Адал емес қызметкерлермен қалай жұмыс істеу керек: компанияңызды қорғауға арналған шағын бизнес нұсқаулығы

Жұмыс орнындағы адалдықтың жоқтығы компанияның табысына ғана емес, одан да көп нәрсеге зиян келтіруі мүмкін. Ол сенімді әлсіретеді, жұмысты баяулатады, құқықтық тәуекелді арттырады және жақсы қызметкерлерге стандарттардың маңызы бар ма деген күмән тудырады. Шағын бизнес, стартаптар және жаңа құрылған компаниялар үшін мұндай әсер әсіресе ауыр болуы мүмкін, өйткені әдетте қателікке орын аз әрі бақылау деңгейі төмен болады.

Мәселе мынада: адалдықтың жоқтығы әрдайым көзге бірден түсе бермейді. Ол жұмыс уақытының көбірек көрсетілуі, компания ресурстарын мақсатсыз пайдалану, жалған жазбалар, шығындарды дұрыс пайдаланбау, жасырын мүдделер қақтығысы немесе орындалған жұмыс туралы қайта-қайта бұрмалап айту түрінде көрінуі мүмкін. Кейбір мәселелер ұсақ әрі түзетуге болады. Басқалары ресми тәртіптік шараны немесе жұмыстан шығаруды талап етеді.

Дұрыс жауап - тек күдікке сүйеніп әрекет ету емес. Ол бұзушылық ықтималдығын азайтатын, мәселені ерте анықтауға көмектесетін және бір нәрсе дұрыс болмаған кезде әділ әрі заңды түрде жауап беруге мүмкіндік беретін нақты жүйелерді құру.

Қызметкерлердің адал еместігіне не жатады?

Адалдықтың жоқтығы әртүрлі түрде көрінуі мүмкін, және олардың кейбірін байқау қиынырақ. Жиі кездесетін мысалдар:

• Табельді немесе сағаттық есептерді бұрмалау
• Компания мүлкін рұқсатсыз алу
• Шығындарды ұлғайтып көрсету немесе жалған түбіртектер тапсыру
• Өнімділік, біліктілік немесе аяқталған жұмыс туралы бұрмалап айту
• Мүдделер қақтығысын тудыратын сыртқы жұмысты жасыру
• Жазбаларды, көрсеткіштерді немесе есептерді өзгерту
• Қатысу, мерзімдер немесе клиенттермен өзара әрекет туралы өтірік айту
• Құпия ақпаратты мақсатсыз пайдалану

Әрбір қате әрекет адал емес мінез-құлық бола бермейді. Қызметкерлер қателесуі, күтуді дұрыс түсінбеуі немесе жеткілікті оқыту алмай жұмыс істеуі мүмкін. Негізгі айырмашылық - ниет. Адалдықтың жоқтығы әдетте компанияны жеке пайда үшін немесе салдардан қашу үшін әдейі адастыруды білдіреді.

Неліктен шағын бизнес бұған байыппен қарауы керек?

Ірі ұйым оқшау бұзушылықтың шығынын шағын компанияға қарағанда жеңілірек көтере алады. Ал кіші компания үшін тіпті бір адал емес қызметкердің өзі айтарлықтай зиян келтіруі мүмкін.

Тәуекелдерге мыналар жатады:

• Тікелей қаржылық шығын
• Өнімділіктің төмендеуі
• Командалық рухтың бұзылуы
• Клиент сенімінің әлсіреуі
• Сәйкестік мәселелері
• Айналымның артуы
• Тәртіптік шара дұрыс қолданылмаса, құқықтық даулар

Құрушылар мен менеджерлер үшін мәселе тек бұзушылықты қалай жазалау керектігінде емес. Ол есептілік қалыпты болатын және бұзушылықты жасыру қиынырақ болатын жұмыс ортасын қалай құруда.

Іріктеу процесіне алдын алу шараларын енгізіңіз

Адал емес мінез-құлық тәуекелін азайтудың ең жақсы уақыты - адам командаға қосылмай тұрып. Ешқандай іріктеу процесі барлық тәуекелді жоя алмайды, бірақ тәртіпті тәсіл жақсырақ шешім қабылдауға көмектеседі.

Құрылымдалған сұхбат қолданыңыз

Әр кандидатқа бірдей негізгі сұрақтарды қойыңыз. Бұл салыстыруды жеңілдетеді және бейтараптықты азайтады. Сондай-ақ жұмыс тарихындағы бірізділікті, жауапкершілікті және пайымдауды жақсырақ бағалауға мүмкіндік береді.

Өмірбаян мен ұсынымдарды тексеріңіз

Жұмыс тарихын, ұсынымдарды және лауазымға сай заңды түрде рұқсат етілген кез келген фондық тексерулерді қарап шығыңыз. Сіз мінсіз адам іздеп отырған жоқсыз. Сіз сенімділікке, дәлдікке және кәсібилікке ишара ететін үлгілерді іздеп отырсыз.

Бұрмаланған немесе қайшы жауаптарға назар аударыңыз

Қайталанатын үзілістер, түсініксіз түсіндірмелер немесе қайшылықтар адалдықтың дәлелі емес, бірақ тереңірек тексеру қажет екенінің белгісі болуы мүмкін. Қосымша сұрақтар қойыңыз және мүмкін болғанын растаңыз.

Күтілімдерді ерте белгілеңіз

Кандидаттар адалдық, құжаттау және есептілік жұмыстың бір бөлігі екенін түсінуі тиіс. Мықты бейімдеу процесі кейінірек стандарттарды орындауды жеңілдетеді.

Сынақ мерзімін дұрыс пайдаланыңыз

Сынақ мерзімі жаңа қызметкерлерге толық сенім мен ұзақ мерзімді жауапкершілік бермей тұрып, оларды бағалауға көмектеседі. Бұл кезеңде тек өнімділікті ғана емес, сенімділікті, қарым-қатынасты және адалдықты да бақылаңыз.

Сынақ мерзімі ережелерді нақты белгілегенде жақсы жұмыс істейді:

• Қандай мақсаттарға қол жеткізілуі керек
• Өнімділік қалай бағаланатыны
• Қандай мінез-құлық қабылданбайтыны
• Қашан тексерулер жүргізілетіні
• Күтілім орындалмаса, қандай салдар болуы мүмкін

Кейбір компаниялар тұрақты қызметке ауыстырмас бұрын жобалық немесе уақытша келісімдерді де пайдаланады. Бұл ақшаға, құпия деректерге немесе клиентпен өзара әрекетке қатысты міндеттері бар лауазымдар үшін пайдалы болуы мүмкін.

Нақты есептілік жүйелерін құрыңыз

Компанияда қарапайым әрі бірізді есептілік жүйелері болғанда, адамдар қателерді жасыруға немесе жетістіктерін асыра көрсетуге азырақ бейім болады.

Міндеттерді құжаттаңыз

Әр рөлдің нақты ауқымы болуы керек. Қызметкерлер ненің өзіне тиесілі екенін, нені есепке беретінін және табыс қалай көрінетінін білуі тиіс.

Үнемі мәртебелік есептерді талап етіңіз

Апталық немесе екі апта сайынғы есептер жұмыстың күткендей жүріп жатқанын анықтауға көмектеседі. Бұл есептер орындалатын міндеттерге, кедергілерге және келесі қадамдарға назар аударуы керек.

Мақсаттарды нәтижелермен салыстырыңыз

Егер команда мүшесі үнемі ілгерілеу туралы есеп беріп, бірақ нәтиже соған сәйкес келмесе, бұл айырмашылыққа назар аудару керек. Мақсат - микробасқару емес. Мақсат - көрінімділік.

Бекіту рәсімдерін стандарттаңыз

Шығындар, артық жұмыс уақыты, өтемақы, уақытты өзгерту және сезімтал сұраулар үшін бекіту үдерістерін пайдаланыңыз. Айқын бекіту қадамдары адал емес әрекеттің қалыпты операцияларға сіңіп кетуін қиындатады.

Уақытты есепке алу және аудит іздерін қарастырыңыз

Егер қызметкерлер сағат бойынша төленсе, уақытты дәл есепке алу өте маңызды. Тіпті жалақылы командалар үшін де аудит іздері жұмыстың күткенге сай орындалып жатқанын тексеруге көмектеседі.

Пайдалы құралдар мен бақылауларға мыналар жатады:

• Уақытты есепке алу бағдарламасы
• Шығындарды бекіту жүйелері
• Маңызды жүйелерге қол жеткізу журналдары
• Ортақ жобаны басқару құралдары
• Құжаттардың нұсқа тарихы
• Өтемақы үшін түбіртек талаптары

Бұл құралдар бірізді әрі ашық түрде қолданылуы тиіс. Адамдар жазбалардың қалай бақыланатынын білгенде, теріс пайдалануды тежеу және дауларды шешу оңайырақ болады.

Ескерту белгілерін тану

Адалдықтың жоқтығы көбіне бір оқиға арқылы емес, үлгілер арқылы байқалады. Ескерту белгілеріне мыналар кіруі мүмкін:

• Әңгімелер мен есептердегі жиі қайшылықтар
• Құжаттауға қарсылық
• Түсіндіру сұралғанда қорғаныс реакциясы
• Түсініксіз себептермен мерзімдерді қайта-қайта өткізіп алу
• Сағат, қор немесе шығындардағы түсініксіз айырмашылықтар
• Дәлелсіз кінәні басқаға аударуға тырысу
• Кәдімгі жұмыстарға қатысты әдеттен тыс құпиялық

Осы белгілердің ешқайсысы өз алдына бұзушылықты дәлелдемейді. Бірақ егер бірнешеуі қатар көрінсе, әрі қарай тексеру орынды.

Мұқият және заңды түрде тексеріңіз

Адалдыққа күдік туған соң, қорытындыға асықпаңыз. Асығыс айыптау моральдық ахуалға зиян келтіріп, құқықтық тәуекел тудыруы мүмкін.

Алдымен фактілерді жинаңыз

Құжаттарды, жазбаларды, хабарламаларды, түбіртектерді, журналдарды және қажет болған жағдайда куәгерлердің мәлімдемелерін жинаңыз. Тексерілетін деректерге назар аударыңыз.

Тексеруді құпия ұстаңыз

Ақпаратты оны білуі қажет адамдармен ғана бөлісіңіз. Өсек мәселені басқарылатын жағдайдан жұмыс орнындағы үлкен проблемаға айналдыра алады.

Тек қауесетке сүйенбеңіз

Жанама хабарлар қай жерді тексеру керегін анықтауға көмектесуі мүмкін, бірақ оларды растайтын дәлелсіз тәртіптік шараның негізі ретінде қолдануға болмайды.

Құпиялық және еңбек ережелерін сақтаңыз

Әртүрлі штаттар мен жағдайларда нені қарап шығуға, жазып алуға немесе жариялауға болатыны әртүрлі болуы мүмкін. Егер мәселе құпия жазбаларға, қаржылық ұрлыққа немесе ықтимал құқықтық әрекетке қатысты болуы мүмкін болса, қатаң қадамдар жасамас бұрын білікті заңгермен кеңесіңіз.

Мәселені тікелей көтеріңіз

Фактілер оны растаса, қызметкермен дереу сөйлесіңіз. Кідіріс әдетте жағдайды нашарлатады.

Тікелей әңгіме сабырлы, нақты және құжатталған болуы керек. Жеке шабуылға емес, мінез-құлыққа назар аударыңыз. Мысалы:

• Байқалған әрекетті сипаттаңыз
• Неліктен бұл қабылданбайтынын түсіндіріңіз
• Қызметкерге жауап беруге мүмкіндік беріңіз
• Қажетті түзетуді нақтылаңыз
• Әрекет жалғасса, не болатынын айтыңыз

Кейбір жағдайларда ресми ескерту мен түзету жоспары жеткілікті болуы мүмкін. Басқа жағдайларда мінез-құлық соншалықты ауыр болуы мүмкін, сондықтан дереу күшейту қажет.

Дұрыс түзету шарасын таңдаңыз

Дұрыс жауап әрекеттің ауырлығына, қызметкердің бұрынғы тарихына және компания саясатына байланысты.

Мүмкін болатын шаралар:

• Коучинг немесе қайта оқыту
• Жазбаша ескерту
• Соңғы ескерту
• Қажет әрі заңды болған жағдайда өтемақы немесе қайтару
• Сезімтал рөлден шығару
• Уақытша шеттету
• Жұмыстан шығару

Адалдықтың жоқтығы қаншалықты ауыр болса, бейресми түзету соғұрлым аз жеткілікті болады. Қайта-қайта өтірік айту, жалған жазбалар, ұрлық немесе әдейі алаяқтық жиі қатаңырақ тәртіптік шараны негіздейді.

Барлығын құжаттаңыз

Егер сізге қызметкерге тәртіптік шара қолдану немесе оны жұмыстан шығару керек болса, құжаттама маңызды. Нақты жазба компанияның бірізді және фактілерге сүйене отырып әрекет еткенін көрсетуге көмектеседі.

Мыналарды құжаттаңыз:

• Не болды
• Қашан болды
• Кім қатысты
• Қандай дәлел қорытындыны қолдайды
• Қандай саясат бұзылды
• Қандай түзету қадамдары ұсынылды немесе қабылданды
• Қызметкер қандай жауап берді

Жақсы құжаттама қызметкер кейінірек шешімге дауласса да көмектеседі.

Кек алудың алдын алыңыз және моральдық ахуалды қорғаңыз

Адалдық мәселесі шыққанда, басқа қызметкерлер әдетте мұны байқайды. Олар әділдік, қауіпсіздік немесе басшылықтың әрекет етуі туралы алаңдауы мүмкін.

Сенімді сақтау үшін:

• Саясаттарды бірізді қолданыңыз
• Қоғамдық айыптаудан аулақ болыңыз
• Адалдық пен есептілікке қатысты күтулерді қайта күшейтіңіз
• Басшылардың хабарлаған қызметкерлерге кек алуына жол бермеңіз
• Тек қажет әрі орынды ақпаратты ғана бөлісіңіз

Сіздің мақсатыңыз - жұмыс орнын қорғау, қорқыныш туғызу емес.

Адалдықты азайтатын мәдениет қалыптастырыңыз

Саясат көмектеседі, бірақ мәдениет те соншалықты маңызды. Басшылар ашықтық пен бірізділікті үлгі еткенде, қызметкерлер қысқа жолдарды аз қолданады.

Сау мәдениетке мыналар кіреді:

• Айқын күтулер
• Әділ жалақы
• Ақылға қонымды жүктеме
• Уақытылы кері байланыс
• Ережелерді бірізді орындау
• Мәселелер туралы хабарлауға ашық арналар

Егер қызметкерлер басшылық мәселелерді елемейді немесе таныстыққа жол береді деп ойласа, адалдықтың жоқтығы таралуы ықтимал.

Қашан заңгер немесе HR маманын тарту керек?

Кейбір жағдайларды компания ішінде шешуге болады. Басқалары кәсіби кеңесті талап етеді. Мына жағдайларда құқықтық немесе HR кеңесін қарастырыңыз:

• Ұрлық, алаяқтық немесе қаражатты заңсыз иемдену күдіктелсе
• Құпия деректерге қол жеткізілген немесе оларды мақсатсыз пайдалану мүмкін болса
• Қызметкер басшылық лауазымда болса
• Кек алу немесе құқықсыз жұмыстан шығару туралы талаптар қаупі болса
• Штаттық немесе федералдық сәйкестік мәселелері болуы мүмкін болса
• Қандай дәлелді заңды түрде жинай алатыныңызға сенімсіз болсаңыз

Шағын бизнес үшін ерте кеңес алу кейін қателікті түзеткеннен арзан түсуі мүмкін.

Қорытынды ойлар

Адал емес қызметкерлер компанияның қаржысына, беделіне және мәдениетіне зиян келтіруі мүмкін, бірақ ойластырылған жауап зиянды шектей алады. Ең мықты тәсіл - алдын алу: мұқият іріктеу, есептілік жүйелерін құру, күтулерді құжаттау және жұмысты бірізді бақылау.

Егер бұзушылық орын алса, фактіге сүйеніңіз, дәлел жинаңыз, саясатты сақтаңыз және уақытылы әрекет етіңіз. Тәртіпті процесс бизнесті де, жұмыс орнындағы адалдықты да қорғайды.

Құрушылар мен шағын бизнес иелері үшін мұндай құрылым міндетті нәрсе емес. Ол сеніммен өсуге қабілетті компания құрудың бір бөлігі.