Hva du bør gjøre etter å ha startet en Delaware LLC: En praktisk sjekkliste for oppstartsbedrifter

Å starte en Delaware LLC er en viktig milepæl, men det er bare begynnelsen på å bygge en virksomhet som er organisert, i samsvar med regelverket og klar for vekst. Når stiftelsesdokumentene er sendt inn, finnes det flere umiddelbare steg som bidrar til å beskytte selskapets begrensede ansvar, forberede virksomheten for banktjenester og skatt, og redusere risikoen for unødvendige etterlevelsesproblemer senere.

Denne sjekklisten går gjennom de viktigste neste stegene etter at du har startet en Delaware LLC. Enten du lanserer en oppstartsbedrift, forvalter eiendeler eller driver et konsulentfirma, bidrar disse oppgavene til å etablere et sterkt operativt grunnlag fra første dag.

1. Opprett og signer en driftsavtale for Delaware LLC

En skriftlig driftsavtale er et av de viktigste interne dokumentene for en Delaware LLC. Den fastsetter reglene for eierskap, ledelse, stemmegivning, fordeling av overskudd og prosessen for å ta forretningsbeslutninger.

Selv om Delaware LLC-en bare har ett medlem, er en driftsavtale fortsatt verdifull. Den bidrar til å vise at LLC-en er en separat juridisk enhet og ikke bare en forlengelse av eieren. For LLC-er med flere medlemmer reduserer den også sjansen for konflikter ved å klargjøre forventningene før uenighet oppstår.

En god driftsavtale dekker vanligvis:

• Medlemmenes eierandeler
• Opprinnelige kapitalinnskudd
• Stemmerett og terskler for godkjenning
• Ledelsesstruktur og fullmakter
• Prosedyrer for opptak og uttreden av medlemmer
• Fordeling av overskudd og tap
• Valg av skattemessig klassifisering
• Oppløsningsprosedyrer

Du bør oppbevare den signerte avtalen sammen med selskapsdokumentene og oppdatere den når eierskap eller ledelse endres. Hvis du etablerer virksomheten din gjennom Zenind, kan dokumentforberedelse være en del av en renere og mer strukturert oppstartsprosess.

2. Skaff et EIN-nummer fra IRS

Neste praktiske steg er å skaffe et Employer Identification Number, eller EIN. Dette er det føderale skatteidentifikasjonsnummeret IRS bruker for å identifisere LLC-en din.

Et EIN kreves ofte for å:

• Åpne en bedriftsbankkonto
• Ansette ansatte
• Levere føderale skattemeldinger
• Søke om visse lisenser og tillatelser
• Samarbeide med leverandører som krever skatteinformasjon for virksomheter

Hvis LLC-en har mer enn ett medlem, eller hvis du planlegger å åpne en bedriftskonto, er et EIN vanligvis helt nødvendig. Selv enkeltmedlems-LLC-er skaffer ofte et tidlig for å holde forretnings- og privatøkonomi adskilt.

Amerikanske eiere med gyldig Social Security Number eller Individual Taxpayer Identification Number kan vanligvis søke om EIN direkte hos IRS uten offentlig gebyr. Hvis du ønsker en smidigere oppstart, kan Zenind hjelpe virksomhetseiere med å navigere både etablerings- og etteretableringsprosessen slik at selskapet raskere blir klart for bank og drift.

3. Åpne en bedriftsbankkonto

En bedriftsbankkonto er en praktisk nødvendighet for nesten alle LLC-er. Den bidrar til å holde selskapets midler adskilt fra private midler, noe som er avgjørende for ryddig regnskapsføring og for å støtte ansvarsskjermingen.

Å blande forretningsutgifter og private utgifter kan skape regnskapsmessige problemer og kan svekke den juridiske adskillelsen som en LLC er ment å gi. Derfor er en av de første reglene etter etablering å unngå å bruke en privat bankkonto til forretningsaktivitet.

Banker kan be om noe eller alt av følgende før de åpner kontoen:

• Stiftelsesdokumentene for LLC-en
• Bekreftelsesbrevet for EIN
• Driftsavtalen
• Offentlig utstedt legitimasjon med bilde for eier eller autorisert signaturansvarlig
• Et Delaware Certificate of Good Standing i noen tilfeller

Før du besøker banken, må du forsikre deg om at selskapsnavnet i stiftelsesdokumentene samsvarer med navnet du vil bruke på kontoen. Hvis virksomheten skal operere under et annet navn, kan det hende du må registrere en DBA først.

4. Registrer en DBA hvis du bruker et handelsnavn

Hvis LLC-en skal drive virksomhet under et annet navn enn sitt fulle juridiske navn, kan det være nødvendig å registrere en DBA, også kalt handelsnavn eller et «doing business as»-navn.

Hvis det juridiske navnet ditt for eksempel er Bright Line Ventures LLC, men du vil markedsføre tjenester under Bright Line Design, kan en DBA være påkrevd avhengig av hvordan og hvor du driver virksomheten.

En DBA oppretter ikke en ny juridisk enhet. Den lar i stedet den eksisterende LLC-en drive virksomhet under et alternativt navn. Det kan være nyttig for merkevarebygging, produktlinjer eller lokal virksomhet.

Kravene for DBA-registrering varierer fra delstat til delstat og fra fylke til fylke, så det er viktig å bekrefte gjeldende regler før du bruker et handelsnavn offentlig. Hvis du utvider utenfor Delaware, må du sørge for at navnet du bruker i hver delstat samsvarer med lokale registreringskrav.

5. Registrer deg som en foreign LLC hvis du skal drive virksomhet utenfor Delaware

Mange virksomheter etablerer en Delaware LLC selv om de opererer fra en annen delstat. Det er vanlig, men det betyr ikke alltid at Delaware er den eneste delstaten virksomheten må registreres i.

Hvis LLC-en har et fysisk kontor, ansatte, lagerbeholdning eller regelmessig forretningsaktivitet i en annen delstat, kan det hende du må registrere selskapet som en foreign LLC i den delstaten. Dette kalles foreign qualification.

Vanlige indikatorer på at slik registrering kan være nødvendig, er:

• Et butikklokale eller kontor i en annen delstat
• Ansatte som arbeider i en annen delstat
• Regelmessige tjenester på stedet i en annen delstat
• Lager, logistikk eller beholdning lagret et annet sted
• Statlige eller lokale lisenser knyttet til stedet virksomheten faktisk drives fra

Foreign qualification er et eget etterlevelsesskritt, separat fra å starte selve LLC-en. Hvis du ikke registrerer deg der det kreves, kan det føre til bøter, skatt eller at visse forretningsrettigheter ikke kan håndheves i den delstaten.

6. Søk om nødvendige forretningslisenser og tillatelser

Etableringsdokumenter og et EIN erstatter ikke lisenskrav. Avhengig av bransje og sted kan LLC-en din trenge føderale, statlige, fylkes- eller kommunale lisenser før den kan drive virksomhet.

Eksempler inkluderer:

• Generelle forretningslisenser
• Tillatelser for omsetningsavgift
• Profesjons- eller yrkeslisenser
• Helseattester eller helsetillatelser
• Reguleringstillatelser for soneinndeling
• Bransjespesifikke registreringer

Hvilke lisenser du trenger, avhenger av hva selskapet gjør, hvor det opererer, og om det selger avgiftspliktige varer eller regulerte tjenester. Det er best å undersøke lisenskrav tidlig, før du signerer leieavtaler, lanserer markedsføring eller tar imot betalinger.

Hvis du er usikker på hvor du skal begynne, kan du lage en enkel samsvarssjekkliste etter sted og forretningsaktivitet. Den tilnærmingen er ofte raskere enn å oppdage manglende lisenser etter at virksomheten allerede har åpnet.

7. Sett opp et system for dokument- og regnskapsføring

Etter etablering bør LLC-en ha et tydelig system for å oppbevare selskapsdokumenter. God dokumenthåndtering gjør det enklere å håndtere skatt, bankforhold, eierskapsendringer og årlig etterlevelse.

Som et minimum bør du holde disse elementene organisert:

• Stiftelsesdokumenter
• Driftsavtale
• EIN-bekreftelsesbrev
• Bankdokumentasjon
• Medlems- og eierskapsopplysninger
• Møtenotater eller skriftlige samtykker, hvis aktuelt
• Bekreftelser på årlige innleveringer
• Statlige skatte- og lisensopplysninger

Du trenger ikke et komplisert system for å starte. En sikker digital mappe med tydelig navngitte filer er ofte nok for en liten bedrift. Det viktigste er konsistens og enkel tilgang når du trenger et dokument for banken, regnskapsføreren eller en statlig myndighet.

8. Følg med på Delaware sine krav til årlig etterlevelse

En Delaware LLC må holde seg à jour med statlige etterlevelseskrav etter etablering. En av de viktigste løpende pliktene er å betale den årlige Delaware franchiseavgiften for LLC-er, som forfaller hvert år uavhengig av fortjeneste eller aktivitetsnivå.

I tillegg til Delawares årlige krav kan du også måtte opprettholde registrert agent, levere rapporter i andre delstater der du er registrert, og holde forretningslisenser aktive.

Noen enkle vaner kan bidra til å unngå tapte frister:

• Marker alle innleveringsfrister i en kalender umiddelbart etter etablering
• Oppbevar fornyelsesvarsler på ett sted
• Utnevn én person til å overvåke etterlevelse
• Gå gjennom statlige og lokale krav minst én gang i året

Zenind er laget for å hjelpe virksomhetseiere med å holde oversikt over etablerings- og etterlevelsesoppgaver, inkludert registrert agent-tjeneste, påminnelser om årsrapport og annet viktig vedlikehold av virksomheten.

9. Hold forretningsdriften adskilt fra privatøkonomien

En av de mest oversette oppgavene etter etablering er ganske enkelt å drive virksomheten som en reell virksomhet. Det betyr å holde økonomi, kontrakter og dokumentasjon adskilt fra privatlivet.

Praktiske vaner inkluderer:

• Bruke bedriftskontoen for inntekter og utgifter knyttet til selskapet
• Signere kontrakter i LLC-en sitt navn, ikke i ditt private navn
• Oppbevare kvitteringer og fakturaer i selskapets dokumentarkiv
• Bruke bedriftskort eller regnskapsverktøy til kjøp for virksomheten
• Unngå private utbetalinger fra selskapets midler med mindre de er riktig dokumentert

Disse stegene støtter bedre regnskap og understreker LLC-en som en egen juridisk enhet. De gjør også skatteforberedelsene mye enklere når innleveringssesongen kommer.

10. Planlegg for skatt tidlig

Skattebehandlingen av en LLC kan variere avhengig av antall medlemmer og eventuelle skattemessige valg selskapet gjør. Noen LLC-er skattlegges som disregarded entities, noen som partnerskap, og noen velger behandling som S corporation eller C corporation.

Siden skattekategorien påvirker lønn, forskuddsskatt, eierkompensasjon og årlige innleveringer, er det lurt å snakke med en kvalifisert skatteekspert tidlig i virksomhetens levetid.

En god tidlig skattemessig gjennomgang kan hjelpe deg med å besvare spørsmål som:

• Bør LLC-en forbli i standard skattemessig status eller gjøre et valg?
• Vil selskapet trenge lønnssystem?
• Gjelder delstatsinntektsskatt eller bruttoomsetningsskatt?
• Hvilke opplysninger bør oppbevares for fradrag og refusjoner?

Skatteplanlegging er mye enklere når den begynner før virksomheten genererer betydelige inntekter.

11. Lag en enkel oppstartsplan for de første 30 dagene

Den første måneden etter at du har startet en Delaware LLC, er et godt tidspunkt å lage en kort oppstartsplan. Det holder virksomheten i bevegelse uten at viktige etableringsoppgaver blir glemt.

En praktisk 30-dagers sjekkliste kan inkludere:

• Fullføre og signere driftsavtalen
• Skaffe EIN
• Åpne bedriftsbankkontoen
• Registrere DBA, hvis nødvendig
• Bekrefte forretningslisenser og tillatelser
• Sette opp regnskapsprogramvare eller et system for dokumenthåndtering
• Gjennomgå Delawares årlige forpliktelser
• Sjekke krav til foreign registration i andre delstater

Å ha en strukturert liste reduserer forvirring og hindrer at oppgaver forsvinner i den daglige driften av å starte virksomheten.

Avsluttende tanker

Å starte en Delaware LLC gir virksomheten et sterkt juridisk utgangspunkt, men det virkelige arbeidet begynner umiddelbart etterpå. Ved å utarbeide en driftsavtale, skaffe EIN, åpne bedriftsbankkonto, håndtere handelsnavn og foreign registrations, og holde deg oppdatert på årlig etterlevelse, legger du til rette for ryddigere drift og færre overraskelser.

Hvis du ønsker en prosess for virksomhetsdannelse som er organisert fra start, hjelper Zenind gründere med å håndtere de viktigste stegene ved etablering og opprettholdelse av et selskap i USA.