Іскерлік сапар шығындары бойынша рұқсат етілетін 7 салықтық шегерім

Іскерлік сапар қымбатқа түсуі мүмкін, бірақ сапар әдеттегі, қажетті және дұрыс құжатталған болса, ол заңды салықтық шегерімдерге жол аша алады. Құрылтайшылар, LLC иелері және өзін-өзі жұмыспен қамтыған мамандар үшін қай шығындар жарамды екенін түсіну салық уақытында үлкен айырмашылық тудыруы мүмкін.

Мәселе мынада: жол шығындарына арналған шегерімдер жиі дұрыс түсіндірілмейді. Кейбір шығындар анық шегеріледі, кейбірі ішінара ғана шегеріледі, ал кейбіріне мүлде рұқсат етілмейді. Ережелер сапардың негізінен іскерлік мақсатта жасалғанына, қанша уақыт сыртта болғаныңызға және сапар жоспарына жеке істердің араласқанына да байланысты.

Бұл нұсқаулықта шегерілуі мүмкін жеті кең таралған жол шығыны қарастырылады, IRS әдетте қандай шығындарды қабылдамайтыны түсіндіріледі және талаптарыңызды қолдайтын жазбаларды қалай жүргізу керектігі көрсетіледі. Егер сіз компания құрып жатсаңыз, Zenind бизнес негізін және мұндай есеп жүргізуді алғашқы күннен-ақ жеңілдететін сәйкестік дағдыларын қалыптастыруға көмектесе алады.

Іскерлік сапар деген не?

Іскерлік сапар, әдетте, жұмысқа қатысты мақсатпен салықтық үйіңізден тыс жерге шыққаныңызды білдіреді. Салықтық үйіңіз әдетте сіздің негізгі бизнес орныңыз орналасқан қала немесе жалпы аймақ болып саналады, міндетті түрде тұратын жеріңіз емес.

Сапар әдетте мына жағдайда жарамды болады:

• Сапар сіздің әдеттегі бизнес орныңыздан тыс жасалады.
• Сапардың негізгі мақсаты - бизнес.
• Шығын жұмыс үшін әдеттегі және қажетті болып табылады.
• Шегерімді дәлелдейтін сенімді жазбаларыңыз бар.

Егер сапарда бизнес пен жеке іс қатар жүрсе, тек бизнес бөлігі ғана жарамды болуы мүмкін. Сондықтан мұқият құжаттандыру өте маңызды.

1. Әуе билеті

Әуе билеті - ең жиі кездесетін шегерілетін сапар шығындарының бірі. Егер сіз клиентпен кездесу, конференцияға қатысу, жеткізушіге бару немесе басқа іскерлік міндетті орындау үшін ұшсаңыз, рейс құны шегерілуі мүмкін.

Бірнеше практикалық ереже бар:

• Сапардың іскерлік мақсаты болуы керек.
• Егер сіз сапарды жеке себеппен ұзартсаңыз, әдетте тек бизнеске қатысты бөлігін ғана шегере аласыз.
• Егер сапар негізінен жеке мақсатта болып, оған қысқа іскерлік кездесу қосылса, әуе билеті жарамсыз болуы мүмкін.

Аралас мақсаттағы сапарларда бизнестің сапардың негізгі себебі болғанын көрсету маңызды. Маршрутыңызды, конференцияға тіркелу құжатын, кездесу күн тәртібін және іскерлік мақсатты растайтын кез келген хат-хабарды сақтаңыз.

2. Тұру ақысы

Қонақүйде тұру, қысқа мерзімді жалдау және соған ұқсас тұру шығындары іссапар кезінде түнеп қалсаңыз, шегерілуі мүмкін.

Мұндағы басты мәселе - қажеттілік. Жұмысты аяқтау үшін үйден тыс жерде түнеу қажет болса, тұру шығыны жарамды болуы мүмкін. Егер сіз қосымша түндерді демалыс немесе серуен үшін қалдырсаңыз, ол жеке түндер шегерілмейді.

Мысалдар:

• Клиент кеңсесінің жанында екі түн түнеп, кездесулер өткізу жарамды болуы мүмкін.
• Демалыс үшін қосымша демалыс күндерін қосу, әдетте, жеке түндер шегерілмейтінін білдіреді.
• Қымбат нөмір таңдау автоматты түрде тыйым салынбайды, бірақ шығын орынды болуы керек.

Күндерді, орынды және тарифті көрсететін түбіртектерді сақтаңыз. Егер сапарыңызда бизнес пен жеке уақыт араласса, шегерілетін түндерді жеке түндерден бөліп көрсетіңіз.

3. Тамақтану

Іскерлік тамақтану шығындары көбіне ішінара ғана шегеріледі, бірақ олар белгілі талаптарға сай болуы керек. Тамақтану бизнеспен байланысты болуы тиіс және жағдайға қарай аса сәнді не ысырапшыл болмауы керек.

Көбіне шегерілуі мүмкін тамақтану жағдайлары:

• Салықтық үйіңізден тыс жерде іскерлік сапарда болғанда тамақтану.
• Клиентпен немесе әлеуетті клиентпен бизнес талқылау кезінде бірге ас ішу.
• Іскерлік конференция немесе жұмыс сапары барысында тамақтану.

Көп жағдайда тамақтану тек ішінара ғана шегеріледі, сондықтан соманы да, іскерлік себебін де жазып отыру маңызды. IRS үшін әсіресе кім қатысқаны, тамақтану қай жерде болғаны және қандай бизнес талқыланғаны маңызды.

Үздік тәжірибе:

• Түбіртекті сақтаңыз.
• Күні мен орнын белгілеңіз.
• Іскерлік мақсатын жазыңыз.
• Егер бұл іскерлік кездесу болса, қатысушыларды көрсетіңіз.

4. Көлік шығындары

Егер жеке көлігіңізді іскерлік сапар үшін пайдалансаңыз, көлік шығындарын шегере аласыз. Бұған стандартты жүгіріс мөлшерлемесі немесе сіз қолданатын әдіске байланысты жанармай, май, жөндеу, сақтандыру және амортизация сияқты нақты шығындар кіруі мүмкін.

Стандартты жүгіріс әдісі көбіне қарапайымырақ, ал нақты шығындар әдісі көлік шығыны жоғары бизнеске тиімді болуы мүмкін. Қалай болғанда да, үйіңіз бен тұрақты жұмыс орныңыз арасындағы күнделікті қатынау әдетте шегерілмейді.

Көбіне шегерілуі мүмкін көлік пайдалануы:

• Клиентпен кездесуге бару.
• Әртүрлі бизнес орындары арасында жүру.
• Уақытша жұмыс орнына бару.
• Іскерлік тапсырмаларды орындау үшін жолға шығу.

Шегерімді растау үшін жүгіріс журналына мыналарды енгізіңіз:

• Сапар күні
• Бастапқы және соңғы орын
• Жүрілген миль саны
• Сапар мақсаты

Журналсыз көлік шығындарын қорғау әлдеқайда қиын.

5. Жүк және жеткізу

Іскерлік сапарда көбіне материалдар, жабдық немесе өнім үлгілері қажет болады. Тіркелген багаж, артық багаж ақысы және іскерлік заттарды жеткізу шығындары сапарға тікелей қатысты болса, шегерілуі мүмкін.

Мысалдар:

• Сауда көрмесіне арналған материалдарды конференция орнына жіберу.
• Үлгілерді клиентке поштамен жіберу.
• Іскерлік сапарға қажет заттар үшін багаж ақысын төлеу.

Шығын сапардың іскерлік мақсатына байланысты болуы керек. Жеке жүк, жеке сатып алуларды жеткізу және қатысы жоқ басқа шығындар жарамсыз.

Егер іскерлік зат құнды немесе маңызды болса, неге оны бөлек тасымалдау қажет болғанын құжаттаңыз. Мұндай қосымша түсініктеме шегерімді түсіндіру керек болғанда көмектесуі мүмкін.

6. Химиялық тазалау және кір жуу

Егер сіз бір күннен ұзақ іскерлік сапарда болсаңыз, кір жуу және химиялық тазалау шығындары шегерілуі мүмкін. Көптеген иелер бұны ескере бермейтіндіктен, бұл жиі ұмытылатын сапар шегерімдерінің бірі.

Әдетте, бұл шығындар іскерлік сапардың салдарынан туындаса, рұқсат етіледі. Мысалдар:

• Бір апталық конференция сапарында киім жуу.
• Кездесуге қажет костюмді химиялық тазалау.
• Жұмыс іс-шарасы үшін түнде қонақүйде тұрған кезде кір жуу қызметі.

Мүмкіндігінше түбіртектерді сақтаңыз. Әсіресе жиі сапарлайтындар үшін мұндай ұсақ шығындар жыл бойы жиналып, едәуір сомаға айналуы мүмкін.

7. Шайпұл және сыйақылар

Шайпұлдар көбіне басқа шегерілетін сапар шығынымен байланысты болса, шегерілуі мүмкін. Егер іскерлік сапар кезінде қонақүй қызметкеріне, көлік жүргізушісіне, багаж тасушысына немесе басқа қызмет көрсетушіге шайпұл берсеңіз, ол сапар құнының бөлігі ретінде шегерілуі мүмкін.

Мұндай шағын төлемдер оңай ұмыт қалады, бірақ олар іскерлік сапарға қатысты болса, шығын жазбаларыңызға енгізілуі керек.

Пайдалы әдет:

• Шайпұлдарды берілген күні-ақ тіркеңіз.
• Түбіртектерді сақтаңыз немесе соманы шығын қосымшасына жазыңыз.
• Шайпұл шегерілетін іскерлік сапар қызметімен байланысты екеніне көз жеткізіңіз.

Әдетте жарамсыз болатын сапар шығындары

Не шегерілмейтінін білу, шегерілетінін білумен бірдей маңызды. Көбіне жарамсыз шығындарға мыналар жатады:

• Жеке демалыс шығындары
• Үй мен тұрақты офис арасындағы қатынау
• Қызметкер емес отбасы мүшелерінің сапар шығындары, егер олар заңды іскерлік сапарда жүрген қызметкер болмаса
• Бизнеске қатысы жоқ ойын-сауық және серуендеу шығындары
• Айыппұлдар, санкциялар немесе жол ережесін бұзғаны үшін салынған айыптар
• Сапар үшін орынды емес қымбат жаңартулар

Егер шығынның жеке де, бизнес те элементтері болса, екеуін бөлек ажыратыңыз. Тек бизнес бөлігі ғана шегерілуі мүмкін.

Сапар шегерімдерін қалай құжаттау керек

Жақсы есеп жүргізу ықтимал шегерімді дәлелдеуге болатын шегерімге айналдырады. IRS әр шығынның сомасын, күнін, орнын және іскерлік мақсатын растауыңызды күтеді.

Жақсы сапар есебіне мыналар кіруі керек:

• Әуе билеті, қонақүй, тамақтану, багаж және тасымалдау түбіртектері
• Көлік сапарлары үшін жүгіріс журналы
• Кездесулер мен іс-шараларды көрсететін күнтізбе жазбалары немесе күн тәртібі
• Қажет болған жағдайда клиенттердің, серіктестердің немесе қатысушылардың есімдері
• Сапардың бизнеске қалай көмектескенін түсіндіретін жазбалар

Электрондық пошта, телефондағы фотосуреттер және қағаз түбіртектер арасында ештеңе жоғалмас үшін барлық сапар жазбаларын бір жүйеде жүргізуді қарастырыңыз. Бұл әсіресе құрылтай, операциялар және салық істерін бір уақытта басқарған құрылтайшылар үшін маңызды.

Zenind бизнес иелеріне ерте кезеңнен бастап сенімді сәйкестік ойлауын қалыптастыруға көмектеседі, бұл компания өскен сайын тәртіпті сақтауды жеңілдетеді.

Іскерлік сапар шегерімдерін қалай талап ету керек

Нақты есеп беру әдісі бизнес құрылымыңыз бен салық жағдайыңызға байланысты, бірақ процесс әдетте бір логикамен жүреді:

1. Шығынның бизнеске қатысты екенін растаңыз.
2. Жеке және бизнес пайдалануын бөліңіз.
3. Түбіртектер мен журналдарды жинаңыз.
4. Шығынды дұрыс санатқа жіктеңіз.
5. Оны тиісті салық нысанында көрсетіңіз.
6. Тексеру сұрақтары туындауы мүмкін болғандықтан, тапсырғаннан кейін де жазбаларды сақтаңыз.

Егер сіз өзін-өзі жұмыспен қамтыған болсаңыз, сапар шегерімдері көбіне декларацияңызға байланысты бизнес салық кестелері арқылы беріледі. Егер сіз корпорация немесе серіктестік иесі болсаңыз, есеп беру басқаша болуы мүмкін. Салық маманы ережелерді дұрыс қолдануға көмектесе алады.

Жиі жіберілетін қателер

Сапар шегерімдері жиі қарапайым қателерден айырылып қалады. Мына қателерден сақ болыңыз:

• Жеке және бизнес шығындарын ажыратпау
• Түбіртектерді сақтамау
• "Сапар" немесе "кездесу" сияқты бұлыңғыр жазбалар қалдыру
• Қатынауды іскерлік сапар деп санау
• Барлық тамақтану шығындары толық шегеріледі деп ойлау
• Отбасылық сапар әдетте жеке сипатта болатынын ұмыту

Мықты құжаттандыру - таза шегерім мен аудит кезіндегі сұрақтың айырмасы.

Қорытынды

Іскерлік сапар шегерімдері салық салынатын табысты азайтуға көмектесе алады, бірақ тек шығындар заңды және жақсы құжатталған болса ғана. Әуе билеті, тұру ақысы, тамақтану, көлік пайдалану, багаж, химиялық тазалау және шайпұлдар - сапардың нақты іскерлік мақсаты болған жағдайда жарамды болуы мүмкін кең таралған санаттар.

Жаңа кәсіпкерлер үшін ең жақсы тәсіл - жақсы әдеттерді ерте қалыптастыру. Сапар жазбаларын реттеп ұстаңыз, бизнес пен жеке шығындарды бөлек жүргізіңіз және компания өскен сайын қолдау көрсететін сәйкестік жүйесін сақтаңыз. Zenind негізін қалаушыларға дәл осыны ерте кезеңнен бастап құрылымды түрде орындауды жеңілдету арқылы көмектеседі.

Жазбаларыңызды мұқият жүргізсеңіз, іскерлік сапар компанияңызды басқарудың түсініксіз бөлігі емес, салық жағынан тиімді құрамдасына айнала алады.