11 φορολογικές εκπτώσεις που μπορούν να παρακολουθούν οι personal trainers για να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημα

Οι personal trainers συχνά σκέφτονται τον προγραμματισμό, τα αποτελέσματα των πελατών και την ανάπτυξη μιας ισχυρής φήμης. Ο φορολογικός σχεδιασμός ίσως να μην είναι το πιο συναρπαστικό μέρος της επιχείρησης, αλλά μπορεί να επηρεάσει ουσιαστικά την κερδοφορία. Αν είστε αυτοαπασχολούμενος, εργάζεστε ως ανεξάρτητος συνεργάτης ή διατηρείτε το δικό σας studio προπόνησης, η κατανόηση των φορολογικών εκπτώσεων μπορεί να σας βοηθήσει να κρατήσετε περισσότερα από όσα κερδίζετε.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις πιο συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για personal trainers, ποια αρχεία πρέπει να κρατάτε και ποιο είναι το όριο ανάμεσα σε μια νόμιμη επαγγελματική δαπάνη και ένα προσωπικό κόστος. Επίσης, καλύπτει μερικούς πρακτικούς τρόπους για να δημιουργήσετε ένα πιο καθαρό οικονομικό σύστημα για την επιχείρηση προπόνησής σας.

Ποιοι μπορούν να διεκδικήσουν φορολογικές εκπτώσεις ως personal trainer;

Γενικά, μπορείτε να εκπέσετε δαπάνες αν δραστηριοποιείστε ως:

• Ατομική επιχείρηση που υποβάλλει το Schedule C
• Ανεξάρτητος συνεργάτης που λαμβάνει εισόδημα 1099
• LLC που φορολογείται ως disregarded entity ή partnership
• Εταιρεία ή S corporation που πληρώνει επαγγελματικές δαπάνες

Ο βασικός κανόνας είναι απλός: μια έκπτωση πρέπει να είναι τόσο συνήθης όσο και αναγκαία για το επάγγελμα ή την επιχείρησή σας. Συνήθης σημαίνει ότι η δαπάνη είναι κοινή στον κλάδο σας. Αναγκαία σημαίνει ότι είναι χρήσιμη και κατάλληλη για τη λειτουργία της επιχείρησης.

Αν δεν είστε σίγουροι αν ένα κόστος πληροί τις προϋποθέσεις, κρατήστε την απόδειξη και εξετάστε το με έναν φοροτεχνικό. Η καλή τήρηση αρχείων είναι συχνά αυτό που ξεχωρίζει μια αξιοποιήσιμη έκπτωση από μια χαμένη ευκαιρία.

1. Χώρος προπόνησης και ενοίκιο studio

Αν νοικιάζετε studio, μισθώνετε χώρο σε γυμναστήριο ή πληρώνετε για γραφείο που χρησιμοποιείτε για να συναντάτε πελάτες, αυτά τα κόστη συχνά εκπίπτουν. Μπορούν να περιλαμβάνουν:

• Μηνιαίο ενοίκιο
• Τέλη που σχετίζονται με τη μίσθωση
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας που καλύπτονται από τη μίσθωση
• Κόστη καθαρισμού του studio
• Εγγυήσεις μίσθωσης που δεν επιστρέφονται

Αν είστε ιδιοκτήτης του ακινήτου που χρησιμοποιείτε για την επιχείρησή σας, οι τόκοι στεγαστικού δανείου μπορεί να εκπίπτουν, αλλά όχι οι αποπληρωμές κεφαλαίου. Αν μοιράζεστε τον χώρο με άλλες επιχειρήσεις, συνήθως μετρά μόνο το ποσοστό της δαπάνης που αντιστοιχεί στη χρήση για την επιχείρηση.

Για trainers που εργάζονται από το σπίτι, μέρος της δαπάνης για home office μπορεί επίσης να πληροί τις προϋποθέσεις, αν ο χώρος χρησιμοποιείται τακτικά και αποκλειστικά για επαγγελματικούς σκοπούς.

2. Εξοπλισμός γυμναστικής και εργαλεία προπόνησης

Ο εξοπλισμός είναι μία από τις πιο προφανείς δαπάνες για έναν personal trainer. Είτε αγοράζετε αντικείμενα για ιδιωτικό studio, home gym ή κινητές συνεδρίες, ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται για την επιχείρηση μπορεί συχνά να εκπίπτει.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Αλτήρες και kettlebells
• Λάστιχα αντίστασης
• Medicine balls
• Πάγκους και racks
• Μηχανήματα cardio
• Σχοινάκια και εργαλεία ευκινησίας
• Στρώματα, κώνοι και χρονόμετρα
• Εργαλεία αποκατάστασης που χρησιμοποιούνται σε συνεδρίες πελατών

Ορισμένες μεγαλύτερες αγορές ίσως χρειαστεί να αποσβεστούν με την πάροδο του χρόνου αντί να εκπέσουν εξ ολοκλήρου άμεσα. Αυτό εξαρτάται από το κόστος, το είδος του παγίου και τους φορολογικούς κανόνες που ισχύουν τη χρονιά της αγοράς.

3. Λογισμικό και τεχνολογία

Οι επιχειρήσεις personal training βασίζονται στην τεχνολογία για προγραμματισμό, τιμολόγηση, επικοινωνία και διαχείριση πελατών. Αυτές οι δαπάνες συνήθως εκπίπτουν όταν χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση.

Συνηθισμένα παραδείγματα είναι:

• Λογισμικό προγραμματισμού
• Πλατφόρμες διαχείρισης πελατών
• Λογισμικό λογιστικής
• Λογισμικό μισθοδοσίας
• Εφαρμογές προγραμματισμού προπόνησης
• Εργαλεία τηλεδιάσκεψης
• Χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών
• Cloud storage και εργαλεία κοινής χρήσης αρχείων
• Φιλοξενία ιστοσελίδας και τέλη domain

Αν αγοράσετε laptop, tablet, κάμερα ή μικρόφωνο για επαγγελματική χρήση, αυτό μπορεί επίσης να εκπίπτει. Όταν ένα αντικείμενο χρησιμοποιείται τόσο για επαγγελματικούς όσο και για προσωπικούς σκοπούς, συνήθως πρέπει να δηλώνεται μόνο το ποσοστό της επαγγελματικής χρήσης.

4. Μάρκετινγκ και διαφήμιση

Η ανάπτυξη μιας επιχείρησης personal training συνήθως απαιτεί συνεχή προώθηση. Οι δαπάνες μάρκετινγκ συχνά εκπίπτουν πλήρως αν συνδέονται με την επιχείρησή σας.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Διαφημίσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Διαφημίσεις σε μηχανές αναζήτησης
• Έντυπα φυλλάδια και επαγγελματικές κάρτες
• Σχεδιασμό και ενημέρωση ιστοσελίδας
• Brand φωτογράφιση και βίντεο
• Προωθητικά δώρα
• Τοπικές χορηγίες
• Εργαλεία email marketing
• Sponsored content ή συνεργασίες με influencers

Αν πληρώνετε κάποιον για branding, copywriting ή διαχείριση καμπανιών, αυτές οι επαγγελματικές αμοιβές μπορεί επίσης να θεωρηθούν δαπάνες μάρκετινγκ.

5. Εκπαίδευση, πιστοποιήσεις και συνεχιζόμενη κατάρτιση

Οι επαγγελματίες fitness συχνά χρειάζεται να διατηρούν ενημερωμένες πιστοποιήσεις, συνεχιζόμενη εκπαίδευση και βέλτιστες πρακτικές του κλάδου. Αυτά τα κόστη συχνά εκπίπτουν όταν διατηρούν ή βελτιώνουν δεξιότητες που απαιτούνται στην τρέχουσα επιχείρησή σας.

Η κατηγορία αυτή μπορεί να περιλαμβάνει:

• Τέλη ανανέωσης πιστοποιήσεων
• Μαθήματα συνεχιζόμενης εκπαίδευσης
• Εκπαίδευση CPR και πρώτων βοηθειών
• Workshops και σεμινάρια
• Τέλη συμμετοχής σε συνέδρια
• Συνδρομές σε επαγγελματικούς φορείς που συνδέονται με την επαγγελματική ανάπτυξη
• Τέλη εξετάσεων για απαιτούμενα πιστοποιητικά

Οι εκπαιδευτικές δαπάνες που σας προετοιμάζουν για μια νέα καριέρα αντί να βελτιώνουν την τρέχουσα, αντιμετωπίζονται διαφορετικά, επομένως ο σκοπός της εκπαίδευσης έχει σημασία.

6. Στολές και προστατευτικός ρουχισμός

Αν η επιχείρησή σας απαιτεί συγκεκριμένα ρούχα που δεν είναι κατάλληλα για καθημερινή χρήση, το κόστος μπορεί να εκπίπτει. Για personal trainers, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Επώνυμες στολές
• Υποχρεωτικό coaching apparel
• Εξοπλισμό ασφαλείας
• Ειδικά παπούτσια ή προστατευτικά είδη που απαιτούνται για τη δουλειά

Τα συνηθισμένα ρούχα γυμναστικής που θα μπορούσατε να φορέσετε και εκτός δουλειάς συνήθως θεωρούνται προσωπικά ρούχα, ακόμη κι αν τα φοράτε κυρίως κατά τη διάρκεια συνεδριών.

7. Όχημα, χιλιόμετρα και έξοδα μετακίνησης

Πολλοί personal trainers οδηγούν για να μεταβούν σε πελάτες, γυμναστήρια, studios ή εκτός έδρας εκδηλώσεις. Τα επαγγελματικά έξοδα μετακίνησης που συνδέονται με τη δουλειά σας μπορούν να εκπίπτουν.

Πιθανώς εκπιπτόμενες δαπάνες μεταφοράς περιλαμβάνουν:

• Επαγγελματικά χιλιόμετρα με το προσωπικό σας αυτοκίνητο
• Έξοδα στάθμευσης για επαγγελματικά ταξίδια
• Διόδια
• Ενοικίαση αυτοκινήτου για επαγγελματικά ταξίδια
• Αεροπορικά εισιτήρια για συνέδρια ή επαγγελματικές εκδηλώσεις
• Ξενοδοχεία όταν το ταξίδι απαιτεί διανυκτέρευση
• Γεύματα κατά τη διάρκεια επιλέξιμων επαγγελματικών ταξιδιών

Η μετακίνηση από το σπίτι προς έναν σταθερό χώρο εργασίας συνήθως δεν εκπίπτει. Η μετακίνηση μεταξύ επαγγελματικών τοποθεσιών ή προς προσωρινό χώρο πελάτη αντιμετωπίζεται διαφορετικά, επομένως τα αρχεία χιλιομέτρων είναι σημαντικά.

Επιλέξτε μία από τις εγκεκριμένες από την IRS μεθόδους χιλιομέτρων και καταγράφετε τα ταξίδια με συνέπεια. Μια εφαρμογή καταγραφής χιλιομέτρων, ένα ημερολόγιο χιλιομέτρων ή ένα αρχείο βασισμένο σε ημερολόγιο μπορεί να το κάνει πολύ πιο εύκολο.

8. Ασφάλιστρα

Η ασφάλιση είναι μια πρακτική δαπάνη για τη λειτουργία της επιχείρησης, ειδικά σε ένα επάγγελμα όπου οι πελάτες βασίζονται στην καθοδήγηση και τη φυσική σας επίβλεψη.

Ανάλογα με τη δομή της επιχείρησής σας και την κάλυψη, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε:

• Γενική ασφάλιση αστικής ευθύνης
• Επαγγελματική ασφάλιση ευθύνης
• Ασφάλιση εργατικού ατυχήματος
• Ασφάλιση επαγγελματικής περιουσίας
• Cyber liability insurance
• Ασφάλιστρα υγείας για επιλέξιμους αυτοαπασχολούμενους φορολογούμενους

Αν έχετε εργαζομένους, ορισμένα ασφαλιστικά κόστη που σχετίζονται με αυτούς μπορεί επίσης να εκπίπτουν. Κρατήστε μαζί τα συμβόλαια και τις αποδείξεις πληρωμής, ώστε να αντιστοιχίσετε τη δαπάνη στο σωστό φορολογικό έτος.

9. Επαγγελματικές υπηρεσίες και επιχειρηματικά τέλη

Δεν χρειάζεται να χειρίζεστε μόνοι σας κάθε μέρος της επιχείρησης. Οι αμοιβές σε εξωτερικούς επαγγελματίες συχνά εκπίπτουν όταν υποστηρίζουν την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Υπηρεσίες bookkeeping
• Αμοιβές φορολογικής δήλωσης
• Νομικές υπηρεσίες
• Συμβουλευτικές αμοιβές
• Υπηρεσίες μισθοδοσίας
• Τραπεζικά τέλη επιχείρησης
• Χρεώσεις merchant services
• Τέλη υποβολής στην πολιτεία για συμμόρφωση της επιχείρησης

Για ιδρυτές που δημιουργούν μια νέα επιχειρηματική οντότητα, η προσεκτική οργάνωση από την αρχή μπορεί να κάνει αργότερα τη φορολογία και τη συμμόρφωση πιο εύκολες. Πολλοί trainers επιλέγουν μορφή LLC ή corporation όταν θέλουν πιο καθαρό διαχωρισμό ανάμεσα στα προσωπικά και τα επαγγελματικά οικονομικά.

10. Έξοδα home office

Αν εργάζεστε από το σπίτι και χρησιμοποιείτε έναν χώρο τακτικά και αποκλειστικά για την επιχείρηση, μπορεί να δικαιούστε έκπτωση home office. Αυτό μπορεί να ισχύει όταν χρησιμοποιείτε μέρος του σπιτιού σας για εργασίες όπως:

• Προγραμματισμό πελατών
• Τήρηση βιβλίων
• Δημιουργία προγραμμάτων
• Διεξαγωγή virtual sessions
• Διαχείριση διοικητικών εργασιών

Πιθανές εκπιπτόμενες δαπάνες μπορεί να περιλαμβάνουν μέρος από:

• Ενοίκιο ή τόκους στεγαστικού δανείου
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Internet
• Ασφάλιση κατοικίας ή ενοικίου
• Επισκευές που σχετίζονται με τον χώρο γραφείου
• Κόστη καθαρισμού για τον επαγγελματικό χώρο

Οι κανόνες είναι συγκεκριμένοι και ο χώρος πρέπει γενικά να χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση. Ένα τραπέζι τραπεζαρίας που χρησιμοποιείται τόσο για οικογενειακά γεύματα όσο και για εργασία συνήθως δεν θα πληροί τις προϋποθέσεις.

11. Αναλώσιμα, εκτυπώσεις και καθημερινά λειτουργικά κόστη

Μικρά επαναλαμβανόμενα κόστη μπορούν να αθροιστούν σημαντικά μέσα σε ένα έτος. Αυτά είναι εύκολο να παραβλεφθούν, αλλά συχνά πληρούν τις προϋποθέσεις ως συνήθεις επαγγελματικές δαπάνες.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Μπουκάλια νερού που παρέχονται στους πελάτες
• Πετσέτες και είδη καθαρισμού
• Χαρτί, μελάνι εκτυπωτή και είδη γραφείου
• Φόρμες εισαγωγής πελατών
• Σημειωματάρια και clipboard
• Ταχυδρομικά τέλη και αποστολές
• Μικρά props που χρησιμοποιούνται στις συνεδρίες
• Τέλη συνδρομής ή υπηρεσιών που συνδέονται με την επιχείρηση

Αυτά τα αντικείμενα μπορεί να μην είναι μεγάλα μεμονωμένα, αλλά μαζί μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικές εκπτώσεις.

Δαπάνες που συνήθως οι personal trainers δεν μπορούν να εκπίσουν

Το να ξέρετε τι δεν εκπίπτει είναι εξίσου σημαντικό με το να ξέρετε τι δικαιούται έκπτωση. Οι συνηθισμένες προσωπικές δαπάνες δεν αποτελούν επαγγελματικές εκπτώσεις.

Συνήθως μη εκπιπτόμενα στοιχεία περιλαμβάνουν:

• Συνηθισμένα προσωπικά ρούχα
• Μετακίνηση από το σπίτι προς έναν σταθερό χώρο εργασίας
• Πρόστιμα και ποινές
• Προσωπική ιατρική φροντίδα που δεν απαιτείται για την επιχείρηση
• Γεύματα χωρίς επαγγελματικό σκοπό
• Προσωπικές διακοπές που περιλαμβάνουν κάποια ανεπίσημη εργασία
• Έξοδα που αποζημιώθηκαν από πελάτη ή εργοδότη

Αν μια δαπάνη έχει τόσο προσωπική όσο και επαγγελματική χρήση, μπορεί να εκπίπτει μόνο το επαγγελματικό μέρος. Η προσεκτική επιμεριστική κατανομή είναι σημαντική.

Πώς να κρατάτε καλύτερα αρχεία όλο το έτος

Η ισχυρή τήρηση αρχείων κάνει τη φορολογική δήλωση πιο γρήγορη και μειώνει τον κίνδυνο να χαθούν εκπτώσεις. Ένα απλό σύστημα συχνά αρκεί, αρκεί να είστε συνεπείς.

Υιοθετήστε αυτές τις συνήθειες:

• Διαχωρίστε τους επαγγελματικούς και προσωπικούς τραπεζικούς λογαριασμούς
• Κρατήστε ψηφιακά αντίγραφα αποδείξεων
• Καταγράφετε τα χιλιόμετρα καθώς πραγματοποιούνται τα ταξίδια, όχι μήνες αργότερα
• Αποθηκεύετε τιμολόγια και επιβεβαιώσεις συνδρομών
• Κατηγοριοποιείτε τις δαπάνες κάθε μήνα
• Φυλάσσετε τα φορολογικά έγγραφα σε έναν ασφαλή φάκελο
• Συμφιλιώνετε τα βιβλία σας τακτικά

Αν δραστηριοποιείστε ως LLC ή corporation, η καθαρή λογιστική διευκολύνει επίσης να αποδειχθεί ότι η επιχείρηση είναι ξεχωριστή από τα προσωπικά σας οικονομικά.

Schedule C, δομή οντότητας και φορολογικός σχεδιασμός

Πολλοί personal trainers ξεκινούν ως ατομικές επιχειρήσεις, αλλά κάποιοι αργότερα δημιουργούν LLC ή επιλέγουν εταιρική φορολόγηση για να βάλουν περισσότερη δομή γύρω από την επιχείρηση. Η σωστή λύση εξαρτάται από το εισόδημα, τα σχέδια ανάπτυξης, τις απαιτήσεις της πολιτείας και τη συνολική φορολογική στρατηγική.

Μια επίσημη οντότητα μπορεί να βοηθήσει με:

• Τον διαχωρισμό επαγγελματικών και προσωπικών οικονομικών
• Την ενίσχυση της αξιοπιστίας απέναντι σε πελάτες και προμηθευτές
• Τη δημιουργία πιο οργανωμένης διαδικασίας συμμόρφωσης
• Τη στήριξη της μακροπρόθεσμης ανάπτυξης

Η επιλογή οντότητας δεν αντικαθιστά τον φορολογικό σχεδιασμό. Ακόμη και με LLC ή corporation, χρειάζεστε καθαρά αρχεία, σαφείς κατηγορίες δαπανών και ένα ισχυρό πλάνο για προκαταβολικούς φόρους, μισθοδοσία και ετήσιες δηλώσεις.

Πότε να συνεργαστείτε με φοροτεχνικό

Ένας φοροτεχνικός μπορεί να είναι χρήσιμος αν:

• Έχετε πολλαπλές πηγές εισοδήματος
• Προπονείτε πελάτες σε πολλαπλές τοποθεσίες
• Χρησιμοποιείτε home office
• Αγοράζετε ακριβό εξοπλισμό
• Απασχολείτε βοηθούς ή άλλους trainers
• Αποφασίζετε ανάμεσα σε LLC, S corporation ή άλλη δομή

Η επαγγελματική καθοδήγηση μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε χαμένες εκπτώσεις και λάθη στη δήλωση. Αυτό έχει σημασία όταν ο χρόνος σας είναι καλύτερο να αφιερώνεται στους πελάτες και όχι στους φορολογικούς κανόνες.

Τελικό συμπέρασμα

Οι personal trainers μπορούν συχνά να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημα παρακολουθώντας τις σωστές επιχειρηματικές δαπάνες καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Ενοίκιο, εξοπλισμός, λογισμικό, διαφήμιση, ασφάλιση, χιλιόμετρα, εκπαίδευση και επαγγελματικές υπηρεσίες είναι μερικές από τις πιο συνηθισμένες εκπτώσεις που αξίζει να εξετάσετε.

Η πιο ισχυρή φορολογική στρατηγική δεν είναι περίπλοκη: κρατήστε καθαρά αρχεία, διαχωρίστε τα οικονομικά της επιχείρησης και κατανοήστε ποια κόστη στηρίζουν πραγματικά την επιχείρησή σας. Με ένα συνεπές σύστημα, η φορολογική περίοδος γίνεται πολύ πιο διαχειρίσιμη.