11 skattemessige fradrag personlige trenere kan følge med på for å redusere skattepliktig inntekt

Personlige trenere tenker ofte på programdesign, klientresultater og det å bygge et sterkt omdømme. Skatteplanlegging er kanskje ikke den mest spennende delen av virksomheten, men den kan ha en reell effekt på lønnsomheten. Hvis du er selvstendig næringsdrivende, jobber som uavhengig kontraktør eller driver ditt eget treningsstudio, kan det å forstå skattemessige fradrag hjelpe deg med å beholde mer av det du tjener.

Denne veiledningen forklarer de vanligste fradragene for personlige trenere, hvilke dokumenter du bør ta vare på, og hvor grensen går mellom en legitim bedriftskostnad og en privat kostnad. Den dekker også noen praktiske måter å bygge et ryddigere økonomisk system for treningsvirksomheten din.

Hvem kan kreve skattemessige fradrag som personlig trener?

Generelt kan du kanskje trekke fra utgifter hvis du driver som:

• En enkeltpersonforetakseier som leverer inn Schedule C
• En uavhengig kontraktør som mottar 1099-inntekt
• Et LLC som beskattes som en disregarded entity eller et selskap med flere eiere
• Et aksjeselskap eller S corporation som betaler bedriftsutgifter

Den viktigste regelen er enkel: Et fradrag må være både vanlig og nødvendig for virksomheten din. Vanlig betyr at utgiften er vanlig i din type arbeid. Nødvendig betyr at den er nyttig og hensiktsmessig for å drive virksomheten.

Hvis du er usikker på om en kostnad kvalifiserer, ta vare på kvitteringen og gjennomgå den med en skatterådgiver. God dokumentasjon er ofte det som skiller et brukbart fradrag fra en tapt mulighet.

1. Treningslokale og studioleie

Hvis du leier et studio, leier plass i et treningssenter eller betaler for et kontor som brukes til å møte klienter, er disse kostnadene ofte fradragsberettigede. Dette kan omfatte:

• Månedlig leie
• Leierelaterte gebyrer
• Strøm og andre felleskostnader som er inkludert i leieavtalen
• Rengjøringskostnader for studioet
• Depositum som ikke refunderes

Hvis du eier eiendommen som brukes i virksomheten, kan rentekostnader på boliglån være fradragsberettiget, men avdrag på hovedstol er det ikke. Hvis du deler lokaler med andre virksomheter, er det vanligvis bare den delen som brukes til virksomheten som teller.

For trenere som jobber hjemmefra, kan en del av hjemmekontoret også kvalifisere hvis området brukes regelmessig og eksklusivt til virksomheten.

2. Treningsutstyr og verktøy

Utstyr er en av de mest åpenbare kostnadene for en personlig trener. Enten du kjøper utstyr til et privat studio, et hjemmegym eller mobile økter, kan utstyr som brukes i virksomheten ofte trekkes fra.

Eksempler inkluderer:

• Manualer og kettlebells
• Treningsbånd
• Medisinballer
• Benker og stativer
• Kondisjonsapparater
• Hoppetau og smidighetsutstyr
• Matter, kjegler og timere
• Restitusjonsutstyr brukt i klientøkter

Noen større kjøp må kanskje avskrives over tid i stedet for å trekkes fra på én gang. Det avhenger av kostnaden, typen eiendel og skattereglene som gjelder i året du kjøper den.

3. Programvare og teknologi

Bedrifter innen personlig trening er avhengige av teknologi for planlegging, fakturering, kommunikasjon og klientadministrasjon. Disse kostnadene er vanligvis fradragsberettigede når de brukes i virksomheten.

Vanlige eksempler inkluderer:

• Planleggingsprogramvare
• Plattform for klientadministrasjon
• Regnskapsprogramvare
• Lønnsprogramvare
• Apper for treningsprogrammering
• Verktøy for videomøter
• Gebyrer for betalingsbehandling
• Skylagring og fildeling
• Kostnader til webhotell og domene

Hvis du kjøper en bærbar PC, nettbrett, kamera eller mikrofon til bedriftsbruk, kan det også være fradragsberettiget. Når en gjenstand brukes både privat og i virksomheten, bør vanligvis bare den delen som gjelder bedriftsbruk kreves.

4. Markedsføring og reklame

Å få en personlig treningsvirksomhet til å vokse krever som regel løpende markedsføring. Markedsføringskostnader er ofte fullt fradragsberettigede hvis de er knyttet til virksomheten.

Eksempler inkluderer:

• Annonser i sosiale medier
• Søkemotorannonser
• Trykte flyers og visittkort
• Nettsidedesign og oppdateringer
• Profilfoto og video for merkevaren
• Reklameartikler
• Lokale sponsorsamarbeid
• E-postmarkedsføringsverktøy
• Sponset innhold eller samarbeid med influensere

Hvis du betaler noen for å hjelpe med merkevarebygging, tekstforfatting eller kampanjehåndtering, kan disse profesjonelle honorarene også regnes som markedsføringskostnader.

5. Utdanning, sertifiseringer og videreutdanning

Fagpersoner innen trening må ofte holde seg oppdatert med sertifiseringer, videreutdanning og beste praksis i bransjen. Disse kostnadene er ofte fradragsberettigede når de opprettholder eller forbedrer ferdigheter som kreves i din nåværende virksomhet.

Denne kategorien kan omfatte:

• Gebyrer for fornyelse av sertifiseringer
• Videreutdanningskurs
• HLR- og førstehjelpsopplæring
• Workshops og seminarer
• Konferanseavgifter
• Bransjemedlemskap knyttet til faglig utvikling
• Eksamensgebyrer for påkrevde kvalifikasjoner

Utdanningskostnader som forbereder deg på en ny karriere i stedet for å forbedre din nåværende, behandles annerledes, så formålet med opplæringen er viktig.

6. Uniformer og verneklær

Hvis virksomheten din krever spesifikke klær som ikke er egnet til hverdagsbruk, kan kostnaden være fradragsberettiget. For personlige trenere kan dette omfatte:

• Merketøy uniformer
• Påkrevd coachingbekledning
• Verneutstyr
• Spesialsko eller beskyttelsesutstyr som kreves i jobben

Vanlige treningsklær som du også kunne brukt utenfor jobb, behandles vanligvis som personlige klær, selv om du stort sett bruker dem under økter.

7. Bil, kjørelengde og reisekostnader

Mange personlige trenere kjører til klienter, treningssentre, studioer eller arrangementer på andre steder. Forretningsreiser knyttet til treningsarbeidet ditt kan være fradragsberettigede.

Mulige fradragsberettigede transportkostnader inkluderer:

• Kjørelengde med privat bil i forbindelse med virksomheten
• Parkeringsavgifter på forretningsreiser
• Bomavgifter
• Leiebil for forretningsreiser
• Flybilletter til konferanser eller faglige arrangementer
• Hotell når reisen krever overnatting
• Måltider under kvalifiserende forretningsreiser

Pendling fra hjemmet til en fast arbeidsplass er vanligvis ikke fradragsberettiget. Reise mellom forretningssteder eller til et midlertidig kundested behandles annerledes, så kjørebok er viktig.

Velg én av IRS-godkjente metoder for kjørelengde og før reisene konsekvent. En app for kjørelengde, en logg over kilometerteller eller en kalenderbasert registrering kan gjøre dette mye enklere.

8. Forsikringspremier

Forsikring er en praktisk kostnad ved å drive virksomhet, særlig i et yrke der klienter stoler på veiledningen og den fysiske instruksjonen din.

Avhengig av virksomhetsstruktur og dekning kan du kanskje trekke fra:

• Ansvarsforsikring for virksomheten
• Profesjonsansvarsforsikring
• Yrkesulykkesforsikring
• Eiendomsforsikring for virksomheten
• Cyberforsikring
• Helseforsikringspremier for kvalifiserte selvstendig næringsdrivende

Hvis du har ansatte, kan noen forsikringskostnader knyttet til disse ansatte også være fradragsberettigede. Oppbevar polisedokumenter og betalingsbevis sammen, slik at du kan knytte utgiften til riktig skatteår.

9. Profesjonelle tjenester og forretningsgebyrer

Du trenger ikke håndtere alle deler av virksomheten selv. Honorarer til eksterne fagpersoner er ofte fradragsberettigede når de støtter den daglige driften av treningsvirksomheten.

Eksempler inkluderer:

• Bokføringstjenester
• Skatteforberedelse
• Juridiske tjenester
• Konsulenthonorarer
• Lønnstjenester
• Bankgebyrer for virksomheten
• Gebyrer for betalingsmottakere
• Statlige registreringsgebyrer for selskapsmessig etterlevelse

For gründere som etablerer en ny selskapsstruktur, kan en gjennomtenkt oppstart gjøre senere skatte- og etterlevelsesarbeid enklere. Mange trenere velger en LLC- eller selskapsstruktur når de ønsker en tydeligere separasjon mellom privat og bedriftsøkonomi.

10. Hjemmekontorutgifter

Hvis du jobber hjemmefra og bruker et område regelmessig og eksklusivt til virksomheten, kan du kvalifisere for fradrag for hjemmekontor. Dette kan gjelde når du bruker en del av hjemmet til oppgaver som:

• Planlegging av klienter
• Bokføring
• Utarbeidelse av programmer
• Gjennomføring av virtuelle økter
• Administrativt arbeid

Mulige fradragsberettigede kostnader kan omfatte en andel av:

• Husleie eller boliglånsrenter
• Strøm og andre felleskostnader
• Internett
• Forsikring for boligeiere eller leietakere
• Reparasjoner knyttet til kontorområdet
• Rengjøringskostnader for bedriftsområdet

Reglene er detaljerte, og området må som regel bare brukes til virksomhet. Et spisebord som brukes både til familiemåltider og jobb, vil vanligvis ikke kvalifisere.

11. Utstyr, utskrifter og daglige driftskostnader

Små, løpende kostnader kan raskt hope seg opp gjennom et år. Disse er enkle å overse, men de kan ofte kvalifisere som vanlige driftskostnader.

Eksempler inkluderer:

• Vannflasker som tilbys klienter
• Håndklær og rengjøringsmidler
• Papir, skriverblekk og kontorrekvisita
• Inntaksskjemaer for klienter
• Notatbøker og skriveplater
• Porto og frakt
• Små hjelpemidler brukt i økter
• Medlemskaps- eller abonnementsavgifter knyttet til virksomheten

Disse postene er kanskje ikke store hver for seg, men samlet kan de gi betydelige fradrag.

Utgifter personlige trenere vanligvis ikke kan trekke fra

Det er like viktig å vite hva som ikke kan trekkes fra som å vite hva som kvalifiserer. Vanlige personlige utgifter er ikke fradragsberettigede virksomhetskostnader.

Typisk ikke-fradragsberettigede poster inkluderer:

• Vanlige personlige klær
• Pendling fra hjemmet til en fast arbeidsplass
• Bøter og gebyrer
• Personlig medisinsk behandling som ikke kreves for virksomheten
• Måltider uten forretningsformål
• Personlige ferier som inkluderer litt uformelt arbeid
• Kostnader som ble refundert av en klient eller arbeidsgiver

Hvis en kostnad har både privat og forretningsmessig bruk, kan vanligvis bare den delen som gjelder virksomheten trekkes fra. Nøyaktig fordeling er viktig.

Hvordan føre bedre regnskap gjennom hele året

God dokumentasjon gjør skattemeldingen enklere og reduserer risikoen for å gå glipp av fradrag. Et enkelt system er ofte nok hvis du er konsekvent.

Bruk disse vanene:

• Hold bedrifts- og privatkontoer adskilt
• Ta vare på digitale kopier av kvitteringer
• Registrer kjørelengde mens turene skjer, ikke måneder senere
• Lagre fakturaer og abonnementsbekreftelser
• Kategoriser utgifter månedlig
• Oppbevar skattedokumenter i én sikker mappe
• Avstem regnskapet jevnlig

Hvis du driver som LLC eller selskap, gjør ryddig bokføring det også enklere å vise at virksomheten er adskilt fra privatøkonomien din.

Schedule C, selskapsstruktur og skatteplanlegging

Mange personlige trenere starter som enkeltpersonforetak, men noen danner etter hvert en LLC eller velger selskapsbeskatning for å skape mer struktur rundt virksomheten. Den riktige løsningen avhenger av inntektsnivå, vekstplaner, krav i delstaten og den overordnede skatte strategien.

En formell selskapsstruktur kan hjelpe med:

• Å skille bedrifts- og privatøkonomi
• Å gi mer troverdighet overfor klienter og leverandører
• Å skape en mer organisert etterlevelsesprosess
• Å støtte langsiktig vekst

Valg av selskapsform erstatter ikke skatteplanlegging. Selv med en LLC eller et selskap trenger du fortsatt ryddige oppføringer, tydelige utgiftskategorier og en solid plan for forskuddsskatt, lønn og årsinnleveringer.

Når du bør samarbeide med en skatterådgiver

En skatterådgiver kan være nyttig hvis du:

• Har flere inntektsstrømmer
• Trener klienter på flere steder
• Bruker hjemmekontor
• Kjøper dyrt utstyr
• Har assistenter eller andre trenere
• Vurderer mellom en LLC, S corporation eller en annen struktur

Profesjonell veiledning kan hjelpe deg med å unngå tapte fradrag og redusere feil ved innlevering. Det betyr noe når tiden din er bedre brukt på å coache klienter enn på å sortere skatteregler.

Sluttpoeng

Personlige trenere kan ofte redusere skattepliktig inntekt ved å følge med på de riktige bedriftskostnadene gjennom året. Leie, utstyr, programvare, markedsføring, forsikring, kjørelengde, utdanning og profesjonelle tjenester er noen av de vanligste fradragene å gjennomgå.

Den sterkeste skatte strategien er ikke komplisert: før gode oppføringer, skill privat- og bedriftsøkonomi, og forstå hvilke kostnader som faktisk støtter virksomheten din. Med et konsekvent system på plass blir skattetiden langt mer håndterbar.