Регистрация на данъци върху заплатите за нови работодатели: Практическо ръководство за федерална, щатска и многoщатска настройка

Назначаването на първия ви служител е важен етап, но то също така създава нови данъчни задължения. Преди да започне безпроблемно обработването на заплати, повечето компании трябва да се регистрират за правилните сметки на работодателя на федерално, щатско, а понякога и местно ниво. Пропускането на регистрация може да забави изплащането на заплатите, да доведе до санкции или да създаде проблеми с подаването на декларации по-късно.

Това ръководство обяснява какво представлява регистрацията за данъци върху заплатите, какви сметки обикновено са необходими на новите работодатели, кога да се регистрирате и как да останете организирани, ако наемате служители в няколко щата.

Какво означава регистрация за данъци върху заплатите

Регистрацията за данъци върху заплатите е процесът по създаване на данъчните сметки, които вашият бизнес трябва да използва за удържане, отчитане и плащане на данъци, свързани със заетостта. На практика това често включва:

• Федерален работодателски идентификационен номер (EIN)
• Регистрация за щатски данък върху удръжките
• Регистрация за щатско осигуряване за безработица
• Местни сметки за данъци върху заплатите, когато е приложимо
• Специфични за индустрията или общината работодателски сметки на някои места

Всяка сметка има различна цел. Някои се използват за отчитане на данъци, удържани от заплатите на служителите. Други служат за плащане на работодателски данъци върху заплатите, като осигуряване за безработица.

Защо регистрацията за данъци върху заплатите е важна

По принцип работодателите не могат законно да обработват заплати, докато не разполагат с необходимите сметки. Регистрацията е важна, защото:

• Установява вашия бизнес пред данъчните органи
• Позволява да удържате данък върху доходите, когато това се изисква
• Позволява да отчитате и плащате данъци за безработица
• Създава графика за подаване на декларации за заплати
• Помага да избегнете санкции и лихви за пропуснати срокове

Ако екипът ви е дистанционен, разпределен или се мести между щати, регистрацията за заплати става още по-важна. Един служител, който работи в нов щат, може да създаде изискване за регистрация там.

Федерална стъпка за данъците върху заплатите: получаване на EIN

Повечето компании се нуждаят от EIN, преди да настроят обработката на заплати. EIN се издава от IRS и идентифицира вашия бизнес за федерални данъчни цели.

Обикновено ви е необходим EIN, ако вашата компания планира да:

• Назначава служители
• Подавa декларации за трудови данъци
• Отваря определени бизнес банкови сметки
• Се регистрира пред щатски данъчни органи

За много нови работодатели EIN е първата стъпка в настройката на заплатите. Без него щатските агенции и доставчиците на payroll услуги може да не успеят да завършат останалите регистрации.

Щатски регистрации за заплати, които новите работодатели обикновено трябва да имат

Щатските изисквания се различават, но повечето работодатели трябва да очакват да се регистрират за два основни типа сметки.

1. Сметка за щатски данък върху удръжките

Тази сметка се използва за удържане на щатски данък върху доходите от заплатите на служителите, когато щатът прилага такъв данък.

Може да ви е нужна сметка за удръжки, ако:

• Вашите служители работят в щат с данък върху доходите
• Вашият щат изисква регистрация за удръжки дори преди първата заплата
• Имате дистанционни служители, които работят в друг щат

Някои щати нямат данък върху личните доходи, така че може да не изискват регистрация за удръжки. Други може да имат специални правила за удръжки за нерезиденти, взаимни споразумения или прагове за заплащане.

2. Сметка за щатско осигуряване за безработица

Повечето работодатели също трябва да се регистрират за осигуряване за безработица, често наричано данък за безработица или SUTA.

Тази сметка е отделна от сметката за удръжки. Тя се използва за плащане на щатски вноски за безработица въз основа на заплатите на служителите. В много щати ставката се определя след регистрацията и може да се променя с времето в зависимост от историята на обезщетенията и щатските правила.

Кога да се регистрирате

Времето е важно. Много работодатели трябва да завършат регистрацията преди първият служител да започне работа или преди да бъде обработена първата заплата.

Регистрирайте се по-рано, ако:

• Наемате в нов щат
• Имате дистанционни служители в няколко щата
• Придобили сте съществуващ бизнес със служители
• Променили сте правната структура на дружеството
• Добавяте ново място за обработка на заплати или нов офис

Ако изчакате до след старта на заплатите, това може да доведе до пропуснати декларации, забавени плащания или проблеми с активирането на сметките.

Многoщатска регистрация за заплати

Наемането в няколко щата е често срещано, особено при екипи, работещи дистанционно. Но регистрацията за данъци върху заплатите често е специфична за щата и всеки щат може да третира един и същ служител различно в зависимост от това къде той извършва работата си.

Ако бизнесът ви има служители в повече от един щат, може да се наложи да се регистрирате във всеки щат, в който имате данъчно присъствие или задължение за удръжки.

Чести причини за многoщатска регистрация включват:

• Дистанционни служители, които работят от дома си в друг щат
• Търговски или полеви служители, които пътуват между щати
• Сезонни или временни служители в нов щат
• Бизнеси, които разширяват дейността си на нов пазар

Ключовият въпрос не е само къде е учредена компанията, а къде се извършва работата и къде работодателят има задължения за данъци върху заплатите.

Местни и специални работодателски данъци

Някои юрисдикции добавят още едно ниво на регистрация за заплати. В зависимост от местоположението и вашата работна сила, може също да се наложи да се регистрирате за:

• Градски или окръжни удръжки върху доходите
• Местни данъци върху професионална дейност
• Данъци за транспорт или пътуване до работа
• Програми за заплати, свързани с инвалидност или семейно отсъствие
• Специални оценки за работната сила

Тези изисквания лесно се пропускат, защото не важат навсякъде. Работодателите трябва да потвърждават местните правила всеки път, когато добавят служител в нова юрисдикция.

Информация, която обикновено е необходима за регистрация

Повечето регистрации за данъци върху заплатите изискват сходни данни за бизнеса. Подгответе следното, преди да започнете:

• Официално наименование на бизнеса
• EIN
• Вид на дружеството и щат на учредяване
• Бизнес адрес и пощенски адрес
• Данни за отговорното лице
• Данни за собственика или управителя
• Начална дата на заплатите или дата на първия служител
• Брой служители и оценки за заплатите
• NAICS или отраслова класификация, ако бъде поискана
• Данни за регистрирания агент или главния офис, когато е приложимо

Подготовката на тази информация предварително ускорява процеса и намалява избягваемите грешки.

Чести грешки, които да избягвате

Дори добре организираните компании допускат грешки при регистрацията за заплати. Най-честите проблеми включват:

• Регистриране само за EIN и забравяне на щатските сметки
• Започване на заплати преди данъчните сметки да са активни
• Нерегистриране в щат, в който работи дистанционен служител
• Смесване на данъка върху удръжките с осигуряването за безработица
• Въвеждане на грешно юридическо име или EIN
• Пропускане на местни данъчни регистрации
• Предположение, че доставчикът на payroll ще поеме автоматично всяко подаване

Платформата за заплати може да помогне за обработката на възнагражденията, но не винаги извършва законовите регистрации вместо вас. Работодателят остава отговорен за точната настройка.

Как регистрацията за заплати се вписва в по-широкото съответствие на бизнеса

Регистрацията за данъци върху заплатите е само една част от спазването на изискванията от работодателя. Преди и след наемане, вашият бизнес може също да трябва да се погрижи за:

• Регистрация като чуждестранно дружество в щатите, където оперирате
• Услуга за регистриран агент
• Бизнес лицензи и разрешителни
• Застраховка за трудова злополука
• Докладване на новоназначени служители
• Изисквания за трудови обявления и HR политики

Когато тези елементи се управляват заедно, настройката на заплатите става много по-лесна. Това е особено вярно за малки бизнеси, които за първи път се разширяват между щати.

Практически контролен списък за регистрация на заплати

Използвайте този контролен списък, когато се подготвяте за наемане:

1. Потвърдете, че правното лице е правилно учредено.
2. Получете EIN от IRS.
3. Определете всеки щат, в който ще работят служители.
4. Регистрирайте се за щатски сметки за удръжки, когато е необходимо.
5. Регистрирайте се за щатски сметки за осигуряване за безработица.
6. Проверете дали се прилагат местни данъци върху заплатите.
7. Съберете данните за настройка на заплатите за вашия доставчик.
8. Прегледайте честотата на подаване и сроковете за плащане.
9. Настройте докладване на новоназначени служители и съхранение на документация.
10. Преглеждайте регистрациите отново всеки път, когато наемате в нов щат.

Как Zenind може да помогне

За нови и растящи компании регистрацията за заплати често е само една част от по-широк работен процес по съответствие. Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат бизнеси в Съединените щати, като им осигурява по-стабилна основа за заплати, лицензи и текущо щатско съответствие.

Ако настройвате компания и планирате да наемате служители, е разумно да синхронизирате учредяването, регистрирания агент и задачите по съответствие преди да бъде изплатена първата заплата. Това намалява забавянията и държи компанията ви организирана, докато расте.

Заключителни мисли

Регистрацията за данъци върху заплатите не е по избор, след като станете работодател. Точните сметки, от които се нуждаете, зависят от това къде оперира бизнесът ви, къде работят служителите и кои данъци изискват съответните юрисдикции.

Най-сигурният подход е да се регистрирате рано, да потвърдите правилата на всеки щат и да свържете настройката на заплатите с по-широкия си план за съответствие. Така можете да се съсредоточите върху изграждането на екипа си, вместо да поправяте предотвратими данъчни проблеми по-късно.