Πότε να ξεκινήσετε τις προσλήψεις: Ένας πρακτικός οδηγός για αναπτυσσόμενες μικρές επιχειρήσεις

Η πρόσληψη προσωπικού είναι ένα από τα πιο ξεκάθαρα σημάδια ότι μια επιχείρηση περνά από τη φάση επιβίωσης στη φάση ανάπτυξης. Παράλληλα, δημιουργεί νέες ευθύνες: μισθοδοσία, συμμόρφωση, διοίκηση, ένταξη νέων εργαζομένων και έναν πιο δομημένο ρυθμό λειτουργίας. Για τους ιδρυτές, η πραγματική πρόκληση δεν είναι αν οι προσλήψεις είναι καλό πράγμα για την επιχείρηση. Είναι το να γνωρίζουν πότε να προχωρήσουν και πώς να το κάνουν χωρίς να χάσουν την εστίαση ή τη ρευστότητα.

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, ειδικά για LLCs και corporations που έχουν μόλις συσταθεί, η πρόωρη πρόσληψη μπορεί να πιέσει τον προϋπολογισμό. Η καθυστερημένη πρόσληψη μπορεί να εξουθενώσει την ομάδα των ιδρυτών, να καθυστερήσει τα έσοδα και να δημιουργήσει κινδύνους συμμόρφωσης. Ο σωστός χρόνος για πρόσληψη είναι συνήθως όταν η εργασία υπερβαίνει σταθερά τη δυναμικότητα της τρέχουσας ομάδας και η επιχείρηση έχει σαφή λόγο να αυξήσει το προσωπικό της.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να αναγνωρίσετε τα σημάδια ότι ήρθε η ώρα για πρόσληψη, πώς να αποφασίσετε ποιος ρόλος πρέπει να καλυφθεί πρώτος και πώς να χτίσετε μια διαδικασία προσλήψεων που υποστηρίζει τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Γιατί ο χρονισμός της πρόσληψης έχει σημασία

Κάθε πρόσληψη αλλάζει τη δομή μιας επιχείρησης. Ένας νέος εργαζόμενος προσθέτει επαναλαμβανόμενο κόστος, νομικές υποχρεώσεις και διοικητικό βάρος. Γι’ αυτό οι προσλήψεις πρέπει να συνδέονται με μια πραγματική επιχειρηματική ανάγκη και όχι απλώς με την αίσθηση ότι η ομάδα είναι απασχολημένη.

Μια πρόσληψη στον σωστό χρόνο μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να:

• Αυξήσει την παραγωγή χωρίς να θυσιάσει την ποιότητα
• Βελτιώσει τους χρόνους ανταπόκρισης στους πελάτες
• Απελευθερώσει τους ιδρυτές ώστε να επικεντρωθούν στη στρατηγική και τις πωλήσεις
• Μειώσει τα σημεία συμφόρησης στις λειτουργίες
• Ενισχύσει τη συμμόρφωση και τους εσωτερικούς ελέγχους
• Προετοιμαστεί για επέκταση σε νέες αγορές ή γραμμές προϊόντων

Αντίθετα, μια πρόωρη πρόσληψη μπορεί να δημιουργήσει σταθερά έξοδα που είναι δύσκολο να αναστραφούν. Ο στόχος είναι να προσλάβετε όταν η επιχείρηση μπορεί να υποστηρίξει τον ρόλο και ο ρόλος έχει μετρήσιμο σκοπό.

Σημάδια ότι ίσως ήρθε η ώρα για πρόσληψη

Δεν υπάρχει ένας καθολικός τύπος στελέχωσης που να λειτουργεί για κάθε επιχείρηση. Παρ’ όλα αυτά, υπάρχουν αρκετά αξιόπιστα σημάδια ότι μια εταιρεία έχει φτάσει στο σημείο όπου η προσθήκη ανθρώπων έχει νόημα.

1. Η εργασία ξεπερνά σταθερά τη δυναμικότητα

Αν η ομάδα χάνει συστηματικά προθεσμίες, δουλεύει μέχρι αργά μόνο και μόνο για να προλάβει, ή αφήνει σημαντικές εργασίες ημιτελείς, η επιχείρηση μπορεί να είναι υποστελεχωμένη. Οι περιστασιακές αιχμές φόρτου είναι φυσιολογικές. Ένα επίμονο μοτίβο υπερφόρτωσης είναι κάτι διαφορετικό.

Εντοπίστε εργασίες που:

• Επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα ή μήνα
• Απαιτούν εξειδικευμένες δεξιότητες
• Καθυστερούν επειδή δεν υπάρχει υπεύθυνος
• Καταναλώνουν μεγάλο μέρος του χρόνου ενός ατόμου

Αν μια μόνο δραστηριότητα απορροφά 20 έως 30 ώρες την εβδομάδα, αυτό συχνά είναι ισχυρή ένδειξη ότι ο ρόλος πρέπει να αποσπαστεί και να ανατεθεί ξεχωριστά.

2. Οι ιδρυτές κάνουν δουλειά που δεν τους αντιστοιχεί πλέον

Στα πρώτα στάδια, οι ιδρυτές κάνουν τα πάντα. Αυτό είναι φυσιολογικό. Με τον χρόνο, όμως, δεν πρέπει να παραμένει κάθε εργασία στο γραφείο του ιδρυτή.

Αν ο ιδρυτής αφιερώνει υπερβολικά πολύ χρόνο σε διοικητική υποστήριξη, εξυπηρέτηση πελατών, προγραμματισμό, τήρηση βιβλίων ή επαναλαμβανόμενες λειτουργικές εργασίες, η πρόσληψη μπορεί να επιστρέψει πολύτιμο χρόνο σε δραστηριότητες με μεγαλύτερο αντίκτυπο, όπως οι πωλήσεις, η άντληση κεφαλαίων, οι συνεργασίες και η ανάπτυξη προϊόντων.

3. Σημαντικές εργασίες γίνονται κακά ή με ασυνέπεια

Ορισμένες εργασίες δεν είναι απλώς χρονοβόρες. Επίσης ενέχουν κίνδυνο όταν τις χειρίζονται άτομα χωρίς το κατάλληλο υπόβαθρο.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Λογιστική και τήρηση βιβλίων
• Μισθοδοσία και φορολογική διαχείριση
• Ρυθμιστικές δηλώσεις
• Διαχείριση pipeline πωλήσεων
• Ένταξη πελατών
• Τεχνική υποστήριξη

Αν τα λάθη σε μια λειτουργία μπορούν να οδηγήσουν σε απώλεια εσόδων, δυσαρεστημένους πελάτες ή προβλήματα συμμόρφωσης, ο ρόλος αυτός ίσως αξίζει μια πρώιμη πρόσληψη.

4. Χάνονται ευκαιρίες ανάπτυξης

Μερικές φορές η πρόσληψη γίνεται αναγκαία όχι επειδή η επιχείρηση αποτυγχάνει, αλλά επειδή αναπτύσσεται.

Ίσως χρειαστεί να προσλάβετε όταν:

• Ένα μεγάλο συμβόλαιο πελάτη απαιτεί περισσότερη δυναμικότητα παράδοσης
• Λανσάρεται ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία
• Η επιχείρηση επεκτείνεται σε νέα πολιτεία ή αγορά
• Ο όγκος των leads αυξάνεται πιο γρήγορα από όσο μπορεί να διαχειριστεί η ομάδα
• Οι ανάγκες υποστήριξης πελατών αυξάνονται

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η πρόσληψη δεν αφορά μόνο τη μείωση της πίεσης. Αφορά επίσης τη διασφάλιση ότι η ανάπτυξη δεν θα ξεπεράσει τις λειτουργίες.

5. Η εταιρεία έχει φτάσει σε επαναλαμβανόμενη διαδικασία που χρειάζεται υπευθυνότητα

Μια επιχείρηση μπορεί να ξεπεράσει την άτυπη προσέγγιση του ιδρυτή όταν οι εργασίες επαναλαμβάνονται σε σταθερό πρόγραμμα και χρειάζονται έναν αξιόπιστο υπεύθυνο.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Προσλήψεις και συντονισμό συνεντεύξεων
• Παρακολούθηση πωλήσεων
• Διαχείριση προμηθευτών
• Δημοσίευση σε social media και περιεχομένου
• Διαχείριση επιτυχίας πελατών και ανανεώσεων

Όταν μια λειτουργία χρειάζεται σταθερή διαδικασία, ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να οριστεί ένας αποκλειστικός υπεύθυνος αντί να αντιμετωπίζεται ως δευτερεύουσα εργασία.

Ποιον ρόλο να προσλάβετε πρώτα

Η πρώτη πρόσληψη πρέπει να λύνει το πιο ακριβό ή το πιο επείγον πρόβλημα. Αυτό δεν είναι πάντα το πιο εμφανές πρόβλημα.

Μια καλή πρώτη πρόσληψη συνήθως ανήκει σε μία από τις παρακάτω κατηγορίες:

Υποστήριξη λειτουργιών

Αν η επιχείρηση πνίγεται στις διοικητικές εργασίες, ένας συντονιστής λειτουργιών, executive assistant ή office manager μπορεί να προσφέρει άμεση ανακούφιση. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν οι ιδρυτές χάνουν χρόνο σε εργασίες που δεν οδηγούν άμεσα σε έσοδα.

Παραγωγή εσόδων

Αν η επιχείρηση έχει ζήτηση αλλά όχι αρκετή δυναμικότητα πωλήσεων, η πρώτη πρόσληψη μπορεί να αφορά τις πωλήσεις ή το marketing. Ένας ρόλος με έμφαση στα έσοδα μπορεί να βοηθήσει να προσελκυστούν πελάτες γρηγορότερα από ό,τι μπορεί να αντέξει η τρέχουσα ομάδα.

Υποστήριξη ή επιτυχία πελατών

Αν η εταιρεία έχει ήδη πελάτες αλλά η ποιότητα εξυπηρέτησης πέφτει, η υποστήριξη μπορεί να πρέπει να προηγηθεί. Μια δυνατή πρόσληψη στην υποστήριξη ή στο customer success μπορεί να προστατεύσει τη διατήρηση πελατών και να βελτιώσει την ικανοποίηση.

Τεχνική ή παραγωγική εργασία

Για επιχειρήσεις που βασίζονται σε προϊόν, η πρώτη πρόσληψη μπορεί να είναι προγραμματιστής, σχεδιαστής, τεχνικός ή ειδικός παραγωγής. Αν η ποιότητα ή η ταχύτητα παράδοσης είναι το bottleneck, ένας έμπειρος δημιουργός μπορεί να είναι η καλύτερη επένδυση.

Συμμόρφωση ή οικονομική διοίκηση

Για εταιρείες με αυξανόμενο ρυθμιστικό αποτύπωμα, μπορεί να έχει νόημα η έγκαιρη πρόσληψη υποστήριξης σε finance, bookkeeping, HR ή compliance. Τα λάθη σε αυτούς τους τομείς μπορεί να είναι ακριβά.

Χτίστε το επιχειρηματικό σκεπτικό πριν δημοσιεύσετε τη θέση

Μια καλή πρόσληψη ξεκινά με ένα σαφές επιχειρηματικό σκεπτικό. Πριν δημοσιεύσετε έναν ρόλο, ορίστε γιατί υπάρχει η θέση και πώς μοιάζει η επιτυχία.

Ρωτήστε τα εξής:

• Ποιο πρόβλημα θα λύσει αυτή η πρόσληψη;
• Ποια εργασία θα αναλάβει αυτό το άτομο;
• Ποιο αποτέλεσμα πρέπει να βελτιωθεί μετά την πρόσληψη;
• Πώς θα μετρήσουμε την επιτυχία στους πρώτους 90 ημέρες;
• Πρόκειται για πλήρους απασχόλησης ρόλο, μερικής απασχόλησης ή συνεργασία με contractor;

Αν η απάντηση είναι ασαφής, η εταιρεία ίσως δεν είναι ακόμα έτοιμη να προσλάβει. Ένας ρόλος πρέπει να υπάρχει για να λύνει ένα πραγματικό πρόβλημα, όχι για να συγκεντρώνει διάσπαρτες εργασίες.

Γράψτε στοχευμένη περιγραφή θέσης

Μια ισχυρή περιγραφή θέσης βοηθά να προσελκύσετε τους σωστούς υποψηφίους και να αποθαρρύνετε τους ακατάλληλους. Πρέπει να είναι συγκεκριμένη χωρίς να είναι μη ρεαλιστική.

Περιλάβετε:

• Τον τίτλο του ρόλου
• Τον κύριο σκοπό της θέσης
• 5 έως 7 βασικές αρμοδιότητες
• Απαιτούμενες δεξιότητες και εμπειρία
• Προτιμώμενα αλλά όχι υποχρεωτικά προσόντα
• Ωράριο, τοποθεσία και γραμμή αναφοράς
• Μια σύντομη εξήγηση της κουλτούρας και της αποστολής της εταιρείας

Αποφύγετε να γεμίζετε την αγγελία με κάθε ανολοκλήρωτη εργασία της εταιρείας. Ο ρόλος πρέπει να είναι συνεκτικός. Οι υποψήφιοι είναι πιο πιθανό να κάνουν αίτηση όταν μπορούν να καταλάβουν καθαρά πώς μοιάζει η επιτυχία στη θέση.

Ορίστε ρεαλιστικό πλάνο αποδοχών

Πριν ξεκινήσετε τις συνεντεύξεις, γνωρίζετε τι μπορεί να αντέξει οικονομικά η επιχείρηση.

Δημιουργήστε ένα πλάνο αποδοχών που να λαμβάνει υπόψη:

• Βασικό μισθό ή ωρομίσθιο
• Φόρους μισθοδοσίας και εργοδοτικές εισφορές
• Παροχές, αν προσφέρονται
• Χρόνο εκπαίδευσης και κόστος προσαρμογής
• Έξοδα πρόσληψης
• Εξοπλισμό, λογισμικό ή ταξιδιωτικές ανάγκες

Ερευνήστε τις αγοραίες αποδοχές για αντίστοιχους ρόλους ώστε η προσφορά σας να είναι ανταγωνιστική. Μια επιχείρηση δεν χρειάζεται να δίνει τον υψηλότερο μισθό της αγοράς, αλλά πρέπει να είναι αξιόπιστη και βιώσιμη.

Για τις επιχειρήσεις πρώιμου σταδίου, η κουλτούρα και η ευελιξία μπορούν να αντισταθμίσουν εν μέρει τον περιορισμένο μισθό. Παρ’ όλα αυτά, αυτά τα οφέλη δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται ως δικαιολογία για υποαμοιβή σε κρίσιμες εργασίες.

Σκεφτείτε τη συμμόρφωση πριν από την πρώτη προσφορά

Η πρόσληψη δεν επηρεάζει μόνο τις λειτουργίες. Αλλάζει επίσης τις νομικές και φορολογικές υποχρεώσεις της εταιρείας.

Ανάλογα με τη δομή της επιχείρησής σας και το πού δραστηριοποιείται, η πρόσληψη μπορεί να απαιτεί να:

• Εγγραφείτε για λογαριασμούς μισθοδοσίας
• Παρακρατείτε και αποδίδετε φόρους απασχόλησης
• Διατηρείτε ασφάλιση εργατικών ατυχημάτων
• Τηρείτε αναρτημένες ανακοινώσεις και αρχεία εργατικής νομοθεσίας
• Επιβεβαιώνετε την επιλεξιμότητα απασχόλησης
• Ακολουθείτε κανόνες μισθών και ωραρίου
• Ενημερώνετε εσωτερικές πολιτικές και εγχειρίδια

Αυτός είναι ένας από τους λόγους που πολλοί ιδρυτές επιλέγουν να συστήσουν και να οργανώσουν έγκαιρα την επιχείρησή τους. Μια σωστά δομημένη οντότητα μπορεί να διευκολύνει τον διαχωρισμό επιχειρηματικών και προσωπικών οικονομικών, το άνοιγμα επαγγελματικών λογαριασμών και την προετοιμασία για τις ευθύνες που συνοδεύουν τους εργαζόμενους.

Αν βρίσκεστε ακόμα στο στάδιο σύστασης, το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε την επιχειρηματική δομή που υποστηρίζει μελλοντικές προσλήψεις και ανάπτυξη.

Βρείτε υποψηφίους σε περισσότερα από ένα σημεία

Η ανάρτηση σε μία μόνο πλατφόρμα αγγελιών δεν αρκεί για πολλούς ρόλους. Οι καλύτεροι υποψήφιοι συχνά βρίσκονται μέσα από έναν συνδυασμό καναλιών.

Δοκιμάστε:

• Συστάσεις από εργαζόμενους και ιδρυτές
• Επαγγελματικές ομάδες και ενώσεις του κλάδου
• LinkedIn και άλλες πλατφόρμες καριέρας
• Τοπικές δικτυώσεις και εκδηλώσεις
• Κολλέγια, πανεπιστήμια ή προγράμματα κατάρτισης
• Social media και ενημερώσεις της εταιρείας

Για εξειδικευμένους ρόλους, η άμεση προσέγγιση μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική από το να περιμένετε να ανακαλύψουν οι υποψήφιοι την αγγελία. Σε μικρότερες αγορές, τα προσωπικά δίκτυα συχνά αποδίδουν καλύτερα από τη γενική κίνηση των job boards.

Αξιολογήστε την ευελιξία και την κρίση

Οι πρώτοι εργαζόμενοι συνήθως χρειάζονται περισσότερα από τεχνική ικανότητα. Χρειάζονται προσαρμοστικότητα, καλή κρίση και ικανότητα εργασίας σε ένα μεταβαλλόμενο περιβάλλον.

Αναζητήστε υποψηφίους που μπορούν να:

• Λύνουν προβλήματα χωρίς συνεχή επίβλεψη
• Επικοινωνούν καθαρά και επαγγελματικά
• Προσαρμόζονται όταν αλλάζουν οι προτεραιότητες
• Εργάζονται καλά με περιορισμένη δομή
• Μαθαίνουν γρήγορα από την ανατροφοδότηση

Οι ερωτήσεις συνέντευξης πρέπει να εστιάζουν σε πραγματική συμπεριφορά και όχι μόνο στην αυτοπεποίθηση. Ρωτήστε για καταστάσεις που ο υποψήφιος έχει χειριστεί πραγματικά, πώς πήρε αποφάσεις και τι έμαθε.

Ένας υποψήφιος που έχει ευδοκιμήσει σε μικρότερα ή ταχέως μεταβαλλόμενα περιβάλλοντα μπορεί να είναι ιδιαίτερα πολύτιμος για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση.

Χρησιμοποιήστε πρακτικά βήματα συνέντευξης

Για πολλούς ρόλους, μια δομημένη διαδικασία συνέντευξης είναι καλύτερη από μια άτυπη συζήτηση.

Μια απλή διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει:

1. Αξιολόγηση βιογραφικού και αίτησης
2. Αρχικό screening call
3. Δομημένη συνέντευξη με ερωτήσεις σχετικές με τον ρόλο
4. Δοκιμασία δεξιοτήτων ή δείγμα εργασίας
5. Τελική συζήτηση με τον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων

Το δείγμα εργασίας είναι συχνά ένας από τους καλύτερους δείκτες απόδοσης. Δείχνει πώς σκέφτεται ο υποψήφιος, πώς επικοινωνεί και πώς ακολουθεί οδηγίες.

Η δοκιμασία πρέπει να αντικατοπτρίζει όσο το δυνατόν περισσότερο την πραγματική εργασία, χωρίς να ζητά από τους υποψηφίους δωρεάν εργασία μεταμφιεσμένη σε ανάθεση.

Κάντε προσεκτική ένταξη νέου εργαζομένου

Ένας νέος εργαζόμενος δεν γίνεται παραγωγικός από την πρώτη μέρα. Η ένταξη πρέπει να τον βοηθήσει να καταλάβει την επιχείρηση, τα εργαλεία, την ομάδα και τις προσδοκίες.

Μια σωστή διαδικασία ένταξης πρέπει να περιλαμβάνει:

• Σαφές πρόγραμμα της πρώτης εβδομάδας
• Πρόσβαση σε συστήματα και λογισμικό
• Γνωριμίες με βασικά μέλη της ομάδας
• Γραπτές προσδοκίες για επικοινωνία και αναφορά
• Εκπαίδευση σε ροές εργασίας και πολιτικές
• Check-ins στις 30, 60 και 90 ημέρες

Αν ο ρόλος είναι κρίσιμος, η ένταξη πρέπει να συνεχιστεί και μετά την πρώτη εβδομάδα. Οι πρώτοι μήνες είναι το διάστημα όπου οι περισσότερες επιχειρήσεις είτε χτίζουν εμπιστοσύνη είτε δημιουργούν σύγχυση. Η δομή έχει σημασία.

Διατηρήστε τους εργαζομένους μετά την πρόσληψη

Η πρόσληψη είναι μόνο η μισή δουλειά. Η διατήρηση προστατεύει την επένδυση που κάνατε σε προσέλκυση, εκπαίδευση και ένταξη.

Οι εργαζόμενοι τείνουν να παραμένουν όταν έχουν:

• Σαφείς στόχους
• Δίκαιες αποδοχές
• Καλούς προϊσταμένους
• Ευκαιρίες να μάθουν
• Αίσθηση ότι η εργασία τους έχει σημασία
• Επαγγελματική και σεβαστική κουλτούρα

Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά διατηρούν το προσωπικό τους προσφέροντας εξέλιξη μέσα από ευθύνες και όχι μόνο μέσω προαγωγών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει καθοδήγηση νέων προσλήψεων, ανάληψη σημαντικών έργων ή κατοχή μιας βασικής λειτουργίας καθώς η εταιρεία επεκτείνεται.

Η τακτική ανατροφοδότηση είναι απαραίτητη. Οι άνθρωποι μένουν περισσότερο όταν ξέρουν πού βρίσκονται και τι χρειάζεται να βελτιώσουν.

Πότε να μην προσλάβετε ακόμα

Μερικές φορές η πιο έξυπνη κίνηση είναι να περιμένετε.

Ίσως θέλετε να καθυστερήσετε την πρόσληψη αν:

• Η αύξηση του φόρτου είναι προσωρινή
• Ο ρόλος δεν είναι ξεκάθαρα καθορισμένος
• Η εταιρεία δεν μπορεί να υποστηρίξει το συνεχές κόστος
• Ο ιδρυτής δεν έχει αναθέσει αρκετή δουλειά ώστε να ξέρει τι πρέπει να αναλάβει ο ρόλος
• Η επιχείρηση δεν έχει ακόμη καθιερώσει μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία

Σε αυτές τις περιπτώσεις, εξετάστε τη χρήση contractors, προσωρινής βοήθειας, αυτοματοποίησης ή καλύτερων εσωτερικών συστημάτων πριν δεσμευτείτε σε έναν εργαζόμενο πλήρους απασχόλησης.

Τελικό συμπέρασμα

Η πρόσληψη πρέπει να είναι μια συνειδητή κίνηση που συνδέεται με την ανάπτυξη, τη δυναμικότητα και τη μείωση του κινδύνου. Η σωστή στιγμή για να προσλάβετε είναι όταν η επιχείρηση έχει αρκετή επαναλαμβανόμενη εργασία ώστε να δικαιολογεί τον ρόλο και αρκετή σαφήνεια ώστε να ορίσει την επιτυχία.

Για τους ιδρυτές που χτίζουν μια νέα εταιρεία, αυτό συνήθως σημαίνει ότι πρώτα πρέπει να έχουν θέσει τα θεμέλια: σωστή νομική δομή, καθαρά αρχεία, ετοιμότητα συμμόρφωσης και ένα σχέδιο για το πώς θα λειτουργεί η ομάδα καθώς μεγαλώνει.

Όταν το θεμέλιο έχει στηθεί, η πρόσληψη γίνεται λιγότερο άλμα και περισσότερο στρατηγική.