Жаңа жұмыс берушілерге арналған жалақы салығын тіркеу: федералдық, штаттық және көпштаттық баптауға арналған практикалық нұсқаулық

Алғашқы қызметкеріңізді жалдау - маңызды кезең, бірақ ол жаңа салық міндеттемелерін де тудырады. Жалақыны үздіксіз жүргізу үшін көптеген бизнеске федералдық, штаттық, ал кейде жергілікті деңгейде тиісті жұмыс беруші салық шоттарын тіркеу қажет. Бір тіркеуді жіберіп алу жалақы төлемдерін кешіктіруі, айыппұлдарға әкелуі немесе кейін есеп беру кезінде қиындық тудыруы мүмкін.

Бұл нұсқаулық жалақы салығын тіркеу нені білдіретінін, жаңа жұмыс берушілерге әдетте қандай шоттар қажет екенін, қашан тіркелу керегін және бірнеше штатта қызметкер жалдағанда қалай жүйелі болуға болатынын түсіндіреді.

Жалақы салығын тіркеу нені білдіреді

Жалақы салығын тіркеу - бұл сіздің бизнеске жұмыспен байланысты салықтарды ұстап қалу, есеп беру және төлеу үшін қажет салық шоттарын ашу процесі. Тәжірибеде бұл көбіне мыналарды қамтиды:

• Федералдық Жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірі (EIN)
• Штаттық табыс салығын ұстап қалу тіркеуі
• Штаттық жұмыссыздық сақтандыруын тіркеу
• Қолданыста болса, жергілікті жалақы салығы шоттары
• Кейбір өңірлердегі салаға немесе қалаға қатысты жұмыс беруші шоттары

Әр шоттың мақсаты бөлек. Кейбіреулері қызметкер жалақысынан ұсталған салықтарды есеп беру үшін қолданылады. Басқалары жұмыссыздық сақтандыруы сияқты жұмыс беруші жалақы салықтарын төлеуге арналған.

Неліктен жалақы салығын тіркеу маңызды

Жұмыс берушілер әдетте қажетті шоттар ашылмайынша жалақыны заңды түрде өңдей алмайды. Тіркеудің маңызы мынада:

• Бизнесіңізді салық органдарында тіркейді
• Қажет болған жағдайда табыс салығын ұстап қалуға мүмкіндік береді
• Жұмыссыздық салығын есеп беріп, төлеуге мүмкіндік береді
• Жалақы бойынша есептердің тапсыру кестесін қалыптастырады
• Мерзімді өткізіп алу салдарынан айыппұлдар мен өсімпұлдан сақтайды

Егер сіздің қызметкерлеріңіз қашықтан жұмыс істесе, бірнеше аймаққа таралса немесе штаттар арасында орын ауыстырса, жалақыны тіркеу одан да маңызды болады. Жаңа штатта жұмыс істейтін бір қызметкердің өзі сол жерде тіркеу міндетін туындатуы мүмкін.

Федералдық жалақы салығы бойынша қадам: EIN алу

Көптеген бизнеске жалақыны баптау алдында EIN қажет. EIN-ді IRS береді және ол сіздің бизнесіңізді федералдық салық мақсатында сәйкестендіреді.

Әдетте сізге EIN қажет болады, егер бизнесіңіз:

• Қызметкер жалдауды жоспарласа
• Жұмыспен байланысты салық есептілігін тапсырса
• Кейбір іскерлік банктік шоттарды ашса
• Штаттық салық органдарында тіркелсе

Көптеген жаңа жұмыс берушілер үшін EIN - жалақыны баптаудағы алғашқы қадам. Онсыз штаттық органдар мен жалақы провайдерлері басқа тіркеулерді аяқтай алмауы мүмкін.

Жаңа жұмыс берушілерге әдетте қажет штаттық жалақы тіркеулері

Штат талаптары әртүрлі, бірақ көпшілік жұмыс беруші екі негізгі шот түріне тіркелуді күтуі керек.

1. Штаттық табыс салығын ұстап қалу шоты

Бұл шот штат табыс салығы қолданылатын жерлерде қызметкер жалақысынан штаттық табыс салығын ұстап қалу үшін пайдаланылады.

Сізге ұстап қалу шоты қажет болуы мүмкін, егер:

• Қызметкерлеріңіз табыс салығы бар штатта жұмыс істесе
• Штатыңыз алғашқы жалақыға дейін-ақ жұмыс берушінің ұстап қалу тіркеуін талап етсе
• Сізде басқа штатта жұмыс істейтін қашықтан қызметкерлер болса

Кейбір штаттарда жеке табыс салығы жоқ, сондықтан олар ұстап қалу тіркеуін талап етпеуі мүмкін. Басқа штаттарда резидент еместерден ұстап қалуға, өзара келісімдерге немесе жалақы шектеріне қатысты арнайы ережелер болуы мүмкін.

2. Штаттық жұмыссыздық сақтандыру шоты

Көптеген жұмыс берушілер жұмыссыздық сақтандыруына да тіркелуі тиіс, оны жиі жұмыссыздық салығы немесе SUTA деп атайды.

Бұл шот табыс салығын ұстап қалудан бөлек. Ол қызметкер жалақысына байланысты штаттық жұмыссыздық жарналарын төлеу үшін қолданылады. Көптеген штаттарда мөлшерлеме тіркеуден кейін белгіленеді және шағымдар тарихы мен штат ережелеріне қарай уақыт өте өзгеруі мүмкін.

Қашан тіркелу керек

Уақыт маңызды. Көптеген жұмыс берушілер тіркеуді алғашқы қызметкер жұмысқа кіріспей тұрып немесе алғашқы жалақы жүргізілмей тұрып аяқтауы керек.

Ертерек тіркеліңіз, егер:

• Сіз жаңа штатта қызметкер жалдап жатсаңыз
• Сізде бірнеше штатта қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлер болса
• Сіз қызметкерлері бар қолданыстағы бизнесті сатып алсаңыз
• Сіз заңды тұлға құрылымын өзгертсеңіз
• Сіз жаңа жалақы орны немесе кеңсе қоссаңыз

Жалақы басталғаннан кейін күту есептерді жіберіп алуға, депозиттердің кешігуіне немесе шотты белсендіру мәселелеріне әкелуі мүмкін.

Көпштаттық жалақы тіркеуі

Көпштаттық жалдау, әсіресе қашықтан жұмыс істейтін командаларда, жиі кездеседі. Бірақ жалақы салығын тіркеу көбіне штатқа тән, және әр штат бір қызметкерді оның жұмысты қай жерде орындайтынына қарай әртүрлі қарастыруы мүмкін.

Егер бизнесіңізде бірнеше штатта қызметкер болса, сізге салықтық байланыс немесе ұстап қалу міндеті бар әр штатта тіркелу қажет болуы мүмкін.

Көпштаттық тіркеуге жиі себеп болатын жағдайлар:

• Үйден басқа штатта жұмыс істейтін қашықтан қызметкерлер
• Штат шекарасын кесіп өтетін сату немесе далалық қызметкерлер
• Жаңа штаттағы маусымдық немесе уақытша қызметкерлер
• Жаңа нарыққа кеңейіп жатқан бизнес

Негізгі сұрақ тек компания қай жерде құрылғанында емес, жұмыс қай жерде орындалатынында және жұмыс берушінің қай жерде жалақы салығы бойынша міндеттемелері барында.

Жергілікті және арнайы жұмыс беруші салықтары

Кейбір юрисдикциялар жалақы тіркеуінің тағы бір қабатын қосады. Орналасуына және жұмыс күші жағдайына қарай, сізге төмендегілерге де тіркелу қажет болуы мүмкін:

• Қалалық немесе округтік табыс салығын ұстап қалу
• Жергілікті кәсіптік салықтар
• Тасымалдау немесе қатынау салықтары
• Мүгедектік немесе отбасылық демалыс бағдарламалары
• Арнайы жұмыс күші жарналары

Бұл талаптарды оңай жіберіп алуға болады, себебі олар барлық жерде қолданылмайды. Жұмыс берушілер жаңа юрисдикцияда қызметкер қосқанда жергілікті ережелерді міндетті түрде тексеруі керек.

Тіркеу үшін әдетте қандай ақпарат қажет болады

Жалақы салығын тіркеудің көбінде ұқсас бизнес деректері сұралады. Бастамас бұрын төмендегілерді дайындаңыз:

• Заңды бизнес атауы
• EIN
• Құрылым түрі және тіркелген штат
• Бизнес мекенжайы және пошталық мекенжай
• Жауапты тарап туралы ақпарат
• Иесі немесе лауазымды тұлға туралы деректер
• Жалақының басталу күні немесе бірінші қызметкердің жұмысқа кіру күні
• Қызметкер саны және жалақы бойынша болжамдар
• NAICS немесе сала коды, сұралса
• Тіркелген агент немесе бас кеңсе деректері, қажет болса

Бұл ақпаратты алдын ала дайындау процесті жылдамдатады және болдырмауға болатын қателерді азайтады.

Жиі жіберілетін қателер

Тіпті жүйелі жұмыс істейтін бизнес те жалақы тіркеуінде қате жібереді. Ең жиі кездесетін мәселелер:

• Тек EIN тіркеп, штаттық шоттарды ұмыту
• Салық шоттары белсендірілмей тұрып жалақыны бастау
• Қашықтан қызметкер жұмыс істейтін штатта тіркелмеу
• Табыс салығын ұстап қалуды жұмыссыздық сақтандыруымен шатастыру
• Қате заңды тұлға атауын немесе EIN енгізу
• Жергілікті салық тіркеулерін өткізіп алу
• Жалақы провайдері барлығын автоматты түрде орындайды деп ойлау

Жалақы платформасы еңбекақыны есептеуге көмектесуі мүмкін, бірақ ол әрдайым сіздің атыңыздан барлық заңды тіркеулерді аяқтамайды. Дұрыс баптауға жауапкершілік жұмыс берушінің өзінде қалады.

Жалақы тіркеуінің кеңірек бизнес сәйкестігіндегі орны

Жалақы салығын тіркеу - жұмыс беруші сәйкестігінің бір бөлігі ғана. Қызметкер қабылдамас бұрын және қабылдағаннан кейін бизнесіңізге мына мәселелерді де қарастыру қажет болуы мүмкін:

• Қызмет жүргізетін штаттарда foreign qualification
• Тіркелген агент қызметі
• Бизнес лицензиялары мен рұқсаттар
• Жұмысшыларға арналған өтемақы сақтандыруы
• Жаңа қызметкер туралы есеп беру
• Еңбек заңнамасына қатысты хабарламалар мен HR саясаттары

Бұл бөліктер бірге басқарылса, жалақыны баптау әлдеқайда жеңіл болады. Бұл әсіресе бірінші рет штаттар бойынша кеңейіп жатқан шағын бизнес үшін маңызды.

Жалақы тіркеуіне арналған практикалық чек-парақ

Жалдауға дайындалғанда осы чек-парақты пайдаланыңыз:

1. Заңды тұлғаның дұрыс құрылғанын растаңыз.
2. IRS-тен EIN алыңыз.
3. Қызметкерлер жұмыс істейтін барлық штаттарды анықтаңыз.
4. Қажет штаттарда табыс салығын ұстап қалу шоттарына тіркеліңіз.
5. Штаттық жұмыссыздық сақтандыру шоттарына тіркеліңіз.
6. Жергілікті жалақы салығы қолданылатынын тексеріңіз.
7. Жалақы провайдері үшін баптау деректерін жинаңыз.
8. Есеп беру жиілігі мен депозит мерзімдерін қарап шығыңыз.
9. Жаңа қызметкерлер туралы есеп беруді және жазбаларды сақтау тәртібін орнатыңыз.
10. Жаңа штатта қызметкер жалдаған сайын тіркеулерді қайта қарап шығыңыз.

Zenind қалай көмектесе алады

Жаңа және өсіп келе жатқан бизнес үшін жалақыны тіркеу көбіне кеңірек сәйкестік жұмыс ағынының бір бөлігі ғана. Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та компания құруға және оны қолдауға көмектеседі, бұл оларға жалақы, лицензиялау және штаттық сәйкестік үшін неғұрлым таза негіз береді.

Егер сіз компания құрып, қызметкер жалдауды жоспарлап отырсаңыз, бірінші жалақы берілмей тұрып құрылымдау, тіркелген агент және сәйкестік міндеттерін үйлестіру ақылды қадам болады. Бұл кідірістерді азайтып, бизнесіңіз өскен сайын жүйелілікті сақтайды.

Қорытынды

Жұмыс беруші болғаннан кейін жалақы салығын тіркеу міндетті емес нәрсе емес. Қажетті шоттардың нақты түрлері сіздің бизнесіңіз қай жерде жұмыс істейтініне, қызметкерлер қай жерде еңбек ететініне және тиісті юрисдикциялар қандай салықтарды талап ететініне байланысты.

Ең қауіпсіз тәсіл - ерте тіркелу, әр штаттың ережесін нақтылау және жалақыны баптауды жалпы сәйкестік жоспарыңызбен байланыстыру. Сонда сіз түзетуге болатын салық мәселелерін кейін шешудің орнына, командаңызды дамытуға көңіл бөле аласыз.