Тіркелгеннен кейін әр стартапқа қажет нәрселер: негізгі құжаттар мен комплаенс негіздері

Бизнес бастау қызықты, бірақ тек қарқынның өзі тұрақты компания құрмайды. Өсуге, инвестиция тартуға, шот ашуға, келісімшарттарға қол қоюға және жүйелі жұмыс істеуге ұмтылатын стартапқа тек жақсы идея жеткіліксіз. Оған дұрыс заңды құрылым, негізгі құрылтай құжаттары және ағымдағы комплаенске арналған қарапайым жүйе қажет.

Сіз жауапкершілігі шектеулі серіктестік, корпорация, коммандиттік серіктестік, коммерциялық емес ұйым немесе басқа ұйым түрін құрсаңыз да, бастапқыда әзірлейтін құжаттар кейін бизнесіңіздің қаншалықты оңай жұмыс істейтініне әсер етеді. Олар меншік құқығын бекітуге, шешім қабылдауды нақтылауға, банк және салық рәсімдеріне қолдау көрсетуге, сондай-ақ кредиторлар, инвесторлар мен жеткізушілер күтуі мүмкін заңды қызметтіліктің дәлелін жасауға көмектеседі.

Егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз, Zenind бизнесті тіркеуге және оның негізін реттеуге көмектесе алады. Бірақ нақты жұмыс тіркелгеннен кейін басталады. Төмендегі тізім әр стартаптың қандай құжаттарды дайындауы керек екенін және олардың не үшін маңызды екенін түсіндіреді.

1. Құрылтай құжаты

Құрылтай құжаты - бизнесті ресми түрде өмірге әкелетін мемлекеттік өтінім.

Әртүрлі ұйым түрлері үшін бұл құжат былай аталуы мүмкін:

• ЖШС үшін Құрылтай туралы куәлік
• Корпорация үшін Құрылтай мақалалары немесе Құрылтай туралы куәлік
• LP үшін Шектеулі серіктестік туралы куәлік
• Коммерциялық емес ұйымдар немесе арнайы ұйым нысандары үшін штатқа тән өзге баламалы өтінімдер

Бұл жазба компанияның құжат тапсырылған штатта заңды түрде құрылғанын растайды. Оны көбіне банк шотын ашқанда, лицензияға өтініш бергенде, жалдау шарттарына қол қойған кезде немесе компанияның заңды бар екенін растау кезінде қажет етеді.

Электрондық көшірмені де, қауіпсіз сақтық көшірмені де сақтаңыз. Егер сіз бірнеше штатта жұмыс істесеңіз, әрбір құжатты тиісті шетелдік тіркеу жазбаларымен бірге сақтаңыз.

2. Қызмет көрсету шарты немесе ішкі ережелер

Әр стартап шешімдердің қалай қабылданатынын, меншік қалай бөлінетінін және маңызды әрекеттердің қалай мақұлданатынын айқындауы керек.

ЖШС үшін бұл құжат әдетте Қызмет көрсету шарты болады. Корпорация үшін баламасы көбіне Ішкі ережелер болып табылады.

Бұл ішкі басқару құжаттары әдетте мына мәселелерді қамтиды:

• Меншік құрылымы
• Басқару өкілеттігі
• Дауыс беру ережелері
• Пайданы бөлу тәртібі
• Жиналыс талаптары
• Үлес немесе акцияларды беру шектеулері
• Қосымша меншік иелерін немесе басқарушыларды қосу не алып тастау рәсімдері
• Бизнес таратылса немесе дау туындаса не болатыны

Егер сіздің штатыңыз оны мемлекеттік органға тапсыруды талап етпесе де, бәрібір дайындаған жөн. Банктер, инвесторлар және заңгерлер оны жиі көргісі келеді, әрі ол кейінгі түсініспеушіліктердің алдын алады.

3. Меншік жазбалары

Стартаптар кімнің нені иеленетінін көрсететін нақты жазбаларды жүргізуі керек.

Корпорациялар үшін бұған мыналар кіруі мүмкін:

• Акция сертификаттары
• Капиталдандыру кестесі жазбалары
• Акцияларды шығару бойынша директорлар кеңесінің мақұлдаулары

ЖШС үшін бұған мыналар кіруі мүмкін:

• Мүше сертификаттары
• Мүшелік тізілімі
• Меншік үлестері мен капитал салымдары

Бұл жазбалар маңызды, өйткені меншік тек құрылтай құжатынан бірден көріне бермейді. Таза капиталдандыру кестесі немесе мүшелік тізілімі дауларды болдырмауға, қаржыландыруға, үлестік сыйақыларға және шығу стратегиясын жоспарлауға көмектеседі.

4. Бастапқы шешімдер және банк операцияларына өкілеттік беру

Ұйым құрылғаннан кейін біреу оның атынан әрекет етуге уәкілетті болуы тиіс.

Стартап әдетте мына жайттарды құжаттау үшін бастапқы шешімдерге немесе жазбаша келісімдерге мұқтаж болады:

• Кімнің бизнес банк шотын ашуға құқығы бар
• Кімнің келісімшарттарға қол қоюға құқығы бар
• Кімнің мүшелік үлестерді немесе акцияларды шығара алатыны
• Кім менеджер, лауазымды тұлға немесе директор болып тағайындалатыны
• Компания қандай бухгалтерлік немесе салықтық таңдауларды жасайтыны

Банктер шот ашар алдында жиі өкілеттік құжаттарын сұрайды. Бұл жазбалар сонымен бірге компанияның басынан бастап дұрыс әрекет еткенін көрсететін анық құжаттық із қалдырады.

5. Жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірі

Жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірі немесе EIN - IRS беретін федералдық салық идентификаторы. АҚШ-тағы бизнестің көпшілігіне ол қажет.

Стартапқа EIN мына мақсаттар үшін керек болуы мүмкін:

• Бизнес банк шотын ашу
• Қызметкерлерді жалдау
• Федералдық салық нысандарын тапсыру
• Белгілі бір лицензиялар немесе рұқсаттарға өтініш беру
• Еңбек ақы төлеу немесе мердігерлік есептілікті орнату

Компанияның бірден қызметкері болмаса да, банк және салық рәсімдерін кідіріссіз бастау үшін EIN-ді ертерек алған дұрыс.

6. Жақсы бедел туралы куәлік

Жақсы бедел туралы куәлік компанияның негізгі штат талаптарын орындағанын және әлі де белсенді екенін растайды.

Ол мына жағдайларда қажет болуы мүмкін:

• Банк қаржыландыруы
• Бизнес несиелері
• Коммерциялық жалдау шарттары
• Басқа штатта шетелдік тіркеу
• Бірігу, сатып алу немесе инвесторлық тексеріс
• Жеткізушілермен немесе мемлекеттік құрылымдармен жасалатын кейбір келісімшарттар

Жақсы бедел мәңгі сақталып тұрмайды. Ол жылдық есептерге, франчайзинг салығына және басқа штаттық міндеттемелерге уақытылы төлеуге байланысты. Стартап бұл талаптарды басынан бастап қадағалауы керек, кейінге қалдырмауы тиіс.

7. Жиналыс хаттамалары және жазбаша келісімдер

Корпоративтік басқару есте сақтау мен бытыраңқы электрондық хаттарда қалып қоймауы керек.

Корпорациялар әдетте директорлар кеңесі мен акционерлер әрекеттері бойынша жиналыс хаттамаларын сақтауы тиіс. ЖШС-лер өз құрылымы мен басқару құжаттарына қарай көбіне жазбаша келісімдерге немесе мүшелер жиналысының жазбаларына сүйенеді.

Бұл жазбалар мына мәселелерді қамтуы мүмкін:

• Лауазымды тұлғаларды немесе менеджерлерді сайлау
• Ірі келісімшарттарды мақұлдау
• Үлестік капиталды шығару
• Салықтық таңдаулар
• Қарыздар немесе қаржыландыру шешімдері
• Басқарушы құжаттарға өзгерістер енгізу

Реттелген құжаттар компанияның бөлек заңды тұлға ретіндегі мәртебесін сақтауға көмектеседі және кейінгі аудиттерді, қаржыландыруды және тексерістерді әлдеқайда жеңілдетеді.

8. Корпоративтік мөр немесе цифрлық мөр

Мөр бұрынғыдай аса маңызды емес, бірақ кейбір стартаптар оны ресми құжаттар үшін әлі де пайдаланады.

Қазіргі таңда көптеген бизнес физикалық бедерлі мөрдің орнына цифрлық мөрге сүйенеді. Мөр сертификаттарда, шешімдерде және басқа ресми компания жазбаларында түпнұсқалықты көрсету үшін қолданылуы мүмкін.

Егер сіздің бизнесіңіз мөр қолданса, оның дизайны мен пайдалану тәртібін бірізді сақтаңыз. Мақсат салтанат емес. Мақсат - құжаттарды ретке келтіру.

9. Комплаенс күнтізбесі

Тіркелу - тек бірінші қадам. Одан кейін стартаптың өткізіп алмауы тиіс қайталанатын міндеттемелері болады.

Қарапайым комплаенс күнтізбесі мына мерзімдерді бақылауға көмектеседі:

• Жылдық есеп тапсыру мерзімдері
• Франчайзинг салығын төлеу күндері
• Тіркелген агентті жаңарту мерзімдері
• Бизнес лицензияларын жаңарту
• Мемлекеттік өтінім беру мерзімдері
• Меншік иелері немесе директорлар жиналыстарының күндері
• Салық есептілігі мерзімдері

Бұл - айыппұлдарды, әкімшілік таратуды немесе соңғы сәттегі төтенше жағдайларды болдырмаудың ең оңай жолдарының бірі. Ерте реттелген шағын бизнес кейіннен түзетілетін мәселелерге аз уақыт жұмсайды.

10. Қауіпсіз құжат сақтау жүйесі

Стартап маңызды құжаттар қай жерде сақталатынын алдын ала шешуі керек.

Кем дегенде мыналарды сақтаңыз:

• Құрылтай құжаттары
• Қызмет көрсету шарты немесе ішкі ережелер
• EIN растауы
• Меншік жазбалары
• Банк операцияларына арналған шешімдер
• Жиналыс хаттамалары мен жазбаша келісімдер
• Штат хат-хабарлары
• Салық хабарламалары
• Лицензиялар мен рұқсаттар

Қауіпсіз, айқын атаулармен белгіленген және резервтік көшірмесі бар қалта құрылымын қолданыңыз. Егер бірнеше құрылтайшы немесе кеңесші қол жеткізуі керек болса, рұқсаттарды мұқият реттеңіз. Бизнес жазбалары оңай табылатын, бірақ оңай жоғалмайтын болуы тиіс.

Бұл құжаттар неге ерте маңызды

Көптеген стартаптар мәселе туындағанға дейін құжаттарын реттемей күтеді. Мұндай тәсіл әдетте кейінірек көбірек уақыт пен ақшаға түседі.

Ерте құжаттандыру сізге мыналарға көмектеседі:

• Бизнестің заңды түрде құрылғанын көрсету
• Компанияны кім басқаратынын дәлелдеу
• Қаржылық шоттарды тезірек ашу
• Несие алу және инвестиция тарту әрекеттерін қолдау
• Құрылтайшылар арасындағы дауларды азайту
• Корпоративтік формальдылықтарды сақтау
• Штат алдында жақсы беделде қалу
• Серіктестер мен клиенттерге компанияның сенімділігін арттыру

Бұлар жай әкімшілік ұсақ-түйек емес. Бұлар - ішкі үйкеліссіз өсетін бизнесті құрудың бір бөлігі.

Практикалық стартап чек-парағы

Тіркелуден кейін бастапқы нүкте ретінде мынаны пайдаланыңыз:

• Ұйымның штатта дұрыс тіркелгенін растаңыз
• EIN алыңыз
• Қызмет көрсету шартын немесе ішкі ережелерді дайындаңыз
• Меншік пен басқару құрылымын құжаттаңыз
• Банк операцияларына өкілеттікті жазбаша бекітіңіз
• Бизнес банк шотын ашыңыз
• Комплаенс күнтізбесін жасаңыз
• Барлық құжаттарды бір қауіпсіз жерде сақтаңыз
• Штаттағы есеп беру және салық міндеттемелерін қарап шығыңыз
• Маңызды әрекеттер бойынша хаттамалар немесе жазбаша келісімдер жүргізіңіз

Zenind жаңа бизнеске қалай көмектеседі

Zenind АҚШ-та компанияны таза әрі ұйымдасқан түрде бастағысы келетін кәсіпкерлерге қолдау көрсетеді. Тіркеу қызметтерінен бастап ағымдағы комплаенс қолдауына дейін дұрыс бастапқы баптау уақытты үнемдеп, әкімшілік қателерді азайта алады.

Мықты стартап негізі тек бастапқы құжаттарды тапсырумен шектелмейді. Ол компанияның сеніммен жұмыс істеуі үшін дұрыс жазбалар, дұрыс мақұлдаулар және дұрыс жүйе болуын білдіреді.

Қорытынды

Әр стартапқа нақты заңды негіз, реттелген құжаттар және комплаенске арналған қарапайым жоспар қажет. Дұрыс құжаттарды ерте дайындасаңыз, банк қызметін пайдалану, қызметкерлерді жалдау, инвестиция тарту және ауқымда өсу әлдеқайда жеңіл болады.

Бірінші күннен ұйымшыл компаниялар әдетте қателерді түзетуге аз уақыт жұмсап, құндылық қалыптастыруға көбірек уақыт бөледі.

Егер сіз жаңа бизнес құрып жатсаңыз, негізін идеяңыз сияқты мықты етіңіз.