Қызметкерлер ұрлығының алдын алу: шағын бизнес алаяқтықты қалай байқап, сенімді иемденуді қалай тоқтата алады

Қызметкерлердің ұрлығы - шағын бизнес кезігуі мүмкін ең зиянды мәселелердің бірі. Ол әрқашан көзге бірден түсетін бұзушылық немесе айқын ақша ұрлығы түрінде көріне бермейді. Көбіне ол қаражатты, тауар қорын, жазбаларды, жалақыны, уақытты немесе компания активтерін жасырын әрі дұрыс емес пайдаланудан басталады. Залал айлап жиналып, біреудің көзіне түспей жүруі мүмкін.

Шағын бизнес үшін ішкі шығынның өзі-ақ ақша ағынын бұзып, сенімге нұқсан келтіріп, операциялық жүктемені күшейте алады. Жақсы жаңалық: қызметкерлердің ұрлығы міндетті емес. Дұрыс бақылау, нақты саясат және тұрақты қадағалау арқылы бизнес иелері тәуекелді азайтып, ескерту белгілерін ерте анықтай алады.

Бұл нұсқаулықта қызметкерлердің ұрлығы қалай болатыны, қандай қызыл жалаушаларға назар аудару керек екені және шағын бизнестің алаяқтықты, сенімді иемденуді, ұсақ ұрлықты және соған қатысты теріс әрекеттерді қалай алдын ала алатыны түсіндіріледі.

Қызметкерлер ұрлығы деген не?

Қызметкерлер ұрлығы тек кассадан ақша алып кетумен шектелмейді. Ол компанияның мүлкін, қаражатын, деректерін немесе уақытын жеке пайда үшін рұқсатсыз алу, теріс пайдалану немесе бағытынан бұрудың кез келген түрін қамтиды.

Жиі кездесетін мысалдар:

• Сатудан түскен ақшаны жасырын алып қалу
• Шығын есебін қолдан жасау
• Жалған жеткізушілерді немесе шот-фактураларды жасау
• Қорды немесе кеңсе керек-жарағын ұрлау
• Жалақыны немесе үстеме жұмыс жазбаларын бұрмалау
• Компанияның кредит карталарын мақсатсыз пайдалану
• Бухгалтерлік жазбаларды өзгерту
• Төлемдерді тіркемей қабылдап алу
• Компания мүлкін жеке пайда үшін пайдалану
• Клиенттер мен бизнеске қатысты құпия ақпаратты ұрлау

Көп бизнесте ұрлық мүмкіндік пайда болған жерде басталады. Ақшаға, жүйелерге немесе тауар қорына қол жеткізе алатын адам бақылау әлсіз болса, оны пайдаланып кетуі мүмкін.

Қызметкерлер ұрлығы неге болады?

Адамдардың көбі таңертең оянып алып, алаяқтық жасауды мақсат етпейді. Қызметкерлердің ұрлығы әдетте қысым, мүмкіндік және ақтаудың тоғысуынан туындайды.

Қысым

Қызметкер қарызға, құмар ойыннан болған шығынға, медициналық шығындарға, ажырасуға, тәуелділікке немесе басқа қаржылық қиындықтарға тап болуы мүмкін. Бұл әрекетті ақтамайды, бірақ кейбір адамдар неге шекарадан өтетінін түсіндіреді.

Мүмкіндік

Әлсіз ішкі бақылау саңылау ашады. Егер бір адам қаражатты қабылдап, транзакцияларды тіркеп, шоттарды салыстырып, төлемдерді бекітсе, ол адамға тым көп өкілеттік беріліп, бақылау тым аз болуы мүмкін.

Ақтау

Адамдар жиі өздерін аз жалақы алады, әділетсіздік көреді, шамадан тыс жұмыс істейді немесе ақшаны уақытша ғана қарызға алып тұрмын деп сендіру арқылы ұрлықты ақтайды. Мұндай ойлау адалдықсыздықты өздері үшін қабылдауға жеңілдетеді.

Бұл үш фактор - кәсіби алаяқтықтың көптеген жағдайларындағы негізгі себептер. Практикалық жауап - мүмкіндік деңгейін төмендету, есептілікті күшейту және адалдыққа орын бермейтін жұмыс мәдениетін қалыптастыру.

Қызметкерлер ұрлығының ескерту белгілері

Бір ғана белгі алаяқтықты дәлелдемейді, бірақ үлгілер мәселені көрсетуі мүмкін. Бизнес иелері мен менеджерлері күмәнді мінез-құлыққа, түсіндірілмейтін айырмашылықтарға және бақылау әлсіздігіне назар аударуы керек.

Жиі кездесетін белгілер:

• Жоғалған ақша, тауар қоры немесе құжаттар
• Бухгалтерлік түзетулердің немесе журнал жазбаларының жиі өзгеруі
• Демалысқа шыққысы келмейтін немесе өз жұмысына біреуді араластырмайтын қызметкерлер
• Түсіндірілмейтін өмір салты немесе шығындардың өзгеруі
• Аудитке немесе қадағалауға қарсылық
• Бір қызметкердің процестің бәрін жалғыз өзі жүргізуді қалау
• Клиенттердің төлемі жоққа шығарылғаны немесе екі рет алынғаны туралы шағымдары
• Жоғалған чектер, шот-фактуралар немесе сатып алу тапсырыстары
• Бейтаныс жеткізуші атаулары немесе күмәнді төлем сұраулары
• Жұмыс кестесімен немесе уақыт есебімен сәйкес келмейтін жалақы жазбалары
• Айқын іскерлік себепсіз қаржы жүйелеріне түнгі уақытта қол жеткізу
• Кәдімгі сұрақтар қойылғанда қорғануға көшетін қызметкерлер

Көп жағдайда ұрлықты басқа қызметкердің хабары ашады. Сондықтан хабарлау процесі қауіпсіз, қарапайым және құпия болуы маңызды.

Шағын бизнестегі жоғары тәуекел аймақтары

Бизнестің кейбір бөліктері басқаларына қарағанда осал келеді. Иелер бір қызметкер транзакцияны да, сол транзакцияның жазбасын да бақылай алатын аймақтарға ерекше назар аударуы керек.

Қолма-қол ақша айналымы

Қолма-қол ақшаны қадағалау қиын, өйткені ол тез қозғалады және аз дәлел қалдырады. Қолма-қол ақша қабылдайтын бизнес күнделікті салыстыруды, касса журналдарын және тұрақты депозит тексерулерін қолдануы керек.

Төленуге тиісті шоттар

Адал емес қызметкер жалған жеткізушілерді құруы, шоттарды екі рет жіберуі немесе алушы деректерін өзгертуі мүмкін. Шот-фактураны бекіту мен төлемді жіберу бір адамның қолында болмауы тиіс.

Жалақы

Жалақыдағы алаяқтық ойдан шығарылған қызметкерлерді, артық көрсетілген сағаттарды, рұқсатсыз сыйақыларды немесе өзгертілген ставка мөлшерлерін қамтуы мүмкін. Уақыт есебі, бекіту және жалақыны өңдеу мүмкіндігінше бөлек жүргізілуі керек.

Тауар қоры

Бөлшек сауда, көтерме сауда және өндіріс бизнесі тауар қорының ұрлығына әсіресе осал. Қысқару, түсіндірілмейтін жетіспеушілік және бүлінген тауарлар қалыпты шығын деп қабылданбай, тексерілуі тиіс.

Шығындарды өтеу

Жалған түбіртектер, жеке сатып алулар және көбейтілген жолақы өтініштері - жиі кездесетін теріс пайдалану нүктелері. Әрбір өтемақы құжатталған саясатқа сай рәсімделіп, тұрақты түрде қаралуы керек.

Клиент төлемдері мен қайтарымдары

Төлемдерді өңдеп, қайтарымды рәсімдейтін қызметкерлер бұл бақылауды жетіспеушілікті жасыру немесе қаражатты бұрып жіберу үшін пайдалана алады. Қайтарымдар бекітілуі және анық аудит ізі қалуы тиіс.

Қызметкерлер ұрлығының алдын алу жолдары

Ең тиімді алдын алу тәсілі - бір ғана саясат емес. Бұл ұрлықты жасауын қиындатып, анықтауды жеңілдететін бақылаулар жүйесі.

1. Жұмысқа алмас бұрын тексеріңіз

Іріктеу процесінен бастаңыз. Фондық тексерулер, анықтамаларды тексеру, еңбек өтілін растау және лауазымға сай тексерістер сенімсіздігі бар адамды жұмысқа алудан сақтай алады.

Құпиялы лауазымдар үшін мыналарды растауды қарастырыңыз:

• Жеке тұлға мен жұмыс істеу құқығы
• Бұрынғы жұмыс орны мен лауазым атаулары
• Білім туралы мәліметтер
• Заңмен рұқсат етілген жерде қылмыстық тарих
• Қатысы бар және рұқсат етілген жағдайларда несие тарихы
• Кәсіби лицензиялар немесе сертификаттар

Мұқият тексеру барлық тәуекелді жоймайды, бірақ алдын алуға болатын қателіктерді азайтады.

2. Қаржылық міндеттерді бөліңіз

Ең маңызды ішкі бақылаулардың бірі - міндеттерді бөлу. Бір адамның транзакцияның барлық кезеңін бақылауына болмайды.

Мысалы:

• Шот-фактура жасайтын қызметкер төлемді бекітетін адаммен бір болмауы керек
• Қолма-қол ақшаны қабылдайтын қызметкер банктік шотты салыстыратын адам болмауы керек
• Жеткізуші деректерін енгізетін қызметкер жеткізушілерді бекітетін жалғыз адам болмауы керек
• Чекке қол қоятын адам ай сайынғы салыстыруды орындамауы керек

Міндеттер бөлінген кезде алаяқтықты жасыру қиындайды.

3. Бекіту мен тексерулерді талап етіңіз

Сенімге негізделген орта да қадағалауды қажет етеді. Төлемдерді бекітуге, қайтарымдарға, журнал жазбаларына, шығын өтініштеріне және тауар қоры түзетулеріне тексеру қадамдарын қосыңыз.

Бекітулер мынадай болуы керек:

• Құжатталған
• Тұрақты
• Нақты шектерге негізделген
• Транзакция иесінен тәуелсіз адамға жүктелген

Жақсы тексеру процесі күмәндану үшін емес. Ол бір қызметкердің бақылаусыз билігі болмауын қамтамасыз ету үшін қажет.

4. Шоттарды жүйелі түрде салыстырыңыз

Салыстыру - алаяқтықты анықтаудың ең тиімді құралдарының бірі. Банктік шоттар, саудагер шоттары, жалақы есептері және тауар қоры жазбалары тұрақты кесте бойынша қаралуы керек.

Мыналарға назар аударыңыз:

• Жоғалған немесе қайталанған транзакциялар
• Күдікті жеткізуші атаулары
• Түсіндірілмеген түзетулер
• Тіркелмеген түсімдер
• Сатылымға сәйкес келмейтін қайтарымдар немесе кері төлемдер
• Күтпеген жерден үзіліп кететін чек нөмірлері

Айырмашылықтар қаншалықты тез қаралса, оларды түсіндіру және түзету соншалықты жеңіл болады.

5. Күтпеген аудиттер жүргізіңіз

Кәдімгі аудиттер пайдалы, бірақ күтпеген аудиттер одан да тиімді болуы мүмкін, өйткені олар ұрлықты жасыруға кететін уақытты азайтады.

Мыналарды тексеруге болады:

• Касса жәшіктері
• Шығынды өтеу өтініштері
• Тауар қоры санағы
• Жеткізуші файлдары
• Жалақы жазбалары
• Банктік салыстырулар
• Бухгалтерлік жүйелерге кіру журналдары

Егер бизнесіңіз шағын болса, әр жолы ресми сыртқы аудит қажет болмауы мүмкін. Тіпті кейде тәуелсіз тексерудің өзі үлкен айырмашылық жасайды.

6. Физикалық және цифрлық қолжетімділікті қорғаңыз

Қызметкерлердің ұрлығы тек ақшаға қатысты емес. Ол кілттерге, парольдерге, логиндерге, құрылғыларға және жазбаларға қолжетімділікке де байланысты.

Мынадай практикалық қорғаныстарды қолданыңыз:

• Әр қызметкерге жеке пайдаланушы тіркелгісі
• Күшті құпиясөз саясаты және көп факторлы аутентификация
• Қаржылық жүйелерге рөлге негізделген қолжетімділік
• Қолма-қол ақша, чек және құпия жазбалар сақталатын құлыпталған орын
• Қажет және заңды болса, жоғары тәуекел аймақтарында камералық бақылау
• Кімнің қандай қолжетімділігі бар екенін жүйелі түрде тексеру

Қолжетімділік әр қызметкерге жұмыс істеу үшін нақты қажет деңгеймен шектелуі керек.

7. Қолма-қол ақша мен чектерді бақылаңыз

Егер бизнесіңіз чек немесе қолма-қол ақша қабылдаса, физикалық қауіпсіздік шараларын енгізіңіз.

Пайдалы бақылаулар:

• Келіп түскен чектерге "тек депозитке" деген мөр басу
• Реттік нөмірленген чектер мен бланкілер
• Жойылған немесе жоғалған құжаттарды тексеру
• Ірі төлемдер үшін екі қол қою
• Бос чек қолданбау
• Жойылған чектер мен банктік үзінді көшірмелерді ай сайын иесі немесе сыртқы бухгалтердің қарауы

Бұл қадамдар дәлел қалыптастырады және теріс пайдалануды азайтады.

8. Нақты нөлдік төзімділік саясатын орнатыңыз

Қызметкерлер ненің ұрлық саналатынын және ол орын алса не болатынын білуі керек. Жазбаша саясат мына талаптарды түсіндіруі тиіс:

• Қолма-қол ақшамен жұмыс істеу
• Тауар қорын пайдалану
• Шығындарды өтеу
• Құпия деректер
• Уақыт есебі
• Компания мүлкі
• Жеткізушілермен байланыс
• Мүдделер қақтығысын жариялау

Саясат сонымен бірге хабарлау тәртібі мен тәртіптік шараларды да түсіндіруі керек.

9. Анонимді хабарлауға мүмкіндік беріңіз

Әріптестер күмәнді мінез-құлықты басшылықтан бұрын көруі мүмкін, бірақ көбісі айтуға тартыншақтайды.

Қарапайым хабарлау арнасы көмектеседі:

• Анонимді сенім телефоны немесе форма
• Үшінші тараптың хабарлау қызметі
• Кіші командалар үшін құлыпталатын жәшік
• Саясаттағы кек алуға тыйым салу туралы нақты ереже

Егер қызметкерлер жүйеге сенсе, проблемаларды ертерек хабарлау ықтималдығы жоғары болады.

10. Менеджерлерді үлгілерді байқауға үйретіңіз

Басшылар өз бөліміндегі алаяқтықтың белгілерін білуі керек. Тренинг кең тараған схемаларды, ескерту белгілерін және айыптау жасамай қалай жоғарыға жеткізу керегін қамтуы тиіс.

Менеджердің хабардарлығы маңызды, өйткені көптеген шығындар баяу өседі. Команда күмәнді мінез-құлықты ерте байқаса, бизнес мәселе ушығып кетпей тұрып тексере алады.

11. Жауапкершілік мәдениетін қалыптастырыңыз

Бақылаулар маңызды, бірақ мәдениет те маңызды. Қызметкерлер компания әділ, жүйелі және мұқият екенін сезсе, ұрлық жасауға азырақ бейім болады.

Пайдалы тәжірибелер:

• Лауазымдық міндеттердің анықтығы
• Ережелердің біркелкі орындалуы
• Сыпайы байланыс
• Жақсы жұмыс үшін мойындау
• Ашық басшылық
• Шағымдарға жылдам жауап беру

Күшті мәдениет бақылауды алмастырмайды, бірақ оны қолдайды.

Ұрлыққа күдік туған жағдайда не істеу керек?

Егер ықтимал алаяқтық белгілерін байқасаңыз, бірден қарсы айыптауға көшпеңіз. Асығыс айыптау дұрыс емес адамды ескертуі немесе қажетсіз құқықтық тәуекел тудыруы мүмкін.

Дұрыс тәсіл:

1. Жазбалар мен дәлелдерді сақтап қойыңыз
2. Қажет болса, қолжетімділікті шектеңіз
3. Тиісті транзакциялар мен журналдарды қарап шығыңыз
4. Қажетіне қарай иелерді, заңгерді немесе бухгалтерді қатыстырыңыз
5. Жазбаша тәртіптік және тергеу рәсімін сақтаңыз
6. Қажет болғанда құқық қорғау органдарына хабарласыңыз

Мақсат - мұқият әрекет ету, бәрін құжаттау және бизнесті қорғау.

Шағын бизнес қалай алда жүре алады

Шағын бизнес әсіресе осал, өйткені ол көбіне шағын командаға, бейресми қадағалауға және жоғары деңгейдегі сенімге сүйенеді. Мұндай орта күшті болуы мүмкін, бірақ сонымен бірге соқыр дақтар туғызады.

Практикалық алаяқтықтың алдын алу бағдарламасы күрделі болудың қажеті жоқ. Ол тұрақты болуы керек. Ең мықты бизнестер тексеруді, міндеттерді бөлуді, салыстыруды, аудитті, қолжетімділікті басқаруды және жауапкершілік мәдениетін біріктіреді.

Бизнес иелері ішкі алаяқтықтың алдын алуды күнделікті операцияның бір бөлігі ретінде қарастырса, шығынды азайтып, компанияның болашағын қорғайды.

Қорытынды

Қызметкерлердің ұрлығы қымбатқа түседі, бірақ ол сөзсіз емес. Ең жақсы қорғаныс - алаяқтықты жасауын қиындататын, анықтауды жеңілдететін және хабарланбай қалу ықтималдығын төмендететін көп қабатты жүйе. Шағын бизнес үшін бұл ішкі бақылауларды ерте орнатып, оларды жиі қайта қарауды білдіреді.

Нақты саясат құрып, қаржылық белсенділікті бақылап және жауапкершілікті қолдай отырып, бизнес иелері өз активтерін қорғай алады және ұзақ мерзімді тұрақтылықты нығайта алады.