Кездесулер шығынын құндылығын төмендетпей азайтудың 30 практикалық тәсілі

Кездесулер өсіп келе жатқан кез келген бизнестің бір бөлігі, бірақ олар тез арада қымбатқа түсуі мүмкін. Бөлме жалдау, жол ақысы, тамақтандыру, бағдарламалық жасақтама жазылымдары және өнімділіктің төмендеуі бәрі қосылады. Құрылтайшылар мен шағын бизнес командалары үшін бұл шығындар жалдау, маркетинг, өнімді дамыту немесе сәйкестікке жұмсалуы тиіс ақшаны байқатпай азайтып жібере алады.

Жақсы жаңалық: кездесу шығындарын азайту кездесулердің сапасын төмендетуді білдірмейді. Дұрыс құрылым болса, сіз қысқа, жинақы және ақтауы жеңілірек өнімді кездесулер өткізе аласыз. Бұл әсіресе өз жолын сақтап қалуы керек стартаптар мен жаңа бизнес үшін маңызды, өйткені олар шешімдерді жылдам қабылдауы тиіс.

Төменде нәтижеден бас тартпай, кездесу шығындарын бақылауда ұстаудың 30 практикалық тәсілі берілген.

1. Кімді шақыратыныңыздан бұрын мақсатты анықтаңыз

Әр кездесу бір сұраққа жауап беруі керек: қандай шешім, қандай жаңарту немесе қандай мәселені шешу нәтижесі қажет? Егер мақсат анық болмаса, мұндай кездесу, бәлкім, мүлде қажет емес. Нақты мақсат қажетсіз қатысуды азайтады және әңгімені бағытта ұстайды.

2. Күн тәртібін алдын ала жіберіңіз

Күн тәртібі кездесудің тақырыптан ауытқып кетуіне жол бермейді. Ол сондай-ақ қатысушылардың алдын ала дайындалуына көмектеседі, бұл нақты кездесу уақытын қысқартады және қосымша кездесулерге деген қажеттілікті азайтады.

3. Тек қажет адамдарды шақырыңыз

Үлкен кездесулер қымбатқа түседі, өйткені олар жалақы уақытының көбірек жұмсалуына әкеледі. Қатысушылар тізімін шағын ұстаңыз және тек шешім қабылдайтын, үлес қосатын және шынымен қатысуы қажет мүдделі тараптарды қосыңыз.

4. Мүмкін болса, әдетті түрде виртуалды кездесулерді таңдаңыз

Егер әңгімені бейне немесе аудио арқылы өткізуге болса, жол ақысына, тұраққа немесе бөлме жалдауына төлеудің әдетте қажеті жоқ. Виртуалды кездесулер тексерулер, жоспарлау сессиялары және күнделікті жаңартулар үшін көбіне ең жылдам әрі ең арзан нұсқа болады.

5. Қатаң уақыт шектеуін қолданыңыз

15 минуттық кездесу 60 минуттық кездесуден арзан, ал 30 минуттық кездесу екі сағаттық кездесуден арзан. Аяқталу уақытын нақты белгілеңіз және оны ұсыныс емес, шектеу ретінде қабылдаңыз.

6. Уақытында бастаңыз және уақытында аяқтаңыз

Кеш бастау және шексіз созылатын талқылаулар жасырын шығындар туғызады. Тәртіпті бастау мен аяқтау кездесулерді тиімдірек етеді және уақыттың бизнес ресурсы екенін айқын көрсетеді.

7. Статустық кездесулерді жазбаша жаңартулармен ауыстырыңыз

Әрбір жаңарту тірі әңгімені талап етпейді. Жобалық қорытындылар, апталық көрсеткіштер және прогресс есептері көбіне жазбаша түрде бөлісе салынуы мүмкін, ал бұл кездесу уақытын шешімдер мен проблемаларды шешуге босатады.

8. Ұқсас тақырыптарды бір сессияға топтастырыңыз

Бір тақырып бойынша бірнеше шағын кездесу жоспарлаудың орнына, байланысты мәселелерді бір фокусталған талқылауға біріктіріңіз. Бұл дайындық уақытын, күнтізбенің бытыраңқылығын және контексті қайта-қайта түсіндіруді азайтады.

9. Қайталанатын кездесулерге шаблон қолданыңыз

Қайталанатын кездесулер әр жолы жаңа құрылымды қажет етпеуі керек. Команда шолулары, клиентпен тексерулер және жоспарлау сессиялары үшін қайталанатын шаблон әкімшілік жұмысты азайтып, талқылауды тиімді ұстайды.

10. Кездесуді тек шешім қажет болғанда ғана өткізіңіз

Егер шешім, бекіту немесе ортақ келісім қажет болмаса, кездесу көбіне артық болады. Көптеген күнделікті мәселелерді электрондық пошта, ортақ құжаттар немесе жобаны басқару құралдары арқылы шешуге болады.

11. Ең арзан, бірақ қолайлы орынды таңдаңыз

Егер офлайн кездесу қажет болса, орын қажеттілікке сай болуы керек. Конференц-зал, коворкинг кеңістігі немесе кеңсе жиналыс бөлмесі көбіне қымбат іс-шаралар алаңынан әлдеқайда үнемді.

12. Бөлмелерді ерте брондаңыз

Соңғы сәттегі брондау әдетте қымбатқа түседі және таңдауыңызды шектейді. Ерте жоспарлау жақсы тарифтерді, жақсы бөлме таңдауларын және күн тәртібін көбірек бақылауды қамтамасыз етеді.

13. Басым жеткізушілермен келіссөз жүргізіңіз

Егер сіздің бизнесіңіз кездесулерді жиі өткізсе, бұл көлемді қонақүйлермен, алаң иелерімен, тамақтандыру компанияларымен және аудио-видео жеткізушілерімен жеңілдік келісуге пайдаланыңыз. Жеткізушілермен тұрақты байланыс уақыт өте келе елеулі үнем әкелуі мүмкін.

14. Технологияға артық төлем жасаудан сақтаныңыз

Көптеген бизнес өздеріне қажеттіден көп кездесу құралдарына жазылған. Видеоконференция, жоспарлау, транскрипция, жазба жасау және бірлескен жұмысқа арналған бағдарламалар жиынын тексеріп, қайталанатын немесе аз қолданылатын қызметтерді алып тастаңыз.

15. Бір негізгі платформаны стандарттаңыз

Командалар тым көп құрал қолданғанда, орнату уақыты ұзартып, техникалық ақаулар жиілейді. Бір негізгі кездесу платформасын стандарттау қолдау шығындарын азайтады және оқытуды жеңілдетеді.

16. Қажет емес қосымшаларды өшіріңіз

Әр кездесу үшін тікелей транскрипция, тақта, кеңейтілген аналитика немесе премиум жабдық қажет бола бермейді. Ақылы мүмкіндіктерді олар нәтижені анық жақсартқанда ғана пайдаланыңыз.

17. Кездесуді жүргізетін адамды кезектестіріңіз

Барлық дайындық пен модерация ауыртпалығы бір адамға ғана түспеуі керек. Жүргізушіні ауыстырып отыру жүктемені бөледі және әркімнің дайын келуін ынталандырады.

18. Құжаттарды кездесуге дейін дайындаңыз

Егер қатысушылар кездесуде бірдеңе оқуы керек болса, сіз олардың бәрінің күтумен уақытын төлеіп отырсыз. Тірі сессия сұрақтар мен шешімдерге арналуы үшін құжаттарды алдын ала бөлісіңіз.

19. Алдымен асинхронды ынтымақтастықты қолданыңыз

Кездесу жоспарламас бұрын, мәселе құжаттағы пікірлер, ортақ тапсырма жаңартулары немесе қысқа жазылған хабарлама арқылы шешіле ме, соны қараңыз. Асинхронды байланыс көбіне команданы үйлестірудің ең арзан жолы болады.

20. Мүмкіндігінше іссапарды азайтыңыз

Жол жүру кездесу шығындарының ең ірілерінің бірі. Әуе билеттері, қонақүй, тамақ, такси немесе ride share шығындары және қызметкердің жұмыстан тыс уақыты қарапайым әңгімені күтпеген жерден қымбатқа айналдыруы мүмкін.

21. Бір сапарға бірнеше офлайн кездесуді біріктіріңіз

Егер жол жүру міндетті болса, бірнеше кездесуді бір сапарға жинақтаңыз. Жақсы жоспарланған бір сапар әдетте бірнеше бөлек сапардан арзанырақ.

22. Сапардың қарбалас емес күндерін таңдаңыз

Әуе билеті мен қонақүй бағалары күн мен маусымға қарай өзгеріп тұрады. Іскерлік сапардың ең қызу кезеңінен тыс брондау кездесудің сапасына әсер етпей-ақ айтарлықтай үнем береді.

23. Кездесуді тамақтандыруға арналған саясат белгілеңіз

Тамақ жасырын шығынға оңай айналады. Тамақтандыруға қашан рұқсат берілетінін, бір адамға қандай лимит қолданылатынын және кім ерекшелікке келісім бере алатынын нақты ережемен белгілеңіз.

24. Ұсынатын тағамды қарапайым ұстаңыз

Егер сіз жұмыс сессиясын өткізсеңіз, қарапайым жеңіл тағамдар мен сусындар әдетте жеткілікті. Әдемі тамақтандыру талқылау сапасын сирек жақсартады, бірақ шығынды өсіреді.

25. Әр кездесудің нақты құнын есептеңіз

Көптеген бизнес тек тікелей шығындарды көреді де, қызметкер уақытының құнын ескермейді. Бөлме ақысы, жол шығындары, құралдар, тамақтандыру және қатысушылар уақытының сағаттық құнын қосып, кездесудің толық құнын бағалаңыз.

26. Қайталанатын кездесулерді үнемі қайта қарап отырыңыз

Қайталанатын кездесулер өз құнын ақтауды тоқтатса да, жалғаса береді. Оларды әр тоқсанда тексеріп, енді қажет еместерін жойыңыз.

27. Әр командадан келетін қатысушылар санын шектеңіз

Егер әр бөлім бірнеше өкіл жіберсе, шығын тез өседі. Әр командадан тек ең аз, бірақ мәнді үлес қоса алатын топты ғана қалдырыңыз.

28. Шешім иелерін белгілеңіз

Кездесу қорытынды шешім үшін бір адам жауапты болғанда тиімдірек өтеді. Шешім иелері шексіз талқылауды тоқтатады және ештеңе шешпейтін қосымша кездесулердің алдын алады.

29. Іс-әрекет қадамдарын бірден құжаттаңыз

Жауапкершілік анық болмаса, кездесулер қайта-қайта қайталанады. Сессия аяқталмай тұрып келесі қадамдарды, жауаптыларды және мерзімдерді тіркеп қойыңыз, сонда топ жоспарды нақтылау үшін қайта жиналмайды.

30. Кездесу тәртібін компания мәдениетіне енгізіңіз

Шығынды бақылау әдетке айналғанда ғана жақсы жұмыс істейді. Командаларға жақсы кездесу ең ұзақ немесе ең үлкен кездесу емес екенін үйретіңіз. Жақсы кездесу - айқын нәтижеге ең орынды ең төмен шығынмен жететін кездесу.

Арзан кездесулерге арналған қарапайым модель

Осы идеяларды іс жүзінде қолданғыңыз келсе, мына модельді пайдаланыңыз:

1. Кездесудің нақты мақсаты барын растаңыз.
2. Кездесу дұрыс формат па, соны шешіңіз.
3. Қатысушылар тізімін шағын ұстаңыз.
4. Контекст пен материалдарды сессияға дейін бөлісіңіз.
5. Кездесу ұзақтығын шектеңіз.
6. Шешімдер мен келесі қадамдарды бірден тіркеңіз.
7. Бұл кездесудің қайталану-қайталанбауын қайта қараңыз.

Бұл тәсіл жылдамдық пен есептілікті сақтай отырып, шығынды бақылауда ұстайды.

Қашан көбірек жұмсауға болады

Шығынды қысқарту қажетті инвестицияға кедергі болмауы керек. Кейбір кездесулер үлкен бюджетке лайық, әсіресе олар жоғары тәуекелді келіссөздерге, инвесторлармен байланысқа, маңызды жалдау шешімдеріне, жылдық жоспарлауға немесе маңызды клиент жұмысына қатысты болса.

Мұнда бастысы - саналы таңдау. Егер бизнес үшін құндылық айқын болса, көбірек жұмсаңыз. Ал бірдей нәтижеге қарапайым форматпен жетуге болса, аз жұмсаңыз.

Қорытынды ойлар

Кездесу шығындарын кез келген басқа бизнес шығыны сияқты қарасаңыз, оларды басқару оңай. Қатысу, уақыт, орын, жол жүру және құралдарға қатысты шағын шешімдер жыл бойы үлкен үнем бере алады.

Стартаптар мен өсіп келе жатқан компаниялар үшін бұл үнем маңызды. Кездесудегі әр артық сағат - сатылымға, операцияларға, сәйкестікке немесе бизнестің өзін дамытуға жұмсалмаған уақыт. Тәртіпті кездесу процесі арқылы сіз ақшаны сақтап, назарды күшейтіп, командаңызды келісімде ұстай аласыз.