Жоба менеджерлері тез үйренетін нәрселер: негізін қалаушылар мен өсіп келе жатқан командаларға арналған практикалық нұсқаулық

Сырт көзге жобаны басқару қарапайым болып көрінеді. Мақсат қойыңыз, тапсырмаларды бөліңіз, мерзімдерді бақылаңыз және бәрін бір бағытта ұстаңыз. Бірақ іс жүзінде бұл жұмыс әлдеқайда серпінді. Басымдықтар өзгереді, болжамдар орындалмай қалады, командалар өседі, құралдар ауысады, ал жоспардан орындалуға дейінгі жол ұзақ уақыт бойы сызықтық болып қалмайды.

Бұл шындық тек жоба менеджерлеріне ғана емес, сондай-ақ негізін қалаушылар мен шағын бизнес иелеріне де таныс. Сіз компания құрып жатқанда, әсіресе АҚШ-та бизнес тіркеу, сәйкестік, операциялар және өсуді бір мезгілде басқарсаңыз, оны солай атамасаңыз да, іс жүзінде жобаларды басқарып жүресіз. Бизнес субъектісін іске қосу, штаттық құжаттарды тапсыру, тіркелген агентті тағайындау, сәйкестік күнтізбесін құру және қызмет көрсетушілерді үйлестіру - мұның бәрі мықты жоба менеджері күнделікті қолданатын тәртіпті талап етеді.

Бұл мақалада көптеген жоба менеджерлері тез үйренетін сабақтар, олардың маңызы және негізін қалаушылар оларды компания құру мен бастапқы кезеңдегі операцияларда қалай қолдана алатыны қарастырылады.

Жұмыс жобадан жобаға өзгереді

Жобаны басқарудағы алғашқы сабақтардың бірі - бір-біріне дәл келетін екі жоба болмайды. Жалпы құрылым бірдей болып көрінуі мүмкін, бірақ мүдделі тараптар, ауқым, тәуекелдер және табыс өлшемдері жиі түбегейлі өзгереді.

Веб-сайтты іске қосу өнімді шығару процесімен бірдей емес. Қызметкерлерді жалдау бастамасы бірігу үдерісімен бірдей емес. Беткі деңгейде мақсат ұқсас көрінгенімен, егжей-тегжейдің өзі бүкіл тәжірибені өзгертіп жібереді.

Негізін қалаушылар үшін бұл - ерте қабылдануы тиіс маңызды ойлау тәсілі. Бір штатта бизнесті құру басқа штатта құрудан мүлде өзгеше болуы мүмкін. LLC, корпорация немесе коммерциялық емес ұйымның әрқайсысының өзіне тән тапсыру талаптары, басқару ерекшеліктері және сәйкестік міндеттемелері бар. Қайталанатын процесс пайдалы, бірақ процестің алға жылжуын қамтамасыз ететін нәрсе - икемділік.

Практикалық қорытынды:

• Әртүрлі штаттарға, мерзімдерге және ұйым түрлеріне бейімделе алатын жүйелер құрыңыз.
• Әрбір өтінімді, жаңартуды және ішкі процесті өз чек-парағы бар бөлек жоба ретінде қарастырыңыз.
• Ерекшеліктерді күтіңіз және олар кідіріс тудырмай тұрып дайындалып қойыңыз.

Құралдар көмектеседі, бірақ олар пайымдауды алмастырмайды

Қазіргі жоба менеджерлерінде бұрынғыдан да көп бағдарламалық құрал бар. Тапсырма тақталары, құжаттарды бөлісу, байланыс қосымшалары, аналитикалық бақылау тақталары және автоматтандыру құралдары уақытты үнемдеп, қолмен істелетін жұмысты азайта алады. Бірақ құралдар тек оларды қолданатын адам қандай мәселені шешіп тұрғанын түсінгенде ғана жақсы жұмыс істейді.

Бұл бизнес құру саласында да дәл солай. Бағдарлама мерзімдерді, еске салғыштарды және құжаттарды реттеуге көмектесе алады, бірақ ол қай құрылым бизнеске көбірек сай келетінін немесе қандай сәйкестік қадамдары нақты жағдайда маңызды екенін өзі шеше алмайды.

Негізін қалаушылар үшін дұрыс тәсіл - көбірек құрал жинау емес. Дұрыс шешім қабылдау мен оны орындауға арналған анық жұмыс жүйесін құру. Zenind осы жүйенің құрылымдау жағын жеңілдетуге көмектеседі, өйткені ол кәсіпкерлерді іске қосуды жиі баяулататын әкімшілік жұмыстар арқылы қолдайды.

Практикалық қорытынды:

• Құралдарды стратегиялық ойлауды алмастыру үшін емес, кедергіні азайту үшін қолданыңыз.
• Мерзімдер, жауапты адамдар және мәртебе үшін қарапайым бірыңғай дереккөз ұстаңыз.
• Автоматтандыру қателерді жасырып қалмауы үшін жұмыс ағындарын жүйелі түрде қайта қарап отырыңыз.

Негізгі жұмыс көбіне үйлестіруден тұрады

Көпшілік жоба менеджерлері уақытын тапсырмаларды басқаруға жұмсайды деп ойлайды. Шын мәнінде, жұмыстың үлкен бөлігі үйлестіру: адамдарды, ақпаратты, уақытты және күтулерді бір арнаға келтіру.

Бұл үйлестіру жүктемесі стартапта тез өседі. Негізін қалаушы заңгермен, бухгалтермен, тіркелген агентпен, штаттық тіркеу кеңсесімен, жеткізушілермен, мердігерлермен және ішкі команда мүшелерімен жұмыс істеуі мүмкін, ал сол уақытта бизнестің алға жылжуын да қамтамасыз етеді. Бір ғана беріліс нүктесінің жіберілуі бүкіл жоспарға тізбекті әсер етуі мүмкін.

Сондықтан мықты жоба менеджерлері байланыс ырғағына көңіл бөледі. Олар қашан қысқа кездесу өткізу керегін, қашан жаңарту жіберу керегін және қашан кедергіні жоғарыға көтеру керегін біледі.

Практикалық қорытынды:

• Әрбір маңызды бизнес тапсырмасына бір жауапты адам бекітіңіз.
• Жұмысты көрінетін күйде ұстау үшін қысқа жазбаша жаңартуларды қолданыңыз.
• Бір кешіккен қадам бүкіл іске қосуды тоқтатып тастамауы үшін тәуелділіктерді бақылаңыз.

Тіл тез өзгереді

Жобаны басқарудың да, кәсіпкерліктің де өз терминологиясы бар. Scope, milestone, dependency, deliverable, compliance, registered agent, operating agreement, annual report және foreign qualification сияқты ұғымдар бизнес құру және басқару кезінде бір әңгімеде қатар қолданылуы мүмкін.

Бұл тілді меңгеру маңызды, өйткені ол шешім қабылдауды жақсартады. Негізін қалаушылар тапсыру мерзімі мен сәйкестік міндеттемесінің айырмасын, немесе құрылтай құжаты мен ішкі басқару құжатының айырмасын түсінсе, жақсырақ шешім қабылдайды және алдын алуға болатын тәуекелді азайтады.

Практикалық қорытынды:

• Командаңызға немесе кеңес тобына арналған глоссарий жасаңыз.
• Қайталанатын терминдерді қарапайым тілмен анықтаңыз.
• Маңызды шешім қабылдамас бұрын түсініксіз заңдық немесе операциялық терминдерді қайта қарап шығыңыз.

Әрбір жақсы жоба тасымалданатын дағдылар қалыптастырады

Жобаны басқарудың ең жақсы жақтарының бірі - дағдылар бір салада ғана қалып қоймайды. Жоспарлау, басымдық беру, коммуникация, тәуекелді сезіну және мерзімді басқару дерлік барлық бизнес ортаға ауыса береді.

Бұл негізін қалаушыларға да қатысты. Егер сіз бір ұйымды сәтті іске қосуды үйренсеңіз, кейінгі кеңеюлерді, жаңа қызмет бағыттарын, қосымша штаттық тіркеулерді және ішкі процестерді жақсартуды басқаруға жақсырақ дайын боласыз. Мұндағы дағды тек құжат тапсыруда емес. Қайта қолдануға болатын әдісті құруда.

Дәл осы жерде құрылымдалған тіркеу қолдауы пайдалы бола алады. Zenind бизнес иелеріне орнату мен сәйкестік кезеңдерінен анағұрлым жеңіл өтуге көмектеседі, осылайша олар әкімшілік белгісіздікке емес, бизнестің өзіне көбірек көңіл бөле алады.

Практикалық қорытынды:

• Әрбір іске қосуды қайта қолдануға болатын жұмыс нұсқаулығына айналдырыңыз.
• Не сәтті болғанын, не кідіріс тудырғанын және келесі жолы не істеу керегін құжаттаңыз.
• Тіркеу мен сәйкестікті бір реттік міндет емес, жұмыс үлгісінің бөлігі ретінде қарастырыңыз.

Процестің сыртындағылар нақты жұмысты сирек көреді

Жоба менеджерлері көбіне олардың жұмысы бір нәрсе дұрыс болмайынша байқалмайды деп әзілдейді. Бұл шындықтан алыс емес. Егер уақыт кестесі сақталса, жаңартулар түсінікті болса және кедергілер ерте шешілсе, жұмыс өзгелерге оңай көрінуі мүмкін.

Негізін қалаушылар да дәл осыны бастан кешіреді. Тұтынушылар тек дайын бизнесті көреді, бірақ іске қосуды мүмкін еткен құжат тапсыру қадамдарын, қол жинауды, сәйкестік баптауын немесе ішкі мақұлдауларды көрмейді. Процесс қаншалықты жеңіл өтсе, соғұрлым ол аз назар аударады. Бірақ бірқалыпты орындау әдетте әдейі құрылған жүйенің нәтижесі.

Сондықтан процесс, тіпті оны ешкім атап өтпесе де, маңызды.

Практикалық қорытынды:

• Процесс қажет болғанға дейін-ақ оған инвестиция жасаңыз.
• Қайталанатын тапсырмаларды біркелкі орындалуы үшін құжаттаңыз.
• Табысты тек жылдамдықпен емес, түсінбеушіліктің азаюымен өлшеңіз.

Өзгеріс қалыпты құбылыс, ерекше жағдай емес

Жоба жоспары - шынайылықпен жасалған келісім емес. Бұл - жұмыс моделі. Жаңа деректер пайда болған сайын жоспар да өзгеруі тиіс. Жақсы жоба менеджерлері басымдық ауысқанда абыржымайды. Олар қайта бағалайды, ретін өзгертеді және жақсырақ ақпаратпен алға жылжиды.

Негізін қалаушыларға да дәл осындай тәртіп керек. Бизнес құру көбіне қозғалып тұратын элементтерден тұрады: ұйым түрін таңдау, меншік құрылымын үйлестіру, өтінімдерді дайындау, жазбаларды реттеу және тіркеуден кейінгі міндеттерді басқару. Іске қосылғаннан кейін де орналасқан жер, меншік, қызмет түрі немесе штат талаптарындағы өзгерістер бастапқы жоспарды жаңартуды талап етуі мүмкін.

Практикалық қорытынды:

• Уақыт кестеңізге қайта қарау нүктелерін қосыңыз.
• Негізгі кіріс дерегі өзгерген сайын болжамдарды қайта бағалаңыз.
• Күтпеген жағдайларды кешіктірмей шешу үшін кестеңізде жеткілікті икемділік қалдырыңыз.

Мықты процесс назарды қорғайды

Негізін қалаушыға қолмен есте сақтауға тура келетін нәрсе неғұрлым көп болса, маңызды бір нәрсені өткізіп алу соғұрлым оңай болады. Сондықтан мықты процесс - бұл бюрократиялық артық жүк емес. Ол сіздің назарыңызды қорғайды.

Жақсы жобаны басқару жүйесі бірнеше қарапайым сұраққа тез жауап беру арқылы ой жүгірту жүктемесін азайтады:

• Келесі не істеу керек?
• Бұған кім жауап береді?
• Қашан орындалуы тиіс?
• Нені бөгеп тұр?
• Егер кешіксе, не өзгереді?

Дәл осы сұрақтар компания құру мен сәйкестікке де қатысты. Егер жауаптарын оңай табуға болса, бизнес алға жылжи береді.

Практикалық қорытынды:

• Негізгі күндерді бір жерде сақтаңыз.
• Стратегиялық жұмысты әкімшілік жұмыстан бөліп қойыңыз.
• Қайталанатын сәйкестік тапсырмалары үшін чек-парақтарды пайдаланыңыз, сонда ештеңе тек есте сақтауға тәуелді болмайды.

Негізін қалаушылар жобаны басқару ойлауын компания құруға қалай қолдана алады

Егер сіз АҚШ-та бизнес құрып жатсаңыз, процесті басталуы, кезеңдері және үздіксіз міндеттемелері бар жоба ретінде қарастырыңыз.

Тәжірибелік құрылымдалған іске қосу үдерісі мыналарды қамтуы мүмкін:

1. Мақсаттарыңызға сай ұйым түрін таңдау.
2. Қай штатта құру немесе біліктілік алу керегін нақтылау.
3. Құрылтай құжаттарын дайындау және тапсыру.
4. Тіркелген агент пен бизнес жазбаларын реттеу.
5. Лицензияларды, салықтық тіркеулерді және сәйкестік мерзімдерін бақылау.
6. Болашақтағы жаңартулар мен өзгерістер үшін ішкі жүйе құру.

Әр қадам өзінен бұрынғы қадамға тәуелді. Бір бөлік түсініксіз болса, бүкіл жобаны басқару қиындай түседі. Сондықтан негізін қалаушылар тіркеуді бір реттік әкімшілік әрекет емес, операциялық процесс ретінде қарастырғаны пайдалы.

Zenind осы ойлау тәсілін қолдауға арналған: ол кәсіпкерлерге орнату егжей-тегжейлерін тиімдірек басқаруға көмектеседі, сонда олар бизнесті құрудың өзіне назар аудара алады.

Қорытынды

Жобаны басқару қарапайым, бірақ күшті сабақты үйретеді: табыс үйлестіруге, бейімделгіштікке және соңына дейін жеткізуге байланысты. Жұмыс тек тапсырмаларды жылжыту туралы емес. Ол күрделілік істі баяулатпайтындай құрылым құру туралы.

Негізін қалаушылар мен шағын бизнес иелері үшін бұл сабақ ерекше маңызды. Компания құру, сәйкестік және бастапқы операциялық жоспарлау - мұның бәрі жақсы жоба менеджерлерін тиімді ететін әдеттерден пайда көреді. Жұмысты неғұрлым анық сипаттасаңыз, бизнесті сенімді түрде іске қосу, ұстап тұру және өсіру соғұрлым оңай болады.

Егер сіз АҚШ-та компания құрып жатсаңыз, бұл процесті шынымен маңызды жоба ретінде қарастырыңыз. Оны мұқият жоспарлаңыз, нақты құжаттаңыз және дұрыс қолдауды пайдаланып, жолдан тайдырмай алып жүріңіз.