Înregistrarea taxelor de salarizare pentru noii angajatori: un ghid practic pentru configurarea federală, de stat și multi-statală

Angajarea primului dvs. salariat este un moment important, dar aduce și noi obligații fiscale. Înainte ca salarizarea să poată funcționa fără probleme, majoritatea companiilor trebuie să se înregistreze pentru conturile de angajator corecte la nivel federal, de stat și, uneori, local. O înregistrare omisă poate întârzia plata salariilor, poate declanșa penalități sau poate crea probleme de raportare mai târziu.

Acest ghid explică ce înseamnă înregistrarea taxelor de salarizare, de ce conturi au nevoie de obicei noii angajatori, când trebuie făcută înregistrarea și cum să rămâneți organizați dacă angajați în mai multe state.

Ce înseamnă înregistrarea taxelor de salarizare

Înregistrarea taxelor de salarizare este procesul de configurare a conturilor fiscale de care afacerea dvs. are nevoie pentru a reține, raporta și plăti taxele legate de angajare. În practică, aceasta include adesea:

• Un Employer Identification Number (EIN) federal
• Înregistrarea pentru impozitul de reținere la nivel de stat
• Înregistrarea pentru asigurarea de șomaj la nivel de stat
• Conturi locale de taxe de salarizare, acolo unde este cazul
• Conturi de angajator specifice industriei sau orașului, în unele locații

Fiecare cont are un scop diferit. Unele sunt folosite pentru a raporta taxele reținute din salariile angajaților. Altele sunt folosite pentru a plăti taxele de salarizare ale angajatorului, cum ar fi asigurarea de șomaj.

De ce este importantă înregistrarea taxelor de salarizare

Angajatorii, în general, nu pot procesa legal salarizarea până când nu au conturile necesare la locul lor. Înregistrarea este importantă deoarece:

• Stabilește compania dvs. în evidența autorităților fiscale
• Vă permite să rețineți impozitul pe venit acolo unde este necesar
• Vă permite să raportați și să plătiți taxele de șomaj
• Creează calendarul de depunere pentru declarațiile de salarizare
• Vă ajută să evitați penalitățile și dobânzile pentru termenele ratate

Dacă forța dvs. de muncă este la distanță, distribuită sau se mută între state, înregistrarea pentru salarizare devine și mai importantă. Un singur angajat care lucrează într-un stat nou poate crea acolo o obligație de înregistrare.

Pasul federal pentru taxele de salarizare: obțineți un EIN

Majoritatea companiilor au nevoie de un EIN înainte de a configura salarizarea. EIN-ul este emis de IRS și identifică afacerea dvs. în scopuri fiscale federale.

De obicei, aveți nevoie de un EIN dacă afacerea dvs. intenționează să:

• Angajeze salariați
• Depună declarații privind taxele de angajare
• Deschidă anumite conturi bancare de afaceri
• Se înregistreze la autoritățile fiscale de stat

Pentru mulți noi angajatori, EIN-ul este primul pas în configurarea salarizării. Fără el, autoritățile de stat și furnizorii de salarizare pot să nu poată finaliza alte înregistrări.

Înregistrările fiscale de stat de care noii angajatori au nevoie de obicei

Cerințele diferă de la stat la stat, dar majoritatea angajatorilor ar trebui să se aștepte să se înregistreze pentru două tipuri principale de conturi.

1. Cont de impozit de reținere la nivel de stat

Acest cont este folosit pentru a reține impozitul pe venit de stat din salariile angajaților, acolo unde statul impune reținerea impozitului pe venit.

Este posibil să aveți nevoie de un cont de reținere dacă:

• Angajații dvs. lucrează într-un stat cu impozit pe venit
• Statul dvs. cere înregistrarea angajatorului pentru reținere înainte de prima salarizare
• Aveți angajați la distanță care lucrează într-un alt stat

Unele state nu au impozit pe venit individual, deci este posibil să nu solicite înregistrare pentru reținere. Altele pot avea reguli speciale pentru reținerea de la nerezidenți, acorduri de reciprocitate sau praguri salariale.

2. Cont de asigurare de șomaj la nivel de stat

Majoritatea angajatorilor trebuie, de asemenea, să se înregistreze pentru asigurarea de șomaj, adesea numită taxă de șomaj sau SUTA.

Acest cont este separat de impozitul de reținere. Este folosit pentru a plăti contribuțiile la șomaj la nivel de stat, pe baza salariilor angajaților. În multe state, cota este atribuită după înregistrare și se poate modifica în timp în funcție de istoricul cererilor și de regulile statului.

Când trebuie să vă înregistrați

Momentul contează. Mulți angajatori ar trebui să finalizeze înregistrarea înainte ca primul angajat să înceapă lucrul sau înainte de procesarea primei salarizări.

Înregistrați-vă din timp dacă:

• Angajați într-un stat nou
• Aveți lucrători la distanță în mai multe state
• Ați achiziționat o afacere existentă cu angajați
• Ați schimbat structura juridică a entității
• Adăugați o nouă locație de salarizare sau un nou birou

Dacă așteptați până după începerea salarizării, pot apărea depuneri ratate, depuneri întârziate sau probleme de activare a contului.

Înregistrarea salarizării în mai multe state

Angajarea în mai multe state este frecventă, mai ales pentru echipele la distanță. Dar înregistrarea taxelor de salarizare este adesea specifică fiecărui stat, iar fiecare stat poate trata același lucrător diferit în funcție de locul în care acesta prestează activitatea.

Dacă afacerea dvs. are angajați în mai mult de un stat, este posibil să fie necesar să vă înregistrați în fiecare stat în care aveți o prezență fiscală sau o obligație de reținere.

Declanșatori obișnuiți pentru înregistrarea în mai multe state includ:

• Angajați la distanță care lucrează de acasă din alt stat
• Reprezentanți de vânzări sau angajați de teren care călătoresc peste granițele statelor
• Angajați sezonieri sau temporari într-un stat nou
• Companii care își extind operațiunile pe o piață nouă

Întrebarea cheie nu este doar unde este înființată compania, ci unde se desfășoară munca și unde angajatorul are obligații de taxare a salarizării.

Taxe locale și speciale pentru angajatori

Unele jurisdicții adaugă un alt nivel de înregistrare pentru salarizare. În funcție de locație și de forța de muncă, este posibil să trebuiască să vă înregistrați și pentru:

• Reținerea impozitului pe venit la nivel de oraș sau județ
• Taxe locale ocupaționale
• Taxe de tranzit sau de navetă
• Programe de salarizare pentru invaliditate sau concediu familial
• Evaluări speciale pentru forța de muncă

Aceste cerințe sunt ușor de ratat, deoarece nu se aplică peste tot. Angajatorii ar trebui să verifice regulile locale ori de câte ori adaugă un lucrător într-o jurisdicție nouă.

Informații necesare de obicei pentru înregistrare

Majoritatea înregistrărilor pentru taxele de salarizare necesită detalii de afaceri similare. Pregătiți următoarele înainte de a începe:

• Denumirea legală a afacerii
• EIN-ul
• Tipul entității și statul de înființare
• Adresa de afaceri și adresa de corespondență
• Informații despre persoana responsabilă
• Detalii despre proprietar sau ofițer
• Data începerii salarizării sau data primului angajat
• Numărul de angajați și estimări de salarizare
• Clasificarea NAICS sau a industriei, dacă este solicitată
• Agentul înregistrat sau detaliile sediului principal, acolo unde este cazul

Dacă aveți aceste informații pregătite, procesul merge mai repede și se reduc erorile evitabile.

Greșeli frecvente de evitat

Chiar și companiile bine administrate fac greșeli la înregistrarea salarizării. Cele mai frecvente probleme includ:

• Înregistrarea doar pentru EIN și uitarea conturilor de stat
• Pornirea salarizării înainte ca conturile fiscale să fie active
• Nefinalizarea înregistrării într-un stat în care lucrează un angajat la distanță
• Confuzia dintre impozitul de reținere și asigurarea de șomaj
• Introducerea unei denumiri legale sau a unui EIN greșit
• Omisiunea înregistrărilor fiscale locale
• Presupunerea că un furnizor de salarizare va gestiona automat fiecare depunere

O platformă de salarizare poate ajuta la procesarea salariilor, dar nu finalizează întotdeauna înregistrările legale în locul dvs. Angajatorul rămâne responsabil pentru configurarea corectă.

Cum se integrează înregistrarea salarizării în conformitatea generală a afacerii

Înregistrarea taxelor de salarizare este doar o parte din conformitatea angajatorului. Înainte și după angajare, afacerea dvs. poate avea nevoie să abordeze și:

• Calificarea ca societate străină în statele în care operați
• Servicii de agent înregistrat
• Licențe și autorizații de afaceri
• Asigurare pentru accidente de muncă
• Raportarea noilor angajări
• Afișele de drepturi ale muncii și politicile HR

Când aceste elemente sunt gestionate împreună, configurarea salarizării devine mult mai ușoară. Acest lucru este valabil mai ales pentru întreprinderile mici care se extind pentru prima dată peste granițele statelor.

O listă practică pentru înregistrarea salarizării

Folosiți această listă când vă pregătiți să angajați:

1. Confirmați că entitatea juridică este constituită corect.
2. Obțineți un EIN de la IRS.
3. Identificați fiecare stat în care vor lucra angajații.
4. Înregistrați-vă pentru conturile de reținere la nivel de stat, unde este necesar.
5. Înregistrați-vă pentru conturile de asigurare de șomaj la nivel de stat.
6. Verificați dacă se aplică taxe locale de salarizare.
7. Colectați detaliile de configurare a salarizării pentru furnizorul dvs.
8. Revizuiți frecvențele de depunere și termenele de plată.
9. Configurați raportarea noilor angajări și păstrarea evidențelor.
10. Reveniți asupra înregistrărilor ori de câte ori angajați într-un stat nou.

Cum vă poate ajuta Zenind

Pentru companiile noi și în creștere, înregistrarea salarizării este adesea doar o parte dintr-un flux de lucru mai amplu de conformitate. Zenind ajută antreprenorii să își înființeze și să își mențină afacerile în Statele Unite, oferind o bază mai solidă pentru salarizare, licențiere și conformitate continuă la nivel de stat.

Dacă vă configurați o companie și intenționați să angajați, este inteligent să aliniați înființarea, serviciul de agent înregistrat și sarcinile de conformitate înainte de emiterea primului salariu. Acest lucru reduce întârzierile și vă menține compania organizată pe măsură ce crește.

Gânduri finale

Înregistrarea taxelor de salarizare nu este opțională odată ce deveniți angajator. Conturile exacte de care aveți nevoie depind de locul în care operează afacerea, de locul în care lucrează angajații și de taxele solicitate de jurisdicțiile relevante.

Cea mai sigură abordare este să vă înregistrați din timp, să confirmați regulile fiecărui stat și să mențineți configurarea salarizării aliniată cu planul dvs. mai amplu de conformitate. Astfel, vă puteți concentra pe construirea echipei, nu pe remedierea unor probleme fiscale evitabile mai târziu.