Πώς οι ιδρυτές μπορούν να προστατεύουν τις καλύτερες ώρες τους και να προχωρούν παράλληλα την επιχείρηση

Κάθε ιδρυτής γνωρίζει την αίσθηση μιας εβδομάδας που χάνεται μέσα σε συναντήσεις, διαχείριση εισερχομένων και μικρές αποφάσεις που δεν θα έπρεπε ποτέ να απορροφούν την κορυφαία δημιουργική ενέργεια. Η επιχείρηση κινείται, αλλά η δουλειά που πραγματικά έχει σημασία συνεχίζει να μετατίθεται στο περιθώριο.

Το πρόβλημα δεν είναι η έλλειψη πειθαρχίας. Συνήθως είναι η έλλειψη δομής.

Οι πιο επιτυχημένοι ιδρυτές δεν εργάζονται απλώς πιο σκληρά. Σχεδιάζουν το πρόγραμμά τους ώστε οι καλύτερες ώρες τους να είναι αφιερωμένες στην εργασία με τη μεγαλύτερη αξία. Αυτό σημαίνει προστασία του χρόνου συγκέντρωσης, περιορισμό των διακοπών χαμηλής αξίας και δημιουργία επαναλαμβανόμενων συστημάτων που κρατούν την εταιρεία σε κίνηση ακόμη και όταν το ημερολόγιο είναι γεμάτο.

Ιδιαίτερα για τους ιδρυτές στα πρώτα στάδια, αυτό έχει μεγάλη σημασία επειδή ο φόρτος εργασίας σπάνια είναι ισορροπημένος. Μία ώρα μπορεί να αφιερωθεί στη στρατηγική, η επόμενη στις λειτουργίες και η επόμενη σε επείγουσες διοικητικές εργασίες που σχετίζονται με την ίδρυση εταιρείας, τη συμμόρφωση, τις φορολογικές δηλώσεις ή την τήρηση βιβλίων. Αν κάθε εργασία αντιμετωπίζεται ως εξίσου σημαντική, ολόκληρη η ημέρα γίνεται αντιδραστική.

Γιατί έχουν σημασία οι καλύτερες ώρες σας

Δεν παράγουν όλες οι ώρες την ίδια ποιότητα αποτελέσματος. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν ένα περιορισμένο παράθυρο κάθε ημέρα, όταν η σκέψη τους είναι πιο καθαρή. Για πολλούς ιδρυτές, αυτό το παράθυρο είναι το πρωί, πριν οι κλήσεις και τα μηνύματα αρχίσουν να κατακερματίζουν την προσοχή.

Αυτές οι ώρες πρέπει να προορίζονται για εργασία που απαιτεί κρίση, δημιουργικότητα και μακροπρόθεσμη σκέψη. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Καθορισμό στρατηγικής και προτεραιοτήτων
• Επανεξέταση της οικονομικής απόδοσης
• Λήψη αποφάσεων πρόσληψης ή συνεργασιών
• Συγγραφή σημαντικών επικοινωνιών προς πελάτες ή επενδυτές
• Επίλυση λειτουργικών σημείων συμφόρησης
• Σχεδιασμό του επόμενου σταδίου ανάπτυξης

Όταν αυτές οι ώρες καταναλώνονται από προγραμματισμούς, υπενθυμίσεις και συνηθισμένες διοικητικές εργασίες, η επιχείρηση πληρώνει διπλά. Πρώτον, χάνετε τη συγκέντρωσή σας. Δεύτερον, η πραγματικά κρίσιμη εργασία καθυστερεί μέχρι να είστε πνευματικά εξαντλημένοι.

Το κόστος της συνεχούς εναλλαγής πλαισίου

Το ημερολόγιο ενός ιδρυτή συχνά γεμίζει με εργασίες που μοιάζουν επείγουσες αλλά δημιουργούν μικρή μακροπρόθεσμη αξία. Η απάντηση σε συνηθισμένα email, η επιβεβαίωση ραντεβού, η συμμετοχή σε αποφεύξιμες συναντήσεις και η διαχείριση διάσπαρτης διοικητικής εργασίας δημιουργούν κρυφά κόστη.

Το μεγαλύτερο κόστος δεν είναι ο χρόνος αυτός καθαυτός. Είναι η διακοπή.

Κάθε αλλαγή πλαισίου μειώνει τη δυναμική. Μια κατακερματισμένη ημέρα αναγκάζει τον εγκέφαλό σας να επανεκκινεί ξανά και ξανά, κάτι που κάνει τη βαθιά εργασία πιο δύσκολη και τη λήψη αποφάσεων πιο αδύναμη. Με τον καιρό, αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένα μοτίβο όπου η επιχείρηση φαίνεται δραστήρια αλλά δεν προχωρά ουσιαστικά.

Ένα ισχυρό πρόγραμμα μειώνει αυτή την τριβή.

Χτίστε ένα πρόγραμμα με βάση την ενέργεια, όχι μόνο τη διαθεσιμότητα

Ένα ημερολόγιο πρέπει να αντικατοπτρίζει τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε καλύτερα, όχι μόνο το πότε οι άλλοι θέλουν την προσοχή σας.

Ένα πρακτικό πρόγραμμα ιδρυτή συνήθως περιλαμβάνει τρία επίπεδα:

1. Μπλοκ βαθιάς εργασίας

Πρόκειται για προστατευμένα χρονικά διαστήματα για στρατηγική εργασία. Χωρίς συναντήσεις, χωρίς κλήσεις, χωρίς έλεγχο email. Χρησιμοποιήστε τα για τη δουλειά που προωθεί την εταιρεία με μετρήσιμο τρόπο.

Καλοί υποψήφιοι περιλαμβάνουν:

• Σχεδιασμό προϊόντος ή υπηρεσίας
• Οικονομική ανασκόπηση
• Στρατηγική ανάπτυξης
• Δημιουργία περιεχομένου
• Επιχειρηματική ανάλυση
• Σημαντική λήψη αποφάσεων

2. Μπλοκ επικοινωνίας

Αντί να αντιδράτε σε μηνύματα όλη μέρα, ομαδοποιήστε την επικοινωνία σε συγκεκριμένα χρονικά παράθυρα. Αυτό εμποδίζει τη διάσπαση της προσοχής και διευκολύνει τις πιο προσεκτικές απαντήσεις.

Αυτό το μπλοκ μπορεί να καλύπτει:

• Απαντήσεις σε email
• Μηνύματα ομάδας
• Συντονισμό με προμηθευτές
• Παρακολούθηση πελατών
• Προγραμματισμό

3. Μπλοκ λειτουργιών

Η λειτουργική εργασία είναι απαραίτητη, αλλά δεν πρέπει να καταλαμβάνει τις πιο πολύτιμες ώρες σας. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστά μπλοκ για επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως εγκρίσεις, αναφορές, έλεγχος μισθοδοσίας ή συμμόρφωση.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές που διαχειρίζονται νέες οντότητες. Εργασίες όπως οι προθεσμίες ετήσιων αναφορών, οι ενημερώσεις του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου ή οι δηλώσεις συμμόρφωσης σε επίπεδο πολιτείας πρέπει να παρακολουθούνται σε σύστημα, όχι στη μνήμη.

Χρησιμοποιήστε φίλτρα προτεραιότητας για συναντήσεις

Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους για να ανακτήσετε τη συγκέντρωσή σας είναι να σταματήσετε να αντιμετωπίζετε όλες τις συναντήσεις με τον ίδιο τρόπο.

Ένας χρήσιμος κανόνας είναι να ταξινομείτε τις συναντήσεις σε δύο κατηγορίες:

• Κρίσιμες: αποφάσεις, σημαντικές συνεργασίες, συζητήσεις με επενδυτές, επείγοντα ζητήματα ομάδας
• Μη κρίσιμες: ενημερώσεις, τακτικές συναντήσεις ελέγχου, ανταλλαγή πληροφοριών που θα μπορούσε να γίνει ασύγχρονα

Αν μια συνάντηση δεν απαιτεί συζήτηση σε πραγματικό χρόνο, πιθανότατα θα έπρεπε να γίνει email, έγγραφο ή σύντομη ηχογραφημένη ενημέρωση.

Αυτό κάνει δύο πράγματα:

• Προστατεύει τις καλύτερες ώρες σας για εργασία που πραγματικά χρειάζεται την άμεση προσοχή σας
• Ενθαρρύνει την ομάδα σας να σκέφτεται πιο προσεκτικά τι αξίζει πραγματικά μια συνάντηση

Σχεδιάστε την εβδομάδα σας συνειδητά

Τα πιο ισχυρά συστήματα προγραμματισμού δεν είναι απλώς καθημερινές συνήθειες. Είναι εβδομαδιαίοι ρυθμοί.

Ένας ιδρυτής που σχεδιάζει την εβδομάδα εκ των προτέρων είναι πολύ λιγότερο πιθανό να παρασυρθεί σε αντιδραστική λειτουργία. Ο στόχος δεν είναι να ελέγχετε κάθε λεπτό. Ο στόχος είναι να κάνετε την εβδομάδα αρκετά προβλέψιμη ώστε να γίνεται η σημαντική εργασία.

Μια απλή εβδομαδιαία δομή θα μπορούσε να μοιάζει κάπως έτσι:

• Δευτέρα: προγραμματισμός, ανασκόπηση μετρήσεων, ευθυγράμμιση ομάδας
• Τρίτη: εργασία με πελάτες, περιεχόμενο, πωλήσεις ή πρωτοβουλίες ανάπτυξης
• Τετάρτη: βαθιά εργασία και χρόνος χωρίς συναντήσεις
• Πέμπτη: συναντήσεις ηγεσίας και λειτουργική ανασκόπηση
• Παρασκευή: ολοκλήρωση, παρακολούθηση, προγραμματισμός της επόμενης εβδομάδας

Αυτό το είδος ρυθμού δημιουργεί σαφήνεια. Ξέρετε τι είδους εργασία ανήκει σε κάθε ημέρα και το ημερολόγιο αρχίζει να υποστηρίζει την εκτέλεση αντί να ανταγωνίζεται μαζί της.

Μειώστε το διοικητικό βάρος με συστήματα

Οι ιδρυτές χάνουν πάρα πολύ χρόνο σε εργασίες που θα έπρεπε να είχαν συστηματοποιηθεί νωρίς.

Αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, η διοικητική εργασία πρέπει να οργανωθεί πριν αρχίσει να καταλαμβάνει το πρόγραμμα.
Αυτό περιλαμβάνει:

• Αρχεία ίδρυσης οντότητας
• Υπενθυμίσεις συμμόρφωσης
• Ροές εργασίας λογιστικής τήρησης βιβλίων
• Έγγραφα προετοιμασίας φόρων
• Χρονοδιαγράμματα μισθοδοσίας
• Διαχείριση προμηθευτών και συνεργατών

Όσο περισσότερες από αυτές τις εργασίες αποθηκεύονται σε αξιόπιστα συστήματα, τόσο λιγότερα χρειάζεται να κρατά το μυαλό σας. Αυτό είναι άμεσο κέρδος παραγωγικότητας.

Για πολλούς μικρούς επιχειρηματίες, η χρήση μιας υπηρεσίας όπως η Zenind μπορεί να βοηθήσει στη μείωση αυτού του διοικητικού βάρους. Όταν η ίδρυση, η συμμόρφωση και η συντήρηση της επιχείρησης διαχειρίζονται μέσω μιας δομημένης πλατφόρμας, οι ιδρυτές μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη και λιγότερο χρόνο στο κυνήγι προθεσμιών.

Προστατέψτε επίσης τον χρόνο αποκατάστασης

Ένα πρόγραμμα που βελτιστοποιεί μόνο την απόδοση τελικά θα καταρρεύσει. Οι ιδρυτές χρειάζονται επίσης χρόνο αποκατάστασης για να σκέφτονται καθαρά και να παίρνουν καλύτερες αποφάσεις.

Η αποκατάσταση δεν σημαίνει πάντα ότι δεν κάνετε τίποτα, αλλά σημαίνει ότι απομακρύνεστε από τη συνεχή πίεση. Το περπάτημα, η άσκηση, το διάβασμα ή απλώς ο μη προγραμματισμένος χρόνος μπορούν να βοηθήσουν τις ιδέες να κατασταλάξουν και να βελτιώσουν τη μακροπρόθεσμη σκέψη.

Μερικές από τις καλύτερες στρατηγικές αποφάσεις λαμβάνονται έξω από τον συνηθισμένο ρυθμό εργασίας. Αν κάθε ώρα είναι γεμάτη, δεν υπάρχει χώρος για προοπτική.

Ένας απλός έλεγχος χρόνου για ιδρυτές

Αν το ημερολόγιό σας φαίνεται γεμάτο, ξεκινήστε με έναν έλεγχο μίας εβδομάδας. Παρακολουθήστε πώς πραγματικά δαπανάται ο χρόνος σας.

Αναζητήστε:

• Συναντήσεις που θα μπορούσαν να είχαν γίνει ασύγχρονα
• Εργασίες που δεν απαιτούν την άμεση συμμετοχή σας
• Επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία που θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί ή να ανατεθεί
• Χρονικά διαστήματα όπου είστε πνευματικά οξυδερκείς αλλά εργάζεστε σε εργασίες χαμηλής αξίας
• Σημαντική εργασία που συνεχώς αναβάλλεται

Έπειτα κάντε μία αλλαγή τη φορά. Ακόμη και μικρές βελτιώσεις μπορούν να δημιουργήσουν μεγάλη μετατόπιση στην απόδοση.

Ο πραγματικός στόχος: περισσότερη μόχλευση, όχι περισσότερες ώρες

Ο σκοπός του καλύτερου προγραμματισμού δεν είναι να γίνετε πιο απασχολημένοι. Είναι να δημιουργήσετε περισσότερη μόχλευση.

Ένας ιδρυτής που προστατεύει τις καλύτερες ώρες του μπορεί να σκέφτεται πιο καθαρά, να ηγείται πιο αποτελεσματικά και να χτίζει μια ισχυρότερη επιχείρηση με λιγότερη τριβή. Η εργασία δεν εξαφανίζεται. Οργανώνεται γύρω από ό,τι έχει τη μεγαλύτερη σημασία.

Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στο να λειτουργείτε στον αυτόματο πιλότο και στο να λειτουργείτε με πρόθεση.

Αν χτίζετε μια εταιρεία, ξεκινήστε υπερασπιζόμενοι τον πιο πολύτιμο χρόνο σας. Βάλτε πρώτα την εργασία με τη μεγαλύτερη μόχλευση, συστηματοποιήστε τα υπόλοιπα και αφήστε το ημερολόγιό σας να εξυπηρετεί την επιχείρηση αντί να την ελέγχει.