Кеңсе тауарларына қатысты алаяқтық: шағын бизнес шот-фактуралық алаяқтықтың алдын қалай алады

Кеңсе тауарларына қатысты алаяқтық шағын бизнестің алдында тұрған нақты қауіп болып қала береді, өйткені ол күнделікті сатып алу рәсімдерін пайдаланады. Компания кәдімгі принтер картриджіне немесе тазалау құралдарына тапсырысты мақұлдап жатырмыз деп ойлауы мүмкін, бірақ кейінірек шот-фактураның рұқсатсыз болғанын, тауарлардың мүлдем тапсырыс берілмегенін немесе жеткізушінің тексерілмегенін біледі.

Жаңа компаниялар үшін, әсіресе жұмысты жолға қоюға басымдық беріп жүрген бизнес үшін, мұндай алаяқтық жай ғана қолайсыздық емес. Ол ақшаны босқа жұмсатады, бухгалтерлік есепте шатасу туғызады және компанияға құрылым аса қажет сәтте ішкі бақылауды әлсіретеді. Жақсы жаңалық: кеңсе тауарларына қатысты алаяқтықтың алдын алуға болады. Қарапайым сатып алу ережелері, шот-фактураны мұқият тексеру және қызметкерлерді оқыту арқылы тіпті шағын команда да тәуекелді айтарлықтай азайта алады.

Кеңсе тауарларына қатысты алаяқтық қалай көрінеді

Кеңсе тауарларына қатысты алаяқтық әдетте телефон, электрондық пошта, факс немесе күтпеген шот-фактура арқылы келеді. Ұсыныс көбіне кәдімгідей естіледі:

• Өкіл сіздің кеңсеңіз тапсырысты бұрыннан бергенін айтады.
• Қоңырау шалушы жөнелтілім мақұлдауды күтіп тұр дейді.
• Картриджге, қағазға, шамдарға, тазалау құралдарына немесе басқа да күнделікті тауарларға шот-фактура келеді.
• Компания атауы таныс жеткізушінің атауына ұқсайды, бірақ дәл солай емес.

Алаяқтықтың тиімді болуының себебі - құжаттар бір қарағанда шынайы көрінуі мүмкін. Жылдам жұмыс істейтін кеңсе тапсырысты басқа біреу мақұлдады деп ойлауы мүмкін, не жаңа қызметкер қай жеткізуші рұқсат етілгенін білмеуі мүмкін. Төлем жасалғаннан кейін қаражатты қайтару қиынға соғады.

Ең үлкен қауіп тек тікелей шығынмен шектелмейді. Алаяқтық бухгалтерияға қосымша жұмыс жүктейді, қор есебін шатастырады және бизнес сатып алу процесіне деген сенімді әлсіретеді.

Неліктен шағын бизнес нысанаға айналады

Алаяқтар көбіне шағын бизнеске назар аударады, өйткені олар ұйымның сатып алуды бақылау тетіктері әлсіз деп есептейді. Көп жағдайда жас компаниялардың бастапқы кезеңінде бұл болжам рас болады.

Шағын бизнесті осал ететін жиі себептер:

• Жазбаша сатып алу саясаты жоқ.
• Тапсырыс беруге тым көп қызметкерге рұқсат берілген.
• Шот-фактуралар сатып алу жазбаларымен салыстырылмай тұрып төленеді.
• Тауарды қабылдау мен кредиторлық берешек функциялары бөлінбеген.
• Қызметкерлер қай жеткізушілердің мақұлданғанын білмейді.
• Бизнес уақытша немесе жаңадан қабылданған қызметкерлерге сүйенеді.

Компанияны құру кезеңі осы мәселелерді шешу үшін дұрыс уақыт. Ерте енгізілген бақылау шараларын кейін, шығын болған соң, қайта құрудан гөрі басынан дұрыс орнату оңайырақ.

Назар аударатын ескерту белгілері

Төмендегі қызыл жалаушалар кеңсе тауарларына қатысты алаяқтықтың ықтимал белгісі болуы мүмкін:

• Жеткізуші бірнеше рет қоңырау шалып, қызметкерлерге тапсырысты бірден мақұлдауға қысым жасайды.
• Сатушы мәліметтерді жазбаша түрде жіберуден бас тартады.
• Шот-фактурада ешкім есінде жоқ тауарлар көрсетіледі.
• Компания атауы жалпы немесе сенімді жеткізушіге күмәнді түрде ұқсас болады.
• Жеткізілген мөлшер немесе бренд компанияның әдеттегі сатып алуларына сәйкес келмейді.
• Шот-фактура алдын ала растаусыз қысқа мерзімде төлемді талап етеді.
• Сатушы тапсырыс беруге уәкілеті жоқ қызметкерден шешім қабылдауды сұрайды.

Осы белгілердің кез келгені төлем жасалмай тұрып тексеру жүргізуді талап етуі керек.

Қарапайым сатып алу бақылау жүйесін құрыңыз

Қорғаныс үшін күрделі бағдарлама қажет емес. Тек тұрақты рәсім керек.

1. Сатып алу құқығын бекітіңіз

Тек белгіленген қызметкерлерге ғана тапсырыс беруге рұқсат етілуі керек. Басқалардың бәрі жеткізуші қоңырауларын дұрыс адамға бағыттауды білуі тиіс. Бұл сенімді қоңырау шалушының өкілеттігі жоқ адамнан бейресми мақұлдау алуына жол бермейді.

2. Сатып алу тапсырысының нөмірлерін қолданыңыз

Әрбір мақұлданған тапсырыста сатып алу тапсырысының нөмірі болуы тиіс. Бұл нөмір жеткізуші шот-фактурасында, жөнелту құжаттарында және ішкі жазбада көрсетілуі керек. Осы құжаттарды салыстыру рұқсатсыз есеп айырысуды анықтауды жеңілдетеді.

3. Жеткізуші жазбаларын жаңартып отырыңыз

Мақұлданған жеткізушілердің, негізгі байланыс тұлғалардың және сатып алынатын әдеттегі тауарлардың тізімін жүргізіңіз. Қызметкерлер қоңырау шалушының заңды екенін тапсырыс туралы сөйлеспей тұрып тексере алуы керек.

4. Тапсырыс беруді төлемнен бөліңіз

Мүмкін болса, тапсырыс берген адам төлемді мақұлдайтын адаммен бір болмауы керек. Тіпті шағын командада да екінші тексеру алаяқтықтың өтіп кету қаупін азайтады.

5. Бос бланктер мен есептік деректерді қорғаңыз

Бос сатып алу бланктері, жеткізуші есептік деректері және төлемге қатысты құпия ақпарат оңай қолжетімді болмауы тиіс. Алаяқтар көбіне техникалық шабуылдан гөрі әлсіз ішкі бақылауға сүйенеді.

Төлем жасамас бұрын әр жеткізілімді тексеріңіз

Шот-фактуралар тек әдеттегі сияқты көрінгені үшін автоматты түрде төленбеуі керек. Қарапайым үш кезеңді тексеріс кеңсе тауарларына қатысты алаяқтықтың көпшілігін тоқтата алады:

• Сатып алу тапсырысын растаңыз.
• Жеткізу құжаттарын растаңыз.
• Шот-фактура мәліметтерін растаңыз.

Төмендегілерді мұқият тексеріңіз:

• Тауардың бренді мен моделі.
• Жеткізілген саны.
• Бірлік бағасы және жалпы сома.
• Жеткізу күні.
• Жеткізушінің атауы мен байланыс деректері.
• Тауардың шынымен тапсырыс берілгені және қабылданғаны.

Осы тармақтардың кез келгені сәйкес келмесе, мәселе анықталғанша төлемді тоқтата тұрыңыз. Жеткізілім рұқсатсыз болса, жеделдік сезімі бизнесті алдымен төлеуге, кейін сұрақ қоюға итермелемесін.

Қызметкерлерді күтпеген сату қоңырауларына жауап беруге үйретіңіз

Оқыту - бизнес енгізе алатын ең арзан алаяқтыққа қарсы бақылау шараларының бірі.

Қызметкерлер мынаны білуі тиіс:

• Рұқсатсыз болса, компанияны ешқандай сатып алуға міндеттемеуге.
• Белгісіз қоңырау шалушыларға ішкі сатып алу мәліметтерін растамауға.
• Шот-фактураны тексерусіз төлемеуге.
• Тапсырысты әріптес берген шығар деп жорамал жасамауға.

Қысқа үлгі жауап көмектесе алады:

Мен тапсырыс беруге уәкілетті емеспін. Өтінемін, белгіленген сатып алушыға хабарласыңыз.

Осындай қарапайым жауап көптеген алаяқтықты басталмай тұрып тоқтата алады.

Тапсырысыңыз жоқ жеткізілім келсе не істеу керек

Егер бизнесіңіз өзі тапсырыс бермеген тауарды алса, жағдайды мұқият өңдеңіз.

• Тапсырыс расталғанша шот-фактураны төлемеңіз.
• Жеткізілімді фото және жазбалармен құжаттаңыз.
• Жеткізуді ішкі сатып алу жазбаларымен салыстырыңыз.
• Тек шот-фактурадағы нөмірге сүйенбей, болжалды жеткізушіге сенімді нөмір арқылы хабарласыңыз.
• Бухгалтерия мен басшылықты дереу хабардар етіңіз.
• Барлық электрондық хаттарды, дауыстық хабарламаларды, шот-фактураларды және жеткізу құжаттарын сақтаңыз.

Егер жеткізілім анық рұқсатсыз болса, оны қарапайым сатып алу қатесі емес, алаяқтық мәселесі ретінде қарастырыңыз.

Күдікті алаяқтыққа қалай әрекет ету керек

Кеңсе тауарларына қатысты алаяқтық күдігі туындаса, тез әрекет етіңіз және құжаттарды ретпен сақтаңыз.

1. Күтудегі төлемді тоқтатыңыз.
2. Шот-фактураны, сатып алу тапсырысын және жеткізу құжаттарын жинаңыз.
3. Қоңырауды немесе жеткізілімді кім қабылдағанын анықтаңыз.
4. Тапсырысты біреу мақұлдаған-мақұлдамағанын тексеріңіз.
5. Мәселе туралы ішкі басшылыққа және бухгалтерияға хабарлаңыз.
6. Қажет болса, істі тұтынушылардың құқықтарын қорғау органдарына немесе құқық қорғау органдарына хабарлаңыз.

Жылдам әрекет залалды шектейді және бұл әрекеттің жеке оқиға ма, әлде үлгінің бір бөлігі ме екенін анықтауға көмектеседі.

Жаңа компаниялар үшін жақсырақ тәсіл

Ішкі жүйелерін әлі құрып жатқан бизнес үшін үлкен артықшылық бар: олар бақылауды бірінші күннен бастап жобалай алады. Бұл әсіресе заңды тіркеу, сәйкестік, банк қызметтері және жеткізушілерді баптау қатар жүріп жатқан жаңа компаниялар үшін маңызды.

Бірнеше практикалық әдет үлкен айырмашылық жасайды:

• Кім сатып ала алатынын, мақұлдай алатынын және төлей алатынын құжаттаңыз.
• Жеткізушіні қосу процесін бірізді ұстаңыз.
• Қайталанатын төлемдерді ай сайын тексеріңіз.
• Кез келген төлем жасалмас бұрын жазба талап етіңіз.
• Бизнес өскен сайын бақылауды қайта қарап отырыңыз.

Мақсат - бюрократия құру емес. Мақсат - алаяқтықты адал бизнестен қиын ету.

Қорытынды ой

Кеңсе тауарларына қатысты алаяқтық күнделікті сатып алу әрекеті салақ болғанда табысқа жетеді. Шағын бизнеске тапсырыс бере алатын адамдарды шектеу, шот-фактураларды жазбалармен салыстыру, қызметкерлерді «жоқ» деуге үйрету және әр жеткізілімді төлем алдында тексеру арқылы бұл мәселелердің көбінен құтылуға болады.

Жаңа бизнес үшін бұл - қосымша емес, міндетті әдеттер. Олар компанияны өсу жолында сақтап, болдырмауға болатын алаяқтықтан ақшаны жоғалтпай дамытуға көмектеседі.