Бизнесті құрудың дәлелі: құрылтайшылар, банктер және штаттар нені іздейді

Жаңа LLC немесе корпорация құрған кезде, банк, кредитор, төлем қызметі, жалға беруші немесе мемлекеттік орган қоятын алғашқы сұрақтардың бірі қарапайым: Бизнес бар екенін растай аласыз ба?

Бұл растау көбіне бизнесті құрудың дәлелі деп аталады. Іс жүзінде бұл әдетте ұйымды құрған ресми штаттық құжатты және компанияның дұрыс бекітілгенін әрі қызмет көрсетуге рұқсаты бар екенін көрсететін қосымша жазбаларды білдіреді.

Жаңа құрылтайшылар үшін терминология түсініксіз болуы мүмкін. Әртүрлі адамдар бірдей құжаттарды әртүрлі атаумен атауы мүмкін. Банк сізден «articles», «formation documents», «proof of filing» немесе «evidence» сұрауы мүмкін. Көп жағдайда олар бірдей негізгі құжаттар жиынтығын меңзейді.

Құру дәлелі нені білдіретінін түсіну бизнес-банктік шот ашуға, салық және комплаенс қадамдарын орындауға, сондай-ақ жеткізушілерге немесе серіктестерге компанияңыздың шынайы әрі белсенді екенін көрсетуге көмектеседі.

«Бизнесті құрудың дәлелі» әдетте нені білдіреді

Көп жағдайда бизнесті құрудың дәлелі - компанияны құру үшін штат органына тапсырылған ресми құжат. Нақты атауы ұйым түрі мен штатқа байланысты болады.

Жиі кездесетін мысалдар:

• Articles of Organization - LLC үшін
• Certificate of Formation - кейбір штаттардағы LLC үшін
• Articles of Incorporation - корпорация үшін
• Certificate of Incorporation - кейбір штаттардағы корпорация үшін

Бұл құжаттар secretary of state немесе соған ұқсас штат кеңсесіне беріледі. Өтінім қабылданғаннан кейін бизнес штат заңына сәйкес заңды тұлғаға айналады.

Тапсырылған құрылтай құжатынан бөлек, көптеген ұйымдар қосымша жазбаларды да сұрайды, мысалы:

• Түсіру мөрі бар немесе куәландырылған көшірме
• Штаттың бекіту туралы хабарламасы
• Штат берген өтінім нөмірі
• Құрылтай қызметінен келген бекіту электрондық хаты немесе түбіртек
• LLC operating agreement немесе корпоративтік bylaws сияқты ішкі басқару құжаттары

Сұралатын нақты жиынтық оны сұрап отырған тарапқа және мақсатқа байланысты.

Банктер неге құрылтай дәлелін сұрайды

Банктер клиентті сәйкестендіру және ақшаны жылыстатуға қарсы рәсімдерді орындауы тиіс. Бизнес-шот ашпас бұрын олар компанияның бар екенін және шот ашып отырған адамның сол компания атынан әрекет етуге уәкілетті екенін тексергісі келеді.

Сондықтан банк мыналарды сұрауы мүмкін:

• Тапсырылған құрылтай құжаты
• IRS-тен EIN растайтын хат
• Operating agreement немесе bylaws
• Меншікке немесе бақылауға қатысты ақпарат
• Компанияның жауапты тұлғаларының жеке куәліктері

Бұл жай формальдылық емес. Банктер бизнес атауын, иелерін және шот ашушы адамды байланыстыратын құжаттарды қажет етеді. Егер құжаттарыңыз толық болмаса, шот ашу процесі тез баяулауы мүмкін.

Таза және реттелген құрылтай құжаттары пакеті кідірістерді азайтып, компанияның басынан дұрыс құрылғанын көрсетеді.

Неліктен нақты терминдер штатқа қарай өзгереді

АҚШ-та бизнес құру терминдері біркелкі емес. Бір штат құжатты Articles of Organization деп атауы мүмкін, ал басқасы Certificate of Formation қолданады. Корпорацияларда да Articles of Incorporation мен Certificate of Incorporation атаулары әртүрлі болуы мүмкін.

Бұл айырмашылық маңызды, өйткені құрылтайшылар кейде құжат жетіспей тұр деп ойлайды, ал шын мәнінде тек атау айырмашылығына тап болады. Негізгі мағына бірдей: бизнесті заңды түрде құрған штат бекіткен құжат.

Күмәндансаңыз, мына деректер бар құжатты іздеңіз:

• Ұйымның заңды атауы
• Өтінім күні немесе бекіту күні
• Штаттық өтінім нөмірі немесе бақылау нөмірі
• Secretary of state мөрі, штампы немесе электрондық сертификаты

Егер сіз құрылтай қызметін пайдаланған болсаңыз, құжаттар пакетінде штаттық өтінім және ішкі компания құжаттары бірге келуі мүмкін. Бұл жазбалар сыртқы құрылуды және ішкі басқаруды бірге көрсетеді.

Құрылтай құжаттары мен ішкі компания жазбалары

Штатқа тапсырылған құжат - жазбалар жиынының тек бір бөлігі. Дұрыс құрылған бизнес өз басқару тәртібін түсіндіретін ішкі құжаттарды да сақтауы керек.

LLC үшін әдетте мыналар болады:

• Operating agreement
• Қажет болса, мүшелердің келісімдері немесе шешімдері
• Меншік жазбалары
• Салық және банктік жазбалар

Корпорация үшін әдетте мыналар болады:

• Bylaws
• Директорлар кеңесінің шешімдері немесе жиналыс хаттамалары
• Акция шығару жазбалары
• Қолданылса, stock certificates
• Меншік және офицерлер туралы жазбалар

Бұл ішкі құжаттар әдетте штатқа тапсырылмайды, бірақ олар бәрібір маңызды. Олар компанияның қалай басқарылатынын және кімнің әрекет ету құқығы бар екенін көрсетеді.

Егер банк, инвестор немесе заңгер сізден құрылтай дәлелін сұраса, олар штаттық өтініммен бірге ішкі басқару жазбаларын да көргісі келуі мүмкін.

Қандай құжаттар күшті дәлел болып саналады

Ең мықты дәлел көбіне бір құжат емес, бірнеше жазбаның жиынтығы болады.

Жақсы құрылтай пакеті әдетте мыналарды қамтиды:

1. Бекітілген штаттық өтінім
2. Мөр басылған немесе куәландырылған құрылтай құжатының көшірмесі
3. Компанияның EIN растайтын хаты
4. Operating agreement немесе bylaws
5. Меншік және уәкілеттік жазбалары
6. Кез келген штаттық бекіту хабарламасы немесе сертификаты

Осындай жиынтық үшінші тараптарға бизнес дұрыс құрылғанына және құжаттарды ұсынып отырған адамның оны өкілдік етуге құқығы барына сенім береді.

Егер сіз құрылтай қызметімен жұмыс істесеңіз, барлығын бір қауіпсіз жерде сақтаңыз. Көптеген құрылтайшыларға бұл құжаттар кейін банк шотын ашқанда, лицензияға өтініш бергенде, келісімшартқа қол қойған кезде немесе меншік құқығын дәлелдегенде қажет болады.

Неліктен құрылтай құжаттарын реттеп сақтау керек

Құрылтай қағаздарын бір реттік тапсырма деп қабылдап, ұмыту оңай. Бірақ бұл кейін қиындық туғызады.

Нашар құжат сақтауы мынадай қарапайым істерді қиындатуы мүмкін:

• Бизнес-банк шотын ашу
• EIN-ге қатысты кейінгі құжатты сұрату
• Төлем сервисін қосу
• Жалға алу келісімін немесе жеткізуші шартын жасау
• Инвесторлар немесе серіктестерді қосу
• Мемлекеттік комплаенс сұрауына жауап беру

Жоғалған өтінім түбіртегі немесе толық емес басқару жазбасы қажетсіз кедергілер тудыруы мүмкін. Жақсы ұйымдастыру уақытты үнемдейді және банкпен немесе жеткізушілермен қайта-қайта хат алмасу қажеттігін азайтады.

Практикалық сақтау жүйесіне мыналар кіруі тиіс:

• Құрылтай құжаттарына арналған сандық папка
• Банктік және салық жазбаларына арналған бөлек папка
• Меншік құжаттары мен келісімдердің сақталған көшірмесі
• Бастапқы файлдар жоғалса, пайдалануға болатын қауіпсіз резервтік көшірме

Zenind жаңа бизнестерге қалай көмектеседі

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та LLC және корпорация құруға және процесті басынан түсінікті ұстауға көмектеседі. Бұл маңызды, өйткені бизнес құру тек өтінім беру ғана емес. Ол сондай-ақ компанияның дұрыс құрылғанын дәлелдейтін жазбаларды сақтауды қамтиды.

Реттелген құрылтай процесімен құрылтайшылар мыналарды оңайырақ жасай алады:

• Тапсырылған құжаттарды қадағалау
• Бекіту жазбаларын сақтау
• Банк шотын ашуға дайындалу
• Негізгі компания басқару құжаттарын сақтау
• Қажет кезде маңызды құрылтай файлдарын қолжетімді ұстау

Көптеген құрылтайшылар үшін ең үлкен пайда - айқындық. Шашыраңқы электрондық хаттар мен жартылай толтырылған қағаздардың орнына, сіз құрылтайдан бастап операцияларға дейінгі жолды ретке келтіресіз.

Құрылтай дәлелін таба алмасаңыз не істеу керек

Егер құрылтай құжатын таба алмасаңыз, алдымен бастапқы өтінімді өңдеген дереккөзді тексеріңіз.

Әдетте дәлелді мына жерлерден табуға болады:

• Штаттың бизнес тізілімі
• Құрылтай қызметінің аккаунты
• Бекіту хабарламалары бар электрондық поштаңыз
• Сіздің заңгеріңіз немесе тіркелген агент жазбалары
• Компанияның ішкі құжаттар папкасы

Егер штат куәландырылған көшірмелерді ұсынса, оны тікелей тапсырыс бере аласыз. Бұл көбіне банк немесе басқа мекеме ресми дәлел сұрағанда ең дұрыс шешім болады.

Егер компания бұрын құрылған болса, ішкі құжаттарыңыз толық болмаса да, штат әлі де жазба көшірмесін бере алады.

Құрылтайшылар жиі жіберетін қателер

Құрылтайшылар жиі бір құжат барлық жағдайға жетеді деп ойлап, қиындыққа тап болады. Іс жүзінде әр тарап әртүрлі дәлел сұрайды.

Жиі кездесетін қателер:

• Тек штаттық өтінімді сақтап, ішкі жазбаларды елемеу
• Банктік формаларда ескірген компания атауын қолдану
• EIN хатын құрылтай пакетімен бірге сақтамау
• Operating agreement немесе bylaws дайындамау
• Бекітілген өтінімді құрылтай түбіртегімен шатастыру
• Жазбаларды бірнеше уәкілетті адамның қол жеткізуі мүмкін жерде сақтамау

Құрылтай дәлелі нені білдіретінін түсінгенде, бұл қателердің алдын алу оңай.

Қорытынды

Бизнесті құрудың дәлелі - компанияның заңды түрде құрылғанын және жұмысқа дайын екенін көрсететін құжаттық із. Ең төменгі деңгейде бұл әдетте бекітілген штаттық өтінімді қамтиды. Көп жағдайда оған ішкі басқару жазбалары, салық құжаттары және өкілеттік дәлелі де қосылады.

Егер сіз банк шотын ашып жатсаңыз, келісімшартқа қол қойсаңыз немесе компанияны нөлден бастап құрып жатсаңыз, құрылтай құжаттарын ретте сақтау міндетті. Бұл заңды бизнесті жүргізудің бір бөлігі.

Zenind құрылтайшыларға компанияларын анағұрлым түсінікті процесс және басынан бастап жақсырақ құжат сақтаумен құруға көмектеседі, сондықтан маңызды құжаттарды қажет кезде табу оңайырақ болады.

Жиі қойылатын сұрақтар

Құрылтай түбіртегі құрылтай дәлелімен бірдей ме?

Әрқашан емес. Түбіртек өтінімнің жіберілгенін көрсетуі мүмкін, бірақ бекітілген өтінім немесе штат куәландырған көшірме бизнес шынымен құрылғанының мықтырақ дәлелі болып саналады.

Банктер тапсырылған құрылтай құжатының көшірмесін қабылдай ма?

Көп жағдайда иә, бірақ кейбір банктер мөр басылған, куәландырылған немесе штат бекіткен көшірмені қалайды. Көпшілігі EIN растайтын хат пен ішкі басқару құжаттарын да сұрайды.

LLC мен корпорацияға әртүрлі құрылтай дәлелі керек пе?

Иә. Құрылтай құжаттарының атаулары да, ішкі жазбалар да әртүрлі болады. LLC әдетте operating agreement-ке сүйенеді, ал корпорациялар bylaws пен корпоративтік жазбаларға сүйенеді.

Сандық және қағаз көшірмелерді сақтау керек пе?

Иә. Сандық резерв ыңғайлы, бірақ қауіпсіз қағаз көшірме үшінші тараптар түпнұсқа жазбаларды немесе куәландырылған көшірмелерді сұрағанда пайдалы болуы мүмкін.

Құрылтай қызметі құжаттарды қадағалауға көмектесе ала ма?

Иә. Жақсы құрылтай қызметі штаттық өтінімді, бекіту жазбаларын және қосымша компания құжаттарын реттеуге көмектеседі, сонда қажет кезде оларға оңай қол жеткізе аласыз.