Bila Perlu Mula Mengambil Pekerja: Panduan Praktikal untuk Perniagaan Kecil yang Berkembang

Mengambil pekerja ialah salah satu tanda paling jelas bahawa sesebuah perniagaan sedang bergerak daripada fasa bertahan kepada fasa berkembang. Ia juga membawa tanggungjawab baharu: gaji, pematuhan, pengurusan, onboarding, dan rentak operasi yang lebih tersusun. Bagi pengasas, cabaran sebenar bukan sama ada pengambilan pekerja itu baik untuk syarikat. Cabarannya ialah mengetahui bila masa yang tepat untuk melakukannya dan bagaimana untuk melakukannya tanpa hilang fokus atau menjejaskan aliran tunai.

Bagi kebanyakan perniagaan kecil, terutama LLC dan syarikat yang baru ditubuhkan, mengambil pekerja terlalu awal boleh menekan bajet. Mengambil pekerja terlalu lewat pula boleh menyebabkan pasukan pengasas keletihan, melambatkan hasil pendapatan, dan mewujudkan risiko pematuhan. Masa terbaik untuk mengambil pekerja biasanya ialah apabila kerja secara konsisten melebihi kapasiti pasukan semasa dan perniagaan mempunyai sebab yang jelas untuk menambah tenaga kerja.

Panduan ini menerangkan cara mengenal pasti tanda bahawa sudah tiba masanya untuk mengambil pekerja, cara menentukan peranan yang perlu diisi terlebih dahulu, dan cara membina proses pengambilan pekerja yang menyokong pertumbuhan jangka panjang.

Mengapa masa pengambilan pekerja penting

Setiap pengambilan pekerja mengubah struktur perniagaan. Seorang pekerja baharu membawa kos berulang, kewajipan undang-undang, dan beban pengurusan. Sebab itu pengambilan pekerja perlu disandarkan pada keperluan perniagaan yang sebenar, bukan sekadar perasaan bahawa pasukan sentiasa sibuk.

Pengambilan pekerja pada masa yang tepat boleh membantu syarikat:

• Meningkatkan output tanpa mengorbankan kualiti
• Mempercepat masa tindak balas kepada pelanggan
• Membebaskan pengasas untuk fokus pada strategi dan jualan
• Mengurangkan kesesakan dalam operasi
• Mengukuhkan pematuhan dan kawalan dalaman
• Bersedia untuk pengembangan ke pasaran atau barisan produk baharu

Sebaliknya, pengambilan pekerja terlalu awal boleh mewujudkan perbelanjaan tetap yang sukar ditarik balik. Matlamatnya ialah mengambil pekerja apabila perniagaan mampu menyokong peranan itu dan peranan tersebut mempunyai tujuan yang boleh diukur.

Tanda-tanda bahawa sudah mungkin tiba masanya untuk mengambil pekerja

Tiada formula bilangan pekerja yang universal untuk setiap perniagaan. Namun begitu, terdapat beberapa petunjuk yang boleh dipercayai bahawa syarikat telah sampai ke tahap di mana penambahan tenaga kerja masuk akal.

1. Kerja secara konsisten melebihi kapasiti

Jika pasukan kerap terlepas tarikh akhir, bekerja hingga lewat malam hanya untuk menampung beban, atau membiarkan tugasan penting tidak selesai, perniagaan mungkin kekurangan kakitangan. Lonjakan kerja sekali-sekala adalah normal. Corak beban berlebihan yang berterusan adalah perkara yang berbeza.

Cari tugasan yang:

• Berulang setiap minggu atau bulan
• Memerlukan kemahiran khusus
• Tertangguh kerana tiada pemilik yang jelas
• Mengambil sebahagian besar masa seseorang

Jika satu aktiviti mengambil 20 hingga 30 jam seminggu, itu sering menjadi tanda kukuh bahawa peranan tersebut perlu diasingkan.

2. Pengasas sedang melakukan kerja yang tidak lagi sesuai untuk mereka

Pada peringkat awal, pengasas melakukan segala-galanya. Itu normal. Lama-kelamaan, bagaimanapun, bukan semua tugasan patut kekal di atas meja pengasas.

Jika pengasas menghabiskan terlalu banyak masa pada sokongan pentadbiran, perkhidmatan pelanggan, penjadualan, pembukuan, atau kerja operasi berulang, pengambilan pekerja boleh mengembalikan masa berharga kepada aktiviti yang memberi impak lebih tinggi seperti jualan, pengumpulan dana, kerjasama strategik, dan pembangunan produk.

3. Kerja penting dilakukan dengan lemah atau tidak konsisten

Sesetengah tugasan bukan sahaja memakan masa. Ia juga membawa risiko jika diurus oleh orang yang tidak mempunyai latar belakang yang sesuai.

Contohnya:

• Perakaunan dan pembukuan
• Gaji dan pentadbiran cukai
• Pemfailan kawal selia
• Pengurusan saluran jualan
• Onboarding pelanggan
• Sokongan teknikal

Jika kesilapan dalam sesuatu fungsi boleh menyebabkan kehilangan hasil, pelanggan tidak puas hati, atau masalah pematuhan, peranan itu mungkin wajar diisi lebih awal.

4. Peluang pertumbuhan terlepas

Kadang-kadang pengambilan pekerja menjadi perlu bukan kerana perniagaan sedang gagal, tetapi kerana ia sedang berkembang.

Anda mungkin perlu mengambil pekerja apabila:

• Kontrak pelanggan besar memerlukan lebih kapasiti penghantaran
• Barisan produk atau perkhidmatan baharu dilancarkan
• Perniagaan memasuki negeri atau pasaran baharu
• Jumlah petunjuk jualan meningkat lebih cepat daripada kemampuan pasukan
• Permintaan sokongan pelanggan meningkat

Dalam keadaan ini, pengambilan pekerja bukan sekadar untuk mengurangkan tekanan. Ia juga memastikan pertumbuhan tidak mengatasi operasi.

5. Syarikat telah mencapai proses berulang yang memerlukan pemilik

Sebuah perniagaan boleh melepasi pendekatan tidak formal pengasas apabila tugasan berulang mengikut jadual dan memerlukan pemilik yang boleh dipercayai.

Contohnya:

• Penyelarasan pengambilan dan temu duga
• Susulan jualan
• Pengurusan vendor
• Penerbitan media sosial dan kandungan
• Kejayaan pelanggan dan pengurusan pembaharuan

Apabila sesuatu fungsi memerlukan proses yang konsisten, mungkin sudah tiba masa untuk menugaskan pemilik khusus berbanding menjadikannya tugasan sampingan.

Peranan mana yang perlu diambil dahulu

Pengambilan pertama harus menyelesaikan masalah yang paling mahal atau paling mendesak. Itu tidak semestinya masalah yang paling jelas kelihatan.

Pengambilan pertama yang baik biasanya termasuk dalam salah satu kategori berikut:

Sokongan operasi

Jika perniagaan tenggelam dalam kerja pentadbiran, penyelaras operasi, pembantu eksekutif, atau pengurus pejabat boleh memberikan kelegaan segera. Ini amat berguna apabila pengasas kehilangan masa pada tugasan yang tidak secara langsung menjana hasil.

Penjanaan hasil

Jika perniagaan mempunyai permintaan tetapi tidak cukup kapasiti jualan, pengambilan pertama mungkin dalam jualan atau pemasaran. Seseorang yang fokus pada hasil boleh membantu membawa pelanggan masuk dengan lebih cepat daripada kemampuan pasukan semasa.

Sokongan atau kejayaan pelanggan

Jika syarikat sudah mempunyai pelanggan tetapi kualiti perkhidmatan semakin merosot, sokongan mungkin perlu didahulukan. Pengambilan dalam sokongan atau kejayaan pelanggan boleh melindungi pengekalan pelanggan dan meningkatkan kepuasan.

Kerja teknikal atau pengeluaran

Bagi perniagaan berasaskan produk, pengambilan pertama mungkin seorang pembangun, pereka, juruteknik, atau pakar pengeluaran. Jika kualiti atau kelajuan penghantaran menjadi kesesakan, seorang pembina yang berpengalaman boleh menjadi pelaburan terbaik.

Pentadbiran pematuhan atau kewangan

Bagi syarikat dengan beban kawal selia yang semakin meningkat, masuk akal untuk membawa sokongan kewangan, pembukuan, HR, atau pematuhan lebih awal daripada jangkaan. Kesilapan dalam bidang ini boleh menjadi mahal.

Bina justifikasi pengambilan pekerja sebelum anda menyiarkan jawatan

Pengambilan yang baik bermula dengan kes perniagaan yang jelas. Sebelum menyiarkan jawatan, tentukan mengapa peranan itu wujud dan bagaimana kejayaannya akan diukur.

Tanya soalan ini:

• Masalah apa yang akan diselesaikan oleh pengambilan ini?
• Kerja apa yang akan dimiliki oleh individu ini?
• Hasil apa yang harus bertambah baik selepas pengambilan?
• Bagaimana kita akan mengukur kejayaan dalam 90 hari pertama?
• Adakah ini peranan sepenuh masa, separuh masa, atau kontraktor?

Jika jawapannya kabur, syarikat mungkin belum bersedia untuk mengambil pekerja. Peranan perlu wujud untuk menyelesaikan masalah sebenar, bukan untuk mengumpulkan tugasan bercampur aduk.

Tulis penerangan kerja yang fokus

Penerangan kerja yang kukuh membantu menarik calon yang sesuai dan menapis yang tidak sesuai. Ia perlu spesifik tanpa menjadi tidak realistik.

Sertakan:

• Tajuk peranan
• Tujuan utama jawatan
• 5 hingga 7 tanggungjawab teras
• Kemahiran dan pengalaman yang diperlukan
• Kelayakan yang diutamakan tetapi tidak wajib
• Jadual kerja, lokasi, dan struktur pelaporan
• Huraian ringkas tentang budaya dan misi syarikat

Elakkan memenuhkan iklan dengan setiap tugasan yang masih belum selesai dalam syarikat. Peranan itu perlu koheren. Calon lebih cenderung memohon apabila mereka boleh memahami dengan jelas bagaimana kejayaan dalam jawatan itu kelihatan.

Tetapkan pelan pampasan yang realistik

Sebelum menemuduga calon, ketahui apa yang mampu dibayar oleh perniagaan.

Bina pelan pampasan yang mengambil kira:

• Gaji asas atau kadar sejam
• Cukai gaji dan sumbangan majikan
• Faedah, jika ditawarkan
• Masa latihan dan kos tempoh penyesuaian
• Kos pengambilan calon
• Peralatan, perisian, atau keperluan perjalanan

Kaji kadar pasaran untuk peranan yang setara supaya tawaran anda kompetitif. Perniagaan tidak perlu menyamai gaji tertinggi dalam pasaran, tetapi ia perlu kredibel dan mampan.

Bagi syarikat peringkat awal, budaya dan fleksibiliti boleh membantu mengimbangi pampasan tunai yang terhad. Namun, manfaat itu tidak sepatutnya digunakan untuk membenarkan bayaran yang terlalu rendah bagi kerja kritikal.

Fikirkan pematuhan sebelum tawaran pertama

Pengambilan pekerja bukan sahaja memberi kesan kepada operasi. Ia juga mengubah kewajipan undang-undang dan cukai syarikat.

Bergantung pada struktur perniagaan anda dan lokasi operasi, pengambilan pekerja mungkin memerlukan anda untuk:

• Mendaftar akaun gaji
• Menahan dan menyerahkan cukai pekerjaan
• Mempunyai insurans pampasan pekerja
• Mengekalkan poster dan rekod undang-undang buruh
• Mengesahkan kelayakan pekerjaan
• Mematuhi peraturan gaji dan jam kerja
• Mengemas kini dasar dalaman dan buku panduan

Ini antara sebab ramai pengasas memilih untuk menubuhkan dan menyusun perniagaan mereka lebih awal. Entiti yang disusun dengan betul boleh memudahkan pemisahan kewangan perniagaan dan peribadi, membuka akaun perniagaan, dan bersedia menghadapi tanggungjawab apabila mempunyai pekerja.

Jika anda masih berada dalam fasa penubuhan, Zenind boleh membantu anda mewujudkan struktur perniagaan yang menyokong pengambilan pekerja dan pertumbuhan pada masa hadapan.

Cari calon di lebih daripada satu tempat

Menyiarkan jawatan di satu papan kerja sahaja tidak mencukupi untuk banyak peranan. Calon terbaik sering ditemui melalui gabungan beberapa saluran.

Cuba:

• Rujukan pekerja dan pengasas
• Kumpulan industri dan persatuan profesional
• LinkedIn dan platform kerjaya lain
• Acara rangkaian tempatan
• Kolej komuniti, universiti, atau program latihan
• Media sosial dan kemas kini syarikat

Bagi peranan khusus, jangkauan terus boleh menjadi lebih berkesan daripada menunggu pemohon menemui iklan. Dalam pasaran yang lebih kecil, rangkaian peribadi sering mengatasi trafik papan kerja yang luas.

Saring untuk fleksibiliti dan pertimbangan

Pekerja awal biasanya memerlukan lebih daripada kemahiran teknikal. Mereka juga memerlukan kebolehsuaian, pertimbangan yang baik, dan kemampuan bekerja dalam persekitaran yang berubah.

Cari calon yang boleh:

• Menyelesaikan masalah tanpa pengawasan berterusan
• Berkomunikasi dengan jelas dan profesional
• Menyesuaikan diri apabila keutamaan berubah
• Bekerja dengan struktur yang terhad
• Belajar dengan cepat daripada maklum balas

Soalan temu duga harus menumpukan pada tingkah laku sebenar, bukan sekadar keyakinan. Tanya tentang situasi yang benar-benar pernah diurus oleh calon, bagaimana mereka membuat keputusan, dan apa yang mereka pelajari.

Calon yang pernah berjaya dalam persekitaran kecil atau cepat berubah mungkin sangat bernilai untuk perniagaan yang sedang berkembang.

Gunakan langkah temu duga yang praktikal

Bagi banyak peranan, proses temu duga yang tersusun lebih baik daripada perbualan tidak formal.

Proses ringkas mungkin termasuk:

1. Semakan resume dan permohonan
2. Panggilan saringan awal
3. Temu duga berstruktur dengan soalan khusus peranan
4. Ujian kemahiran atau sampel kerja
5. Perbualan akhir dengan pembuat keputusan

Sampel kerja sering menjadi salah satu peramal prestasi yang terbaik. Ia menunjukkan bagaimana calon berfikir, bagaimana mereka berkomunikasi, dan bagaimana mereka mengikut arahan.

Ujian itu harus mencerminkan kerja sebenar sedekat mungkin tanpa meminta calon melakukan kerja percuma yang disamarkan sebagai tugasan.

Lakukan onboarding dengan teliti

Pekerja baharu tidak menjadi produktif pada hari pertama. Onboarding harus membantu mereka memahami perniagaan, alat, pasukan, dan jangkaan.

Proses onboarding yang baik harus merangkumi:

• Jadual minggu pertama yang jelas
• Akses kepada sistem dan perisian
• Pengenalan kepada ahli pasukan utama
• Jangkaan bertulis untuk komunikasi dan pelaporan
• Latihan tentang aliran kerja dan polisi
• Semakan pada hari ke-30, ke-60, dan ke-90

Jika peranan itu kritikal, onboarding perlu diteruskan melepasi minggu pertama. Beberapa bulan pertama ialah tempoh di mana kebanyakan perniagaan sama ada membina keyakinan atau mewujudkan kekeliruan. Struktur sangat penting.

Mengekalkan pekerja selepas pengambilan

Mengambil pekerja hanyalah separuh daripada tugas. Pengekalan melindungi pelaburan yang anda buat dalam pengambilan, latihan, dan onboarding.

Pekerja biasanya kekal lebih lama apabila mereka mempunyai:

• Matlamat yang jelas
• Pampasan yang adil
• Pengurus yang baik
• Peluang untuk belajar
• Rasa bahawa kerja mereka penting
• Budaya yang profesional dan menghormati

Perniagaan kecil sering mengekalkan pekerja dengan menawarkan pertumbuhan melalui tanggungjawab, bukan sekadar kenaikan pangkat. Itu boleh merangkumi memimpin projek, membimbing pekerja baharu, atau memiliki fungsi utama apabila syarikat berkembang.

Maklum balas yang kerap sangat penting. Orang lebih lama bertahan apabila mereka tahu kedudukan mereka dan perkara yang perlu diperbaiki.

Bila belum sesuai untuk mengambil pekerja

Kadang-kadang tindakan paling bijak ialah menunggu.

Anda mungkin mahu menangguhkan pengambilan pekerja jika:

• Lonjakan kerja itu hanya sementara
• Peranan itu belum jelas
• Syarikat tidak mampu menampung kos berulang
• Pengasas belum menyerahkan kerja secukupnya untuk tahu apa yang perlu dimiliki oleh peranan itu
• Perniagaan belum mempunyai proses yang boleh diulang lagi

Dalam keadaan itu, pertimbangkan kontraktor, bantuan sementara, automasi, atau sistem dalaman yang lebih baik sebelum komited kepada pekerja sepenuh masa.

Inti akhir

Pengambilan pekerja harus menjadi langkah yang disengajakan dan berkait dengan pertumbuhan, kapasiti, dan pengurangan risiko. Masa yang tepat untuk mengambil pekerja ialah apabila perniagaan mempunyai kerja berulang yang mencukupi untuk mewajarkan peranan itu dan kejelasan yang cukup untuk menentukan kejayaan.

Bagi pengasas yang membina syarikat baharu, ini biasanya bermaksud menyediakan asas terlebih dahulu: struktur undang-undang yang betul, rekod yang kemas, kesiapsiagaan pematuhan, dan rancangan tentang bagaimana pasukan akan beroperasi ketika berkembang.

Apabila asas itu telah kukuh, pengambilan pekerja menjadi kurang seperti satu lompatan dan lebih seperti satu strategi.