Құрылтайшылар ең өнімді сағаттарын қалай қорғай алады және сонымен бірге бизнесті қалай алға жылжыта алады

Әрбір құрылтайшының аптасы кездесулерге, кіріс хаттарды басқаруға және ең құнды шығармашылық энергияны жұтпауы тиіс ұсақ шешімдерге кетіп қалатын сәтті жақсы біледі. Бизнес алға жылжып жатқандай көрінеді, бірақ шын мәнінде маңызды жұмыс үнемі шетке ысырыла береді.

Мәселе тәртіптің жоқтығында емес. Көбіне мәселе құрылымның жоқтығында.

Ең табысты құрылтайшылар жай ғана көбірек жұмыс істемейді. Олар өз кестесін ең жақсы сағаттарын ең жоғары құнды жұмысқа арнайтындай етіп құрады. Бұл фокус уақытын қорғауды, төмен құнды кедергілерді шектеуді және кесте толы болса да компанияны ілгерілететін қайталанатын жүйелерді құруды білдіреді.

Әсіресе ерте кезеңдегі құрылтайшылар үшін бұл өте маңызды, өйткені жұмыс көлемі сирек теңгерімді болады. Бір сағат стратегияға кетсе, келесі сағат операцияларға, ал одан кейінгі сағат компанияны құруға, сәйкестікке, салық есептілігіне немесе бухгалтерлік есепке қатысты шұғыл әкімшілік міндеттерге жұмсалуы мүмкін. Егер әр тапсырма бірдей маңызды деп қаралса, бүкіл күн реактивті режимге айналады.

Неліктен ең жақсы сағаттарыңыз маңызды

Барлық сағаттар бірдей сападағы нәтиже бермейді. Көп адамда күн ішінде ойлау ең өткір болатын шектеулі уақыт терезесі бар. Көптеген құрылтайшылар үшін бұл терезе таңертең, қоңыраулар мен хабарламалар назарды бөлмей тұрып болады.

Сол сағаттарды пайымдауды, шығармашылықты және ұзақ мерзімді ойлауды талап ететін жұмысқа арнау керек. Мысалдар:

• Стратегия мен басымдықтарды белгілеу
• Қаржылық көрсеткіштерді қарау
• Жұмысқа қабылдау немесе серіктестік туралы шешімдер қабылдау
• Клиенттерге немесе инвесторларға маңызды коммуникация жазу
• Операциялық тар орындарды шешу
• Өсудің келесі кезеңін жоспарлау

Егер ол сағаттар кесте құруға, еске салғыштарға және күнделікті әкімшілік істерге кетсе, бизнес екі есе ұтылады. Біріншіден, сіз фокусты жоғалтасыз. Екіншіден, шынымен шешуші жұмыс сіздің ойыңыз әбден шаршағанға дейін кейінге қалады.

Үнемі контекст ауыстырудың құны

Құрылтайшының күнтізбесі жиі шұғыл сияқты көрінетін, бірақ ұзақ мерзімді құндылығы аз тапсырмалармен толады. Кәдімгі хаттарға жауап беру, кездесулерді растау, қажет емес жиналыстарға қосылу және шашыраңқы әкімшілік жұмыстарды орындау жасырын шығындар тудырады.

Ең үлкен шығын уақыттың өзі емес. Ол - үзіліс.

Әрбір контекст ауыстыру қарқындылықты төмендетеді. Бөлшектенген күн миды қайта-қайта іске қосуға мәжбүр етеді, бұл терең жұмысты қиындатып, шешім қабылдауды әлсіретеді. Уақыт өте келе, бизнес белсенді болып көрінгенімен, іс жүзінде ілгерілемейтін жағдай қалыптасуы мүмкін.

Мықты кесте осы үйкелісті жояды.

Кестені тек қолжетімділікке емес, энергияға қарай құрыңыз

Күнтізбе тек басқалардың сізге қашан назар аударғысы келетініне емес, сіздің ең жақсы жұмысты қалай істейтініңізге сай болуы керек.

Құрылтайшыға арналған практикалық кесте әдетте үш қабаттан тұрады:

1. Терең жұмыс блоктары

Бұлар стратегиялық жұмысқа арналған қорғалған уақыт аралықтары. Жиналыс жоқ, қоңырау жоқ, хат тексеру жоқ. Компанияны өлшенетін түрде алға жылжытатын жұмысқа қолданыңыз.

Жақсы мысалдар:

• Өнімді немесе қызметті жоспарлау
• Қаржыны талдау
• Өсу стратегиясы
• Контент жасау
• Бизнес-талдау
• Маңызды шешім қабылдау

2. Байланыс блоктары

Хабарламаларға күні бойы реакция берудің орнына, коммуникацияны нақты уақыт аралықтарына жинақтаңыз. Бұл назардың бөлшектенуін азайтады және жауапты ойланбай, саналы түрде беруге көмектеседі.

Бұл блокқа мыналар кіруі мүмкін:

• Электрондық хаттарға жауап беру
• Команда хабарламалары
• Жеткізушілермен үйлестіру
• Клиенттермен кейінгі байланыс
• Кестелеу

3. Операциялық блоктар

Операциялық жұмыс қажет, бірақ ол ең құнды сағаттарыңызды басып алмауы тиіс. Қайталанатын тапсырмалар үшін бөлек уақыт бөліңіз, мысалы, бекітулер, есеп беру, жалақыны қарау немесе сәйкестік тексерулері.

Бұл әсіресе жаңа заңды тұлғаларды басқарып жүрген құрылтайшылар үшін маңызды. Жылдық есеп мерзімдері, тіркелген агент жаңартулары немесе штаттық сәйкестік өтініштері сияқты міндеттерді жадта емес, жүйеде бақылаған дұрыс.

Кездесулерге басымдық сүзгілерін қолданыңыз

Фокусты тез қайтарудың ең жылдам жолдарының бірі - барлық кездесулерді бірдей деп қарауды тоқтату.

Пайдалы ереже - кездесулерді екі санатқа бөлу:

• Маңызды: шешімдер, ірі серіктестіктер, инвесторлармен сөйлесу, шұғыл командалық мәселелер
• Маңызды емес: жаңартулар, әдеттегі тексерулер, асинхронды түрде жіберуге болатын ақпарат алмасу

Егер кездесу нақты уақыттағы талқылауды қажет етпесе, ол, бәлкім, хатқа, құжатқа немесе қысқа жазылған жаңартуға айналуы тиіс.

Бұл екі нәрсені жасайды:

• Сіздің ең жақсы сағаттарыңызды тікелей назарды қажет ететін жұмысқа қорғайды
• Командаңызды қандай жағдайлардың шын мәнінде кездесу лайық екенін мұқият ойлауға итермелейді

Аптаңызды әдейі жоспарлаңыз

Ең мықты кестелеу жүйелері тек күнделікті әдеттер емес. Олар апталық ырғақтар.

Аптаны алдын ала жоспарлаған құрылтайшының реактивті режимге түсіп кету ықтималдығы әлдеқайда төмен. Мақсат әр минутты бақылау емес. Мақсат - маңызды жұмыс орындалатындай апта жеткілікті болжамды болсын дегені.

Қарапайым апталық құрылым мынадай болуы мүмкін:

• Дүйсенбі: жоспарлау, көрсеткіштерді шолу, командамен үйлестіру
• Сейсенбі: клиент жұмысы, контент, сату немесе өсу бастамалары
• Сәрсенбі: терең жұмыс және жиналыссыз фокус уақыты
• Бейсенбі: көшбасшылық кездесулер және операциялық шолу
• Жұма: қорытындылау, кейінгі әрекеттер, келесі апта жоспары

Мұндай ырғақ айқындық береді. Әр күнге қандай жұмыс сәйкес келетінін білесіз, ал күнтізбе орындауға көмектесе бастайды, керісінше бәсекелеспейді.

Жүйелер арқылы әкімшілік жүктемені азайтыңыз

Құрылтайшылар жүйелендірілуі тиіс жұмысты тым көп уақыт бойы қолмен атқарады.

Егер бизнесіңіз өсіп жатса, әкімшілік жұмыс кестені жаулап алмай тұрып ұйымдастырылуы керек. Оған мыналар кіреді:

• Заңды тұлға құжаттары
• Сәйкестік ескертулері
• Бухгалтерлік есеп ағындары
• Салыққа дайындық құжаттары
• Жалақы мерзімдері
• Жеткізуші және мердігерлермен басқару

Бұл міндеттер сенімді жүйелерде сақталған сайын, оларды сіздің ойыңызда ұстау қажеттілігі азаяды. Бұл тікелей өнімділік өсімі.

Көптеген шағын бизнес иелері үшін Zenind сияқты қызметті пайдалану осы әкімшілік жүктемені азайтуға көмектесуі мүмкін. Құрылу, сәйкестік және бизнесті жүргізу құрылымдалған платформа арқылы басқарылғанда, құрылтайшылар өсуге көбірек, ал мерзімдерді қуалауға азырақ уақыт бөле алады.

Қалпына келу уақытын да қорғаңыз

Тек өнімділікті оңтайландыратын кесте ақырында бұзылады. Құрылтайшыларға анық ойлау және жақсы шешім қабылдау үшін қалпына келу уақыты да қажет.

Қалпына келу міндетті түрде ештеңе істемеу деген емес, бірақ ол үнемі қысымнан алыстауды білдіреді. Жүру, жаттығу, оқу немесе жай ғана жоспарланбаған уақыт идеялардың орнығуына және ұзақ мерзімді ойлауды жақсартуға көмектеседі.

Ең жақсы стратегиялық шешімдердің кейбірі әдеттегі жұмыс ырғағынан тыс жерде қабылданады. Егер әр сағат толы болса, перспективаға орын қалмайды.

Қарапайым құрылтайшы уақыт аудиті

Егер күнтізбеңіз тығыз болып көрінсе, бір апталық аудиттен бастаңыз. Уақытыңыздың іс жүзінде қалай жұмсалатынын бақылаңыз.

Мыналарды іздеңіз:

• Асинхронды түрде шешілуі мүмкін кездесулер
• Сіздің тікелей қатысуыңыз қажет емес тапсырмалар
• Автоматтандыруға немесе тапсыруға болатын қайталанатын әкімшілік жұмыс
• Сіз ақыл-ой тұрғысынан сергек болсаңыз да төмен құнды жұмысқа кететін уақыт аралықтары
• Үнемі кейінге қалатын маңызды жұмыс

Содан кейін бір уақытта бір ғана өзгеріс жасаңыз. Тіпті шағын жақсартулар да нәтижеде үлкен ауысым бере алады.

Негізгі мақсат: көбірек сағат емес, көбірек ықпал

Жақсы жоспарлаудың мақсаты көбірек істеу емес. Мақсат - ықпалын арттыру.

Ең жақсы сағаттарын қорғайтын құрылтайшы анық ойлайды, тиімдірек басқарады және аз үйкеліспен берік бизнес құрады. Жұмыс жоғалып кетпейді. Ол ең маңызды нәрселерге сай реттеледі.

Бұл автопилотта жүру мен әдейі басқарудың айырмасы.

Егер сіз компания құрып жатсаңыз, ең құнды уақытыңызды қорғаудан бастаңыз. Ең жоғары әсері бар жұмысты бірінші орынға қойыңыз, қалғанын жүйелендіріңіз және күнтізбеңізге бизнесті басқаруға қызмет еткізіңіз, ал оған үстемдік еткізбеңіз.