Cách người sáng lập bảo vệ những giờ làm việc hiệu quả nhất mà vẫn thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên

Mỗi người sáng lập đều hiểu cảm giác một tuần trôi qua trong các cuộc họp, việc quản lý hộp thư đến và những quyết định nhỏ lẽ ra không nên chiếm mất năng lượng sáng tạo ở thời điểm tốt nhất. Doanh nghiệp vẫn đang vận hành, nhưng những công việc thật sự quan trọng lại liên tục bị đẩy ra ngoài lề.

Vấn đề thường không phải là thiếu kỷ luật. Thường là thiếu cấu trúc.

Những người sáng lập thành công nhất không chỉ làm việc chăm chỉ hơn. Họ thiết kế lịch làm việc để những giờ hiệu quả nhất được dành cho công việc có giá trị cao nhất. Điều đó có nghĩa là bảo vệ thời gian tập trung, hạn chế các gián đoạn có giá trị thấp và xây dựng những hệ thống lặp lại để công ty vẫn tiến lên ngay cả khi lịch làm việc đã kín.

Đặc biệt với các nhà sáng lập giai đoạn đầu, điều này rất quan trọng vì khối lượng công việc hiếm khi cân bằng. Một giờ có thể dành cho chiến lược, giờ tiếp theo cho vận hành, rồi giờ sau lại cho các việc hành chính khẩn cấp liên quan đến thành lập công ty, tuân thủ, khai thuế hoặc ghi sổ kế toán. Nếu mọi nhiệm vụ đều bị xem là quan trọng như nhau, cả ngày sẽ trở nên bị động.

Vì sao những giờ làm việc tốt nhất của bạn rất quan trọng

Không phải mọi khung giờ đều tạo ra cùng chất lượng đầu ra. Hầu hết mọi người chỉ có một khoảng thời gian giới hạn mỗi ngày khi khả năng tư duy sắc bén nhất. Với nhiều người sáng lập, khoảng thời gian đó là vào buổi sáng, trước khi các cuộc gọi và tin nhắn bắt đầu làm phân mảnh sự tập trung.

Những giờ đó nên được dành cho các công việc đòi hỏi phán đoán, sáng tạo và tư duy dài hạn. Ví dụ:

• Xây dựng chiến lược và xác định ưu tiên
• Xem xét hiệu quả tài chính
• Ra quyết định tuyển dụng hoặc hợp tác
• Soạn các thông điệp quan trọng cho khách hàng hoặc nhà đầu tư
• Giải quyết các điểm nghẽn vận hành
• Lên kế hoạch cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo

Khi những giờ này bị chiếm bởi việc sắp lịch, nhắc việc và các công việc hành chính thường nhật, doanh nghiệp phải trả giá hai lần. Thứ nhất, bạn mất tập trung. Thứ hai, những công việc thật sự quan trọng bị trì hoãn cho đến khi bạn đã mệt mỏi về tinh thần.

Cái giá của việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục

Lịch làm việc của một người sáng lập thường bị lấp đầy bởi những nhiệm vụ có vẻ khẩn cấp nhưng lại tạo ra rất ít giá trị dài hạn. Trả lời email thường lệ, xác nhận lịch hẹn, tham gia những cuộc họp có thể tránh được và xử lý các công việc hành chính rời rạc đều tạo ra những chi phí ẩn.

Cái giá lớn nhất không nằm ở chính thời gian. Nó nằm ở sự gián đoạn.

Mỗi lần chuyển ngữ cảnh đều làm giảm đà làm việc. Một ngày bị phân mảnh buộc bộ não phải khởi động lại nhiều lần, khiến làm việc sâu trở nên khó hơn và việc ra quyết định cũng kém sắc bén hơn. Theo thời gian, điều này có thể tạo ra một khuôn mẫu nơi doanh nghiệp trông có vẻ bận rộn nhưng thực tế không tiến lên tương xứng.

Một lịch làm việc tốt sẽ loại bỏ ma sát đó.

Xây dựng lịch làm việc theo năng lượng, không chỉ theo thời gian rảnh

Lịch làm việc nên phản ánh cách bạn làm việc tốt nhất, chứ không chỉ là thời điểm người khác muốn có sự chú ý của bạn.

Một lịch làm việc thực tế cho người sáng lập thường gồm ba lớp:

1. Các khung làm việc sâu

Đây là những khoảng thời gian được bảo vệ dành cho công việc chiến lược. Không họp, không gọi điện, không kiểm tra email. Hãy dùng chúng cho những công việc giúp công ty tiến lên theo cách đo lường được.

Những việc phù hợp gồm:

• Lập kế hoạch sản phẩm hoặc dịch vụ
• Rà soát tài chính
• Xây dựng chiến lược tăng trưởng
• Sáng tạo nội dung
• Phân tích doanh nghiệp
• Ra các quyết định quan trọng

2. Các khung giao tiếp

Thay vì phản ứng với tin nhắn suốt cả ngày, hãy gom việc giao tiếp vào những khung giờ cụ thể. Điều này giúp sự chú ý không bị chia nhỏ và giúp bạn phản hồi một cách có suy nghĩ hơn.

Khung này có thể bao gồm:

• Trả lời email
• Tin nhắn nội bộ
• Phối hợp với nhà cung cấp
• Theo dõi khách hàng
• Sắp lịch

3. Các khung vận hành

Công việc vận hành là cần thiết, nhưng không nên chiếm mất những giờ giá trị nhất của bạn. Hãy dùng các khung riêng cho những công việc định kỳ như phê duyệt, báo cáo, xem xét bảng lương hoặc kiểm tra tuân thủ.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người sáng lập đang quản lý pháp nhân mới. Các việc như theo dõi hạn nộp báo cáo thường niên, cập nhật registered agent hoặc nộp hồ sơ tuân thủ cấp bang nên được quản lý trong một hệ thống, chứ không phải dựa vào trí nhớ.

Dùng bộ lọc ưu tiên cho các cuộc họp

Một trong những cách nhanh nhất để lấy lại sự tập trung là ngừng coi mọi cuộc họp đều như nhau.

Một quy tắc hữu ích là phân loại cuộc họp thành hai nhóm:

• Quan trọng: quyết định, hợp tác lớn, trao đổi với nhà đầu tư, vấn đề cấp bách của đội ngũ
• Không quan trọng: cập nhật, kiểm tra định kỳ, chia sẻ thông tin mà có thể thực hiện không đồng bộ

Nếu một cuộc họp không cần thảo luận trực tiếp theo thời gian thực, có lẽ nó nên được chuyển thành email, tài liệu hoặc một bản cập nhật ngắn được ghi lại.

Điều này làm hai việc:

• Bảo vệ những giờ làm việc tốt nhất của bạn cho các việc thật sự cần sự chú ý trực tiếp
• Khuyến khích đội ngũ suy nghĩ kỹ hơn về điều gì thực sự xứng đáng để họp

Thiết kế tuần làm việc một cách có chủ đích

Các hệ thống sắp lịch hiệu quả nhất không chỉ là thói quen hằng ngày. Chúng là nhịp điệu hằng tuần.

Một người sáng lập lập kế hoạch trước cho cả tuần sẽ ít rơi vào trạng thái bị động hơn nhiều. Mục tiêu không phải là kiểm soát từng phút. Mục tiêu là làm cho tuần đủ rõ ràng để những công việc quan trọng được hoàn thành.

Một cấu trúc tuần đơn giản có thể như sau:

• Thứ Hai: lập kế hoạch, xem xét chỉ số, đồng bộ với đội ngũ
• Thứ Ba: công việc với khách hàng, nội dung, bán hàng hoặc các sáng kiến tăng trưởng
• Thứ Tư: làm việc sâu và thời gian tập trung không họp
• Thứ Năm: trao đổi với lãnh đạo và rà soát vận hành
• Thứ Sáu: tổng kết, theo dõi việc còn dang dở, lên kế hoạch cho tuần tới

Nhịp điệu như vậy tạo ra sự rõ ràng. Bạn biết loại công việc nào phù hợp với từng ngày, và lịch làm việc bắt đầu hỗ trợ việc thực thi thay vì cạnh tranh với nó.

Giảm gánh nặng hành chính bằng hệ thống

Người sáng lập mất quá nhiều thời gian cho những việc lẽ ra đã nên được hệ thống hóa từ sớm.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tăng trưởng, công việc hành chính phải được tổ chức trước khi nó bắt đầu chiếm hết lịch làm việc. Điều đó bao gồm:

• Hồ sơ thành lập pháp nhân
• Nhắc nhở tuân thủ
• Quy trình ghi sổ kế toán
• Tài liệu chuẩn bị thuế
• Mốc thời gian xử lý bảng lương
• Quản lý nhà cung cấp và nhà thầu

Khi những việc này được lưu trong các hệ thống đáng tin cậy, bộ não của bạn phải ghi nhớ ít hơn. Đó là một lợi ích năng suất trực tiếp.

Với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, sử dụng một dịch vụ như Zenind có thể giúp giảm gánh nặng hành chính đó. Khi việc thành lập, tuân thủ và duy trì doanh nghiệp được xử lý thông qua một nền tảng có cấu trúc, người sáng lập có thể dành nhiều thời gian hơn cho tăng trưởng và ít thời gian hơn để chạy theo các hạn chót.

Đừng quên bảo vệ cả thời gian phục hồi

Một lịch làm việc chỉ tối ưu cho đầu ra cuối cùng sẽ sớm sụp đổ. Người sáng lập cũng cần thời gian phục hồi để suy nghĩ rõ ràng và ra quyết định tốt hơn.

Phục hồi không phải lúc nào cũng có nghĩa là không làm gì, nhưng nó có nghĩa là tách mình khỏi áp lực liên tục. Đi bộ, tập thể dục, đọc sách hoặc đơn giản là có thời gian không bị lên lịch có thể giúp ý tưởng lắng xuống và cải thiện tư duy dài hạn.

Một số quyết định chiến lược tốt nhất được đưa ra ngoài nhịp làm việc thông thường. Nếu mọi giờ đều bị lấp kín, sẽ không còn chỗ cho góc nhìn.

Một bài kiểm tra thời gian đơn giản cho người sáng lập

Nếu lịch của bạn cảm thấy quá chật, hãy bắt đầu bằng một bài kiểm tra trong một tuần. Theo dõi thời gian thực sự của bạn đã được dùng như thế nào.

Hãy tìm:

• Những cuộc họp có thể đã được thực hiện không đồng bộ
• Những nhiệm vụ không cần bạn trực tiếp tham gia
• Công việc hành chính lặp lại có thể tự động hóa hoặc giao bớt
• Những khung thời gian mà bạn rất tỉnh táo nhưng lại đang làm việc có giá trị thấp
• Những việc quan trọng cứ bị trì hoãn

Sau đó, hãy thay đổi từng việc một. Ngay cả những cải tiến nhỏ cũng có thể tạo ra sự thay đổi lớn về đầu ra.

Mục tiêu thật sự: nhiều đòn bẩy hơn, không phải nhiều giờ hơn

Mục đích của việc sắp lịch tốt hơn không phải là để bạn bận rộn hơn. Mục tiêu là tạo ra nhiều đòn bẩy hơn.

Một người sáng lập biết bảo vệ những giờ hiệu quả nhất của mình có thể suy nghĩ rõ hơn, lãnh đạo hiệu quả hơn và xây dựng doanh nghiệp mạnh hơn với ít ma sát hơn. Công việc không biến mất. Nó được tổ chức xoay quanh điều quan trọng nhất.

Đó là sự khác biệt giữa vận hành theo chế độ tự động và vận hành có chủ đích.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty, hãy bắt đầu bằng cách bảo vệ thời gian có giá trị nhất của mình. Ưu tiên những công việc có đòn bẩy cao nhất, hệ thống hóa phần còn lại và để lịch làm việc phục vụ doanh nghiệp thay vì kiểm soát nó.