Адам ресурстары деген не? Жаңа бизнес иелеріне арналған практикалық нұсқаулық

Адам ресурстары, көбіне қысқаша HR деп аталады, бұл компания мен оның қызметкерлерінің мүддесін тең ұстай отырып, адамдармен байланысты процестерді басқаруға жауап беретін бизнес функциясы. Шағын стартапта HR-ды негізін қалаушы немесе кеңсе менеджері жүргізуі мүмкін. Ірі ұйымдарда ол жалдау, жалақыны үйлестіру, талаптарға сәйкестік, қызметкерлермен жұмыс және оқыту бағыттарын қамтитын толық бөлімге айналады.

Негізінде HR бизнеске дұрыс адамдарды тартуға, оларды тиімді қолдауға және еңбек заңдарына сәйкес жұмыс істеуге көмектеседі. Жаңа бизнес иелері үшін HR-ды ерте түсіну қымбат қателіктердің алдын алып, алғашқы күннен бастап сау жұмыс ортасын қалыптастырады.

Адам ресурстарының анықтамасы

Адам ресурстары дегеніміз - компания қызметкерлерді басқару үшін қолданатын адамға қатысты жүйелер мен процестер. Оған іріктеу мен onboarding-тан бастап өнімділікті басқару және еңбек қатынастарын аяқтауға дейінгі қызметкерлік өмір циклі толық кіреді.

HR тек қағазбастылық емес. Бұл компанияның өсуіне, қызметкерлердің нәтижесіне және бизнестің құқықтық әрі операциялық міндеттерді қаншалықты жақсы орындайтынына әсер ететін стратегиялық функция.

Тәжірибеде HR мына жұмыстарға жауап беруі мүмкін:

• Үміткерлерді тарту және іріктеу
• Жалдау мен onboarding үдерістерін үйлестіру
• Қызметкерлер жазбаларын сақтау
• Жұмыс орнындағы саясаттарды басқару
• Оқыту мен дамуды қолдау
• Жәрдемақылар мен демалыс үдерістерін әкімшілендіру
• Қызметкерлердің сұрақтары мен алаңдаушылықтарын қарау
• Тәртіптік шаралар мен жұмыстан босату рәсімдеріне көмектесу
• Еңбек және жұмыспен қамту заңдарына сәйкестікті үйлестіру

Неліктен адам ресурстары маңызды

Қызметкерлері бар әрбір бизнесте HR міндеттері болады, тіпті иесі оларды ресми түрде мойындамаса да. Айқын HR процестері болмаса, қарапайым шешімдердің өзі тәуекелді немесе бірізді емес болып кетуі мүмкін.

Күшті HR тәжірибелері бизнеске мынадай пайда әкеледі:

• Қызметкерлерді тиімдірек жалдау
• Қызметкерлердің ауысуын азайту
• Байланыс пен моральдық ахуалды жақсарту
• Жұмыс орнының бірізді стандарттарын қалыптастыру
• Құқықтық және реттеуші тәуекелді төмендету
• Қызметкерлердің сенімін арттыру
• Құпия бизнес және қызметкер ақпаратын қорғау

Шағын бизнес үшін HR әсіресе маңызды, өйткені иенің уақыты да, құқықтық білімі де, операциялық қателіктерге төзімділігі де шектеулі болады. Бір құжаттың өткізіп алынуы, нашар құжатталған жұмыстан босату немесе жоқ саясат үлкен мәселе туғызуы мүмкін.

HR-дың негізгі функциялары

HR көптеген міндеттерді қамтиды. Нақты ауқым компанияның көлеміне, саласына және жұмыстың бір бөлігін аутсорсингке беру-бермеуіне байланысты.

1. Жалдау және іріктеу

HR рөлді анықтауға, вакансияны жариялауға, үміткерлерді бағалауға және сұхбаттарды үйлестіруге көмектеседі. Жақсы жалдау процесі тек бос орынды толтырумен шектелмейді. Ол компанияға рөлге сай, күтулерді түсінетін және компания мәдениетіне үйлесетін адамдарды табуға көмектеседі.

Тиімді жалдау тәжірибесіне әдетте мыналар кіреді:

• Нақты жұмыс сипаттамалары
• Бірізді сұхбат сұрақтары
• Әділ бағалау өлшемдері
• Жалдау шешімдерінің құжатталуы
• Қажет болғанда және заңды болған жағдайда фондық тексерулер

2. Жаңа қызметкерлерді onboarding арқылы енгізу

Үміткер ұсынысты қабылдағаннан кейін HR оны өнімді қызметкерге айналдыруға көмектеседі. Onboarding жаңа қызметкер құжаттарын, саясаттарды шолуды, жалақы жүйесіне енгізуді, жеңілдіктерге жазылуды және жұмысқа қатысты оқытуды қамтуы мүмкін.

Мықты onboarding процесі қызметкерді ұстап қалуды жақсартып, жаңа қызметкердің пайдалы үлес қоса бастау уақытын қысқартады.

3. Қызметкерлер жазбаларын жүргізу

Жұмыс берушілер жалақы, жұмыс уақыты, салық формалары, өнімділік, жеңілдіктер және жұмыс орнындағы іс-әрекеттерге қатысты белгілі бір жазбаларды сақтауы керек. Жақсы құжат жүргізу тек әкімшілік ыңғайлылық үшін емес. Ол бизнеске тексерулерге, дауларға және ішкі сұрақтарға жауап беруге көмектеседі.

HR жазбаларына мыналар кіруі мүмкін:

• Ұсыныс хаттары
• Салық және жалақы құжаттары
• Қатысу жазбалары
• Өнімділік бағалаулары
• Тәртіптік ескертулер
• Демалыс сұраулары
• Жеңілдіктерге тіркелу нысандары

4. Саясаттар мен рәсімдерді басқару

Көптеген бизнеске қалай жұмыс істейтіні туралы жазбаша негіз қажет. HR көбіне қатысу ережелері, қашықтан жұмыс істеу күтілімдері, қудалауға қарсы стандарттар және тәртіптік рәсімдер сияқты саясаттарды құруға және орындауға көмектеседі.

Саясаттар маңызды, өйткені олар бірізділік қалыптастырады. Менеджерлер ережелерді әр қызметкерге әртүрлі қолданса, компанияда түсінбеушілік, наразылық және құқықтық талаптар қаупі артады.

5. Оқыту және дамыту

HR қызметкерлерді оқытуды үйлестіре немесе қолдай алады. Бұл onboarding оқытуы, қызметке қатысты нұсқаулық, талаптарға сәйкестік бойынша оқыту немесе көшбасшылықты дамыту болуы мүмкін.

Оқыту қызметкерлерге өз жұмысын жақсырақ орындауға және қателерді азайтуға көмектеседі. Сонымен қатар бұл ұстап қалуды жақсартады, себебі адамдар өсу мүмкіндігін көргенде ұзақ қалуға бейім болады.

6. Қызметкерлермен жұмыс және қақтығыстарды шешу

Жұмыс орнындағы қақтығыс болмай қоймайды. HR шағымдарды реттеуге, мәселелерді тексеруге және нәтижелерді құжаттауға арналған құрылымды арна қызметін атқарады.

HR жиі қарастыратын мәселелер:

• Қатысу проблемалары
• Адамаралық келіспеушіліктер
• Өнімділікке қатысты алаңдаушылықтар
• Қудалау шағымдары
• Саясат бұзушылықтары
• Ыңғайлылық немесе демалыс сұраулары

HR әр мәселені шешпесе де, айқын процесс шиеленісті азайтып, қызметкерлерге олардың мәселелері байыппен қаралатынын көрсетеді.

7. Сәйкестікті қолдау

Еңбек заңдары федералдық, штаттық және кейде жергілікті деңгейде қолданылады. HR бизнеске жалақы, жұмыс уақыты, кемсітпеу, жұмыс қауіпсіздігі, демалыс, жеңілдіктер және құжат жүргізуге қатысты ережелерді түсінуге және орындауға көмектеседі.

Сәйкестік HR-ға инвестиция салудың ең маңызды себептерінің бірі. Мұндағы қателіктер айыппұлға, сот істеріне, мемлекеттік тексерулерге және беделге нұқсан келтіруге әкелуі мүмкін.

HR және еңбек құқығы

HR-дың негізгі міндеттерінің бірі - бизнестің құқықтық талаптарға сай болуына көмектесу. Жұмыс берушілерге әсер ететін заңдарға мына салалардағы ережелер кіруі мүмкін:

• Жалақы және жұмыс уақыты тәжірибелері
• Ең төменгі жалақы және үстеме жұмыс ақысы
• Кемсітпеу және кек алмау қорғанысы
• Жұмыс қауіпсіздігі
• Отбасы және медициналық демалыс
• Жұмысшылар өтемақысы
• Қызметкерді жіктеу
• Жеңілдіктерді әкімшілендіру
• Жалдау және жұмыстан босату рәсімдері

Бұл ережелер әрдайым қарапайым емес және жиі өзгеріп отырады. Бір штатта жарамды саясат басқа штатта толық емес немесе заңға қайшы болуы мүмкін. Сондықтан көптеген бизнес мәселе туындағаннан кейін әрекет етудің орнына, HR процестерін ертерек құрады.

HR, payroll және operations айырмашылығы

Көп адам HR-ды payroll немесе жалпы operations-пен шатастырады. Функциялар бір-бірімен қабысады, бірақ олар бірдей емес.

• HR адамдарды басқаруға, саясаттарға, жалдауға және қызметкерлермен жұмысқа бағытталады.
• Payroll қызметкерлерге дұрыс әрі уақытылы ақы төлеуге бағытталады.
• Operations бизнестің күнделікті жұмысын қамтамасыз етуге бағытталады.

Шағын бизнесте бір адам осы үш саланың бәрін жүргізуі мүмкін. Компания өскен сайын оларды бөлу дәлдікті арттырып, тәуекелді азайтады.

Шағын бизнеске HR қашан қажет болады

Шағын бизнестің алғашқы күні-ақ ресми HR бөлімін құруы міндетті емес. Бірақ қызметкер алған сәттен бастап HR процестері қажет болады.

Бизнеске неғұрлым құрылымды HR қолдауы керек екенін көрсететін белгілер:

• Жалдау бірізді рәсімдерсіз жүріп жатыр
• Қызметкерлер шағымды қайда айту керегін білмейді
• Жазбалар шашыраңқы немесе толық емес
• Менеджерлер тәртіптік шараларды біркелкі қолданбайды
• Компания жаңа штаттарға кеңейіп жатыр
• Ие қызметкер мәселелеріне тым көп уақыт жұмсап жатыр
• Бизнес еңбек заңдарына сәйкес келе ме, жоқ па, сенімсіз

Осы кезде бизнеске dedicated HR қызметкері, part-time консультант немесе аутсорсингтік HR шешімі пайдалы болуы мүмкін.

Аутсорсингтік HR және ішкі HR

Бизнес HR-ды басқарудың әдетте үш жолы бар:

Ішкі HR

Ішкі HR қызметкері немесе командасы компанияның өзінде жұмыс істейді. Бұл нұсқа бизнеске көбірек бақылау мен тікелей қадағалау береді, әсіресе ұйым өскен сайын пайдалы.

Аутсорсингтік HR

Сыртқы провайдер HR міндеттерінің бір бөлігін немесе барлығын орындайды. Бұл қолдау керек, бірақ толық бөлімге әлі дайын емес стартаптар мен шағын бизнес үшін үнемді болуы мүмкін.

Негізін қалаушы басқаратын HR

Ең бастапқы кезеңдерде HR-ды көбіне негізін қалаушылар өздері жүргізеді. Бұл уақытша жұмыс істеуі мүмкін, бірақ команда ұлғайған сайын бірізділікті сақтау қиындай түседі.

Ең дұрыс тәсіл бюджетке, қызметкерлер санына, салалық тәуекелге және бизнестің күрделілігіне байланысты.

Күшті HR іргетасын құру

Жақсы HR айқын жүйелерден басталады. Бизнеске бастау үшін күрделі инфрақұрылым қажет емес, бірақ бірізділік қажет.

Практикалық алғашқы қадамдар:

• Қызметкерлерге арналған анықтамалық дайындау
• Жалдау жұмыс ағынын құру
• Жалақы және салық процестерін орнату
• Қатысу және демалыс ережелерін анықтау
• Өнімділік күтулерін құжаттау
• Шағым беру процесін жасау
• Қызметкер файлдарын реттелген әрі қауіпсіз сақтау

Осы негіздер бизнеске жақсырақ шешім қабылдауға және әр мәселе туындағанда импровизация жасамауға көмектеседі.

Жиі жіберілетін HR қателіктері

Көптеген шағын бизнес бірдей проблемаларға қайта-қайта тап болады. Ең жиі қателіктер мыналар:

• Жазбаша жұмыс сипаттамаларынсыз жалдау
• Өнімділік проблемаларын құжаттамау
• Саясаттарды біркелкі қолданбау
• Қызметкерлерді қате жіктеу
• Штатқа тән еңбек ережелерін елемеу
• Шағымдарға жауап беруді кешіктіру
• Нашар құжат жүргізу
• Onboarding-ты кейінге қалдыру

Бұл қателіктерден қашу мінсіз HR бөлімін бірден құруға тырысудан да пайдалы болуы мүмкін.

HR компания мәдениетін қалай қолдайды

HR тек сәйкестік пен қағаз жұмысы ғана емес. Ол сондай-ақ қызметкерлердің компанияны қалай сезінетініне әсер етеді.

Мәдениет бизнестің адамдарды қалай жалдайтыны, байланыс орнататыны, көтермелейтіні, тәртіпке шақыратыны және мойындайтыны арқылы қалыптасады. HR дұрыс басқарылса, қызметкерлер күтулерді түсінеді және өздерін әділірек сезінеді. Бұл көбіне жақсы нәтижеге және төмен ауысымға әкеледі.

Негізін қалаушылар үшін маңыздысы мынау: мәдениет өздігінен пайда болмайды. HR жүйелері оған күн сайын әсер етеді.

Жаңа бизнес иелеріне арналған HR

Егер сіз бизнес бастап жатсаңыз, алғашқы қызметкеріңізге дейін-ақ HR назарда болуы керек. Таңдаған заңды тұлға түріңіз, жасайтын саясаттарыңыз және жүргізетін жазбаларыңыз кейін қызметкер жалдау мен басқаруды қаншалықты жеңіл ететініне әсер етеді.

Дәл осы жерде компания құруға көмектесетін серіктес пайдалы болады. Zenind кәсіпкерлерге бизнес құру және үздіксіз сәйкестік бойынша қолдау көрсетіп, негізін қалаушыларға команда құрып, HR процестерін орнатқанда неғұрлым реттелген іргетас береді.

Қорытынды ойлар

Адам ресурстары - бизнеске қызметкерлерді жауапкершілікпен және тиімді басқаруға көмектесетін функция. Оған жалдау, onboarding, саясаттарды орындау, құжат жүргізу, қызметкерлермен жұмыс және сәйкестік қолдауы кіреді.

Шағын бизнес иелері үшін HR бастапқыда қарапайым процестер жиынтығы болуы мүмкін, бірақ команда өскен сайын ол өте маңызды болады. Бизнес HR іргетасын неғұрлым ерте құрса, соғұрлым сенімді түрде масштабтау оңайырақ болады.