Бухгалтерлік есеппен айналысуға уақыты жоқ құрылтайшыларға арналған практикалық нұсқаулық: тәртіпті сақтауға, салыққа дайын болуға және талаптарға сай жұмыс істеуге көмектеседі

Бухгалтерлік есеп - құрылтайшылар көбіне кейінге қалдыратын және оңай бағаламайтын алғашқы бизнес функциялардың бірі. Стартаптың бастапқы кезеңдерінде назарды клиенттерге, өнімді дамытуға, команда жинауға және сатылымға аудару жиі кездеседі, ал қаржылық жазбалар жанама түрде жүргізіледі. Мұндай тәсіл біраз уақыт жұмыс істеуі мүмкін, бірақ кіріс қозғала бастағанда, салық мерзімдері келгенде немесе инвесторлар таза есептерді сұрағанда тез арада мәселеге айналады.

Бос емес құрылтайшылар үшін мақсат - толық уақытты бухгалтер болу емес. Мақсат - бизнесті тәртіпте ұстайтын, дұрыс шешім қабылдауға көмектесетін және талаптарға сай келмеу тәуекелін азайтатын қарапайым, қайталанатын бухгалтерлік жүйе құру. Жақсы бухгалтерлік есеп тек транзакцияларды жазу ғана емес. Ол компанияның қаржылық жағдайын түсінуге және өсім үшін сенімді негіз қалыптастыруға көмектеседі.

Егер сіз АҚШ-та бизнес құрып жатсаңыз немесе оны кеңейтіп жатсаңыз, әсіресе LLC немесе корпорация болса, бухгалтерлік есепті компанияны құру процесінің бір бөлігі ретінде қарастырған жөн, кейінге қалдыратын нәрсе ретінде емес. Zenind сияқты қызметтер құрылтайшыларға құқықтық негізді дұрыс жасауға көмектесе алады, ал бухгалтерлік процесс сол заңды тұлғаның операциялық және қаржылық тұрғыдан жақсы күйде қалуына жәрдемдеседі.

Бухгалтерлік есеп бизнес үшін нақты не істейді

Бухгалтерлік есеп - қаржылық қызметті тіркеу, жіктеу және ұйымдастыруға арналған күнделікті жүйе. Ол кейін қаржылық есептерге, салық декларацияларына және бизнеске қатысты талдауларға айналатын бастапқы деректерді жинайды.

Тәжірибеде бухгалтерлік есеп құрылтайшыға мыналарға көмектеседі:

• Кірістер мен шығыстарды дәл бақылау
• Бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстау
• Ақша ағынын қадағалау
• Салыққа дайындалу
• Несие, грант және инвестор өтінімдерін қолдау
• Қателерді, алаяқтықты немесе күмәнді шығындарды ерте анықтау
• Өнім, қызмет немесе бөлім бойынша табыстылықты өлшеу

Бухгалтерлік есеп болмаса, бизнес жұмыс істеп тұрғандай көрінуі мүмкін, бірақ ол көрінусіз жұмыс істейді. Сондықтан компания шынымен өсіп жатыр ма, әлде тек көбірек ақша жұмсап жатыр ма, соны білу қиын.

Неге бос емес құрылтайшылар бухгалтерлік есепті кейінге қалдырады

Көптеген құрылтайшылар бухгалтерлік есепті елемейді деп айту дұрыс емес. Олар оны кейінге қалдырады, өйткені жұмыстан басы қатып жүреді. Құрылтайшының кестесін әдетте шұғыл істер толтырады, ал бірдеңе дұрыс болмайынша бухгалтерлік есеп шұғыл көрінбейді.

Бухгалтерлік есептің шетке ығысуының жиі себептері:

• Бизнес тым кішкентай, сондықтан оған есеп жүргізудің қажеті жоқ деген ой
• Транзакциялар бірнеше қолданбаға, банкке және төлем процессорына бөлініп кеткен
• Түбіртектер электрондық пошта мен мобильді құрылғыларда шашырап жатыр
• Құрылтайшы кейін салық бағдарламасы бәрін шешеді деп ойлайды
• Бизнес қаржылық жүйелерден жылдамырақ өсіп жатыр
• Құрылтайшы «жақсы бухгалтерлік есеп» қандай болуы керегін білмейді

Мәселе мынада: артта қалу уақыт өте ұлғая береді. Бухгалтерлік есеп қаншалықты ұзақ еленбесе, дәл жазбаларды қалпына келтіру соншалықты қиын болады. Аптасына бірнеше минут бөлу - жыл соңындағы үлкен түзетуден әлдеқайда жеңіл.

Дұрыс қаржылық құрылымнан бастаңыз

Бухгалтерлік жұмыс процесін құрудан бұрын бизнеске дұрыс құрылым қажет. Ол заңды тұлғаны қалыптастырудан және бизнес пен жеке қаржыны анық бөлуінен басталады.

АҚШ стартапы үшін бұл әдетте мыналарды білдіреді:

• Бизнесті LLC немесе корпорация ретінде тіркеу
• Қажет болса EIN алу
• Бөлек бизнес-банк шотын ашу
• Бизнес шығыстарын жеке карталар мен шоттарда жүргізбеу
• Иесінің жарналары мен алуын дұрыс құжаттау

Бұл бөлініс маңызды, өйткені ол бухгалтерлік есепті әлдеқайда жеңілдетеді және жазбалардың шатасу қаупін азайтады. Сондай-ақ ол жауапкершілікті шектеу қорғанысын сақтауға көмектеседі, бұл көптеген құрылтайшылардың LLC құруының негізгі себептерінің бірі.

Zenind құрылтайшыларға бизнестің құқықтық жағын тиімді жолға қоюға көмектеседі, бұл қаржылық тәртіп үшін жақсы бастапқы нүкте қалыптастырады. Заңды тұлға дұрыс құрылғаннан кейін бухгалтерлік есеп аралас жеке және бизнес транзакцияларының орнына таза негізде құрылады.

Әр құрылтайшы білуі тиіс негізгі бухгалтерлік әдеттер

Құрылтайшыға тәртіп сақтау үшін күрделі бухгалтерлік бөлім қажет емес. Көптеген шағын бизнесте бірнеше тәртіпті әдет негізгі мәселелердің басым бөлігін болдырмайды.

1. Шоттарды жүйелі түрде салыстырып отырыңыз

Банк және кредиттік карта шоттары жиі, ең дұрысы апта сайын немесе кемінде ай сайын салыстырылып отыруы керек. Салыстыру дегеніміз - ішкі жазбаларды банк немесе карта провайдерінің нақты есептерімен тексеру.

Бұл процесс мыналарды анықтауға көмектеседі:

• Жоқ транзакциялар
• Қайталанған төлемдер
• Қате жіктеу
• Алаяқтық әрекет
• Аударым уақытына байланысты айырмашылықтар

Егер салыстыру айлап кешіктірілсе, ұсақ қателерді табу қиын болады.

2. Шығындарды тұрақты түрде жіктеңіз

Әр транзакция дұрыс санатқа енгізілуі тиіс. Бұл бағдарламалық жасақтама, мердігерлерге төлем, кеңсе шығындары, маркетинг, жол шығындары, жазылымдар немесе жалақыға қатысты шығыстар болуы мүмкін.

Тұрақтылық маңызды, өйткені санаттар арқылы құрылтайшылар кейін қаржылық есептерді оқиды. Егер санаттар дұрыс болмаса, есептер жаңылыстыруы мүмкін.

3. Түбіртектер мен растайтын құжаттарды сақтаңыз

Түбіртектер, шот-фактуралар, келісімшарттар және шоттар іздеуге ыңғайлы жүйеде сақталуы керек. Тіпті қарапайым бұлттық қалталар да дұрыс ұйымдастырылса, жеткілікті болуы мүмкін. Бұдан да жақсысы - құжаттарды тіркеуге мүмкіндік беретін бухгалтерлік бағдарламаны пайдалану.

Құжаттама салықты растау, тексеріске дайындық және ішкі есептілік үшін маңызды.

4. Кірісті ол табылғанда және алынғанда тіркеңіз

Табыс мұқият бақылауда болуы керек, әсіресе бизнес жазылымдар, ретейнерлер, депозиттер немесе бөліп төлеу жүйесін қолданса. Кейбір компаниялар алынған қолма-қол ақша мен табылған кірісті ажыратуы керек.

Компания өскен сайын немесе есептеу негізіндегі бухгалтерлік есепке көшкен сайын бұл айырмашылықтың маңызы арта түседі.

5. Ақша ағынын апта сайын қарап шығыңыз

Бизнес қағаз жүзінде табысты болып көрінгенімен, қолма-қол ақшасы таусылуы мүмкін. Ақша ағынын шолу құрылтайшыларға клиент төлемдерін жинағаннан, міндеттемелерді өтегеннен және операциялық шығындарды жапқаннан кейін қанша қаражат қолжетімді екенін көруге көмектеседі.

Дұрыс бухгалтерлік әдісті таңдаңыз

Бухгалтерлік есептің екі негізгі әдісі бар: кассалық және есептеу негізіндегі. Дұрыс таңдау бизнестің көлеміне, операциялардың күрделілігіне және салықтық факторларға байланысты.

Кассалық негіздегі бухгалтерлік есеп

Кассалық есептеу әдісінде кіріс ақша алынған кезде, ал шығыс ақша төленген кезде тіркеледі.

Бұл әдіс әдетте өте шағын бизнес үшін жеңілірек, өйткені ол түсінікті және басқаруға оңай.

Есептеу негізіндегі бухгалтерлік есеп

Есептеу негізінде кіріс ол табылған кезде, ал шығыс ол туындаған кезде тіркеледі, тіпті ақша әлі қозғалмаса да.

Бұл әдіс әсіресе шот-фактурасы, тауар қоры немесе тұрақты міндеттемелері бар компаниялар үшін бизнестің нәтижесін дәлірек көрсетеді.

Құрылтайшы қай әдісті таңдауы керек?

Көптеген ерте кезеңдегі бизнес үшін кассалық негіздегі бухгалтерлік есеп - ыңғайлы бастапқы нұсқа. Компания күрделене түскен сайын есептеу негізі жақсырақ көрініс беріп, өсуге қатысты шешімдерді қолдауы мүмкін. Таңдау салық талаптарымен және білікті маманның кеңесімен де үйлесуі керек.

Уақыт үнемдейтін бухгалтерлік жүйе құрыңыз

Ең жақсы бухгалтерлік жүйе - ең күрделісі емес. Ол құрылтайшы нақты қолдана алатын жүйе.

Пайдалы жүйе әдетте мыналарды қамтиды:

• Бөлек бизнес-банк шоты
• Тек компания шығындарына арналған бизнес-кредиттік карта
• Қаржылық шоттарға қосылған бухгалтерлік бағдарлама
• Тұрақты шоттар жоспары
• Түбіртектерді сақтау процесі
• Ай сайынғы жабу тексеру парағы
• Нақты қарау және бекіту тәртібі

Негізгі мақсат - кедергіні азайту. Егер шығын енгізу тым ұзаққа созылса, жүйе қарбалас уақытта істен шығады. Егер процесс қарапайым әрі қайталанатын болса, ол өсімге төтеп бере алады.

Автоматтандыруды орнымен қолданыңыз

Автоматтандыруды сақтықпен қолданса, ол көп уақыт үнемдей алады. Жиі қолданылатын автоматтандыру түрлері:

• Транзакцияларды импорттайтын банк арналары
• Қайталанатын шот-фактура үлгілері
• Автоматты жіктеу ережелері
• Түбіртек сканерлеу құралдары
• Жоспарланған қаржылық есептерді жеткізу

Автоматтандыру пайдалы, бірақ ол тексеруді алмастырмауы керек. Құрылтайшы немесе бухгалтер есептердің дұрыстығын бәрібір қарап шығуы тиіс.

Қандай есептерді құрылтайшылар қарап отыруы керек

Бухгалтерлік есеп сандарды түсінікке айналдырғанда ғана құнды болады. Құрылтайшылар әрбір бухгалтерлік бөлшекті зерттеудің қажеті жоқ, бірақ бірнеше негізгі есепті түсінуі тиіс.

Пайда мен шығын туралы есеп

Кіріс туралы есеп деп те аталады, бұл есеп белгілі бір кезеңдегі кірісті, шығысты және таза пайданы көрсетеді. Ол құрылтайшыға бизнес-модель жұмыс істеп тұр ма, соны көруге көмектеседі.

Баланс

Баланс белгілі бір сәттегі активтерді, міндеттемелерді және меншікті капиталды көрсетеді. Ол компанияның нені иеленетінін және нені қарыз екенін бейнелейді.

Ақша ағыны туралы есеп

Бұл есеп бизнестен ақша қалай кіріп-шығатынын бақылайды. Бұл әсіресе қарқынды өсіп жатқан, бірақ маржасы тар стартаптар үшін маңызды.

Дебиторлық берешек бойынша жас бойынша есеп

Егер компания клиенттерге шот-фактура жіберсе, бұл есеп кімнің қанша қарызы барын және шот-фактуралардың қанша уақыттан бері төленбей тұрғанын көрсетеді. Ол құрылтайшыларға мерзімі өткен төлемдер бойынша әрекет етуге көмектеседі.

Кредиторлық берешек кестесі

Бұл есеп компанияның төленбеген шоттарын және алдағы міндеттемелерін көрсетеді. Ол төлемдерді өткізіп алмауға және айыппұлдардан сақтануға көмектеседі.

Салыққа дайындық салық маусымынан әлдеқайда ерте басталады

Үздіксіз бухгалтерлік есептің ең үлкен пайдасының бірі - салық маусымының жеңіл өтуі. Жазбалар жыл бойы жаңартылып отырса, декларация тапсыру әлдеқайда жеңіл болады.

Салыққа дайындық үшін жақсы бухгалтерлік есеп мыналарды қамтиды:

• Кіріс пен шығыстың дәл жазбалары
• Шегерілетін шығындарды бөлек қадағалау
• Мердігер төлемдеріне қатысты құжаттама
• Қажет болса, жол жүру немесе жүгіріс журналы
• Егер қызметкерлер болса, жалақы жазбалары
• Қажет жерлерде сату салығын бақылау
• Салық маманына оңай берілетін жыл соңындағы есептер

Жыл соңына дейін күту көбіне болжамға, жіберіліп алған жеңілдіктерге және тапсырудың кешігуіне әкеледі. Жүйелі бухгалтерлік процесс мұндай дүрбелеңді болдырмайды.

Бухгалтерлік есеп пен талаптарға сай болу қатар жүреді

Бухгалтерлік есеп тек салық үшін ғана емес. Ол АҚШ заңды тұлғасын басқаруға байланысты үздіксіз талаптарды орындауға да көмектеседі.

Мысалы, таза жазбалар мыналарды жеңілдетеді:

• Иелер мен бизнес арасындағы бөліністі сақтау
• Жылдық есептер мен штаттық өтінімдерді дайындау
• Бизнес шешімдерін құжаттау
• Иесінің жарналары мен үлестерін қадағалау
• Несие немесе грант өтінімдерін қолдау
• Due diligence сұрауларын жауаптау

Бизнес дұрыс құрылған және тұрақты түрде жүргізілген кезде, бухгалтерлік есеп компанияның жеке заңды тұлға ретінде жұмыс істеп жатқанын көрсете отырып, сол құрылымды сақтауға көмектеседі.

Қашан бухгалтер жалдау керек

Бір сәтте құрылтайшының уақыты қолмен жасалатын бухгалтерлік есептен үнемделетін қаражаттан да қымбат бола бастайды. Бухгалтерлік жүк негізгі бизнес міндеттерімен бәсекелесе бастағанда көмек жалдау орынды.

Бухгалтер жалдау керек екенін көрсететін белгілер:

• Әр айда транзакциялар көбейіп барады
• Құрылтайшы қай сандардың өзекті екенін білмейді
• Салыққа дайындық тым көп уақыт алады
• Кіріс өсіп, төлем ағындары күрделеніп жатыр
• Қызметкерлер немесе мердігерлер қосылды
• Тауар қоры, жазылымдар немесе бірнеше арна арқылы сату күрделілікті арттырды
• Қаржылық есептерге сену қиын

Құрылтайшы бизнестің үлкен болуын күтпеуі керек. Тіпті жартылай жұмыс істейтін бухгалтер немесе аутсорсингтік есеп қызметі де айтарлықтай уақыт үнемдеп, қателерді азайта алады.

Бухгалтерлік серіктестен не іздеу керек

Егер бизнес бухгалтерлік есепті сыртқа берсе, дұрыс серіктес тек деректер енгізумен шектелмеуі тиіс. Құрылтайшылар шағын бизнес операцияларын, коммуникацияны және дәлдікті түсінетін маманды іздеуі керек.

Маңызды қасиеттер:

• АҚШ-тағы шағын бизнес талаптарымен таныс болуы
• Ай сайынғы жабу рәсімдерінің айқындығы
• Бизнестің саласы немесе моделі бойынша тәжірибе
• Сенімді байланыс және жауап беру уақыты
• Бағаның ашықтығы
• Бағдарламалармен жақсы жұмыс істей білуі
• Қаржылық есептерді қарапайым тілмен түсіндіре алуы

Жақсы бухгалтерлік серіктес құрылтайшыны шатастырмауы, керісінше, оны көбірек хабардар етуі керек.

Бос емес құрылтайшылар жиі жіберетін қателер

Тіпті ниеті жақсы құрылтайшылар да бухгалтерлік есепте болдырмауға болатын қателер жібереді. Ең жиі кездесетіндері:

• Жеке және бизнес шығындарын араластыру
• Түбіртектерді жыл соңына дейін елемеу
• Шоттарды жүйелі түрде салыстырмау
• Иесінің қаражатын алуын немесе жарналарын қадағаламау
• Әр транзакцияны түсініксіз «miscellaneous» шығысына енгізу
• Мердігер төлемдері немесе салық формаларын ұмыту
• Еске емес, жазбаларға сүйенбеу
• Құжаттарды салық маусымына дейін реттемей жүре беру

Бұл қателердің көбін түзетуге болады, бірақ уақыт пен жүйкені көп жұмсатады. Ешкім қолданбайтын күрделі жүйеден гөрі қарапайым жүйе әлдеқайда жақсы.

Қарапайым айлық бухгалтерлік чек-парақ

Айлық чек-парақ бос емес құрылтайшыларға апта сайын қаржыға сағаттап уақыт бөлмей-ақ, жоспарлы түрде жұмыс істеуге көмектеседі.

Мынадай чек-парақты қолданыңыз:

• Банк және кредиттік карта шоттарын салыстыру
• Кіріс пен шығыс санаттарын шолу
• Жоқ түбіртектер мен шот-фактураларды жүктеу
• Төленбеген клиент шоттарын тексеру
• Алдағы шоттар мен міндеттемелерді қарап шығу
• Күмәнді транзакцияларды іздеу
• Пайда мен шығын үрдістерін шолу
• Жалақы және мердігер төлемдерінің тіркелгенін растау
• Маңызды қаржылық жазбалардың сақтық көшірмесін жасау
• Қаржылық негізгі көрсеткіштер мен тәуекелдер туралы қысқа қорытынды дайындау

Бұл тәртіпті кейіннен бірнеше айлық қараусыз қалған жазбаларды түзеткеннен гөрі әлдеқайда тез аяқтауға болады.

Zenind бұның бәріне қалай үйлеседі

АҚШ-та бизнес құрып жатқан құрылтайшылар үшін күшті бухгалтерлік есеп сенімді құқықтық негізбен бірге болғанда жақсы жұмыс істейді. Zenind кәсіпкерлерге өздерінің заңды тұлғаларын құруға және жүргізуге көмектеседі, бұл компания операцияларын жеке қаржыдан бөлуге және алғашқы күннен-ақ тәртіп сақтауға жеңілдік береді.

Бұл негіз маңызды, өйткені заңды тұлға дұрыс құрылғанда, жазбалар таза болғанда және талаптар жүйелі орындалғанда бухгалтерлік есеп әлдеқайда жеңіл болады. Сонда құрылтайшылар қаржылық шатасуды шешумен айналысудың орнына, бизнесті басқаруға назар аудара алады.

Қорытынды

Бухгалтерлік есеп күрделі болмауы мүмкін, бірақ ол міндетті түрде тұрақты болуы керек. Бос емес құрылтайшылар үшін ең дұрыс жол - негізгі деректерді қамтитын, салыққа дайындықты қолдайтын және бизнеспен бірге өсетін жүйе құру. Бұл қаржыны ерте бөлу, жазбаларды жүйелі шолу және кедергіні азайтатын құралдар мен серіктестерді таңдауды білдіреді.

Бухгалтерлік есеп дұрыс жүргізілсе, ол стратегиялық артықшылыққа айналады. Құрылтайшыда айқындық пайда болады, бизнес талаптарға сай қалады және қаржылық шешім қабылдау әлдеқайда жеңілдейді. АҚШ-та компания құратын кез келген адам үшін заңды тұлғаны дұрыс рәсімдеу мен бухгалтерлік тәртіптің үйлесімі берік алға жылжу жолын қалыптастырады.