Πώς να αντιμετωπίσετε ανέντιμους εργαζόμενους: Ένας οδηγός για μικρές επιχειρήσεις ώστε να προστατεύσουν την εταιρεία τους

Η ανεντιμότητα στον χώρο εργασίας μπορεί να βλάψει κάτι πολύ περισσότερο από το τελικό αποτέλεσμα μιας εταιρείας. Μπορεί να αποδυναμώσει την εμπιστοσύνη, να επιβραδύνει τη λειτουργία, να δημιουργήσει νομική έκθεση και να κάνει τους καλούς εργαζόμενους να αναρωτιούνται αν τα πρότυπα έχουν πραγματική σημασία. Για μικρές επιχειρήσεις, startups και νεοσύστατες εταιρείες, ο αντίκτυπος μπορεί να είναι ιδιαίτερα σοβαρός, επειδή συνήθως υπάρχει μικρότερο περιθώριο λάθους και λιγότερα επίπεδα εποπτείας.

Η πρόκληση είναι ότι η ανεντιμότητα δεν εμφανίζεται πάντα με δραματικό τρόπο. Μπορεί να εκδηλωθεί ως διογκωμένες ώρες εργασίας, κακή χρήση πόρων της εταιρείας, πλαστογραφημένα αρχεία, καταχρηστικές δαπάνες, κρυφές συγκρούσεις συμφερόντων ή επαναλαμβανόμενη παραποίηση της εργασίας που ολοκληρώθηκε. Ορισμένα ζητήματα είναι μικρά και διορθώσιμα. Άλλα απαιτούν επίσημη πειθαρχική διαδικασία ή απόλυση.

Η σωστή αντίδραση δεν είναι να ενεργήσετε μόνο με βάση μια υποψία. Είναι να δημιουργήσετε σαφή συστήματα που μειώνουν την πιθανότητα παραπτώματος, εντοπίζουν τα προβλήματα νωρίς και σας βοηθούν να αντιδράσετε δίκαια και νόμιμα όταν κάτι πάει στραβά.

Τι θεωρείται ανεντιμότητα εργαζομένου;

Η ανεντιμότητα μπορεί να πάρει πολλές μορφές και κάποιες είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν από άλλες. Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Παραποίηση δελτίων παρουσίας ή ωριαίων αρχείων
• Αφαίρεση περιουσίας της εταιρείας χωρίς άδεια
• Διογκωμένα έξοδα ή υποβολή ψεύτικων αποδείξεων
• Παραπλάνηση σχετικά με την απόδοση, τα προσόντα ή την εργασία που έχει ολοκληρωθεί
• Απόκρυψη εξωτερικής απασχόλησης που δημιουργεί σύγκρουση συμφερόντων
• Αλλοίωση αρχείων, μετρήσεων ή αναφορών
• Ψευδείς δηλώσεις για την παρουσία, τις προθεσμίες ή τις επαφές με πελάτες
• Κακή χρήση εμπιστευτικών πληροφοριών

Δεν είναι κάθε λάθος ανέντιμη συμπεριφορά. Οι εργαζόμενοι μπορεί να κάνουν σφάλματα, να παρερμηνεύσουν τις προσδοκίες ή να εργάζονται χωρίς επαρκή εκπαίδευση. Η βασική διαφορά είναι η πρόθεση. Η ανεντιμότητα συνήθως περιλαμβάνει εν γνώσει παραπλάνηση της εταιρείας για προσωπικό όφελος ή για αποφυγή συνεπειών.

Γιατί οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να το αντιμετωπίζουν σοβαρά

Ένας μεγάλος οργανισμός μπορεί να απορροφήσει πιο εύκολα το κόστος μεμονωμένων παραπτωμάτων από μια μικρότερη επιχείρηση. Για μια μικρή εταιρεία, ακόμη και ένας ανέντιμος εργαζόμενος μπορεί να προκαλέσει δυσανάλογη ζημιά.

Οι κίνδυνοι περιλαμβάνουν:

• Άμεση οικονομική απώλεια
• Μειωμένη παραγωγικότητα
• Πλήγμα στο ηθικό της ομάδας
• Προβλήματα εμπιστοσύνης από πελάτες
• Ζητήματα συμμόρφωσης
• Αυξημένη αποχώρηση προσωπικού
• Νομικές διαμάχες αν η πειθαρχία χειριστεί λανθασμένα

Για ιδρυτές και διευθυντές, το ζήτημα δεν είναι μόνο πώς θα τιμωρηθεί ένα παράπτωμα. Είναι πώς θα δημιουργηθεί ένας χώρος εργασίας όπου η λογοδοσία είναι ο κανόνας και η ανεντιμότητα είναι πιο δύσκολο να κρυφτεί.

Ενσωματώστε την πρόληψη στη διαδικασία πρόσληψης

Η καλύτερη στιγμή για να μειώσετε τον κίνδυνο ανέντιμης συμπεριφοράς είναι πριν το άτομο ενταχθεί στην ομάδα σας. Καμία διαδικασία πρόσληψης δεν μπορεί να εξαλείψει πλήρως τον κίνδυνο, αλλά μια πειθαρχημένη διαδικασία μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερες αποφάσεις.

Χρησιμοποιήστε δομημένες συνεντεύξεις

Κάντε τις ίδιες βασικές ερωτήσεις σε κάθε υποψήφιο. Αυτό διευκολύνει τις συγκρίσεις και μειώνει την προκατάληψη. Επίσης, σας δίνει καλύτερη ευκαιρία να αξιολογήσετε τη συνέπεια στο ιστορικό εργασίας, την υπευθυνότητα και την κρίση.

Επαληθεύστε το ιστορικό και τις συστάσεις

Ελέγξτε το εργασιακό ιστορικό, τις συστάσεις και τυχόν νομικά επιτρεπόμενους ελέγχους ιστορικού που είναι κατάλληλοι για τον ρόλο. Δεν αναζητάτε την τελειότητα. Αναζητάτε μοτίβα που δείχνουν αξιοπιστία, ακρίβεια και επαγγελματισμό.

Προσέξτε ασαφείς ή αντιφατικές απαντήσεις

Επαναλαμβανόμενα κενά, ασαφείς εξηγήσεις ή αντιφάσεις δεν αποτελούν απόδειξη ανεντιμότητας, αλλά είναι ενδείξεις ότι χρειάζεται περαιτέρω διερεύνηση. Κάντε συμπληρωματικές ερωτήσεις και επαληθεύστε ό,τι μπορείτε.

Θέστε τις προσδοκίες από νωρίς

Οι υποψήφιοι πρέπει να καταλαβαίνουν ότι η ειλικρίνεια, η τεκμηρίωση και η λογοδοσία αποτελούν μέρος της δουλειάς. Μια ισχυρή διαδικασία ένταξης βοηθά να επιβάλλετε τα πρότυπα αργότερα.

Χρησιμοποιήστε σωστά τις δοκιμαστικές περιόδους

Μια δοκιμαστική περίοδος μπορεί να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε νέες προσλήψεις πριν τους δώσετε πλήρη εμπιστοσύνη και μακροπρόθεσμη ευθύνη. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, παρακολουθήστε όχι μόνο την απόδοση, αλλά και την αξιοπιστία, την επικοινωνία και την ακεραιότητα.

Μια δοκιμαστική περίοδος λειτουργεί καλύτερα όταν ορίζετε με σαφήνεια τους κανόνες:

• Ποιοι στόχοι πρέπει να επιτευχθούν
• Πώς θα αξιολογηθεί η απόδοση
• Ποια συμπεριφορά είναι απαράδεκτη
• Πότε θα γίνονται οι επανεξετάσεις
• Ποιες συνέπειες μπορεί να ακολουθήσουν αν δεν επιτευχθούν οι προσδοκίες

Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης έργα περιορισμένης διάρκειας ή προσωρινές συνεργασίες πριν από τη μετάβαση σε μόνιμο ρόλο. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν η θέση συνεπάγεται πρόσβαση σε χρήματα, ευαίσθητα δεδομένα ή αρμοδιότητες που σχετίζονται με πελάτες.

Δημιουργήστε σαφή συστήματα λογοδοσίας

Οι άνθρωποι είναι λιγότερο πιθανό να κρύψουν λάθη ή να υπερβάλουν για τα επιτεύγματά τους όταν η επιχείρηση διαθέτει απλά, συνεπή συστήματα λογοδοσίας.

Τεκμηριώστε τις αρμοδιότητες

Κάθε ρόλος πρέπει να έχει σαφές πεδίο ευθύνης. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν τι τους αναλογεί, σε ποιον αναφέρουν και πώς ορίζεται η επιτυχία.

Απαιτήστε τακτικές ενημερώσεις προόδου

Οι εβδομαδιαίες ή δεκαπενθήμερες ενημερώσεις μπορούν να βοηθήσουν να αποκαλυφθεί αν η εργασία εξελίσσεται όπως αναμένεται. Αυτές οι ενημερώσεις πρέπει να εστιάζουν στα παραδοτέα, στα εμπόδια και στα επόμενα βήματα.

Παρακολουθήστε τους στόχους σε σχέση με τα αποτελέσματα

Αν ένα μέλος της ομάδας αναφέρει επανειλημμένα πρόοδο που δεν αντιστοιχεί στα αποτελέσματα, αυτή η απόκλιση αξίζει προσοχής. Ο στόχος δεν είναι ο ασφυκτικός έλεγχος. Ο στόχος είναι η ορατότητα.

Τυποποιήστε τις εγκρίσεις

Χρησιμοποιήστε ροές έγκρισης για δαπάνες, υπερωρίες, επιστροφές εξόδων, αλλαγές ωρών και ευαίσθητα αιτήματα. Τα σαφή βήματα έγκρισης κάνουν πιο δύσκολο να περάσει απαρατήρητη η ανέντιμη συμπεριφορά μέσα στις καθημερινές λειτουργίες.

Σκεφτείτε την παρακολούθηση χρόνου και τα ίχνη ελέγχου

Αν οι εργαζόμενοι αμείβονται με την ώρα, η ακριβής καταγραφή χρόνου είναι απαραίτητη. Ακόμη και για ομάδες με μισθό, τα ίχνη ελέγχου μπορούν να βοηθήσουν στην επιβεβαίωση ότι η εργασία εκτελείται όπως αναμένεται.

Χρήσιμα εργαλεία και έλεγχοι περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό καταγραφής χρόνου
• Συστήματα έγκρισης εξόδων
• Αρχεία πρόσβασης για κρίσιμα συστήματα
• Κοινά εργαλεία διαχείρισης έργων
• Ιστορικό εκδόσεων για έγγραφα
• Απαιτήσεις απόδειξης για επιστροφές εξόδων

Αυτά τα εργαλεία πρέπει να χρησιμοποιούνται με συνέπεια και διαφάνεια. Όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν πώς παρακολουθούνται τα αρχεία, είναι ευκολότερο να αποθαρρυνθεί η κατάχρηση και να επιλυθούν διαφορές.

Αναγνωρίστε τα προειδοποιητικά σημάδια

Η ανεντιμότητα συχνά γίνεται ορατή μέσω μοτίβων και όχι μέσω ενός μεμονωμένου περιστατικού. Τα προειδοποιητικά σημάδια μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Συχνές ασυνέπειες σε ιστορίες ή αναφορές
• Αντίσταση στην τεκμηρίωση
• Αμυντική στάση όταν ζητούνται διευκρινίσεις
• Επαναλαμβανόμενες χαμένες προθεσμίες χωρίς σαφή εξήγηση
• Ανεξήγητες αποκλίσεις σε ώρες, απόθεμα ή έξοδα
• Προσπάθειες μετακύλισης ευθυνών χωρίς αποδείξεις
• Ασυνήθιστα υψηλή μυστικότητα γύρω από συνηθισμένες εργασίες

Κανένα από αυτά τα σημάδια δεν αποδεικνύει μόνο του παράπτωμα. Αλλά αν εμφανίζονται πολλά μαζί, είναι λογικό να γίνει περαιτέρω διερεύνηση.

Διερευνήστε προσεκτικά και νόμιμα

Μόλις υποψιαστείτε ανεντιμότητα, αποφύγετε τα βιαστικά συμπεράσματα. Μια βεβιασμένη κατηγορία μπορεί να βλάψει το ηθικό και να δημιουργήσει νομικό κίνδυνο.

Συγκεντρώστε πρώτα τα γεγονότα

Συλλέξτε έγγραφα, αρχεία, μηνύματα, αποδείξεις, καταγραφές και δηλώσεις μαρτύρων όπου είναι σκόπιμο. Εστιάστε σε ό,τι μπορεί να επαληθευτεί.

Διατηρήστε εμπιστευτική την έρευνα

Μοιραστείτε πληροφορίες μόνο με όσους χρειάζεται να γνωρίζουν. Η φημολογία μπορεί να μετατρέψει ένα διαχειρίσιμο ζήτημα σε πρόβλημα στον χώρο εργασίας.

Μην βασίζεστε μόνο σε φήμες

Οι έμμεσες αναφορές μπορεί να βοηθήσουν στον εντοπισμό του σημείου όπου πρέπει να ψάξετε, αλλά δεν πρέπει να αποτελούν τη βάση για πειθαρχική ενέργεια χωρίς υποστηρικτικά στοιχεία.

Ακολουθήστε τους κανόνες απορρήτου και απασχόλησης

Διαφορετικές πολιτείες και διαφορετικές περιστάσεις μπορούν να επηρεάσουν το τι μπορείτε να ελέγξετε, να καταγράψετε ή να αποκαλύψετε. Αν το ζήτημα μπορεί να αφορά ευαίσθητα αρχεία, οικονομική κλοπή ή πιθανή νομική ενέργεια, συμβουλευτείτε κατάλληλο νομικό σύμβουλο πριν προχωρήσετε σε επιθετικά βήματα.

Αντιμετωπίστε το ζήτημα άμεσα

Όταν τα γεγονότα το στηρίζουν, μιλήστε με τον εργαζόμενο άμεσα. Η καθυστέρηση συνήθως χειροτερεύει την κατάσταση.

Μια άμεση συζήτηση πρέπει να είναι ήρεμη, συγκεκριμένη και τεκμηριωμένη. Εστιάστε στη συμπεριφορά, όχι σε προσωπικές επιθέσεις. Για παράδειγμα:

• Περιγράψτε τη συμπεριφορά που παρατηρήθηκε
• Εξηγήστε γιατί είναι απαράδεκτη
• Δώστε στον εργαζόμενο την ευκαιρία να απαντήσει
• Διευκρινίστε τη διόρθωση που αναμένεται
• Αναφέρετε τι συμβαίνει αν η συμπεριφορά συνεχιστεί

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επίσημη προειδοποίηση και ένα διορθωτικό πλάνο μπορεί να είναι αρκετά. Σε άλλες, η συμπεριφορά μπορεί να είναι αρκετά σοβαρή ώστε να απαιτείται άμεση κλιμάκωση.

Αποφασίστε το σωστό διορθωτικό μέτρο

Η σωστή αντίδραση εξαρτάται από τη σοβαρότητα της συμπεριφοράς, το ιστορικό του εργαζομένου και τις πολιτικές της εταιρείας.

Πιθανές ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Καθοδήγηση ή επανεκπαίδευση
• Γραπτή προειδοποίηση
• Τελική προειδοποίηση
• Επιστροφή χρημάτων ή αποζημίωση, όπου είναι κατάλληλο και νόμιμο
• Απομάκρυνση από ευαίσθητο ρόλο
• Αναστολή
• Απόλυση

Όσο πιο σοβαρή είναι η ανεντιμότητα, τόσο λιγότερο πιθανό είναι ότι η ανεπίσημη διόρθωση θα αρκεί. Η επαναλαμβανόμενη ψευδολογία, τα πλαστογραφημένα αρχεία, η κλοπή ή η σκόπιμη απάτη συχνά δικαιολογούν αυστηρότερη πειθαρχία.

Τεκμηριώστε τα πάντα

Αν χρειαστεί να επιβάλετε πειθαρχικό μέτρο ή να απολύσετε έναν εργαζόμενο, η τεκμηρίωση έχει σημασία. Ένα σαφές αρχείο βοηθά να αποδειχθεί ότι η εταιρεία ενήργησε με συνέπεια και με βάση τα γεγονότα.

Τεκμηριώστε:

• Τι συνέβη
• Πότε συνέβη
• Ποιοι εμπλέκονταν
• Ποια αποδεικτικά στοιχεία στηρίζουν το συμπέρασμα
• Ποιες πολιτικές παραβιάστηκαν
• Ποια διορθωτικά βήματα προσφέρθηκαν ή εφαρμόστηκαν
• Τι είπε ο εργαζόμενος ως απάντηση

Η καλή τεκμηρίωση βοηθά επίσης αν ο εργαζόμενος αργότερα αμφισβητήσει την απόφαση.

Αποτρέψτε αντίποινα και προστατεύστε το ηθικό

Όταν ανακύπτει ένα ζήτημα ανεντιμότητας, οι άλλοι εργαζόμενοι συνήθως το αντιλαμβάνονται. Μπορεί να ανησυχήσουν για τη δικαιοσύνη, την ασφάλεια ή το αν η ηγεσία θα ενεργήσει.

Για να διατηρήσετε την εμπιστοσύνη:

• Εφαρμόζετε τις πολιτικές με συνέπεια
• Αποφεύγετε δημόσιες κατηγορίες
• Ενισχύετε τις προσδοκίες για ειλικρίνεια και λογοδοσία
• Βεβαιωθείτε ότι οι μάνατζερ δεν προβαίνουν σε αντίποινα κατά όσων αναφέρουν προβλήματα
• Επικοινωνείτε μόνο όσα είναι αναγκαία και κατάλληλα

Στόχος σας είναι να προστατεύσετε τον χώρο εργασίας, όχι να δημιουργήσετε φόβο.

Δημιουργήστε μια κουλτούρα που μειώνει την ανεντιμότητα

Οι πολιτικές βοηθούν, αλλά η κουλτούρα είναι εξίσου σημαντική. Οι εργαζόμενοι είναι λιγότερο πιθανό να κάνουν εκπτώσεις όταν οι ηγέτες δίνουν το παράδειγμα με διαφάνεια και συνέπεια.

Μια υγιής κουλτούρα περιλαμβάνει:

• Σαφείς προσδοκίες
• Δίκαιη αμοιβή
• Ρεαλιστικούς φόρτους εργασίας
• Έγκαιρη ανατροφοδότηση
• Συνεπή εφαρμογή των κανόνων
• Ανοιχτά κανάλια για αναφορά ανησυχιών

Αν οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι η διοίκηση αγνοεί τα προβλήματα ή ευνοεί συγκεκριμένους ανθρώπους, η ανεντιμότητα είναι πιο πιθανό να εξαπλωθεί.

Πότε να εμπλέξετε δικηγόρο ή επαγγελματία HR

Ορισμένες καταστάσεις μπορούν να αντιμετωπιστούν εσωτερικά. Άλλες απαιτούν επαγγελματική καθοδήγηση. Θα πρέπει να εξετάσετε νομική ή HR υποστήριξη όταν:

• Υποπτεύεστε κλοπή, απάτη ή υπεξαίρεση
• Ενδέχεται να έχουν προσπελαστεί ή χρησιμοποιηθεί εσφαλμένα ευαίσθητα δεδομένα
• Ο εργαζόμενος κατέχει ηγετική θέση
• Υπάρχει κίνδυνος αντιποίνων ή αξιώσεων για αδικαιολόγητη απόλυση
• Ενδέχεται να εμπλέκονται ζητήματα συμμόρφωσης με πολιτειακούς ή ομοσπονδιακούς κανόνες
• Δεν είστε βέβαιοι ποια αποδεικτικά στοιχεία μπορείτε να συλλέξετε νόμιμα

Για μια μικρή επιχείρηση, η έγκαιρη συμβουλή μπορεί να είναι φθηνότερη από τη διόρθωση ενός λάθους αργότερα.

Τελικές σκέψεις

Οι ανέντιμοι εργαζόμενοι μπορούν να βλάψουν τα οικονομικά, τη φήμη και την κουλτούρα μιας εταιρείας, αλλά μια προσεκτική αντίδραση μπορεί να περιορίσει τη ζημιά. Η ισχυρότερη προσέγγιση είναι η πρόληψη: προσλάβετε προσεκτικά, δημιουργήστε συστήματα λογοδοσίας, τεκμηριώστε τις προσδοκίες και παρακολουθήστε τη δουλειά με συνέπεια.

Αν προκύψει παράπτωμα, μείνετε στα γεγονότα, συγκεντρώστε αποδείξεις, ακολουθήστε την πολιτική και αντιδράστε έγκαιρα. Μια πειθαρχημένη διαδικασία προστατεύει τόσο την επιχείρηση όσο και την ακεραιότητα του χώρου εργασίας.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτού του είδους η δομή δεν είναι προαιρετική. Είναι μέρος της οικοδόμησης μιας εταιρείας που μπορεί να αναπτυχθεί με αυτοπεποίθηση.