Іскерлік шығындар мен жеке шығындар: қайсысы есепке жатады, қайсысы жатпайды және оларды қалай бөлек ұстау керек

Іскерлік және жеке шығындарды бөлек ұстау - есеп жүргізуді қорғаудың, салық маусымындағы күйзелісті азайтудың және бухгалтерлік қателерден сақтанудың ең қарапайым жолдарының бірі. Жаңа бизнес иелері үшін бұл шекара бастапқыда бұлыңғыр көрінуі мүмкін. Жұмысқа пайдаланылатын ноутбук, жұмыс пен жеке қоңырауларға бірдей қолданылатын ұялы телефон, үй кеңсесі, көлік, бағдарламалық жасақтама жазылымдары, тамақ, іссапар және стартап шығындары бір сұрақты тудыруы мүмкін: бұл іскерлік шығын ба, әлде жеке шығын ба?

Жауап маңызды. Іскерлік шығындар, әдетте, егер олар қалыпты, қажетті және бизнесті жүргізумен тікелей байланысты болса, шегерімге жатуы мүмкін. Жеке шығындар, әдетте, жатпайды. Екеуін араластыру бухгалтерияны күрделендіріп, салық құжаттарының сенімділігін төмендетуі және сандардың қалай есептелгенін түсіндіру қажет болғанда қиындық туғызуы мүмкін.

Бұл нұсқаулықта іскерлік шығындар мен жеке шығындардың айырмашылығы, ортақ шығындарды қалай өңдеу керегі, қандай жазбаларды сақтау керек екені және қаржыны бірінші күннен бастап реттеудің жүйесін қалай құруға болатыны түсіндіріледі.

Неліктен бұл айырмашылық маңызды

Іскерлік және жеке шығындардың айырмашылығы жай ғана бухгалтерлік деталь емес. Ол табыстылықты қаншалықты анық қадағалай алатыныңызға, салықтарды қаншалықты оңай дайындайтыныңызға және декларацияңыз тексерілсе, шегерімдерді қаншалықты жақсы қорғай алатыныңызға әсер етеді.

Іскерлік және жеке қаражат араласса, сіз:

• Шегерімге жататын шығындарды жоғалтып алуыңыз мүмкін
• Іскерлік шығындарды толық көрсетпей қоюыңыз немесе артық көрсетуіңіз мүмкін
• Түзетуге көп уақыт кететін бухгалтерлік қателерге жол беруіңіз мүмкін
• Бизнестің сізден жеке түрде бөлек жұмыс істейтінін көрсету қиындауы мүмкін
• Салықтық тексеру мәселелерінің немесе шегерімдердің қабылданбау қаупін арттыруыңыз мүмкін

Шығындарыңызды неғұрлым анық бөлсеңіз, бизнесіңіздің нақты қалай жұмыс істеп тұрғанын соғұрлым оңай түсінесіз.

Іскерлік шығын деген не?

Іскерлік шығын - бизнесті жүргізу үшін қалыпты әрі қажетті шығын. Практикалық тұрғыдан бұл шығын сіздің салаңыз үшін кең таралған әрі жұмысты орындауға пайдалы болуын білдіреді.

Көбіне мысалдарға мыналар жатады:

• Кеңсе жалдау ақысы немесе коворкинг төлемдері
• Іскерлік сақтандыру
• Заңгерлік, бухгалтерлік немесе кеңес беру сияқты кәсіби қызметтер
• Қызметкерлердің жалақысы және мердігерлерге төлемдер
• Жарнама және маркетинг
• Іскерлік бағдарламалық жасақтама және жазылымдар
• Кеңсе керек-жарақтары
• Жөнелту және пошта шығындары
• Жұмысқа тікелей байланысты іскерлік іссапар
• Бизнесте қолданылатын жабдық

Кейбір шығындар айқын көрінеді. Егер сіз компанияңыздың веб-хостингіне төлесеңіз, бұл, әдетте, іскерлік шығын болады. Клиент шоттарын басып шығару үшін қағаз сатып алсаңыз, бұл да іскерлік шығын. Егер компания құжаттарын жүргізу үшін бухгалтер жалдасаңыз, ол қызмет бизнесті жүргізудің бір бөлігі болып саналады.

Жеке шығын деген не?

Жеке шығындар үй шаруашылығына, өмір салтына немесе бизнеске жатпайтын әрекеттерге байланысты шығындар. Сіз жеке кәсіпкер болсаңыз немесе компания иесі болсаңыз да, бұл шығындар әдетте шегерімге жатпайды.

Жиі кездесетін мысалдар:

• Үй шаруашылығына арналған азық-түлік
• Жұмыс үшін міндетті емес жеке киім
• Отбасылық ойын-сауық
• Жеке жалдау ақысы немесе ипотека төлемдері, тек білікті үй кеңсесі бөлігі ғана ерекшелік болуы мүмкін
• Бизнеске қатысы жоқ жеке сапарлар
• Асырауындағы адамдардың оқу ақысы
• Бизнес пайдаланумен байланысы жоқ үй коммуналдық төлемдері
• Жеке жазылымдар мен мүшелік жарналар

Егер зат сіздің жеке өміріңізге пайда әкелсе және айқын іскерлік мақсаты болмаса, ол әдетте жеке шығын болып саналады.

Ортақ шығындар: екі мақсатқа да қолданылатын жағдайлар

Кейбір шығындар іскерлік және жеке мақсатта да қолданылады. Мұндай шығындар ортақ шығындар деп аталады. Олар шағын бизнес иелері, фрилансерлер және үйден жұмыс істейтіндер арасында жиі кездеседі.

Кәдімгі ортақ шығындарға мыналар кіреді:

• Интернет қызметі
• Ұялы байланыс тарифтері
• Көлік шығындары
• Үй коммуналдық төлемдері
• Үйдегі интернет жабдығы
• Егер үй кеңсесі шегеріміне сай болса, тұрғын үй шығындарының бір бөлігі

Ортақ шығындар үшін тек бизнесте пайдаланылған бөлігі ғана шегерімге жатуы мүмкін. Маңыздысы - шығынды бөлуде орынды және тұрақты әдісті қолдану.

Үй кеңсесінің шығындары

Егер үйіңіздің бір бөлігін тек және тұрақты түрде бизнес үшін пайдалансаңыз, сол орынға қатысты үй шығындарының бір бөлігін шегере алуыңыз мүмкін. Бұған жағдайға қарай жалдау ақысы немесе ипотека пайызы, коммуналдық қызметтер, сақтандыру, жөндеу және күтім шығындары кіруі мүмкін.

Мұнда ең маңыздысы - тек қана іскерлік мақсатта қолданылуы. Отбасылық ас ішуге де, клиентпен жұмыс істеуге де қолданылатын асхана үстелі, әдетте, арнайы үй кеңсесі болып саналмайды. Тек бизнес үшін қолданылатын бос бөлме болса, ол талапқа көбірек сай келуі мүмкін.

Көлік шығындары

Егер сіз бір көлікті іскерлік те, жеке де жүрістерге қолдансаңыз, әдетте тек бизнеске қатысты бөлігі ғана шегеріледі. Демек, жұмысқа байланысты жүрілген қашықтықтың немесе пайдаланудың үлесін білуіңіз керек.

Мұнда нақты жазбалар өте маңызды. Іскерлік сапарлардың күнін, бағытын және жүрілген қашықтықты тіркеп отырыңыз. Шамалаулар мен жеңіл шешімдер, егер шегерімді құжатпен дәлелдей алмасаңыз, қиындық тудыруы мүмкін.

Телефон және интернет шығындары

Көптеген бизнес иелері бір телефон мен бір интернет желісін бәріне бірдей пайдаланады. Бұл жиі кездеседі, бірақ бұл бүкіл соманы әрқашан шегеруге болады дегенді білдірмейді.

Егер телефон тарифі жартылай бизнеске, жартылай жеке іске қолданылса, тек бизнеске арналған бөлігі ғана іскерлік шығын ретінде қарастырылуы керек. Үйдегі және іскерлік әрекеттерді бірдей қамтамасыз ететін интернет қызметіне де осы қағида қолданылады.

Стартап шығындары және ерте кезеңдегі шығындар

Бизнес ресми ашылмай тұрып, иелер көбіне зерттеу, бренд жасау, заңдық тіркеу, лицензиялар, жабдық және веб-сайт әзірлеу үшін ақша жұмсайды. Бұлар жиі стартап шығындары деп аталады.

Кейбір стартап шығындары шегерімге жатуы мүмкін, бірақ ереже шығын түріне және оның қашан шыққанына байланысты. Басында-ақ мұқият есеп жүргізу бұл шығындарды кейінірек ажыратуды жеңілдетеді.

Егер сіз бизнес құрып жатсаңыз, іске қосуға қатысты барлық шығындарды бір жерде сақтаған пайдалы. Бұл компанияға не тиесілі екенін, сізге жеке не тиесілі екенін және салық тұрғысынан нені басқаша қарастыруға болатынын анықтауды жеңілдетеді.

Іскерлік және жеке шығындарды қалай бөлуге болады

Шатасудан сақтанудың ең жақсы жолы - басынан-ақ нақты қаржылық жүйе құру.

1. Жеке бизнес банк шотын ашыңыз

Арнайы бизнес банк шоты компанияның кірісі мен шығысын жеке қаржыңыздан бөлек ұстауға көмектеседі. Бизнес ақшасы бір шот арқылы жүрсе, бухгалтерия әлдеқайда жеңіл әрі таза болады.

2. Бөлек бизнес кредит картасын пайдаланыңыз

Бизнес кредит картасы шығындарды оқшаулауға және ай сайынғы салыстыруды жеңілдетуге көмектеседі. Сондай-ақ, компания сатып алуларында жеке картаны пайдаланғаннан гөрі, ол анықтау оңай аудит ізіне айналады.

3. Өзіңізге әдейі төлем жасаңыз

Бизнеске қажет кезде ақшаны жай ғана ала берудің орнына, бизнес түріңізге сай келетін owner draw немесе жалақы құрылымын қалыптастырыңыз. Бұл компания қаражатын реттелген күйде ұстап, бақылауды жеңілдетеді.

4. Түбіртектер мен цифрлық жазбаларды сақтаңыз

Түбіртектерді, шот-фактураларды, жүріс журналдарын, банк үзінділерін және төлем растауларын сақтаңыз. Цифрлық есеп жүргізу, әсіресе бухгалтерлік бағдарламаны немесе қаржы қолданбасын пайдалансаңыз, көбіне ең ыңғайлы тәсіл.

5. Әр транзакцияны санатқа бөліңіз

Транзакцияларды белгісіз қалдырмаңыз. Әр шығынды мүмкіндігінше тезірек іскерлік, жеке немесе ортақ ретінде жіктеңіз. Салық маусымына дейін күту қателер мен ұмытылған деректердің көбеюіне әкеледі.

6. Шоттарды тұрақты түрде салыстырып отырыңыз

Шоттарды ай сайын тексеріңіз. Банк және кредит карта қозғалысын бухгалтерлік жазбалармен салыстыру қайталанған төлемдерді, жетіспейтін түбіртектерді және қате санатқа түсіп кеткен транзакцияларды ерте табуға көмектеседі.

Бизнес иелері жиі жіберетін қателер

Тіпті тәжірибелі иелер де шығындарды бақылауда қателеседі. Жиі кездесетін қателер:

• Бизнес сатып алуларын жеке картамен жасап, кейін тіркемей кету
• Бизнес және жеке мақсат аралас шығындарға бизнес үлесін есептемей толық шегерім талап ету
• Кішігірім сатып алуларға түбіртек сақтамау
• Стартап шығындарын тұрақты операциялық шығындармен араластыру
• Жеке сатып алуларды қателесіп бизнес шығын ретінде көрсету
• Жүріс журналын немесе іссапар жазбаларын жүргізбеу
• Бизнеске қатысты кез келген шығын автоматты түрде шегерімге жатады деп ойлау

Тұрақты жүйе бұл қателердің жиналып қалуына жол бермейді.

Сатып алар алдында қалай ойлау керек

Қарапайым сұрақ көмектеседі: егер мен бұл бизнесті жүргізбесем, осы сатып алуды бәрібір жасар ма едім?

Егер жауап иә болса, бұл жеке шығын болуы мүмкін. Егер жауап жоқ болса және сатып алу бизнестің операцияларымен анық байланысты болса, ол іскерлік шығын болуы мүмкін.

Тағы мына сұрақтарды қоюға болады:

• Бұл шығын менің саламда қалыпты ма?
• Бұл шығын күнделікті жұмысым үшін қажет пе?
• Мен оның іскерлік мақсатын нақты құжаттай аламын ба?
• Егер бұл ортақ шығын болса, бизнеске пайдаланылған үлесті түсіндіре аламын ба?

Бұл сұрақтар салық жөніндегі кәсіби кеңестің орнын баспайды, бірақ жақсы әдет қалыптастырып, есепті күшейтеді.

Бухгалтерлік жүйелер неге өсіп келе жатқан бизнеске маңызды

Бизнес өскен сайын, бәрін есте сақтауға сүйену қиындай түседі. Басында қарапайым кесте жеткілікті болуы мүмкін, бірақ транзакциялар көбейген сайын жақсырақ жүйе қажет болады.

Бухгалтерлік бағдарлама, ай сайынғы тексеру тәртібі және бөлек бизнес шоттары уақытты үнемдеп, қателерді азайта алады. Жақсы жүйелер мыналарды түсінуге де көмектеседі:

• Қай шығындар өсіп жатқанын
• Қай қызметтерді сақтаған жөн екенін
• Бағаңыз операциялық шығындарыңызды жаба ма
• Бизнес ішінде нақты қанша қолма-қол қаражат бар екенін

Таза қаржылық жазбалар тек салық талаптарына ғана емес, жақсы шешім қабылдауға да көмектеседі.

Zenind бизнес иелерін қалай ретке келтіруге көмектеседі

Zenind кәсіпкерлерге бизнесті бастапқыдан дұрыс құрылыммен құруға және басқаруға көмектеседі. Компанияңыз дұрыс құрылғанда, қаржылық бөлінуді қалыптастыру, жазбаларды сақтау және ұзақ мерзімді өсуді қолдайтын әдеттерді орнықтыру жеңілдейді.

Күшті бизнес негізі шығындарды бақылауды жеңілдетеді, сіз ЖШС, корпорация немесе басқа бизнес құрылымын жүргізіп отырсаңыз да. Құрылудан бастап үздіксіз сәйкестікке дейінгі мақсат бір: бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстау, сонда компанияңыз реттелген әрі басқаруға жеңіл болады.

Қорытынды ойлар

Іскерлік және жеке шығындардың айырмашылығы теорияда қарапайым, бірақ практикада оңай араласып кетеді. Іскерлік шығындар компанияның жұмысын қолдайды. Жеке шығындар үй шаруашылығын немесе жеке өміріңізді қолдайды. Ортақ шығындар мұқият бөлу мен құжаттауды қажет етеді.

Егер бөлек шоттар ашып, сенімді жазбалар жүргізіп, транзакцияларды тұрақты тексеріп отырсаңыз, бухгалтерияны жеңілдетіп қана қоймай, салық маусымына мықты негіз жасайсыз. Мұндай тәртіп декларация тапсыру мерзімі келгенге дейін-ақ өз пайдасын береді.

Жиі қойылатын сұрақтар

Егер мен бизнес жүргізсем, жеке шығындарды шегере аламын ба?

Жалпы алғанда, жоқ. Жеке шығындар әдетте іскерлік шығын ретінде шегерілмейді. Егер шығынның жеке де, іскерлік те пайдалануы болса, ол дұрыс құжатталған жағдайда тек бизнес бөлігі бойынша ғана шегерімге жатуы мүмкін.

Үй кеңсесі әрқашан шегерімге жата ма?

Жоқ. Үй кеңсесі бойынша шегерім алу үшін әдетте сол орын тек және тұрақты түрде бизнес үшін қолданылуы керек. Ортақ немесе бірнеше мақсатқа арналған аймақ талапқа сай келмеуі мүмкін.

Іскерлік және жеке шығындарды бөлудің ең оңай жолы қандай?

Бөлек банк шоттары мен кредит карталарын пайдаланыңыз, транзакцияларды бірізді белгілеңіз және жүріс, интернет, телефон қолдануы сияқты ортақ шығындарға қатысты түбіртектер мен журналдарды сақтаңыз.

Стартап шығындары іскерлік шығын болып санала ма?

Кейбір стартап шығындары шегерімге жатуы мүмкін, бірақ олардың тәртібі шығын түріне және қашан шыққанына байланысты. Жақсы есеп жүргізу бұл шығындарды дұрыс жіктеуді жеңілдетеді.

Шығын шегерімдері туралы салық маманынан сұраған дұрыс па?

Иә. Салық ережелері күрделі болуы мүмкін, әсіресе ортақ шығындар, үй кеңселері және стартап шығындары кезінде. Білікті салық маманы ережелерді өз жағдайыңызға қолдануға көмектеседі.