Өзін-өзі жұмыспен қамтитын бизнес иелері үшін деректерді қорғау кеңестері

Өзін-өзі жұмыспен қамтитын мамандар көбіне ірі компаниялар өңдейтіндей сезімтал ақпаратпен жұмыс істейді: клиенттердің байланыс деректері, төлем жазбалары, салық құжаттары, келісімшарттар және кіру деректері. Айырмашылығы мынада: жеке кәсіпкерлерде әдетте құралдар аз, қызметкерлер аз және ресми қауіпсіздік үдерістерін құруға уақыт та шектеулі болады.

Бұл мықты деректерді қорғау қолжетімсіз дегенді білдірмейді. Практикалық қауіпсіздік жоспарын қарапайым әдеттермен, арзан құралдармен және тәуекелдердің қай жерде жоғары екенін түсінумен құруға болады. Егер сіз фрилансер, кеңесші, тәуелсіз мердігер немесе жеке негізде жұмыс істейтін негізін қалаушы болсаңыз, деректерді қорғау бизнесіңіздің іргетасының бір бөлігі болуы тиіс, кейін ойланатын нәрсе емес.

Неліктен деректерді қорғау өзін-өзі жұмыспен қамтитын бизнес үшін маңызды

Қауіпсіздік оқиғасы тек жеке ақпараттың ашылуымен шектелмейді. Ол ақша ағынын тоқтатып, клиент сеніміне нұқсан келтіріп, салық және сәйкестік мәселелерін туындатып, қымбат қалпына келтіру жұмыстарын қажет етуі мүмкін. Өзін-өзі жұмыспен қамтитын бизнес үшін бір ұрланған ноутбук, бір бұзылған электрондық пошта тіркелгісі немесе бір фишинг сілтемесін басу өте үлкен салдарға әкелуі мүмкін.

Жақсы деректерді қорғау сізге көмектеседі:

• Клиент пен жеткізуші ақпаратын құпия ұстауға
• Қаржылық жазбалар мен салық құжаттарын қорғауға
• Жеке бас ұрлығы мен алаяқтық қаупін азайтуға
• Құрылғы жоғалған немесе бүлінген жағдайда бизнестің жұмысын жалғастыруға
• Клиенттер алдында кәсіби әрі сенімді бизнес ретінде көрінуге

Қарапайым тәуекел картасынан бастаңыз

Бағдарламалық жасақтама сатып алмас бұрын немесе барлық тіркелгі параметрлерін өзгертпес бұрын, нақты нені қорғау керегін анықтаңыз. Көптеген өзін-өзі жұмыспен қамтитын бизнес деректерді бірнеше санатқа бөліп бастай алады:

• Аты-жөні, мекенжайы, телефон нөмірі және электрондық пошта сияқты жеке ақпарат
• Шот-фактуралар, түбіртектер, банк үзінділері және салық формаларын қоса алғандағы қаржылық жазбалар
• Клиентке арналған материалдар, келісімшарттар және жоба файлдары
• Құпиясөздер, қалпына келтіру электрондық пошталары және аутентификация кодтары сияқты тіркелгіге қол жеткізу мәліметтері
• Құрылтай және сәйкестік құжаттары, мысалы, ұйымды тіркеу құжаттары, операциялық келісімдер және жылдық есептер

Не нәрсе ең маңызды екенін білсеңіз, уақытыңызды қайда жұмсау керегін анықтау оңайырақ болады.

Күшті құпиясөздерді және құпиясөз менеджерін пайдаланыңыз

Әлсіз құпиясөздер шабуылдаушыларға бизнес тіркелгісіне кірудің ең оңай жолдарының бірі болып қала береді. Бір құпиясөзді бірнеше сервисте қайта қолдану әсіресе қауіпті, өйткені бір сервистегі бұзу сол логин қолданылған барлық тіркелгілерге жол ашады.

Жақсы тәсіл қарапайым:

• Әрбір тіркелгі үшін бірегей құпиясөз қолданыңыз
• Құпиясөздерді болжауға және күшпен бұзуға төзімді болатындай ұзын етіп жасаңыз
• Қолжетімді болған жерде көп факторлы аутентификацияны қосыңыз
• Деректерді браузерде немесе жазба қосымшасында емес, сенімді құпиясөз менеджерінде сақтаңыз

Құпиясөз менеджері құпиясөзді қайта қолдану әдетін азайтады және әр сервис үшін мықты кіру деректерін жасауға көмектеседі.

Мүмкін болатын барлық жерде көп факторлы аутентификацияны қосыңыз

Көп факторлы аутентификация, көбіне MFA деп аталады, тіркелгіге кірер алдында қосымша растау қабатын қосады. Құпиясөз ұрланса да, шабуылдаушыға қосымша фактор қажет болады.

MFA қосуда мына тіркелгілерді бірінші кезекке қойыңыз:

• Электрондық пошта тіркелгілері
• Бұлттық сақтау қызметтері
• Банк және төлем құралдары
• Бухгалтерлік бағдарламалар
• Домен тіркеушілері және веб-хостинг
• Әлеуметтік желілер мен маркетинг тіркелгілері

Аутентификатор қосымшалары, әсіресе құны жоғары тіркелгілер үшін, мәтіндік хабарлама кодтарына қарағанда әдетте қауіпсізірек.

Алдымен құрылғыларыңызды қорғаңыз

Ноутбук, телефон және планшет - бизнесіңіздің алдыңғы есігі. Құрылғы құлпы ашық болса немесе шифрланбаса, жоғалған не ұрланғаннан кейін деректер тез ашылуы мүмкін.

Ең аз дегенде, мыналарды орындаңыз:

• Операциялық жүйелер мен қосымшаларды жаңартып отырыңыз
• Мүмкін болса, автоматты жаңартуларды қосыңыз
• Күшті құпиясөз немесе биометриялық кіруі бар құлыптау экранын пайдаланыңыз
• Құрылғының сақтау орнын шифрлаңыз
• Қажет болған жерде сенімді қауіпсіздік бағдарламасын орнатыңыз
• Қолданбайтын қосымшалар мен браузер кеңейтімдерін алып тастаңыз

Егер сіз бірнеше құрылғыда жұмыс істесеңіз, қауіпсіздік параметрлерін барлығында бірдей қолданыңыз.

Бизнес деректерін кесте бойынша сақтық көшірмеден өткізіңіз

Сақтық көшірме тек ransomware үшін емес. Ол сондай-ақ кездейсоқ жоюдан, құрылғы істен шығудан, файлдардың бүлінуінен және кеңсе төтенше жағдайларынан қорғайды. Жақсы резервтік көшіру стратегиясы - сіз тұрақты түрде орындай алатын тәсіл.

Мына қағиданы қолданыңыз:

• Кемінде бір автоматтандырылған сақтық көшірмені сақтаңыз
• Сақтық көшірме данасын бөлек жерде немесе қауіпсіз бұлттық қызметте сақтаңыз
• Файлдарды қалпына келтіре алатыныңызды тексеріңіз
• Электрондық пошта, құжаттар, бухгалтерлік файлдар және клиент жұмыстарының нәтижелерін жоспарға қосыңыз

Сақтық көшірме тек қажет кезде тез қалпына келтірілсе ғана пайдалы болады. Төтенше жағдайға дейін қалпына келтіруді тексеріп алыңыз.

Электрондық поштаны қорғаңыз, өйткені ол көбіне әлсіз буын болады

Электрондық пошта тіркелгілері әдетте бизнестегі қалғанның бәрімен байланысады. Біреу поштаңызға кірсе, құпиясөздерді қалпына келтіріп, шот-фактураларды ұстап қалып немесе сіздің атыңыздан сөйлей алады.

Тәуекелді азайту үшін:

• Кіру ескертулері мен қалпына келтіру параметрлерін тексеріп отырыңыз
• Күдікті бағыттау ережелерін бақылаңыз
• Қосымшалар мен сілтемелерге абай болыңыз
• Төлем немесе банк деректерін өзгерту сұрауларын бөлек арна арқылы растаңыз
• Спам және фишинг сүзгілерін пайдаланыңыз, бірақ оларға толық сеніп қалмаңыз

Әсіресе тез әрекет етуге мәжбүрлейтін шұғыл хабарламаларға сақ болыңыз. Алаяқтар көбіне пайымдауды айналып өту үшін асығыстыққа сүйенеді.

Фишинг пен әлеуметтік инженериядан сақ болыңыз

Фишинг әрдайым өрескел немесе айқын бола бермейді. Хабарламалар нақты клиентке, жақында жасалған сатып алуға, жеткізілім туралы ескертуге немесе құжатқа қол қою сұрауына сілтеме жасауы мүмкін. Әлеуметтік инженерия таныс болып көрінгендіктен жұмыс істейді.

Жиі кездесетін ескерту белгілері:

• Сәл өзгертілген жіберуші мекенжайлары
• Күтпеген қосымшалар немесе сілтемелер
• Әдеттегі үдерісті айналып өтуге қысым жасау
• Сыйлық карталары, аударымдар немесе кіру кодтарын сұрау
• Тіркелгі деректерін дереу растауды талап ететін хабарламалар

Күмән туған жағдайда, белгілі телефон нөмірі, ресми портал немесе бөлек байланыс арнасы арқылы тексеріңіз.

Қауіпсіз файл бөлісу және сақтау әдеттерін қолданыңыз

Өзін-өзі жұмыспен қамтитын бизнес көбіне клиенттермен және мердігерлермен файл бөлісу үшін бұлттық құралдарға сүйенеді. Бұл ыңғайлы, бірақ рұқсаттар тым кең болса, ашықтық тәуекелін арттырады.

Мына бақылауларды қолданыңыз:

• Файлдарды тек қажет адамдармен бөлісіңіз
• Қалталарға берілген рұқсаттарды жүйелі түрде тексеріңіз
• Жоба аяқталғаннан кейін қолжетімділікті алып тастаңыз
• Сезімтал құжаттар үшін ашық сілтемелерді қолданбаңыз
• Шифрланған немесе сенімді файл бөлісу платформаларын пайдаланыңыз

Егер файлда салық жазбалары, қаржылық деректер, келісімшарттар немесе жеке бас құжаттары болса, ол аса құнды көрінбесе де, сезімтал ақпарат ретінде қарастырыңыз.

Бизнес және жеке деректерді бөлек ұстаңыз

Бизнес пен жеке ақпаратты араластыру қажетсіз тәуекел туғызады. Бұл сонымен қатар бухгалтерияны, салық дайындауды және сәйкестікті қиындатады.

Таза құрылым мынадай болады:

• Арнайы бизнес электрондық пошта мекенжайын пайдаланыңыз
• Бизнес банкингін жеке шоттардан бөлек ұстаңыз
• Бизнес жазбаларын бір ұйымдастырылған сақтау жүйесінде жүргізіңіз
• Бизнес құралдары үшін бөлек құпиясөздер мен қалпына келтіру тәсілдерін қолданыңыз
• Клиент файлдарын жеке фото кітапханасында немесе қарапайым жазба қосымшаларында сақтамаңыз

Егер сіз LLC немесе корпорация құрған болсаңыз, бөліну одан да маңызды бола түседі. Жеке және бизнес жазбалары арасындағы айқын шекаралар жұмысты жеңілдетіп, кәсібірек құрылымды қолдауға көмектеседі.

Құрылтай және сәйкестік құжаттарын ретке келтіріңіз

Көптеген өзін-өзі жұмыспен қамтитын иелер үшін қауіпсіздік тек киберқауіптер туралы емес. Ол ресми бизнес жазбаларын қорғау туралы да. Құрылтай құжаттары, штаттық өтінімдер, операциялық келісімдер және жылдық есептер оңай табылып, оңай жоғалмайтындай болуы тиіс.

Мынадай сандық қалта жасаңыз:

• Ұйымды тіркеу немесе құрылтай құжаттары
• Операциялық келісім немесе жарғы
• EIN растамасы
• Штаттық хабарламалар және жылдық тапсыру ескертпелері
• Сақтандыру полистері
• Банктік және салық құжаттары

Бұл құжаттарды ретке келтіру салық маусымында, несие өтінімдерінде және сәйкестік тексерулерінде стрессті азайтады.

Құпиялық баптаулары мен ашық көрінімді бақылаңыз

Қоғамдық профильдерден, веб-сайттағы байланыс беттерінен немесе әлеуметтік желідегі жазбалардан күтпеген мөлшерде ақпарат жинауға болады. Шабуылдаушы неғұрлым көп мәлімет алса, құпиясөзді болжау, қауіпсіздік сұрақтарына жауап беру немесе сіздің атыңыздан сөйлеу соғұрлым оңай болады.

Мына жерлерде ашық көрінетін ақпаратты қарап шығыңыз:

• Әлеуметтік платформалар
• Веб-сайтыңыздың байланыс беті
• WHOIS немесе домен тіркеу деректері
• Ашық бизнес каталогтары
• Ортақ күнтізбелер немесе құжаттар

Не бөлісетініңізге әдейі мән беріңіз. Бизнестің көрінуі пайдалы, бірақ артық ашықтық пайдалы емес.

Қайталанатын қауіпсіздік әдетін қалыптастырыңыз

Деректерді қорғау тұрақты әдетке айналғанда оңайырақ болады. Кішігірім операция үшін қарапайым ай сайынғы бақылау тізімі көбіне жеткілікті.

Айына бір рет мыналарды қарап шығыңыз:

• Құпиясөз менеджерінің жағдайы және тіркелгі ескертулері
• Негізгі тіркелгілердегі MFA қамтуы
• Бағдарламалар мен құрылғылар жаңартулары
• Сақтық көшірме күйі және қалпына келтіру сынақтары
• Ортақ файл рұқсаттары
• Банк және шот-фактура белсенділігі
• Мердігерлер немесе әріптестер үшін мерзімі өткен немесе қажетсіз қолжетімділік

Осындай бақылау тізімі қауіпсіздіктің бір реттік жоба болып қалып қоймауына көмектеседі.

Zenind деректерге мұқият бизнес құрылымына қалай сәйкес келеді

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-тағы бизнесті бастапқыдан-ақ құрылымды түрде құруға және жүргізуге көмектеседі. Бұл маңызды, өйткені жақсы ұйымдастырылған бизнес құрылымы операциялық тәртіпті жақсартады, соның ішінде жазбаларды реттеу мен жеке және бизнес активтерін бөлек ұстауды да.

Өзін-өзі жұмыспен қамтитын иелер үшін бұл мынаны білдіруі мүмкін:

• Құрылтай құжаттарын орталықтандырылған түрде сақтау
• Сәйкестік мерзімдерін сенімдірек басқару
• Кәсіби бизнес құрылымын ертерек қалыптастыру
• Ұйымдасқан жазба сақтау мен бизнес әкімшілігі үшін жақсы негіз жасау

Деректерді қорғау тек киберқауіпсіздік құралдары туралы емес. Ол сонымен қатар басқаруға, құжаттауға және уақыт өте келе қорғауға оңай бизнес құру туралы.

Қорытынды ойлар

Өзін-өзі жұмыспен қамтитын бизнес иелеріне елеулі ілгерілеу жасау үшін кәсіпорын деңгейіндегі қауіпсіздік бағдарламалары қажет емес. Негізгі нәрселерден бастаңыз: мықты құпиясөздер, MFA, құрылғыны шифрлау, сенімді сақтық көшірмелер, қауіпсіз электрондық пошта әдеттері және бизнес пен жеке деректерді таза бөлу.

Осыдан кейін жүйелі тексеру үдерісін құрыңыз және құрылтай мен сәйкестік құжаттарын ретке келтіріңіз. Кішігірім жақсартулар тез жинақталады, нәтижесінде бизнесіңіз төзімдірек, кәсібірек және өсуге жақсы дайын болады.