Шағын бизнес бірінші кезекте нені аутсорсингке беруі керек: практикалық нұсқаулық

Шағын бизнес иелері көбіне идея жетіспегеннен емес, уақыт, назар және ақшалай ағынның бір мезетте шектеулі болуынан қиналады. Әкімшілік жұмыстарға кеткен әр сағат сату, клиенттерге қызмет көрсету, өнімді дамыту немесе стратегиялық жоспарлауға жұмсалмай қалады.

Сондықтан аутсорсинг шағын бизнес үшін ең тиімді өсу құралдарының бірі бола алады. Негізгі мәселе аутсорсингке беру керек пе дегенде емес, нені бірінші кезекте беру керегінде. Қате таңдау ақшаны құртады және шатасуды көбейтеді. Дұрыс таңдау қуат босатып, сапаны жақсартып, жас компанияға сенімдірек жұмыс істеуге көмектеседі.

Бұл нұсқаулықта қандай міндеттерді әдетте аутсорсингке берген тиімді екенін, қайсысын ішкі командада қалдырған дұрыс екенін және аутсорсингті қысқа мерзімді шешім емес, ұзақ мерзімді бизнес-стратегия ретінде қалай қарастыру керегін түсіндіреміз.

Неліктен аутсорсинг шағын бизнес үшін маңызды

Аутсорсинг тек шығынды азайту туралы емес. Бұл — уақытты қайта сатып алу және толық штаттық шығынға бармай-ақ, арнайы біліктілігі бар мамандарға қол жеткізу.

Ерте кезеңдегі компания үшін бұл мыналарды білдіруі мүмкін:

• Тұрақты еңбекақы шығындарының төмендеуі
• Тәжірибелі мамандарға жылдамырақ қол жеткізу
• Бизнес өзгерген сайын икемдірек болу
• Иесінің негізгі басымдықтарға көбірек уақыт бөлуі
• Жұмыс көлемі кенет артқанда оңайырақ ауқымдау

Көптеген құрылтайшылар үшін ең үлкен пайда — айқындық. Қайталап орындалатын немесе техникалық міндеттер сенімді сыртқы мамандарға берілгенде, бизнес иесі компанияны алға жылжытатын жұмысқа көбірек көңіл бөле алады.

Алдымен нені аутсорсингке беру керек

Әр бизнестің қажеттілігі бірдей емес, бірақ кейбір міндеттерді бірден штатқа алудан гөрі аутсорсингке беру жиі тиімді болады.

1. Бизнес құру және стартапты бастапқы баптау

Көптеген құрылтайшылар құрылу рәсімдерін өздері басқаруға тырысады, өйткені процесс қарапайым деп ойлайды. Шын мәнінде, жаңа бизнесті тіркеу көбіне салыққа, жауапкершілікке, сәйкестікке және болашақ операцияларға әсер ететін бірнеше шешім мен өтінішті қамтиды.

Ерте кезеңде аутсорсингке беруге тұрарлық міндеттер:

• Заңды тұлға құруға қолдау
• Тіркелген агент қызметтері
• Сәйкестік туралы ескертулер және өтініш беру қолдауы
• Операциялық келісім дайындау
• Штаттық өтініштер бойынша нұсқаулық

Бұл әсіресе негізін қалаушы өніммен, клиенттермен және ақшалай ағынмен қатар жүріп жатқан кезде, бизнесті дұрыс құқықтық негізде бастау үшін кідірісті болдырмағысы келетіндерге пайдалы. Zenind кәсіпкерлерге компания құру үдерісінен көбірек құрылыммен және аз белгісіздікпен өтуге көмектеседі, бұл құрылтайшы бір мезетте өнім, клиенттер және ақша ағынын басқарғанда өте маңызды.

2. Бухгалтерлік есеп және қаржылық қолдау

Қаржылық әкімшілік — аутсорсингке беруге болатын классикалық міндет. Бухгалтерлік есеп өте маңызды, бірақ көптеген иелер үшін бұл өз уақытының ең тиімді қолданылуы емес.

Бухгалтерлік қолдауды мына жағдайда аутсорсингке берген дұрыс:

• Табыс пен шығыстарды санаттау
• Шоттарды салыстыру
• Айлық қаржылық есептер дайындау
• Түбіртек пен жазбаларды бақылау
• Салық маусымына дейін тәртіпті сақтау

Жақсы бухгалтерлік қолдау қателерді азайтып, бизнестің шынымен пайдалы ма, соны түсінуді жеңілдетеді. Бұл көп құрылтайшылар ойлағаннан да маңызды, өйткені қаржылық айқындықсыз өсу күрделі проблемаларға әкелуі мүмкін.

3. Веб-сайт әзірлеу және техникалық жұмыс

Кәсіби веб-сайт көбіне бизнестің алғашқы инвестицияларының бірі болады және иесі бәрін өзі істеп көруге тырысса, уақытты ең оңай ысырап ететін орындардың бірі де осы.

Мына жағдайларда аутсорсингке берген тиімді:

• Тартымды көрінетін фирмалық веб-сайт қажет болса
• Қарапайым drag-and-drop құралдарынан тыс техникалық баптау керек болса
• Жылдамырақ бет жүктелуі және жақсы мобильді тәжірибе қажет болса
• Брондау, форма немесе интеграциялар сияқты арнайы функциялар керек болса
• Қауіпсіздік және қолдау қажет болса

Веб-сайт тым күрделі болмауы керек, бірақ ол сенімді, функционалды және клиентке ыңғайлы болуы тиіс. Уақытыңыз шектеулі болса, бұл жұмысты аутсорсингке беру дизайнды, копирайтингті және әзірлеуді бірден үйренуге тырысқаннан әлдеқайда жақсы нәтиже беруі мүмкін.

4. Графикалық дизайн және фирмалық материалдар

Дизайн жұмысы да аутсорсинг мәнді болатын салалардың бірі. Күшті визуалдар шағын бизнестің орныққан компания сияқты көрінуіне көмектеседі, бірақ тәжірибесіз сапалы дизайнға жету қиын.

Аутсорсингке берілетін жиі дизайн міндеттері:

• Логотип жасау
• Бренд стилі нұсқаулығы
• Әлеуметтік желіге арналған шаблондар
• Өнім қаптамасы
• Pitch deck және таныстырылым материалдары
• Маркетинг графикасы мен жарнама креативтері

Фриланс дизайнер немесе агенттік көбіне бос емес құрылтайшының қолымен жинағанына қарағанда біртұтас фирмалық келбет жасай алады. Негізгісі — нақты бағыт, мысалдар және кері байланыс беру.

5. Контент өндіру және маркетингті орындау

Көп шағын бизнеске контент керек екенін біледі. Бірақ оны тұрақты түрде өндіруге уақыты жетпейді.

Аутсорсингке мыналарды беруге болады:

• Блог мақалаларын жазу
• Email-газеттер
• Әлеуметтік желідегі жарияланымдарды жоспарлау
• Қысқа форматтағы видеоларды монтаждау
• Жарнама мәтіні және landing page мәтіні
• SEO қолдауы

Маркетинг ең жақсы нәтижені тұрақты болғанда береді. Егер иесі бірнеше айда бір ғана мақала жазса немесе уақыт болғанда ғана әлеуметтік желіге жарияласа, нәтиже әдетте тоқырайды. Аутсорсинг сенімді контент жүйесін құрып, құрылтайшыға стратегия мен клиенттік қарым-қатынасқа назар аударуға мүмкіндік береді.

6. Әкімшілік қолдау

Әкімшілік міндеттер көбіне құрылтайшының күн тәртібін бірінші болып жаулап алады. Олар қажет, бірақ тікелей өсім әкелмейді.

Мысалдар:

• Күнтізбені басқару
• Кездесулерді жоспарлау
• Хаттар жәшігін басқару
• Дерек енгізу
• Құжаттарды дайындау
• Клиенттермен кейінгі байланыс қолдауы

Виртуалды ассистент немесе жартылай уақыттық әкімшілік көмек жауап беру жылдамдығын арттырып, шаршауды азайта алады. Бұл әсіресе клиенттік байланысқа қатты тәуелді бизнес үшін пайдалы.

Әдетте нені ішкі командада қалдырған дұрыс

Аутсорсинг пайдалы, бірақ ол көшбасшылықтың орнына жүрмейді. Кейбір міндеттер компанияның болмысына, стратегиялық бағытына немесе құпия операцияларына тым тығыз байланысты болғандықтан, оларды ерте беру дұрыс емес.

1. Негізгі стратегия

Иесі немесе басшылық команда мына нәрселерге жауапты болып қалуы керек:

• Көзқарас және ұзақ мерзімді мақсаттар
• Баға белгілеу стратегиясы
• Нарықтағы позициялау және айырмашылық
• Ірі серіктестік шешімдер
• Өсу басымдықтары

Мердігер орындауға көмектесе алады, бірақ бизнестің бағытын иесі өзі басқаруы керек.

2. Негізгі клиенттік қатынастар

Егер бизнесіңіз шағын болса, клиенттер көбіне құрылтайшыға немесе басшылыққа тікелей қол жеткізгісі келеді. Бұл әсіресе компания әлі сенім қалыптастырып жатқан кезде өзекті.

Қолдау жұмыстарын бөлуге болады, бірақ мына бағыттарда тікелей қатысуды сақтаңыз:

• Маңызды сату келіссөздері
• Жоғары құнды клиенттік байланыс
• Маңызды қарым-қатынасты басқару
• Даулы немесе сезімтал мәселелер

3. Компания мәдениеті және жалдау стандарттары

Мәдениет күнделікті шешімдер арқылы қалыптасады. Сыртқы мамандар жалдау немесе бейімдеу процесіне көмектесе алады, бірақ құрылтайшы бәрібір компанияның құндылықтарын және қандай мінез-құлыққа жол берілмейтінін анықтауы тиіс.

Оған мыналар кіреді:

• Жалдау критерийлері
• Команда стандарттары
• Байланыс нормалары
• Жұмыс нәтижесіне қойылатын талаптар

4. Өте сезімтал шешімдер

Кейбір жұмыстарды тікелей өз қолыңызда ұстау керек, өйткені олар құқықтық тәуекелге, қаржыға немесе маңызды операцияларға әсер етеді. Мысалы, құрылтайшылар ірі келісімшарттарды, стратегиялық құқықтық шешімдерді және негізгі қаржылық міндеттемелерді түпкілікті бекітуде белсенді қатысуы керек.

Міндетті аутсорсингке беру керек пе, қалай шешуге болады

Қарапайым тәсіл көмектеседі.

Мына төрт сұрақты қойыңыз:

1. Бұл міндет қайталанатын немесе көп уақыт алатын ба?
2. Ол маған жоқ арнайы біліктілікті талап ете ме?
3. Нақты нұсқаулықпен мұны басқа біреу жақсы орындай ала ма?
4. Ол табыс немесе өсім әкелетін жұмыстардан уақытты алып қоя ма?

Егер көбіне «иә» десеңіз, аутсорсингті қарастырған дұрыс.

Сондай-ақ міндеттерді үш практикалық фактор бойынша бағалауға болады:

• Құны: Штатқа алудан гөрі аутсорсинг арзанырақ па?
• Сапа: Сыртқы маман мұны жақсырақ істей ала ма?
• Тәуекел: Қате құқықтық, қаржылық немесе операциялық мәселелер туғыза ма?

Аутсорсингке ең лайық міндеттер әдетте маңызды, бірақ құрылтайшының рөліне бірегей түрде байланбаған жұмыстар болады.

Аутсорсингтегі жиі жіберілетін қателер

Аутсорсинг бизнеске көмектесе алады, бірақ оны дұрыс басқарғанда ғана.

Нақты күтулерді белгілемей аутсорсингке беру

Нұсқаулықтар бұлыңғыр болса, нәтиже де біркелкі болмайды. Міндетті берер алдында ауқымын, мерзімін, форматын және табыс өлшемдерін анықтаңыз.

Бағаны қабілеттен жоғары қою

Ең арзан жеткізуші әрқашан ең жақсы құн бола бермейді. Сапасыз жұмыс көбіне қайта істеуді, кешігуді және жасырын шығындарды туғызады.

Негізгі болмысты тым ерте беру

Егер міндет бизнестің өзін анықтаса, жүйелер жетіліп, жауапкершілікпен тапсыруға дайын болғанша оны жақын ұстаңыз.

Нәтижені тексермеу

Делегирлеу жауапкершіліктен толық бас тарту деген емес. Әсіресе клиенттерге, сәйкестікке немесе бренд беделіне әсер ететін жұмысты міндетті түрде бақылау керек.

Бірден тым көп нәрсені беру

Шағын бизнес нақты ішкі жүйелері қалыптаспай тұрып, сыртқы көмекке тым тәуелді болып қалуы мүмкін. Бірнеше жоғары құнды міндеттен бастап, біртіндеп кеңейтіңіз.

Жаңа бизнеске арналған практикалық аутсорсинг жол картасы

Кезең-кезеңімен тәсіл әдетте ең жақсы нәтиже береді.

1-кезең: Әкімшілік жүктемені азайту

Құрылтайшының күнінен оңай бөліп алуға болатын міндеттерден бастаңыз:

• Кесте жасау
• Хаттар жәшігін басқару
• Бухгалтерлік қолдау
• Негізгі дизайн жұмыстары
• Құру және сәйкестік қолдауы

Бұл бірден демалыс береді.

2-кезең: Клиентке бағытталған жүйелерді жақсарту

Келесі кезекте клиент тәжірибесін қалыптастыратын бағыттарды күшейтіңіз:

• Веб-сайт
• Брендинг
• Бейімдеу материалдары
• Сату материалдары
• Контент маркетингі

Осы кезеңде аутсорсинг бизнесті жинақырақ көрсетіп, жұмысын бірқалыпты етуі керек.

3-кезең: Қайталанатын операциялық қолдау құру

Бизнес өскен сайын тұрақты, бірақ мамандандырылған жұмыстарды аутсорсингке беруді қарастырыңыз, мысалы:

• Үздіксіз SEO
• Айлық есеп жүргізу қолдауы
• Клиенттерге қолдау жүктемесі
• Техникалық қызмет көрсету
• Науқанды орындау

Мақсат — қажетсіз штат көбейтпей, сенімді жүйелер құру.

Zenind аутсорсинг туралы ойға қалай кіреді

Көп кәсіпкерлер үшін аутсорсингке берілетін бірінші және ең маңызды міндет — компания құру. Бизнес бастау тек атау мен идеядан тұрмайды. Ол дұрыс заңды тұлға құрылымын, өтініш беруді және бірінші күннен бастап сәйкестікті түсінуді қажет етеді.

Міне, осы жерде Zenind құн қоса алады. Құрылтайшыларға компания құру және ағымдағы бизнес сәйкестігі міндеттерін неғұрлым тиімді басқаруға көмектесу арқылы Zenind шағын бизнес иелеріне әкімшілік бөлшектерге көміліп қалмай, компанияны дамытуға назар аударуға мүмкіндік береді.

Құру және сәйкестік құрылымды түрде басқарылса, бизнес аз кедергімен басталады. Бұл құрылтайшыларға маркетингке, сатылымға, операцияларға және клиенттерге қызмет көрсетуге көбірек уақыт бөлуге жағдай жасайды, ал дәл осы бағыттар ерте өсімді жиі қамтамасыз етеді.

Қорытынды ой

Аутсорсинг жауапкершіліктен қашу емес. Бұл — шектеулі ресурстарды ақылдырақ пайдалану.

Шағын бизнес әдетте қайталанатын, мамандандырылған немесе құрылтайшы ғана істеуі тиіс жұмыстан алаңдататын міндеттерді аутсорсингке беруі керек. Ал бизнесті айқындайтын, оның мәдениетін қалыптастыратын және тікелей көшбасшылықты талап ететін жауапкершіліктерді іште қалдырған дұрыс.

Ең ақылды тәсіл — таңдаулы аутсорсинг. Ең көп уақыт үнемдеп, ең аз стратегиялық тәуекел тудыратын жұмыстан бастаңыз. Содан кейін біртіндеп кеңейтіңіз.

Іске қосылуға дайындалып жатқан немесе операциясын реттеп жатқан құрылтайшылар үшін бұл көбіне бизнес құрудан, сәйкестіктен, бухгалтерлік есептен және басқа да маңызды әкімшілік жұмыстардан басталады. Осы міндеттерді ертерек тапсыру мықты бизнес құруға қажет кеңістік қалыптастырады.