Шағын бизнесіңізде қызметкер ұрлығын қалай байқауға болады: ескерту белгілері және алдын алу шаралары

Қызметкер ұрлығын байқау қиын болуы мүмкін, өйткені ол көбіне шағын кемшіліктерден, жеке қателерден немесе жеке алғанда зиянсыз көрінетін мінез-құлықтан басталады. Бірақ шағын бизнес үшін тіпті аз ғана шығын да ақша ағымына әсер етіп, сенімді әлсіретіп, иелерін өсімнен алаңдатуы мүмкін.

Мақсат барлық жұмыс орнын бақылау аймағына айналдыру емес. Мақсат - тәуекелді ерте тану, мұқият әрекет ету және ұрлықты жасыруды қиындататын бақылау тетіктерін құру. Егер сіз шағын компанияны, әсіресе шағын ұжымы бар бизнесті басқарсаңыз, дұрыс саясат түгендеуіңізді, ақшаңызды, уақытыңызды және деректеріңізді дұшпандық орта қалыптастырмай-ақ қорғай алады.

Қызметкер ұрлығы нені білдіруі мүмкін

Қызметкер ұрлығы кассадан ақшаны алып қоюдан әлдеқайда кең ұғым. Ол компанияның мүлкін, ақшасын, жүйелерін немесе уақытын жеке пайда үшін рұқсатсыз пайдаланудың кез келген түрін қамтуы мүмкін. Жиі кездесетін түрлері:

• Қолма-қол ақшаны, тауарды немесе кеңсе керек-жарағын алып кету
• Жалған қайтаруларды немесе күшін жою операцияларын тіркеу
• Сатылымды толық көрсетпеу немесе төлемдерді жасырып қалу
• Жұмыс сағатын қолдан көбейту немесе уақыт есебін бұрмалау
• Жеке шығындарды бизнес шығыны ретінде ұсыну
• Жол ақысы мен өтемақыны жалған көрсету
• Компания картасын, жабдықты немесе бағдарламалық қолжетімділікті мақсатсыз пайдалану
• Құпия ақпаратты сырттағы адамдармен бөлісу
• Жетіспеушіліктерді немесе қателерді жасыру үшін жазбаларды өзгерту

Ұрлық әдейі әрі күрделі болуы мүмкін, немесе ол уақыт өте келе өсіп кететін шағын ақталудан басталуы мүмкін. Қалай болғанда да, оны неғұрлым ерте анықтасаңыз, соғұрлым тезірек шектеуге болады.

Назар аударуға тұрарлық ескерту белгілері

Бір белгі ұрлықты дәлелдемейді. Жеке оқиғалардан гөрі үлгілер маңызды. Мінез-құлықты, есеп-қисаптағы мәселелерді және физикалық сәйкессіздіктерді бірге қараңыз.

1. Түсініксіз өмір салтының өзгеруі

Егер қызметкердің жалақысына сай келмейтін кенет шығын өсімі, қымбат сатып алулар немесе өмір сүру деңгейінің айқын өзгеруі байқалса, бұл белгі болуы мүмкін. Бұл дәлел емес, бірақ құжаттарды және қолжетімділікті мұқият тексеруге негіз береді.

2. Демалыс алуға құлықсыздық

Ешқашан жұмысын жіберіп алмайтын қызметкерлер сенімді болуы мүмкін, бірақ олар өз қатысуына тәуелді схеманы да жасырып жүруі ықтимал. Жақсы бақылау жүйесі басқа қызметкерлерге міндеттерді кедергісіз алмастыруға мүмкіндік беруі керек.

3. Тәуелсіз қолжетімділікке ерекше ұмтылу

Егер біреу жалғыз жұмыс істеуді талап етсе, бақылауға қарсы болса немесе процесті басынан аяғына дейін өзі басқаруға тырысса, абай болыңыз. Бір адам транзакцияны мақұлдап, тіркеп және салыстыра алса, ұрлық жасау оңайырақ.

4. Кассадағы жиі ауытқулар

Қайтарулардың, күшін жоюлардың, жеңілдіктердің немесе кассадағы айырмашылықтардың әдеттегіден көп болуы мақсатсыз пайдалануды білдіруі мүмкін. Бұл мәселе ұрлық, нашар оқыту немесе бұзылған рәсімдер болуы мүмкін, бірақ ол бәрібір тексеруді талап етеді.

5. Сатылымға сәйкес келмейтін түгендеу шығыны

Өнімдер күткеннен тез жоғалып жатса немесе бүлінген тауарға байланысты шағымдар айқын операциялық себепсіз өссе, процесті тексеріңіз. Жоғалған заттар көбіне тереңірек мәселенің алғашқы көрінетін белгісі болады.

6. Бухгалтерлік қайшылықтар

Жетіспейтін түбіртектер, өзгертілген жазбалар, қайталанған төлемдер және түсініксіз айырмашылықтар ешқашан еленбеуі тиіс емес. Бір адам әрі ақшамен, әрі жазбамен жұмыс істесе, ұсақ дәлсіздіктер үлкен алаяқтықты жасыруы мүмкін.

7. Біреу жақындағанда экранды өзгерту

Басшылық жақындағанда компьютер экранының қайта-қайта жабылуы, кішірейтілуі немесе басқа терезеге ауыстырылуы қызметкердің бір нәрсені жасырып жатқанын көрсетуі мүмкін. Бұл алаяқтық, құпия деректер немесе жай ғана рұқсатсыз шолу болуы мүмкін, бірақ бәрібір есеп берушіліктің әлсіздігін білдіреді.

8. Жеткізушілермен немесе тұтынушылармен ерекше байланыстар

Сыйлық алмасу, артықшылық беру немесе әдеттен тыс сатып алу шешімдері парақорлықты немесе сөз байласуды көрсетуі мүмкін. Бір сыртқы тарапқа қайта-қайта пайдалы болатын мақұлдауларға назар аударыңыз.

9. Сезімтал процестер кезінде шамадан тыс болмау

Егер дәл сол қызметкер түгендеу санағы, жабу жұмыстары немесе салыстыру кезінде үнемі жоқ болып кетсе, себебін сұраңыз. Кейбір алаяқтық түрлері тек бақылау алдын ала болжанатын кезде ғана жұмыс істейді.

10. Құжаттандыру әдеттерінің нашарлығы

Түбіртектерден қашатын, операцияларды толық аяқтамайтын немесе құжаттардың жоғалуы туралы бұлыңғыр түсініктеме беретін адам алаяқтықты қадағалауды қиындатады. Әлсіз құжаттандыру ұрлықты дәлелдемейді, бірақ тәуекелді арттырады.

Қалай асыра әрекет етпей тексеруге болады

Мұқият процесс маңызды. Қызметкерді тым ерте айыптау сенімді бұзуы, заңдық тәуекел туғызуы және дәлелдердің жойылуына әкелуі мүмкін. Фактілер мен үлгілерден бастаңыз.

Тек адамға емес, процеске қараңыз

Қызметкерге назар аудармас бұрын, жұмыс ағынын картаға түсіріңіз. Ақша, түгендеу немесе ақпарат бизнеске қай жерде кіретінін, оны кім ұстай алатынын және қандай жазбалар болуы керегін анықтаңыз. Әлсіз бақылаулар мәселені түсіндіруі мүмкін немесе біреудің оларды қалай пайдаланғанын дәл көрсетуі мүмкін.

Жазбаларды жүйелер арасында салыстырыңыз

Сауда нүктесі деректерін, түгендеу санағын, уақыт есебін, банк салымдарын, шот-фактураларды және қолжетімділік журналдарын бірге қараңыз. Алаяқтық көбіне бірнеше дереккөзді салыстырғанда ғана айқын болады.

Дәлелдерді сақтаңыз

Есептерді, скриншоттарды, түбіртектерді, бейнежазбаларды және аудит журналдарын қауіпсіз жерде сақтаңыз. Не тапқаныңызды, қашан тапқаныңызды және бұл ақпаратқа кім қол жеткізгенін көрсететін анық уақыт кестесін жүргізіңіз.

Қоғам алдында айыптамаңыз

Егер нақты қауіпсіздік себебі болмаса және құқықтық немесе кадрлық рәсім алдын ала іске қосылмаса, қызметкерді әріптестерінің көзінше бетпе-бет айыптамаңыз. Ерте айыптау кек қайтаруға, дәлелдердің жойылуына немесе заңсыз жұмыстан босату туралы талапқа әкелуі мүмкін.

Дұрыс мамандарды тартыңыз

Үлкен шығындар үшін заңгерге, бухгалтерге, HR кеңесшісіне немесе сот-бухгалтерлік сарапшысына хабарласыңыз. Егер сізде ұрлық немесе адалдық шығыны бойынша сақтандыру болса, талап қою шарттарын бірден орындаңыз.

Ұрлық расталса не істеу керек

Қолда бар сенімді дәлел болғаннан кейін, тез әрі жүйелі әрекет етіңіз.

1. Ақшаға, файлдарға, жүйелерге және кілттерге қолжетімділікті шектеңіз.
2. Қызметкер есептерге кіре алмауы үшін құпиясөздерді өзгертіп, рұқсаттарды алып тастаңыз.
3. Ішкі ережелеріңізді, нұсқаулықтарыңызды және қолданылатын еңбек заңдарын сақтаңыз.
4. Фактілер мен жасаған қадамдарыңызды құжаттаңыз.
5. Полицияны, сақтандыруды немесе екеуін де тарту қажет пе, соны шешіңіз.
6. Тұтынушылар, жеткізушілер немесе басқа қызметкерлер зардап шеккен-секпегенін тексеріңіз.

Егер қызметкер сезімтал жүйелермен жұмыс істесе, электрондық поштаңызды, бұлттық сақтау орнын, бухгалтерлік бағдарламаны және ортақ дискілерді қорғаңыз. Ұрлық тек ақшаның немесе тауардың жоғалуы емес, деректердің ұрлануын да қамтуы мүмкін.

Қызметкер ұрлығының тәуекелін қалай азайтуға болады

Ең жақсы қорғаныс - ұрлықты жасыруды қиындататын жүйе.

Мүмкін болған жерде міндеттерді бөлу

Бір де бір қызметкер транзакцияның барлық кезеңін толық бақыламауы керек. Бір адам ақшаны қабылдап, оны кітапқа енгізіп, есепті өзі салыстыра алатын болмауы тиіс.

Маңызды әрекеттер үшін қосарлы бекітуді қолданыңыз

Қайтарулар, түгендеуден шығару, жеткізушілерді өзгерту, ақша аударымдары және жалақы түзетулері үшін екінші бекітуді талап етіңіз.

Түгендеуді жүйелі түрде санаңыз

Кезеңдік санау мен күтпеген аудиттер шығынды ауырламай тұрып анықтауға көмектеседі. Түзетулер туралы жазбаларды сақтаңыз және қайталанған айырмашылықтарды тексеріңіз.

Қолжетімділік пен рұқсаттарды тексеріңіз

Әр қызметкердің не көре және нені өзгерте алатынын шектеңіз. Міндеттері өзгергенде қажетсіз рұқсаттарды алып тастаңыз.

Жұмыс уақытын тұрақты бақылаңыз

Сенімді уақытты белгілеу жүйесін қолданып, кестені нақты орындалған жұмыспен салыстырыңыз. Уақыт ұрлығы да ұрлық болып саналады.

Қолма-қол ақшаны күн сайын салыстырыңыз

Жиі салыстыру ақшаға қатысты мәселені ертерек көруге мүмкіндік береді. Күту ұзақ болған сайын, жетіспеушіліктің көзін табу қиындай түседі.

Басшыларды ескерту белгілерін тануға үйретіңіз

Алдыңғы қатардағы жетекшілер көбіне иелерінен бұрын мінез-құлықты байқайды. Оларға алаңдаушылықты құжаттауды және оны тиісті арна арқылы жеткізуді үйретіңіз.

Хабарлау арнасын жасаңыз

Қызметкерлерге алаңдаушылықты жасырын түрде жеткізудің қарапайым жолы проблемаларды ерте анықтауға көмектеседі. Көптеген ұрлық істері әріптестің немесе жеткізушінің хабарламасынан басталады.

Бизнес өскен сайын оны қорғау

Компания қызметкерлер, локациялар және жүйелер қосқан сайын, тәуекел аймағы кеңейеді. Көптеген негізін қалаушылар шағын команда болғандықтан бейресми процестерден бастайды, бірақ бизнес өсе бастағанда мұндай тәсіл қауіпті болады.

Анық компания құрылымы, жазбаша саясат және дәл есептер алаяқтықтың алдын алуды және мәселе туындағанда жауап беруді жеңілдетеді. Егер сіз жаңа бизнесті құрып жатсаңыз немесе бар компания үшін берік негіз қалыптастырсаңыз, Zenind кәсіпкерлерге сеніммен өсу үшін қажет құқықтық құрылымды жасауға көмектеседі.

Қорытынды

Қызметкер ұрлығы сирек жағдайда бірден болатын күрт оқиға ретінде көрінеді. Ол көбіне үлгілер түрінде байқалады: жоғалған түгендеу, оғаш жазбалар, күмәнді мінез-құлық немесе ешкім ертерек түземеген бақылау олқылықтары.

Үрдістерді бақылаңыз, бақылау тетіктерін күшейтіңіз және мәселе үлкен шығынға айналмай тұрып оны құжаттаңыз. Сіз сабырмен әрі тәртіппен әрекет еткенде, бизнесті де, оған тәуелді адамдарды да қорғайсыз.