Бизнесті қайта құрылымдауды қарқынын жоғалтпай басқарудың 5 практикалық стратегиясы

Қайта құрылымдау сирек жағдайда жайлы өтеді. Компания өсуге жауап беріп жатса да, бірігуге, қаржыландыру раундына, басшылықтың ауысуына, штат қысқартуына немесе нарықтық жағдайлардың өзгеруіне бейімделіп жатса да, өзгеріс әдетте бірдей күйді тудырады: абыржу, стресс және белгісіздік.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін мәселе тек құрылымдық қана емес. Ол операциялық, құқықтық және адами сипатта да болады. Командаларға бағыт қажет. Басшыларға нақты басымдықтар керек. Қызметкерлерге сенім керек. Сонымен қатар бизнес жазбалары, меншік құрылымдары, басқарушы құжаттар және сәйкестік бойынша міндеттер де жаңартылуы мүмкін.

Дұрыс басқарылса, қайта құрылымдау дағдарыс емес, қайта бастау нүктесіне айнала алады. Дұрыс басқарылмаса, ол өнімділіктің төмендеуіне, сәйкестік олқылықтарына және моральдық ахуалға ұзақ мерзімді зиян келтіруі мүмкін.

Бұл мақала бизнесті қайта құрылымдауды көбірек айқындықпен және аз бұзылыспен басқаруға арналған бес практикалық стратегияны ұсынады. Ол ұйымды тұрақтандырғысы келіп, сонымен бірге қарқынын сақтағысы келетін бизнес иелеріне, оператормен жұмыс істейтін мамандарға және жетекшілерге арналған.

Неліктен қайта құрылымдау соншалықты бұзушы әсер береді

Бизнесті қайта құрылымдау адамдар сүйенетін жүйені өзгертеді. Есеп беру желілері ауысады. Шешім қабылдау орталықтандырылуы немесе керісінше таралуы мүмкін. Жаңа басшылар таныс жетекшілердің орнын басуы мүмкін. Өтпелі кезеңде міндеттер қабаттасып, кім неге жауапты екені түсініксіз болып қалады.

Бұл белгісіздік өнімділікке алдын ала болжанатын түрде әсер етеді:

• Қызметкерлер басшылық нені қалайтынын болжауға күш жұмсайды.
• Басшылар контексті жеткіліксіз етіп нұсқаулар береді.
• Міндеттер анық болмағандықтан, командалар жұмысты қайталайды немесе олқылық қалдырады.
• Адамдар сұрақ қоюға немесе мәселе көтеруге тартыншақтайды.
• Ақпарат жоқ жерде қауесет пайда болады.

Ең дұрыс жауап - ештеңе өзгермегендей кейіп таныту емес. Өзгерісті тікелей мойындап, оның айналасына құрылым орнату.

1. Не өзгеріп жатқанын анық түсіндіруден бастаңыз

Адамдар бұлыңғыр жаңалықтан гөрі қиын жаңалықты жақсырақ қабылдайды. Қайта құрылымдау кезінде жетекшілер не өзгеріп жатқанын, не үшін өзгеріп жатқанын және не өзгермейтінін түсіндіруі керек.

Бұл қарапайым тілмен хабарлауды білдіреді:

• Қай бизнес мәселесін қайта құрылымдау шешіп отыр?
• Қандай командалар, функциялар немесе рөлдер әсерленеді?
• Қандай шешімдер қазірдің өзінде түпкілікті?
• Не әлі қарастырылуда?
• Қызметкерлер келесі жаңартуды қашан алады?

Егер қандай да бір сұрақтың жауабы әлі белгісіз болса, соны ашық айтыңыз. Болжамға сүйеніп артық түсіндіру қарапайым белгісіздік туралы айтудан да көп зиян келтіруі мүмкін.

Күшті коммуникация жоспары мыналарды қамтуы тиіс:

• Жаңартуларға арналған бір орталық дереккөз
• Хабарландырулар мен кейінгі кездесулердің кестесі
• Ақпараттың бірізді болуы үшін басшыларға арналған сөйлесу тезистері
• Қызметкерлердің құпия түрде сұрақ қоя алатын тәртібі

Бұл меншік, ұйымдық құрылым немесе басшылықтағы өзгеріс жеткізушілерге, жалақыға, лицензияларға және штаттық өтінімдерге әсер етуі мүмкін шағын бизнестер үшін әсіресе маңызды. Қайта құрылымдау тек ішкі адам факторы мәселесі емес. Ол есте сақтауға немесе болжауға қалдыруға болмайтын сәйкестік бойынша жұмыстарды да туындатуы мүмкін.

2. Шатасу әдетке айналмай тұрып рөлдерді қайта анықтаңыз

Қайта құрылымдаудың жиі сәтсіздікке ұшырауының ең кең тараған себептерінің бірі - бәрі міндеттер өзінен өзі реттеледі деп ойлайды. Әдетте олай болмайды.

Есеп беру желілері өзгергенде, жетекшілер тез арада мыналарды анықтауы керек:

• Шешімді кім қабылдайды
• Жұмысты кім бекітеді
• Мерзімдерге кім жауапты
• Сыртқы серіктестермен кім байланысады
• Асқынған мәселелерді кім қарайды

Жазбаша жауапкершілік картасы қабаттасуды және қақтығысты болдырмауға көмектеседі. Ол сондай-ақ «мұны басқа біреу істеп жатыр деп ойладым» деген сөзден туындайтын ашуды азайтады.

Кіші ұйымдар үшін бұл мына құжаттарды жаңартумен шектелуі мүмкін:

• Ұйымдық сызба
• Жауапкершілік матрицасы
• Бөлімше тексеру тізімдері
• Жабдықтаушылар, клиенттер және қызмет көрсетушілер үшін негізгі байланыс тұлғалары

Ресми басқару құрылымы бар субъектілер үшін бұл операциялық келісімдерді, жарғыларды, мүшелік рұқсаттарын, лауазым атауларын және қол қоюға уәкілетті тұлғаларды қайта қарауды да білдіруі мүмкін. Құрылым өзгерсе, жазбалар да шынайы құрылымды көрсетуі керек.

Осы жерде тәртіпті құрылу мен сәйкестік тәжірибелері маңызды болады. Меншік пен басқару жазбаларын жаңартып отыратын бизнес өтпелі кезеңдерді артық құқықтық немесе әкімшілік кедергісіз еңсеруге жақсырақ дайын болады.

3. Басшылар мен командаларды күйіп кетуден қорғаңыз

Қайта құрылымдау әдетте уақытша артық жүктеме тудырады. Адамдардан жаңа жүйелерді, жаңа бағыну тізбектерін және жаңа күтулерді үйрене отырып, әдеттегі жұмысын да жалғастыру талап етіледі.

Бұл жүктеме көбіне мына екі зиянды үлгінің біріне алып келеді:

• Қызметкерлер қажет адам екендерін дәлелдеу үшін шамадан тыс жұмыс істейді.
• Басшылар белгісіздікті бақылауға тырысып, тым талапшыл әрі икемсіз болады.

Екі үлгі де нәтижеге зиян келтіруі мүмкін.

Жетекшілер мыналарды жасап, күйіп кетудің алдын алуы керек:

• Өтпелі кезеңде жұмысты қатаң басымдықтау
• Жаңа құрылымды қолдамайтын төмен құнды жобаларды тоқтату
• Қажетсіз кездесулерді азайту
• Бейімделу кезеңдері үшін шынайы мерзімдер белгілеу
• Басшыларды тек нәтиже бойынша емес, жүктеме бойынша да тексеруге ынталандыру

Қызметкерлерге де түсіндіру сұрауға және басымдықтар қайшы келгенде шекара қоюға рұқсат қажет. Қайта құрылымдау - жеңілдету уақыты, шаршауды дәріптеу уақыты емес.

Бизнес иелері үшін бұл жай ғана мораль мәселесі емес. Күйіп кету қателерді көбейтеді, жауап беру уақытын баяулатады және кадр ауысу қаупін арттырады. Өтпелі кезеңде тәжірибелі адамдарды жоғалту құны көбіне оларға көбірек айқындық пен қолдау берудің құнынан әлдеқайда жоғары болады.

4. Ішкі кедергі ілгерілеуді тоқтатқанда сыртқы көмекке жүгініңіз

Әрбір ауысымды ұйымның ішінде шешу мүмкін емес. Кейде бизнестің қайтадан алға жылжуы үшін бейтарап үшінші тарап қажет болады.

Сыртқы көмек мыналарды қамтуы мүмкін:

• Еңбек жөніндегі кеңесші немесе медиатор
• HR кеңесшісі
• Операциялық кеңесші
• Құқықтық немесе сәйкестік жөніндегі маман
• Құрылымдық өзгерістерден кейін жазбаларды жаңартуға көмектесетін бизнес құру және өтінім беру қызметі

Сыртқы қолдаудың құндылығы - объективтілік. Ішкі жетекшілер қақтығысқа тым жақын болуы, бұрынғы құрылымға тым берілген болуы немесе жаңа тәртіптің салдарына қатысты тым сенімсіз болуы мүмкін.

Сыртқы көмек әсіресе мына жағдайларда пайдалы:

• Бөлімдер немесе басшылар арасында қақтығыс бар
• Қызметкерлер ішкі хабарламаға сенбейді
• Өтпелі кезең субъектілік жазбаларға, меншікке немесе басқаруға әсер етеді
• Бизнеске қандай тіркеулерді, өтінімдерді немесе келісімдерді жаңарту керектігі белгісіз

Шағын бизнес үшін қайта құрылымдау оңай назардан тыс қалатын практикалық міндеттерді тудыруы мүмкін. Мысалы, тіркелген агентті жаңарту, басқару жазбаларын қайта қарау, ішкі өкілеттік тізімдерін жаңарту және штаттық сәйкестік талаптарының компания құрылымына әлі де сәйкес келетінін тексеру. Бұл ұсақ-түйектерді ерте реттеу кейінірек үлкен мәселелердің алдын алуы мүмкін.

5. Импровизацияға сүйенбей, өтпелі кезеңнің құрылымын жасаңыз

Қайта құрылымдау қайталанатын құрылым бойынша жүрсе, әлдеқайда жеңіл болады. Әр қадамды импровизациямен жүргізетін бизнес әдетте қажетсіз шатасу туғызады.

Жақсы өтпелі кезең құрылымында бес бөлік бар:

Бағалау

Өзгерістің себебін және оның тудыратын бизнес тәуекелдерін анықтаңыз. Мақсат өсу ме, шығынды азайту ма, реттеушілік тазарту ма, сатып алуды біріктіру ме, әлде басшылық сабақтастығы ма? Жауап қалған барлық шешімге бағыт береді.

Құрылым

Жаңа есеп беру желілерін, меншік құрылымын, шешім қабылдау құқықтарын және жұмыс процесін анықтаңыз. Дәл осы жерде бизнес бұлдыр тұжырымды нақты ұйымға айналдырады.

Құжаттандыру

Шынайылықты көрсететін құжаттарды жаңартыңыз. Оған мыналар кіруі мүмкін:

• Ішкі саясаттар
• Операциялық келісімдер немесе жарғылар
• Басқарма немесе мүшелер шешімдері
• Банк өкілеттіктері
• Субъект жазбалары және штаттық өтінімдер

Коммуникация

Өзгерісті кезең-кезеңімен енгізіңіз. Жетекшілерге, басшыларға, қызметкерлерге, клиенттерге және жеткізушілерге әртүрлі уақытта әртүрлі ақпарат қажет болуы мүмкін.

Қарау

Өтпелі кезеңнен кейін 30, 60 немесе 90 күндік бақылау нүктесін белгілеп, не жұмыс істеп жатқанын және нені әлі түзету қажет екенін бағалаңыз.

Бұл құрылым тәуекелді азайтады, өйткені ол бизнестің қайта құрылымдауды бір реттік хабарландыру ретінде қабылдауына жол бермейді. Ол иелері, мерзімдері және орындалуы бар басқарылатын процеске айналады.

Қайта құрылымдау көбірек қолдауды қажет ететін белгілер

Әрбір ауысым бірдей сәтті өтпейді. Егер төмендегілердің бірі болып жатса, бизнеске күштірек жауап қажет болуы мүмкін:

• Қызметкерлер бірдей сұрақтарды қайта-қайта қояды, өйткені нұсқаулар түсініксіз
• Басшылар қарама-қайшы шешімдер қабылдап жатыр
• Сәйкестік міндеттері көзден таса қалып жатыр
• Моральдық ахуал басшылық күткеннен тезірек түсіп жатыр
• Жаңа құрылым қағаз жүзінде бар, бірақ іс жүзінде жоқ
• Маңызды әкімшілік істерге кім жауапты екенін ешкім білмейді

Бұлар ұсақ мәселелер емес. Бұлар ұйымның тым көп екіұштылықпен жұмыс істеп жатқанын білдіретін ескерту белгілері.

Zenind қайта құрылымдау үдерісіне қалай сәйкес келеді

Бизнес иелері үшін қайта құрылымдау көбіне кейінге қалдыру оңай, бірақ елемеу қымбатқа түсетін әкімшілік міндеттермен қатар жүреді. Zenind құрылтайшылар мен шағын бизнестерге өзгеріс кезеңдерінде таза корпоративтік жазбаны сақтауға көмектесетін құрылу және сәйкестік құралдары арқылы ұйымдасқан күйде қалуға жәрдемдеседі.

Бұл мына жағдайларда маңызды:

• Субъект туралы ақпаратты өзекті күйде сақтау
• Штаттық өтінім талаптарына сәйкестікті сақтау
• Басқару жазбаларын ретке келтіру
• Меншік немесе басқару өзгерістерін тиісті құжаттамамен қолдау

Қайта құрылымдау заңдық құрылым мен сәйкестік жазбалары кейінге қалдырылған ой емес кезде әлдеқайда жеңіл өтеді.

Қорытынды түйіндер

Қайта құрылымдау хаосқа айналуға міндетті емес. Оны ең жақсы басқаратын бизнестер бірнеше нәрсені тұрақты орындайды: олар анық сөйлейді, рөлдерді тез анықтайды, адамдарды күйіп кетуден қорғайды, қажет кезде сыртқы көмек алады және құжаттаманы кейінгі тазарту емес, өтпелі кезеңнің бөлігі ретінде қарайды.

Егер сіз компанияны өзгеріс кезеңінен өткізіп жатсаңыз, жылдамдықтан бұрын айқындық құруға назар аударыңыз. Жақсы басқарылған қайта құрылымдау жай ғана құрылымдық жаңарту емес. Ол бизнесті неғұрлым берік, неғұрлым сәйкесті және басқаруға оңай етуге берілген мүмкіндік.