7 Potongan Cukai yang Dibenarkan untuk Perbelanjaan Perjalanan Perniagaan

Perjalanan perniagaan boleh menjadi mahal, tetapi ia juga boleh mewujudkan potongan cukai yang sah apabila perjalanan itu biasa, perlu, dan didokumentasikan dengan betul. Bagi pengasas, pemilik LLC, dan profesional bekerja sendiri, memahami perkara yang layak boleh memberi perbezaan yang nyata pada musim cukai.

Cabarannya ialah potongan perjalanan sering disalah faham. Sesetengah kos jelas boleh ditolak, sesetengahnya hanya boleh ditolak sebahagiannya, dan ada juga yang tidak pernah dibenarkan. Peraturannya juga bergantung pada sama ada perjalanan itu dibuat terutamanya untuk urusan perniagaan, berapa lama anda berada di luar, dan sama ada aktiviti peribadi diselitkan dalam jadual perjalanan.

Panduan ini menghuraikan tujuh perbelanjaan perjalanan yang lazimnya boleh ditolak, menerangkan apa yang biasanya ditolak oleh IRS, dan menunjukkan cara menyimpan rekod yang menyokong tuntutan anda. Jika anda sedang membina syarikat, Zenind boleh membantu anda mewujudkan asas perniagaan dan tabiat pematuhan yang menjadikan kerja merekod seperti ini lebih mudah sejak hari pertama.

Apakah yang Dikira Sebagai Perjalanan Perniagaan?

Perjalanan perniagaan secara umum bermaksud anda meninggalkan cukai rumah anda untuk tujuan berkaitan kerja. Cukai rumah anda biasanya ialah bandar atau kawasan umum tempat lokasi utama perniagaan anda berada, bukan semestinya tempat tinggal anda.

Sesebuah perjalanan biasanya layak apabila:

• Perjalanan itu dilakukan jauh dari lokasi perniagaan biasa anda.
• Tujuan utama perjalanan ialah urusan perniagaan.
• Perbelanjaan itu biasa dan perlu untuk kerja anda.
• Anda menyimpan rekod yang boleh dipercayai untuk menyokong potongan tersebut.

Jika sesuatu perjalanan menggabungkan aktiviti perniagaan dan peribadi, hanya bahagian perniagaan mungkin layak. Itu menjadikan dokumentasi yang teliti amat penting.

1. Tambang Penerbangan

Tambang penerbangan ialah antara perbelanjaan perjalanan yang paling biasa boleh ditolak. Jika anda terbang untuk bertemu pelanggan, menghadiri persidangan, melawat pembekal, atau menguruskan tanggungjawab perniagaan lain, kos penerbangan itu mungkin boleh ditolak.

Beberapa peraturan praktikal terpakai:

• Perjalanan mesti mempunyai tujuan perniagaan.
• Jika anda melanjutkan perjalanan atas sebab peribadi, anda biasanya hanya boleh menolak bahagian yang berkaitan dengan perniagaan.
• Jika perjalanan itu kebanyakannya peribadi dan anda menambah satu mesyuarat perniagaan yang singkat, tambang penerbangan mungkin tidak layak.

Bagi perjalanan yang mempunyai tujuan bercampur, penting untuk menunjukkan bahawa perniagaan ialah sebab utama perjalanan. Simpan jadual perjalanan anda, pendaftaran persidangan, agenda mesyuarat, dan sebarang surat-menyurat yang menyokong tujuan perniagaan itu.

2. Penginapan

Penginapan hotel, sewaan jangka pendek, dan perbelanjaan penginapan yang serupa boleh ditolak apabila anda bermalam untuk urusan perniagaan.

Isu utamanya ialah keperluan. Jika anda perlu bermalam jauh dari rumah untuk menyelesaikan perjalanan kerja, perbelanjaan penginapan itu mungkin layak. Jika anda menambah malam tambahan untuk bersiar-siar atau bercuti, malam peribadi itu tidak boleh ditolak.

Beberapa contoh:

• Menginap dua malam berhampiran pejabat pelanggan untuk mesyuarat mungkin layak.
• Menambah hujung minggu tambahan untuk bercuti biasanya bermakna malam peribadi itu tidak boleh ditolak.
• Memilih suite mewah tidak semestinya dilarang, tetapi perbelanjaannya mesti munasabah.

Simpan resit yang menunjukkan tarikh, lokasi, dan kadar. Jika perjalanan anda menggabungkan masa perniagaan dan peribadi, asingkan malam yang boleh ditolak daripada malam peribadi.

3. Makanan

Makanan berkaitan perniagaan sering boleh ditolak sebahagiannya, tetapi ia mesti memenuhi standard tertentu. Makanan itu mesti berkaitan dengan perniagaan, dan ia tidak boleh mewah atau berlebihan dalam keadaan tersebut.

Situasi makanan yang lazim boleh ditolak termasuk:

• Makan ketika anda melancong jauh dari cukai rumah untuk urusan perniagaan.
• Berkongsi hidangan dengan pelanggan atau bakal pelanggan sambil membincangkan perniagaan.
• Makan semasa persidangan perniagaan atau perjalanan kerja.

Dalam banyak kes, makanan hanya boleh ditolak sebahagiannya, jadi penting untuk menjejaki jumlah dan tujuan perniagaan. IRS khususnya memberi perhatian kepada siapa yang hadir, di mana hidangan itu diambil, dan apa perbincangan perniagaan yang berlaku.

Amalan terbaik:

• Simpan resit.
• Catat tarikh dan lokasi.
• Nyatakan tujuan perniagaan.
• Kenal pasti orang yang hadir jika ia merupakan mesyuarat perniagaan.

4. Perbelanjaan Kenderaan

Jika anda menggunakan kereta peribadi untuk perjalanan perniagaan, anda mungkin boleh menolak perbelanjaan kenderaan. Ini boleh merangkumi sama ada kadar perbatuan standard atau perbelanjaan sebenar seperti petrol, minyak, pembaikan, insurans, dan susut nilai, bergantung pada kaedah yang anda gunakan.

Kaedah perbatuan standard selalunya lebih mudah, manakala kaedah perbelanjaan sebenar mungkin lebih sesuai bagi perniagaan dengan kos kenderaan yang lebih tinggi. Walau apa pun kaedahnya, perjalanan ulang-alik antara rumah anda dan tempat kerja biasa secara amnya tidak boleh ditolak.

Penggunaan kenderaan yang boleh ditolak sering merangkumi:

• Memandu untuk bertemu pelanggan.
• Bergerak antara lokasi perniagaan.
• Pergi ke tapak kerja sementara.
• Menjalankan urusan perniagaan.

Untuk menyokong potongan ini, simpan log perbatuan dengan:

• Tarikh perjalanan
• Lokasi mula dan akhir
• Bilangan batu yang dipandu
• Tujuan perjalanan

Tanpa log, potongan kenderaan jauh lebih sukar untuk dipertahankan.

5. Bagasi dan Penghantaran

Perjalanan perniagaan selalunya melibatkan bahan, peralatan, atau sampel produk. Kos bagasi berdaftar, bayaran bagasi berlebihan, dan penghantaran barangan perniagaan boleh ditolak apabila ia berkait terus dengan perjalanan anda.

Contohnya termasuk:

• Menghantar bahan pameran dagangan ke lokasi persidangan.
• Mengepos sampel kepada pelanggan.
• Membayar yuran bagasi untuk barang yang diperlukan semasa perjalanan perniagaan.

Perbelanjaan itu harus dikaitkan dengan tujuan perniagaan perjalanan tersebut. Bagasi peribadi, penghantaran pembelian peribadi, dan caj penghantaran yang tidak berkaitan tidak layak.

Jika item perniagaan itu bernilai tinggi atau penting, dokumentasikan sebab ia perlu dibawa secara berasingan. Konteks tambahan itu boleh membantu jika anda perlu menjelaskan potongan tersebut nanti.

6. Cucian Kering dan Dobi

Jika anda berada jauh atas urusan perniagaan selama lebih daripada sehari, kos dobi dan cucian kering mungkin boleh ditolak. Ini ialah salah satu potongan perjalanan yang paling kerap terlepas pandang kerana ramai pemilik tidak terfikir untuk menjejakinya.

Perbelanjaan ini lazimnya dibenarkan apabila ia timbul kerana anda sedang melancong untuk urusan perniagaan. Contohnya termasuk:

• Membasuh pakaian semasa perjalanan persidangan selama seminggu.
• Membuat cucian kering sut yang diperlukan untuk mesyuarat.
• Perkhidmatan dobi semasa menginap untuk acara kerja.

Simpan resit apabila boleh. Walaupun jumlahnya kecil, ia boleh terkumpul sepanjang tahun, terutamanya bagi pengembara yang kerap.

7. Tip dan Bayaran Sampingan

Tip sering boleh ditolak apabila ia berkaitan dengan perbelanjaan perjalanan lain yang boleh ditolak. Jika anda memberi tip kepada pembawa bagasi hotel, valet, bellhop, pemandu teksi, atau penyedia perkhidmatan lain semasa perjalanan perniagaan, tip itu mungkin boleh ditolak sebagai sebahagian daripada kos perjalanan.

Caj kecil seperti ini mudah terlepas, tetapi ia patut dimasukkan dalam rekod perbelanjaan anda apabila ia berkaitan dengan perjalanan perniagaan.

Tabiat yang berguna:

• Jejaki tip pada hari yang sama ia dibayar.
• Simpan resit atau catat jumlahnya dalam aplikasi perbelanjaan anda.
• Pastikan tip itu berkaitan dengan perkhidmatan perjalanan perniagaan yang boleh ditolak.

Perbelanjaan Perjalanan yang Biasanya Tidak Layak

Mengetahui apa yang tidak boleh anda tolak sama pentingnya dengan mengetahui apa yang boleh. Perbelanjaan yang lazimnya tidak boleh ditolak termasuk:

• Kos percutian peribadi
• Perjalanan ulang-alik antara rumah dan pejabat biasa
• Kos perjalanan ahli keluarga kecuali mereka ialah pekerja dalam perjalanan perniagaan yang sah
• Hiburan dan aktiviti bersiar-siar yang tidak berkaitan dengan perniagaan
• Denda, penalti, atau saman trafik
• Peningkatan mewah yang tidak munasabah untuk perjalanan tersebut

Jika sesuatu kos mempunyai unsur peribadi dan perniagaan, asingkan kedua-duanya. Hanya bahagian perniagaan mungkin boleh ditolak.

Cara Mendokumentasikan Potongan Perjalanan

Penyimpanan rekod yang baik ialah apa yang menukar potongan yang berpotensi menjadi potongan yang boleh dipertahankan. IRS mengharapkan anda membuktikan amaun, tarikh, tempat, dan tujuan perniagaan bagi setiap perbelanjaan.

Rekod perjalanan yang kukuh harus merangkumi:

• Resit untuk tambang penerbangan, hotel, makanan, bagasi, dan pengangkutan
• Log perbatuan untuk perjalanan kenderaan
• Entri kalendar atau agenda yang menunjukkan mesyuarat dan acara
• Nama pelanggan, rakan kongsi, atau hadirin apabila berkaitan
• Nota yang menerangkan bagaimana perjalanan itu menyokong perniagaan

Pertimbangkan untuk menggunakan satu sistem bagi semua rekod perjalanan supaya tiada apa-apa yang hilang antara e-mel, foto telefon, dan resit kertas. Ini amat penting bagi pengasas yang menguruskan tugas penubuhan, operasi, dan cukai pada masa yang sama.

Zenind membantu pemilik perniagaan membina minda pematuhan yang boleh dipercayai sejak awal, yang memudahkan untuk kekal teratur apabila syarikat berkembang.

Cara Menuntut Potongan Perjalanan Perniagaan

Kaedah pelaporan yang tepat bergantung pada struktur perniagaan dan keadaan cukai anda, tetapi prosesnya biasanya mengikut logik yang sama:

1. Sahkan bahawa perbelanjaan itu berkaitan dengan perniagaan.
2. Asingkan penggunaan peribadi dan perniagaan.
3. Kumpulkan resit dan log.
4. Kategorikan perbelanjaan dengan betul.
5. Laporkan pada borang cukai yang betul.
6. Simpan rekod selepas pemfailan sekiranya timbul soalan audit.

Jika anda bekerja sendiri, potongan perjalanan sering dilaporkan pada jadual cukai perniagaan yang berkaitan dengan penyata anda. Jika anda memiliki syarikat korporat atau perkongsian, pelaporan boleh berbeza. Pakar cukai boleh membantu anda menggunakan peraturan dengan betul.

Kesilapan Lazim yang Perlu Dielakkan

Potongan perjalanan sering hilang kerana kesilapan mudah. Elakkan kesilapan berikut:

• Mencampurkan perbelanjaan peribadi dan perniagaan tanpa memisahkannya
• Gagal menyimpan resit
• Menulis nota yang kabur seperti "perjalanan" atau "mesyuarat" tanpa butiran
• Menuntut perjalanan ulang-alik sebagai perjalanan perniagaan
• Menganggap semua makanan boleh ditolak sepenuhnya
• Lupa bahawa perjalanan keluarga biasanya bersifat peribadi

Dokumentasi yang kukuh ialah perbezaan antara potongan yang bersih dan persoalan semasa audit.

Penutup

Potongan perjalanan perniagaan boleh membantu mengurangkan pendapatan bercukai, tetapi hanya apabila perbelanjaan itu sah dan didokumentasikan dengan baik. Tambang penerbangan, penginapan, makanan, penggunaan kenderaan, bagasi, cucian kering, dan tip ialah kategori lazim yang mungkin layak apabila perjalanan itu mempunyai tujuan perniagaan yang sebenar.

Bagi usahawan baharu, pendekatan terbaik ialah membina tabiat yang baik sejak awal. Simpan rekod perjalanan secara teratur, asingkan perbelanjaan perniagaan daripada perbelanjaan peribadi, dan kekalkan sistem pematuhan yang menyokong syarikat apabila ia berkembang. Zenind membantu pengasas melakukan perkara itu dengan memudahkan mereka kekal tersusun dari awal.

Jika anda mengurus rekod anda dengan teliti, perjalanan perniagaan boleh menjadi bahagian yang cekap cukai dalam menjalankan syarikat anda, bukannya sumber kekeliruan.