sự mới
• Bảng theo dõi tuân thủ

Khi mỗi tài liệu trông và hoạt động theo cùng một cách, nhân viên sẽ mất ít thời gian hơn để tìm thông tin và có nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc. Chuẩn hóa đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp dự kiến tăng trưởng hoặc hoạt động ở nhiều tiểu bang.

10. Đào tạo đội ngũ và củng cố hệ thống

Một quy trình không trở thành thực tế chỉ vì nó đã được ghi chép lại. Mọi người cần được đào tạo, nhắc nhở và có sự hỗ trợ từ lãnh đạo.

Đào tạo tốt nên giải thích:

• Vì sao quy trình tồn tại
• Cách làm theo quy trình
• Tài liệu được lưu ở đâu
• Phải làm gì khi phát sinh ngoại lệ
• Liên hệ với ai khi có thắc mắc

Việc củng cố cũng quan trọng không kém. Người quản lý nên xem xét quy trình thường xuyên, sửa lệch chuẩn sớm và ghi nhận những đội ngũ sử dụng hệ thống tốt. Khi lãnh đạo coi trọng hệ thống, toàn bộ tổ chức cũng sẽ làm vậy.

Cách ghi chép hệ thống sao cho thực sự được sử dụng

Tài liệu nên dễ tìm và dễ cập nhật. Nếu quy trình của bạn bị chôn trong các chuỗi email hoặc rải rác trong nhiều tệp khác nhau, chúng sẽ không giúp được nhiều khi một thành viên trong nhóm cần dùng ngay.

Một hệ thống tài liệu thực tế thường bao gồm:

• Tổng quan ngắn gọn về mục đích của quy trình
• Danh sách kiểm tra từng bước
• Các biểu mẫu hoặc mẫu cần thiết
• Các điểm quyết định và quy tắc leo thang
• Người phụ trách hiện tại của quy trình

Hãy giữ định dạng nhất quán giữa các bộ phận. Như vậy, bất kỳ ai cũng có thể tìm cùng một loại thông tin ở cùng một nơi, bất kể họ đang dùng quy trình nào.

Những hệ thống quan trọng nhất cho doanh nghiệp mới

Nếu bạn đang ra mắt một công ty mới, hãy ưu tiên trước các hệ thống bảo vệ dòng tiền, tuân thủ và trải nghiệm khách hàng. Đó là những lĩnh vực mà sự thiếu nhất quán tạo ra rủi ro cao nhất.

Các hệ thống quan trọng ở giai đoạn đầu gồm:

• Thành lập doanh nghiệp và theo dõi tuân thủ theo tiểu bang
• Quy trình ngân hàng và kế toán sổ sách
• Xử lý khách hàng tiềm năng bán hàng
• Tiếp nhận khách hàng
• Theo dõi hóa đơn và thanh toán
• Lưu trữ tài liệu và hồ sơ
• Quy trình phê duyệt nội bộ

Đối với nhiều nhà sáng lập, việc hợp tác với Zenind để thành lập LLC hoặc công ty cổ phần chỉ là bước đầu tiên. Sau khi thành lập, thách thức tiếp theo là xây dựng một cấu trúc vận hành lặp lại được để giữ cho doanh nghiệp có tổ chức. Hệ thống tốt giúp dễ duy trì tuân thủ, phản hồi nhanh hơn và mở rộng với ít ma sát hơn.

Dấu hiệu cho thấy hệ thống kinh doanh của bạn cần được cải thiện

Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, hãy tìm những dấu hiệu cảnh báo sau:

• Cùng một lỗi cứ lặp lại
• Công việc quan trọng phụ thuộc vào một người
• Nhân viên mới mất quá nhiều thời gian để bắt nhịp
• Khách hàng nhận được dịch vụ không nhất quán
• Phê duyệt bị mắc kẹt trong chuỗi email
• Bỏ lỡ hạn chót vì không ai chịu trách nhiệm quy trình
• Các nhiệm vụ tuân thủ chỉ được xử lý khi có người nhớ ra

Đây không phải là những vấn đề ngẫu nhiên. Chúng thường là triệu chứng của hệ thống yếu. Tin tốt là phần lớn có thể được khắc phục bằng cách làm rõ trách nhiệm, cải thiện tài liệu và tăng cường bàn giao.

Một khuôn khổ đơn giản cho cải tiến liên tục

Khi các hệ thống đã đi vào vận hành, hãy xem xét chúng thường xuyên. Quy trình kinh doanh nên phát triển cùng với sự tăng trưởng của công ty.

Một chu trình cải tiến cơ bản gồm:

1. Quan sát cách quy trình đang vận hành hiện tại.
2. Đo lường nơi xảy ra chậm trễ hoặc lỗi.
3. Xác định thay đổi nhỏ nhất có thể giúp ích.
4. Cập nhật tài liệu.
5. Đào tạo đội ngũ về quy trình đã sửa đổi.
6. Xem lại kết quả sau thay đổi.

Bạn không cần phải làm lại mọi thứ cùng một lúc. Những cải tiến nhỏ, được áp dụng nhất quán, sẽ tạo ra sức mạnh vận hành bền vững.

Kết luận

Xây dựng hệ thống hiệu quả không phải là thêm thủ tục rườm rà. Đó là làm cho doanh nghiệp của bạn dễ vận hành hơn. Khi trách nhiệm rõ ràng, tài liệu đơn giản và quyền sở hữu được xác định, các nhóm sẽ làm việc nhanh hơn và ít sai sót hơn.

Dù bạn đang bắt đầu một dự án mới hay cải thiện một công ty đã hoạt động, hệ thống mạnh sẽ giúp bạn chuyển từ quản lý phản ứng sang thực thi lặp lại được. Sự chuyển đổi đó chính là điều làm cho tăng trưởng trở nên bền vững.

Hãy xây dựng quy trình một lần, cải tiến nó theo thời gian, và để hệ thống gánh phần việc nặng nhọc.