W-9 және 1099: мердігерлер, LLC және жаңа бизнес иелері үшін практикалық нұсқаулық

Мердігерлерге арналған салық формаларын түсіну - өсіп келе жатқан кез келген бизнес үшін compliance жолындағы алғашқы маңызды қадамдардың бірі. Егер сіз фрилансерлерді жұмысқа тартсаңыз, тәуелсіз мердігерлерге төлем жасасаңыз немесе жаңа LLC жүргізсеңіз, сіз өте тез арада екі формаға тап боласыз: W-9 және 1099.

Олар өзара байланысты, бірақ атқаратын қызметі әртүрлі. W-9 - бұл ақпарат жинау формасы. 1099 - бұл есеп беру формасы. Қай форма не үшін керек екенін, оны қашан сұрау қажет екенін және қашан тапсыру керегін білу сізге жіберу қателерінен, кешіктірілген хабарламалардан және жыл соңындағы күйзелістен сақтануға көмектеседі.

Нөлден бастап бизнес құрып жатқан құрылтайшылар үшін бұл entity management-тің бір бөлігі де болып табылады. Компанияңыз құрылғаннан кейін, құжат жүргізу жүйеңіз жеткізушілерді бақылауға, мердігерлерге төлем жасауға және жыл соңындағы салық құжаттарына дайын болуы керек. Мұндай тәртіп сіз бір мүшелі LLC, көп мүшелі LLC немесе шағын бизнестің басқа құрылымын құрған болсаңыз да, жұмысты жеңілдетеді.

W-9 формасы не үшін қажет

W-9 формасы, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, АҚШ тұлғасынан немесе резидент шетел азаматы болып табылатын және бизнес тарапынан төленетін адамнан негізгі салық ақпаратын жинау үшін қолданылады. Іс жүзінде ол төлем жасаушыға мына мәліметтерді жинауға көмектеседі:

• Төлем алушының заңды аты-жөні
• Егер басқа болса, бизнес атауы
• Салықтық жіктелімі
• SSN немесе EIN сияқты Taxpayer Identification Number
• Берілген ақпараттың дұрыстығы туралы растау

W-9 әдетте алғашқы төлем жасалғанға дейін немесе компания жеткізушімен не мердігермен жұмыс бастағанға дейін сұралады. Төлем жасаушы толтырылған W-9-ды өз құжатында сақтайды және кейін ақпараттық есептілікті дайындау үшін пайдаланады.

Маңызды жайт: W-9 әдетте IRS-ке жіберілмейді. Бұл есеп беру емес, құжаттама формасы.

W-9 қашан қажет

Бизнестер W-9-ды көбіне мына адамдарға төлем жасағанда сұрайды:

• Фрилансерлер мен тәуелсіз мердігерлерге
• Кеңесшілерге
• Дизайнерлерге, жазушыларға, әзірлеушілерге және басқа қызмет көрсетушілерге
• Есеп берілетін төлем алуы мүмкін жалға берушілерге немесе басқа жеткізушілерге
• Жыл соңында есеп беру талап етілетін адвокаттарға немесе қызмет көрсетушілерге

Егер сіз мердігер болсаңыз, W-9-ды дұрыс толтыру маңызды, өйткені ол салықтық есеп берудің негізіне айналады. Егер аты-жөні мен TIN IRS жазбаларымен сәйкес келмесе, төлем жасаушыда backup withholding мәселелері немесе тапсыру қиындықтары туындауы мүмкін.

1099 формасы не үшін қажет

1099 - жыл ішінде жасалған белгілі бір төлемдерді есеп беруге арналған ақпараттық декларация. Мердігерлер үшін ең маңызды нұсқа әдетте Form 1099-NEC болып табылады, ол nonemployee compensation-ды көрсетеді.

Егер сіздің бизнесіңіз жыл ішінде тәуелсіз мердігерге қызметтері үшін 600 доллар немесе одан көп төлесе, әдетте сізге IRS мерзіміне дейін Form 1099-NEC-ті мердігерге де, IRS-ке де тапсыру қажет.

1099 - W-9 формасының есеп беру баламасы. Алдымен сіз W-9 сұрайсыз, өйткені мердігердің салықтық деректерін жинауыңыз керек, содан кейін сол ақпаратты жыл соңында 1099 толтыру үшін пайдаланасыз.

W-9 бен 1099-дың негізгі айырмашылығы

Мұны есте сақтаудың ең қарапайым жолы:

• W-9 = салық ақпаратын жинау
• 1099 = төлемдерді есеп беру

W-9-ды мердігер толтырады. 1099-ды бизнес толтырады.

W-9 төлем жасаушыға төлем алушыны дұрыс анықтауға көмектеседі. 1099 IRS-ке төлем жасаушының сол төлем алушыға жыл бойы қанша төлегенін көрсетеді.

1099-NEC және 1099-MISC

Көптеген бизнес иелері “1099” терминін жалпы мағынада қолданады, бірақ форманың бірнеше түрі бар.

Form 1099-NEC

Form 1099-NEC nonemployee compensation үшін қолданылады. Бұл форма көбіне мына жағдайларда қажет:

• Фрилансерлерге
• Мердігерлерге
• Кеңесшілерге
• Қызмет көрсететін gig worker-лерге

Егер сіз саудаңыз немесе бизнес қызметіңіз барысында қызметтер үшін кемінде 600 доллар төлеген болсаңыз, көбіне 1099-NEC қажет болады.

Form 1099-MISC

Form 1099-MISC басқа есеп берілетін төлем түрлері үшін қолданылады, мысалы:

• Жалға алу ақысы
• Роялти
• Сыйлықтар мен марапаттар
• Кейбір басқа табыс төлемдері
• Кейбір адвокат төлемдері және өзге нақты санаттар

Қызмет көрсетушілер үшін әдетте 1099-NEC қолданылады. 1099-MISC кәдімгі фриланс қызметтері үшін стандартты мердігер формасы емес.

Маңызды тапсыру мерзімдері

Мерзімдер - көптеген бизнестің қателесетін жері.

W-9 мерзімі

W-9 үшін IRS тапсыру мерзімі жоқ, өйткені ол әдетте сұратушы тарапта сақталады. Дегенмен, бизнестер оны жыл соңындағы есептілікке дейін, ал жақсысы алғашқы төлемге дейін жинап алғаны жөн.

1099-NEC мерзімі

Form 1099-NEC әдетте IRS-ке де, алушыға да 31 қаңтарға дейін тапсырылады. Егер 31 қаңтар демалыс күніне немесе ресми мерекеге түссе, мерзім келесі жұмыс күніне ауысады.

1099-MISC мерзімі

1099-MISC тапсыру мерзімі есеп берілетін төлем түріне байланысты өзгеруі мүмкін, сондықтан бизнестер нақты box пен тапсыру тәсіліне қатысты IRS нұсқаулығын тексеруі керек.

Егер сіздің бухгалтерлік жүйеңіз мердігер төлемдерін, жалдау ақысын, шығын өтемдерін және басқа шығындарды ажыратпаса, жыл соңындағы тапсыру әлдеқайда күрделі болады.

Жаңа LLC иелері нені білуі керек

Егер сіз жақында LLC құрсаңыз, салық құжаттары бірінші күннен бастап жұмыс тәртібіңіздің бөлігі болуы керек.

Бұған бірнеше практикалық себеп бар:

• Мердігерлер жалдасаңыз, сізге 1099 тапсыру қажет болуы мүмкін
• Жеткізушілермен немесе клиенттермен жұмыс істегенде сізден W-9 сұралуы мүмкін
• Entity classification салық формаларын қалай толтыратыныңызға әсер етуі мүмкін
• Таза құжат жүргізу қателерді азайтады және compliance-ты жақсартады

Мысалы, егер сіздің LLC салық салу мақсатында disregarded entity ретінде қарастырылса, W-9-ды толтыру тәсілі partnership немесе corporation election-нан өзгеше болуы мүмкін. Сондықтан құрылтайшылар өздерінің formation құжаттарын, EIN жазбаларын және салыққа қатысты құжаттарын бір жерде реттеп ұстауы керек.

Дәл осы жерде құрылу әдеттерінің сапасы маңызды. Zenind сияқты қызметтер кәсіпкерлерге берік бизнес негізін құруға көмектеседі, сондықтан кейінгі compliance міндеттерін басқару жеңіл болады. Entity құрылғаннан кейін, тұрақты құжат жүргізу келесі басымдыққа айналады.

Мердігерлерге төлем жасайтын бизнестерге арналған үздік тәжірибелер

Егер сіз жеткізушілерге немесе мердігерлерге жиі төлем жасасаңыз, формаларды соңғы сәтте қолмен өңдемей, қайталанатын процесс орнатыңыз.

1. Мердігерлерге төлем жасамай тұрып W-9 жинаңыз

Желтоқсанды күтпеңіз. Форманы жұмыс басталмай тұрып немесе алғашқы төлем жіберілмей тұрып алыңыз.

2. Мердігер құжаттарын бір жерде сақтаңыз

Келісімшарттарды, шот-фактураларды, W-9-ды, төлем жазбаларын және хат алмасуды бірге сақтаңыз. Салық уақытында болашақтағы өзіңіз сізге алғыс айтады.

3. Жыл бойы есеп берілетін төлемдерді бақылаңыз

Есте сақтауға сүйенбеңіз. Бухгалтерлік жүйеңіз әр мердігерге қанша төленгенін және төлемнің қызмет, жалдау немесе басқа санатқа жататынын көрсетуі керек.

4. Атаулар мен салық ID-лерін тексеріңіз

W-9 мердігердің заңды және салықтық жазбаларымен сәйкес келуі керек. Ұсақ сәйкессіздіктердің өзі тапсыру қателерін туындатуы мүмкін.

5. Қызметкер мен мердігер төлемдерін ажыратыңыз

Қызметкерлер W-2 алады, 1099 емес. Тәуелсіз мердігерлер қызметкер болып саналмайды. Қате жіктеу күрделі compliance мәселелерін тудыруы мүмкін.

Мердігерлер мен фрилансерлерге арналған үздік тәжірибелер

Егер сіз төлем алып жатсаңыз, W-9-ды байыппен толтырыңыз.

• Заңды атыңызды немесе бизнес атауын бірізді қолданыңыз
• TIN дұрыс екенін тексеріңіз
• Қол қою алдында салықтық жіктеуді растаңыз
• Өз жазбаларыңыз үшін көшірмесін сақтаңыз
• Алған кез келген 1099-ды дұрыстығына тексеріңіз

Егер сіз LLC арқылы жұмыс істесеңіз, салықтық баптауыңыз бизнесіңіздің нақты құрылымымен сәйкес келетініне көз жеткізіңіз. Entity status пен форма деректері арасындағы сәйкессіздік қажетсіз қиындықтар туғызуы мүмкін.

Жиі жіберілетін қателер

Кейбір қателер қайта-қайта кездеседі:

• Біреуді қызметкер ретінде қарастыру керек пе деген негізгі мәселенің орнына W-9 қолдану
• Басқа формаға тиесілі төлемдер үшін 1099-NEC беру
• Жыл соңына дейін мердігердің салық ақпаратын жинауды кейінге қалдыру
• Төлем шегінің орындалған-орындалмағанын тексеруді ұмыту
• Қате заңды атау немесе TIN енгізу
• Жеке және бизнес төлемдерін бір шотта араластыру

Бұл қателерді түзетуден гөрі алдын алу оңайырақ.

Жыл соңына арналған қарапайым compliance чек-парағы

Жыл қорытындысын жаппас бұрын, төмендегілерді тексеріңіз:

• Барлық мердігер W-9-тары жиналды ма?
• Төлем жиынтықтары бухгалтерлік жазбалармен сәйкес келе ме?
• Қандай да бір мердігер 1099 reporting threshold-тан асты ма?
• Мердігер атаулары мен TIN-дері дұрыс па?
• Әр төлем санаты үшін дұрыс форма түрі қолданылып жатыр ма?
• LLC және жеткізуші жазбаларыңыз бір ұйымдасқан жүйеде сақталған ба?

Егер осы сұрақтардың барлығына иә деп жауап бере алсаңыз, салық маусымы әлдеқайда жеңіл өтеді.

Қорытынды

W-9 және 1099 бірге жұмыс істейді, бірақ олардың мақсаты әртүрлі. W-9 салық төлеуші туралы ақпарат жинайды. 1099 IRS пен алушыға белгілі бір төлемдерді хабарлайды. Бизнестер үшін, әсіресе жаңадан құрылған LLC-лер үшін, осы процесті дұрыс жүргізу - таза әрі compliant операцияның бір бөлігі.

Егер сіз компания құрып жатсаңыз, құрылу - тек бастапқы қадам. Одан кейін жазбаларды реттеу, мердігерлерге дұрыс төлем жасау және жыл соңындағы есептілікке алдын ала дайын болу тәртібі басталады. Дұрыс жүйелер орнатылса, мердігерлерге қатысты салықтық compliance жыл соңындағы асығыстық емес, қалыпты бизнес процесіне айналады.