Кәсіпкерлерге арналған 4D ережесі: жою, тапсыру, кейінге қалдыру және дұрыс жұмысты істеу

Кәсіпкерлер әдетте амбиция жетіспегендіктен сәтсіздікке ұшырамайды. Көбіне олар бір уақытта тым көп тапсырма, шешім және алаңдататын фактордың арасында назарын бөліп алатындықтан қиналады. Өсу үшін фокус қажет, бірақ бизнесті енді бастаған иелердің айналасында көбіне кіріс хаттар, кездесулер, кейінгі байланыстар, сәйкестікке қатысты міндеттер, клиент сұраулары және шұғыл сияқты көрінетін операциялық мәселелер болады.

4D ережесі бақылауды қайта қолға алудың қарапайым жолын ұсынады. Ол әрбір тапсырманы төрт әрекеттің біріне бөліп қарауға көмектеседі: Жою, Тапсыру, Кейінге қалдыру немесе Істеу. Бұл тәсілді үйрену оңай, күнделікті қолдануға икемді және құрылтайшының уақытты басқару тәсілін түбегейлі өзгертуге жеткілікті қуатты.

Нөлден бастап компания құрып жатқан кәсіпкерлер үшін 4D ережесі жай ғана өнімділік құралы емес. Бұл басымдықтарды дұрысырақ белгілеуге, орындауды күшейтуге және ұзақ мерзімді өсімді сау жолмен қолдауға көмектесетін шешім қабылдау жүйесі.

4D ережесі нені білдіреді

4D ережесі - қандай тапсырмаға дереу назар аудару керек, ал қайсысына қажет емес екенін анықтауға арналған сүзгілеу жүйесі. Әрбір жаңа сұрауды бірдей маңызды деп қараудың орнына, сіз тоқтап, қарапайым сұрақ қоясыз: осы тапсырмаға қандай әрекет ең дұрыс?

Төрт ықтимал жауап мыналар:

• Жою: маңызды емес тапсырмаларды алып тастау
• Тапсыру: басқа адам орындай алатын тапсырманы беру
• Кейінге қалдыру: маңызды, бірақ дәл қазір қажет емес тапсырманы кейін орындау
• Істеу: дәл қазір сіздің тікелей назарыңызды қажет ететін тапсырманы аяқтау

Бұл қарапайым көрінуі мүмкін, бірақ оның құндылығы тұрақты қолдануда. Бұл тәсілді неғұрлым жиі қолдансаңыз, шынайы басымдықтарды шудан соғұрлым жылдам ажыратасыз.

Неге кәсіпкерлерге басымдықтарды белгілеу жүйесі қажет

Құрылтайшылар үзілісі көп ортада жұмыс істейді. Тіпті шағын компанияның өзі шешімдер, хабарламалар және міндеттемелердің үздіксіз ағынын тудыруы мүмкін. Айқын жүйе болмаса, ең құнды емес, ең дабыралы тапсырма жеңіп кетеді.

Басымдықтарды белгілеу жүйесі кәсіпкерлерге мынадай пайда береді:

• Контекстті жиі ауыстыруды азайтады
• Стратегиялық ойлауға уақытты қорғайды
• Делегацияны жақсартады
• Аяқталмаған жұмыс салдарынан туатын күйзелісті төмендетеді
• Табыс әкелетін және өсімге қатысты тапсырмаларға назар аударуға көмектеседі
• Реактивті емес, қайталанатын жұмыс әдеттерін қалыптастырады

Бұл әсіресе компания құру, сәйкестік талаптары, клиентті енгізу, жеткізушілерді баптау және қаржылық әкімшілендірумен қатар айналысатын жаңа бизнес иелері үшін маңызды. Жұмысқа құрылымды тәсіл қолдану осы міндеттердің бизнестің қалған бөлігін басып кетуіне жол бермейді.

1. Уақытыңызға лайық емес нәрсені жойыңыз

Бірінші қадам - мүлде тізімде болмауы тиіс тапсырмаларды алып тастау. Көптеген кәсіпкерлер дағды бойынша сұрауларды, хаттарды, жазбаларды және еске салғыштарды сақтай береді, тіпті олардың енді нақты құны болмаса да.

Жою - міндеттерді елемеу емес. Бұл төмен құндылықты жұмысты уақытты босқа жұмсамай тұрып ерте тану.

Жоюға болатын тапсырмаларға мыналар жатады:

• Спам, жарнамалық хаттар және қатысы жоқ жаңалықтарға жазылымдар
• Бизнестегі мақсаттарыңызға сәйкес келмейтін сұраулар
• Енді орындалмайтын ескі тапсырмалар
• Сіз қатысуыңыз қажет емес кездесулер
• Айқын қайтарымы немесе стратегиялық мақсаты жоқ жобалар
• Автоматтандырылуы тиіс қайталанатын жұмыс

Пайдалы бір тексеріс мынау: егер бұл тапсырма бүгін жоғалып кетсе, бірдеңе шынымен өзгерер ме еді? Егер жауап жоқ болса, ол, бәлкім, жою санатына жатады.

Жою ой айқындығын да арттырады. Неғұрлым аз артық жүк көтерсеңіз, шынымен маңызды жұмысты анықтау соғұрлым оңай болады.

2. Сізді қажет етпейтін жұмысты тапсырыңыз

Тапсыру - кәсіпкерлер үшін ең маңызды көшбасшылық дағдылардың бірі. Құрылтайшы әр шешім мен әр тапсырма үшін тар орын болып қала берсе, компания ауқымдана алмайды.

Көптеген құрылтайшылар тапсырудан тартынатын себебі - тапсырманы түсіндіруге тым көп уақыт кетеді немесе оны басқа ешкім өздеріндей жақсы орындамайды деп ойлайды. Шын мәнінде, барлық жұмысты өз мойныңызда ұстап отырудың құны әдетте әлдеқайда жоғары.

Мынадай тапсырмаларды тапсыруға болады:

• Бухгалтерия және жалақы бойынша қолдау
• Жоспарлау және күнтізбені басқару
• Кіріс хаттарды іріктеу
• Клиенттерге қолдау жауаптары
• Әлеуметтік желілердегі жарияланымдарды жоспарлау
• Қайталанатын операциялық бақылау
• Зерттеу және дерек жинау

Жақсы делегация жай ғана тапсырма беріп, нәтижені күту емес. Тапсыру кезінде күтілетін нәтиже, мерзім, басымдық және маңызды стандарттар көрсетілуі керек. Егер тапсырма маңызды болса, табыс өлшемін нақтылаңыз.

АҚШ-та бизнес құрып жатқан құрылтайшылар үшін бұл әкімшілік және сәйкестік жұмыстарына да қатысты. Zenind сияқты компанияны қалыптастыру және сәйкестік бойынша серіктес құрылтайшыға стратегияға, сатуға және өнім әзірлеуге көбірек көңіл бөлу үшін кейбір стартап тапсырмаларын оңтайландыруға көмектесе алады.

3. Маңызды, бірақ дәл қазір қажет емес тапсырмаларды кейінге қалдырыңыз

Кейбір тапсырмалар маңызды, бірақ шұғыл емес. Оларды жоюға болмайды және бірден де жасау міндетті емес. Оның орнына олар кейінге қалдыру тізіміне жатады.

Кейінге қалдырудың тиімді болуы үшін тапсырманы кейін қайта қарауға арналған нақты жүйе қажет. Әйтпесе, тапсырма көзден таса болып, ақырында проблемаға айналады.

Кейінге қалдыруды мынадай жұмыстар үшін қолданыңыз:

• Стратегиялық жоспарлау сессиялары
• Шұғыл емес кейінгі әңгімелер
• Қосымша ақпаратты қажет ететін жақсартулар
• Пайдалы, бірақ уақытқа тәуелді емес зерттеу
• Шешім қабылдамас бұрын ойлануға уақыт керек идеялар

Жақсы кейінге қалдыру жүйесінің үш сипаты бар:

1. Ол көрінетін
2. Оның қайта қарау күні бар
3. Тапсырманың ұмытылуына жол бермейді

Мысалы, кейінге қалдырылған тапсырмаларды аптасына бір рет қарап, оларды қайтадан істеу санатына ауыстыруға, тапсыруға немесе өзекті болмаса жоюға болады.

Кейінге қалдыру кәсіпкерлер үшін ерекше пайдалы, өйткені ол терең жұмысты қорғайды. Әрбір жақсы идея немесе пайдалы тапсырма дәл сол күні назарыңызды бөлуді қажет етпейді. Уақыт маңызды, ал кейінге қалдыру санаты осыны ескеруге мүмкіндік береді.

4. Тек қазір сіз ғана істеуі тиіс жұмысты орындаңыз

Жойып, тапсырып, кейінге қалдырғаннан кейін қалған тапсырмалар - өзіңіз орындауға тиіс жұмыстар.

Бұлар әдетте мынадай тапсырмалар болады:

• Жоғары басымдықты
• Уақытқа сезімтал
• Стратегиялық
• Сіздің сараптамаңызға немесе өкілеттігіңізге тәуелді
• Қазір қауіпсіз түрде тапсыруға тым күрделі

Бұл санатқа көбіне инвесторлармен әңгімелер, маңызды сату қоңыраулары, баға белгілеу шешімдері, көшбасшылық таңдаулар, өнім бағыты және маңызды бекітулер кіреді.

Мұнда пайдалы ереже: егер тапсырма шынымен аз уақыт алса, оны бірден орындаңыз. Егер бір нәрсені екі минутта бітіріп, ол одан да маңызды жұмысқа кедергі келтірмесе, оны сол сәтте аяқтау ең тиімді жол болуы мүмкін.

Үлкенірек тапсырмалар үшін жұмысты шоғырланған уақыт блоктарына бөліңіз. Кәсіпкерлер бір күн бойы тапсырмалар арасында секіргеннен гөрі, үздіксіз бір басымдыққа қорғалған уақыт бөлгенде көбірек нәтиже береді.

4D ережесін қолданудың қарапайым күнделікті тәртібі

4D ережесі әдетке айналғанда жақсы жұмыс істейді. Практикалық күнделікті тәртіп мынадай көрінеді:

1. Барлық тапсырманы бір жерге жинаңыз
2. Әрбір элементті жою, тапсыру, кейінге қалдыру немесе істеу санатына бөліңіз
3. Істеу тізімін маңыздылығы бойынша орындаңыз
4. Кейінге қалдырылған элементтерді тұрақты түрде қайта қарап отырыңыз
5. Тапсырма иеленуі түсінікті болуын тексеру үшін тапсыруларды қайта бағалаңыз

Бұл үдерісті электрондық пошта, жобаларды басқару, құрылтайшының тапсырмалар тізімі немесе апталық жоспарлау сессиялары үшін қолдануға болады. Бұл әдіс икемді, сондықтан ол қарбалас стартап ортада да өзекті болып қала береді.

Кәсіпкерлер 4D ережесін қолданғанда жиі жіберетін қателер

Кез келген өнімділік құралы сияқты, 4D ережесі де оны дұрыс қолданғанда ғана көмектеседі. Жиі жіберілетін қателер мыналар:

• Төмен құндылықты тапсырмаларды жоймай, тым көп сақтап қою
• Нәтижені түсіндірместен тапсыру
• Қайта қарау күнін белгілемей кейінге қалдыру
• Әрбір шұғыл сұранысты бірдей маңызды деп қабылдау
• Тәсілді тек электрондық пошта үшін қолданып, бүкіл жұмыс күніне қолданбау

Тағы бір қате - қозғалысты ілгерілеу деп қате түсіну. Кестенің толы болуы бизнестің алға жылжып жатқанын білдірмейді. 4D ережесі уақытыңыздың нақты қайда кетіп жатқанын адал бағалауға көмектеседі.

4D ережесі жаңа бизнес иелеріне қалай көмектеседі

Жаңа құрылтайшылар үшін компания құрудың бастапқы кезеңі әсіресе ретсіз көрінуі мүмкін. Бір уақытта заңдық өтінімдер, бизнес шешімдері, операциялық баптау және клиентпен жұмыс қатар жүреді. 4D ережесі осы процесте тәртіп орната алады.

Ол стартап кезеңінде былай көмектеседі:

• Жою: қайта-қайта жасалатын немесе енді қолданылмайтын ескірген кеңестерді алып тастау
• Тапсыру: мүмкін болған жерде әкімшілік баптауды және қайталанатын өтінім тапсырмаларын беру
• Кейінге қалдыру: бизнестің берік негізі қалыптасқанша аса маңызды емес жақсартуларды кейінге қалдыру
• Істеу: бағыт, позициялау және негізгі серіктестіктер сияқты тек құрылтайшы шешетін мәселелерді қабылдау

Бұл ойлау тәсілі компанияны қалыптастыру, сәйкестік күнтізбелері және негізгі бизнес операциялары үстінде жұмыс істегенде өте пайдалы. Барлығын өзіңіз жасауға тырысудың орнына, кәсіпкерлер шын мәнінде өз көшбасшылығын қажет ететін міндеттерге назар аудара алады.

Назарыңызды қорғау арқылы жақсы бизнес құру

4D ережесінің шынайы пайдасы тек тапсырмаларды жақсы басқару емес. Ол шешім сапасын жақсартады.

Кәсіпкерлер маңызды емес нәрсені үнемі жойып, басқалар орындай алатын жұмысты тапсырып, күте алатын нәрсені кейінге қалдырып, шын мәнінде өз назарын қажет ететін жұмысты істегенде, стратегиялық ойлау мен өсімге көбірек орын ашады. Бұл жақсырақ орындауға, тар орындардың азаюына және бизнестің неғұрлым тұрақты моделіне әкеледі.

Ең қарапайым өнімділік жүйелері көбіне ең жақсы жұмыс істейді, өйткені олар қысым астында да оңай қолданылады. 4D ережесі сондай жүйелердің бірі. Ол кәсіпкерлерге келген әрбір талапқа көміліп қалмай, бизнесті алға жылжытатын жұмысқа назар аударуға көмектеседі.

Егер сіздің бизнесіңіз өссін десеңіз, уақытыңызды қорғау міндетті емес емес. 4D ережесі мұны іс жүзінде орындаудың нақты жолын береді.