Уақыт пен ақшаны ысырап етпей, талаптарға сай бизнесті қалай бастауға және жүргізуге болады

Бизнесті бастау қызықты, бірақ құжаттар, тапсыру мерзімдері, лицензиялар мен салық ережелері пайда болғанда бәрі күрделене түседі. Көптеген негізін қалаушылар үшін комплаенс заңгерлік командасы бар ірі компанияларға ғана тән қымбат мәселе сияқты көрінеді. Шын мәнінде, егер сіз қарапайым жүйені ерте құрып, бизнес жазбаларын бірінші күннен бастап реттеп отырсаңыз, негізгі талаптарды басқару оңай.

Талаптарға сай бизнес тек айыппұлдардан қашқақтайтын бизнес емес. Мұндай бизнеске инвестиция тарту, оны масштабтау және кейінірек сату да оңайырақ болады. Банк, серіктестер, жеткізушілер және штат органдары дұрыс құрылған және ұқыпты жүргізілетін компанияларға жақсырақ қарайды. Жақсы жаңалық: оған жету үшін үлкен бюджет қажет емес.

Бұл нұсқаулық Америка Құрама Штаттарында талаптарға сай бизнесті бастау және жүргізудің негізгі қадамдарын түсіндіреді: ұйымдық құрылымды таңдаудан бастап, штатта тіркеу, салықтар, лицензиялар және жыл сайынғы есептерді уақытында тапсыруға дейін.

Бизнес комплаенсі шын мәнінде нені білдіреді

Бизнес комплаенсі - бұл компанияңызға қолданылатын заңдық және әкімшілік талаптарды орындау процесі. Бұл ережелер сіздің штатыңызға, салаңызға, ұйымдық түріңізге, ал кейде қалаңызға немесе округіңізге байланысты болады.

Кемінде комплаенске әдетте мыналар кіреді:

• Дұрыс заңды тұлға құру
• Қажет болған жағдайда бизнес атауын тіркеу
• EIN немесе салықтық нөмір алу
• Жергілікті, штаттық немесе федералдық лицензиялар мен рұқсаттарды рәсімдеу
• Қажет болған жерде тіркелген агентті сақтау
• Жыл сайынғы есептерді және басқа штаттық құжаттарды уақытында тапсыру
• Бизнес салықтарын төлеу және жазбаларды дұрыс жүргізу
• Жеке және бизнес қаржысын бөлек ұстау

Комплаенс - бір реттік әрекет емес. Бұл іске қосылар алдында басталып, компания өскен сайын жалғасатын тұрақты жауапкершілік.

1-қадам: Дұрыс бизнес құрылымын таңдаңыз

Бизнес құрылымыңыз жауапкершілікті қорғауға, салық салуға, басқару икемділігіне және қанша құжат жүргізу керектігіне әсер етеді. Шағын бизнес үшін ең кең тараған нұсқалар мыналар:

• Жеке кәсіпкерлік
• Жауапкершілігі шектеулі компания (LLC)
• Корпорация
• Серіктестік

Жеке кәсіпкерлік ең қарапайым құрылым, бірақ ол сіз бен бизнес арасында жауапкершіліктің бөлінуін қамтамасыз етпейді. LLC шағын бизнес үшін танымал нұсқа, себебі ол жеке және бизнес активтері арасында заңды бөліну жасай алады әрі салыстырмалы түрде икемді болып қалады. Корпорациялар әдетте капитал тартуды, акция шығаруды немесе басқарудың ресми жүйесімен жұмыс істеуді жоспарлайтын бизнес үшін қолайлы.

Дұрыс таңдау сіздің мақсатыңызға байланысты. Егер сіз тәуекелі төмен қосымша жобаны бастасаңыз, бастапқыда қарапайым құрылым жеткілікті болуы мүмкін. Егер сізге жауапкершіліктен қорғау, кәсіби имидж және өсуге мүмкіндік керек болса, LLC немесе корпорация дұрысырақ болуы мүмкін.

Тіркеуге дейін мыналарды қарап шығыңыз:

• Күтілетін табыс көлемі мен тәуекел деңгейі
• Серіктестер немесе инвесторлар бола ма
• Пайда мен салықты қалай басқарғыңыз келетіні
• Штатыңызда тіркеуге қандай талаптар қойылатыны

Егер күмәніңіз болса, кейін бәрін түзетемін деп ойлағаннан гөрі, өсуді қолдайтын құрылымды таңдаған дұрыс. Құрылымды кейін өзгерту қосымша шығын мен кідіріс әкелуі мүмкін.

2-қадам: Бизнес атауын дұрыс тіркеңіз

Бизнес атауы - брендіңіздің бір бөлігі, бірақ ол сонымен бірге құқықтық идентификатор болып табылады. Қалай жұмыс істейтініңізге байланысты, компания атауын штат деңгейінде тіркеуіңіз қажет болуы мүмкін немесе заңды атауыңыздан бөлек атпен жұмыс істесеңіз, DBA, яғни fictitious name немесе assumed name түрінде тіркеу қажет болуы мүмкін.

Атауды бекітпес бұрын:

• Штатыңыздың бизнес реестрін тексеріңіз
• Доменнің бос екенін қараңыз
• Сауда белгісі қақтығыстарын іздеңіз
• Атаудың штат ережелеріне сай екенін растаңыз

Күшті атау - қолжетімді, есте қаларлық және заңды түрде қолдануға болатын атау. Бұл қадамды өткізіп жіберу өтінімдердің кері қайтарылуына, бренд шатасуына немесе кейін мәжбүрлі ребрендингке әкелуі мүмкін.

3-қадам: EIN алып, салық негіздерін реттеңіз

Жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірі, немесе EIN, IRS арқылы беріледі және бизнесіңізді салық мақсатында сәйкестендіру үшін қолданылады. Қызметкер жалдауды бірден жоспарламасаңыз да, EIN бизнес банктік шотын ашуға, салық нысандарын тапсыруға және кейбір штаттық немесе федералдық талаптарды орындауға қажет немесе пайдалы болуы мүмкін.

Егер сізде мыналардың бірі болса, EIN керек болуы мүмкін:

• LLC немесе корпорация құру
• Қызметкер жалдау
• Бизнес банктік шот ашу
• Федералдық бизнес салық декларациясын тапсыру
• Белгілі бір салық режимін таңдау

EIN-мен қатар, бизнесіңізге қандай салықтар қолданылатынын да түсінуіңіз керек. Оларға мыналар кіруі мүмкін:

• Федералдық табыс салығы
• Штаттық табыс салығы
• Сату салығы
• Еңбекақыдан ұсталатын салықтар
• Өзін-өзі жұмыспен қамту салығы
• Franchise tax

Салық міндеттемелері штат пен салаға байланысты өзгереді, сондықтан бір ғана шешім барлық компанияға сай деп ойламаңыз. Міндеттеріңізді неғұрлым ерте түсінсеңіз, күтпеген жағдайлар соғұрлым аз болады.

4-қадам: Қажетті лицензиялар мен рұқсаттарды алыңыз

Көптеген жаңа негізін қалаушылар қанша лицензия мен рұқсат қажет болуы мүмкін екенін бағаламайды. Кейбір бизнеске тек базалық жергілікті рұқсат керек болса, басқаларына қала, округ, штат немесе федералдық органдардан бірнеше рұқсат қажет болады.

Жиі кездесетін мысалдар:

• Жалпы бизнес лицензиялары
• Сату салығы рұқсаттары
• Денсаулық сақтау рұқсаттары
• Кәсіби лицензиялар
• Үйден жұмыс істеу рұқсаттары
• Салаға тән тіркеулер

Талаптар сіздің немен айналысатыныңызға, қай жерде жұмыс істейтініңізге және өнім сатасыз ба, қызмет көрсетесіз бе, әлде материалдық қор басқарасыз ба - соған байланысты болады. Мысалы, тағам сататын бизнеске консалтинг фирмасы немесе онлайн-дүкенге қарағанда мүлде бөлек ережелер қолданылады.

Мыналарды тексеріңіз:

• Қала немесе округ лицензиялау бөлімі
• Штатыңыздың бизнес порталы
• Саланы реттейтін органдар
• Егер бизнесіңіз реттелетін салада болса, федералдық талаптар

Қажетті рұқсаттарсыз жұмыс істесеңіз, айыппұлдарға, қызметіңіздің тоқтатылуына немесе қаржыландыруға өтінім бергенде қиындықтарға тап болуыңыз мүмкін.

5-қадам: Бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстаңыз

Комплаенс үшін ең маңызды әдеттердің бірі әрі елемеу оңайы - бизнес пен жеке қаржыны бөлу.

Мыналарды ашыңыз:

• Арнайы бизнес банктік шоты
• Қажет болса, бизнес кредит картасы
• Таза бухгалтерлік жүйе
• Компания кірістері мен шығыстарына бөлек жазбалар

Бұл маңызды, өйткені аралас қаржы салықты қиындатады, жауапкершіліктен қорғауды әлсіретеді және компанияңыз тексеруден өтсе немесе аудит болса, шатастырады. LLC немесе корпорация үшін қаржыны бөле алмау ұйымның заңдық артықшылықтарын да әлсіретуі мүмкін.

Қаржыны дұрыс бөлу сізге бизнестің шын мәнінде қалай жұмыс істеп жатқанын да нақтырақ көрсетеді.

6-қадам: Жазба жүргізу жүйесін ерте құрыңыз

Талаптарға сай бизнеске таза құжаттар қажет. Бастау үшін қымбат бағдарлама міндетті емес, бірақ тұрақтылық қажет.

Мыналардың көшірмелерін сақтаңыз:

• Құру құжаттары
• EIN растамасы
• Operating agreement немесе bylaws
• Меншік жазбалары
• Лицензиялар мен рұқсаттар
• Жыл сайынғы есептер
• Салық декларациялары
• Банк көшірмелері
• Негізгі келісімшарттар
• Сақтандыру құжаттары
• Жиналыс жазбалары мен шешімдер

Қарапайым бұлтты қалта құрылымы шағын компаниялар үшін жақсы жұмыс істей алады. Құжаттарды жыл және санат бойынша реттеңіз, сонда керегін тез табасыз.

Мықты жазбалар мыналарға көмектеседі:

• Салық дайындау
• Несие өтінімдері
• Ішкі шешім қабылдау
• Инвесторлық тексеру
• Штаттық комплаенс шолулары

Егер бизнесіңіз өссе, таза құжаттар одан да құнды болады, өйткені олар заңдық және қаржылық қолдауға кететін уақыт пен шығынды азайтады.

7-қадам: Жыл сайынғы есептер мен тұрақты штаттық өтінімдерді қадағалаңыз

Көптеген штаттар бизнестен жыл сайынғы есептерді немесе ұқсас қолдау құжаттарын тапсыруды талап етеді. Бұл өтінімдер компанияңыздың good standing күйін сақтайды және мекенжай, тіркелген агент және меншік деректері сияқты маңызды ақпараттың өзектілігін растайды.

Мерзімді өткізіп алу мыналарға әкелуі мүмкін:

• Кешігу айыппұлдары
• Good standing мәртебесінен айырылу
• Administrative dissolution
• Шот ашуда немесе келісімшартқа қол қоюда қиындықтар

Комплаенс күнтізбесін құрыңыз, оған мыналар кірсін:

• Құрылу мерейтойы күндері
• Жыл сайынғы есеп тапсыру мерзімдері
• Тіркелген агентті жаңарту мерзімдері
• Лицензиялардың аяқталу күндері
• Салық мерзімдері

Есте сақтауға сүйенбеңіз. Ең жақсы комплаенс жүйелері қарапайым, көрнекі және мүмкіндігінше автоматты болады.

8-қадам: Тәуекел деңгейіңізге сай келісімшарттар мен саясаттарды пайдаланыңыз

Бизнесіңіз жұмыс істей бастағанда, жазбаша келісімдер өте маңызды болады. Келісімшарттар күтуді нақтылайды, дауларды азайтады және келісілген нәрсені құжаттайды.

Сіздің бизнесіңізге қарай мыналар қажет болуы мүмкін:

• Клиентке қызмет көрсету келісімдері
• Тәуелсіз мердігер келісімдері
• Жеткізуші келісімшарттары
• Құпиялылық туралы келісімдер
• Қызмет көрсету шарттары
• Құпиялылық саясаты
• Қызметкерлерге арналған нұсқаулық

Бастағанда бәрін тым күрделендірудің қажеті жоқ, бірақ маңызды іскерлік қатынастарда ауызша уәделерге сүйенуден аулақ болыңыз. Жақсы құжаттама екі тарапты да қорғайды және компанияңызды кәсібиірек көрсетеді.

9-қадам: Қызметкер жалдаған кездегі комплаенсті түсініңіз

Қызметкер жалдау міндеттемелеріңізді айтарлықтай өзгертеді. Тіпті бір қызметкердің өзі жалақы, салық, сақтандыру және еңбек құқығы талаптарын туындатуы мүмкін.

Егер сіз жалдасаңыз, мыналарды шешуіңіз қажет болуы мүмкін:

• Жаңадан қабылданған қызметкерлерді хабарлау
• Еңбекақыдан салық ұстау
• Қызметке жарамдылығын растау
• Workers’ compensation insurance
• Жұмыссыздық сақтандыруы
• Еңбек туралы хабарламалар

Егер тәуелсіз мердігерлерді пайдалансаңыз, бәрібір дұрыс келісімдер мен салық құжаттары қажет. Қызметкерді қате санатқа жатқызу - жиі кездесетін әрі қымбатқа түсетін қателік, сондықтан көмек жалдамас бұрын ережелерді мұқият қарап шығыңыз.

10-қадам: Комплаенсті ай сайынғы әдетке айналдырыңыз

Комплаенс әдетке айналса, әлдеқайда оңай болады. Оны жыл сайынғы әбігерге айналдырмай, ай сайын қысқа уақыт бөліп, міндеттеріңізді тексеріп отырыңыз.

Ай сайынғы бақылау тізіміне мыналар кіруі мүмкін:

• Алдағы мерзімдерді тексеру
• Банк және бухгалтерлік жазбаларды шолу
• Лицензиялар мен тіркеулердің жарамдылығын растау
• Маңызды құжаттардың сақтық көшірмесін жасау
• Жаңа штаттық немесе салықтық хабарламаларды қарау
• Өзгерсе, меншік немесе мекенжай жазбаларын жаңарту

Бұл рәсім көп уақытты алмайды. Мақсат - кіші проблемаларды қымбат мәселеге айналмай тұрып ұстап қалу.

Zenind негізін қалаушыларға қалай көмектесе алады

Көптеген кәсіпкерлер үшін комплаенстің ең қиыны - заңның өзі емес. Ең қиыны - табыс құрып жүріп, барлық өзгермелі міндеттемелерді бақылап отыру.

Осы жерде Zenind сияқты company formation service көмектесе алады. Zenind құрылтайшыларға компания құру және тұрақты business maintenance міндеттерін басқаруға қолдау көрсетеді, сонда олар операцияларға көбірек, әкімшілік кедергілерге азырақ көңіл бөле алады. Егер сіз entity setup, registered agent қажеттілігі, annual filings немесе state compliance tasks бойынша айқынырақ жол іздесеңіз, құрылымды қолдау жүйесі уақыт үнемдеп, стрессті азайтады.

Мақсат тек бизнесті іске қосу емес. Мақсат - өскен сайын да талаптарға сай қала алатын бизнес ашу.

Жиі кездесетін комплаенс қателіктері

Көптеген жаңа бизнес мынадай алдын алуға болатын қателіктер жібереді:

• Компанияны тым кеш құру
• Атауды қолжетімділігін тексермей пайдалану
• Қажетті лицензияларды ұмыту
• Бизнес пен жеке шығындарды араластыру
• Жыл сайынғы есеп мерзімдерін өткізіп алу
• Салық міндеттемелерін тек есеп беру маусымында ғана еске алу
• Бизнес моделіне сай келмейтін келісімшарттарды пайдалану
• Үлкен өзгерістерден кейін штаттық жазбаларды жаңартпау

Осы проблемалардың көбі іске қосу кезінде чек-лист құрып, оны жүйелі түрде қарап отырсаңыз, алдын алуға болады.

Қорытынды ойлар

Талаптарға сай бизнес бір үлкен заңдық қадаммен емес, тұрақты әрі әдеттегі әрекеттер арқылы құрылады. Дұрыс entity таңдаңыз, дұрыс тіркеліңіз, қажетті салық нөмірлері мен рұқсаттарды алыңыз, қаржыны бөліңіз, құжаттарды реттеңіз және қайталанатын өтінімдерден алда жүріңіз.

Егер комплаенсті кейінге қалдыратын нәрсе емес, операциялық жүйеңіздің бір бөлігі ретінде қарасаңыз, бизнесті қорғау және оны сенімді түрде масштабтау әлдеқайда жеңіл болады.

Ең қарапайым стратегия көбіне ең жақсысы болады: негізді дұрыс құрыңыз, құжаттарыңызды жаңартып отырыңыз және міндеттемелеріңізді өзіңіз шынайы ұстана алатын кесте бойынша қарап шығыңыз.