Belastingen indienen voor een LLC: een praktische gids voor eigenaren

Een LLC is een van de meest flexibele bedrijfsstructuren in de Verenigde Staten, maar die flexibiliteit zorgt ook voor verwarring bij de belastingaangifte. Hoe u belastingen voor een LLC indient, hangt af van hoe de IRS het bedrijf classificeert, of de LLC heeft gekozen voor een andere fiscale status, en of het bedrijf werknemers, eigendommen of andere belastingverplichtingen heeft op federaal, staats- of lokaal niveau.

Deze gids legt uit hoe LLC-belastingen werken, welke formulieren u mogelijk nodig hebt, welke deadlines belangrijk zijn en hoe u het hele jaar door georganiseerd blijft. Als u een nieuw bedrijf opricht of een bestaand bedrijf op orde brengt, kan het begrijpen van deze basisprincipes u later helpen boetes, gemiste aftrekposten en onnodige stress te voorkomen.

Begin met de fiscale classificatie van uw LLC

De eerste stap is niet het kiezen van een formulier. Het is begrijpen hoe uw LLC standaard wordt belast.

Een LLC is een juridische bedrijfsstructuur, maar op zichzelf geen fiscale classificatie. Voor federale belastingdoeleinden behandelt de IRS het bedrijf doorgaans op basis van het aantal eigenaren en eventuele keuzes die het bedrijf heeft gemaakt.

LLC met één eigenaar

Een LLC met één eigenaar wordt voor de federale inkomstenbelasting meestal behandeld als een disregarded entity. Dat betekent dat de IRS de LLC doorgaans niet apart belast van de eigenaar. In plaats daarvan worden de bedrijfsinkomsten en -uitgaven opgenomen in de persoonlijke aangifte van de eigenaar.

In de meeste gevallen rapporteert een LLC met één eigenaar bedrijfswinst of -verlies op Schedule C en wordt die informatie opgenomen in Form 1040. Als de LLC huurinkomsten genereert, kan dat inkomen anders worden gerapporteerd, vaak op Schedule E, afhankelijk van de betreffende activiteit.

Een veelgemaakte fout is aannemen dat geld dat op de zakelijke bankrekening blijft staan niet belastbaar is. Dat kan het nog steeds zijn. Als het bedrijf gedurende het jaar inkomen heeft verdiend, moet dat inkomen doorgaans worden opgegeven, ongeacht of u het aan uzelf hebt uitgekeerd of in het bedrijf hebt gelaten.

LLC met meerdere eigenaren

Een LLC met meerdere eigenaren wordt standaard meestal belast als een partnership. In dat geval dient de LLC doorgaans een informatieve aangifte voor een partnership in, en ontvangt elke eigenaar een Schedule K-1 waarop diens aandeel in inkomsten, aftrekposten, tegoeden en andere fiscale posten staat vermeld.

Het bedrijf zelf betaalt doorgaans geen federale inkomstenbelasting over pass-through income. In plaats daarvan geven de leden hun aandeel op in hun eigen belastingaangifte.

Deze standaardbehandeling kan efficiënt zijn, maar betekent ook dat de LLC nauwkeurige administratie moet bijhouden van eigendomsverhoudingen, verdelingen en uitkeringen. Een goed operating agreement is hierbij belangrijk, omdat daarin vaak staat hoe winst en verlies worden verdeeld.

Belastingaangifte voor een LLC met één eigenaar

Als uw LLC één eigenaar heeft en niet heeft gekozen voor belastingheffing als vennootschap, hangt uw aangifte meestal samen met uw persoonlijke belastingaangifte.

U zult doorgaans:

• Bedrijfsinkomsten en -uitgaven rapporteren op Schedule C
• De resultaten opnemen in uw Form 1040
• Inkomstenbelasting betalen over de nettowinst
• Mogelijk self-employment tax verschuldigd zijn over de inkomsten uit actieve werkzaamheden

Als u via de LLC als zelfstandige werkt, moet u mogelijk ook het hele jaar door geschatte belastingbetalingen doen. Tot het einde van het jaar wachten kan leiden tot een hoge aanslag en mogelijke boetes voor te lage voorheffing.

Self-employment tax dekt Social Security- en Medicare-bijdragen die normaal gesproken worden verdeeld tussen een werknemer en een werkgever. Wanneer u via een LLC die als een sole proprietorship wordt belast voor uzelf werkt, betaalt u doorgaans beide delen.

Belastingaangifte voor een LLC met meerdere eigenaren

Wanneer een LLC meer dan één eigenaar heeft en onder de standaard fiscale classificatie blijft, wordt het aangifteproces formeler.

De LLC:

• Dient Form 1065, U.S. Return of Partnership Income, in
• Geeft aan elk lid een Schedule K-1
• Houdt per eigenaar het aandeel in inkomsten, aftrekposten, tegoeden en verliezen bij

Elke eigenaar gebruikt vervolgens de informatie op de K-1 voor zijn of haar eigen aangifte. Zelfs als de LLC niet alle winst in contanten uitkeert, kunnen de leden toch belasting verschuldigd zijn over hun toegerekende aandeel.

Dit is een van de redenen waarom goede administratie essentieel is. Partnership taxation is gebaseerd op toerekeningen en rapportage, niet alleen op contant geld dat de zakelijke rekening heeft verlaten.

Kiezen voor S corporation-belasting

Sommige LLC's kiezen ervoor om als S corporation te worden belast, omdat dit in de juiste situatie de self-employment tax kan verlagen.

Om als S corp te worden belast, moet de LLC doorgaans een verkiezing indienen bij de IRS. Na goedkeuring dient het bedrijf Form 1120-S in en geeft het Schedule K-1 aan de eigenaren uit.

S corporation-belasting kan aantrekkelijk zijn voor winstgevende bedrijven, omdat eigenaren op twee manieren vergoeding kunnen ontvangen:

• Een salaris via de loonadministratie
• Uitkeringen van de resterende winst

Het salarisgedeelte is onderworpen aan payroll taxes, terwijl uitkeringen doorgaans niet op dezelfde manier onderworpen zijn aan self-employment tax. Daarom overwegen sommige ondernemers de S corp-verkiezing zodra het bedrijf een stabiele winst maakt.

De keerzijde is naleving. Een S corp vereist meestal loonadministratie, een redelijk salaris, formelere boekhouding en een duidelijk onderscheid tussen lonen en uitkeringen. De IRS verwacht dat eigenaar-werknemers zichzelf een redelijk salaris betalen voor het werk dat zij verrichten.

Een S corp-verkiezing is niet automatisch de juiste keuze. Het kan in sommige situaties belasting besparen, maar het kan ook extra administratieve lasten en nieuwe aangifteverplichtingen met zich meebrengen.

Kiezen voor C corporation-belasting

Een LLC kan er ook voor kiezen om als C corporation te worden belast.

Als het bedrijf deze keuze maakt, dient de LLC doorgaans Form 1120, de U.S. Corporation Income Tax Return, in. In tegenstelling tot pass-through taxation worden C corporations als afzonderlijke entiteiten belast.

Dat betekent dat het bedrijf belasting kan betalen over zijn winst, en dat eigenaren mogelijk opnieuw belasting betalen wanneer winst als dividend wordt uitgekeerd. Dit wordt vaak dubbele belasting genoemd.

C corporation-behandeling komt minder vaak voor bij kleine LLC's, maar kan in sommige gevallen zinvol zijn, vooral wanneer het bedrijf winsten wil vasthouden, bepaalde investeerders wil aantrekken of specifieke werknemersvoordelen wil aanbieden.

Begrijp de belangrijkste formulieren

Hier is een eenvoudige manier om te denken over de belangrijkste federale formulieren die een LLC kan tegenkomen:

• Schedule C: gebruikelijk voor een LLC met één eigenaar die als sole proprietorship wordt belast
• Form 1065: gebruikelijk voor een LLC met meerdere eigenaren die als partnership wordt belast
• Schedule K-1: gebruikt om ieders aandeel in fiscale posten te rapporteren bij partnership- en S corporation-aangiften
• Form 1120-S: gebruikt wanneer een LLC kiest voor S corporation-belasting
• Form 1120: gebruikt wanneer een LLC kiest voor C corporation-belasting
• Form 2553: vaak gebruikt om S corporation-status te kiezen
• Form 8832: vaak gebruikt om een corporatieve fiscale classificatie te kiezen

Alleen het formulier kennen is niet genoeg. U moet ook weten wie het indient, wanneer het verschuldigd is en welke administratie het ondersteunt.

Houd de indieningsdeadlines in de gaten

Deadlines hangen af van hoe uw LLC wordt belast.

Een paar algemene regels zijn het onthouden waard:

• Individuele inkomstenbelastingaangiften zijn meestal half april verschuldigd
• Aangiften voor partnerships en S corporations zijn doorgaans verschuldigd in de derde maand na afloop van het belastingjaar
• Aangiften voor C corporations zijn doorgaans verschuldigd in de vierde maand na afloop van het belastingjaar

Deadlines kunnen verschuiven wanneer ze in het weekend of op een feestdag vallen, dus het is verstandig om elk jaar de actuele vervaldatums van de IRS te controleren.

Een deadline missen kan boetes opleveren, zelfs wanneer er geen belasting verschuldigd is. Als uw LLC een uitstel nodig heeft, kan dat meer tijd geven om in te dienen, maar het verlengt niet altijd de tijd om te betalen.

Vergeet geschatte belastingen niet

Veel eigenaren van LLC's moeten gedurende het jaar belasting betalen in plaats van te wachten tot het belastingseizoen.

Als de inkomsten van uw LLC niet via een payrollsysteem worden ingehouden, moet u mogelijk per kwartaal geschatte belastingbetalingen doen. Dat komt vaak voor bij:

• Eigenaren van LLC's met één eigenaar die inkomsten op Schedule C rapporteren
• Leden van partnerships die pass-through income ontvangen
• Eigenaren van S corporations die toch belasting verschuldigd zijn over salarissen of uitkeringen, afhankelijk van hun situatie

Geschatte belastingen helpen u een grote aanslag bij de aangifte te voorkomen. Ze verkleinen ook de kans op boetes voor te lage betaling.

Als uw bedrijfsinkomen gedurende het jaar verandert, is het verstandig om uw schattingen opnieuw te bekijken in plaats van aan te nemen dat de cijfers van het vorige kwartaal nog steeds kloppen.

Als uw LLC werknemers heeft

Zodra uw LLC werknemers in dienst neemt, wordt het fiscale plaatje complexer.

U moet mogelijk omgaan met:

• Federale loonheffing op inkomstenbelasting
• Social Security- en Medicare-belastingen
• Federal unemployment tax
• Staatsgebonden payrollverplichtingen, afhankelijk van waar u actief bent
• W-2-rapportage aan het einde van het jaar

Als u uzelf via een S corporation salaris betaalt, wordt naleving van de loonadministratie extra belangrijk. Eigenaren onderschatten vaak hoeveel doorlopende administratie payroll vereist.

Staats- en lokale belastingen blijven belangrijk

Federale inkomstenbelasting is slechts één deel van het geheel.

Afhankelijk van de staat en stad waarin uw LLC actief is, kunt u ook het volgende verschuldigd zijn:

• Staatsinkomstenbelasting
• Franchise tax
• Gross receipts tax
• Sales tax
• Use tax
• Onroerendgoedbelasting
• Jaarlijkse rapportagekosten of verlengingskosten

De regels per staat verschillen sterk. Sommige staten belasten LLC's op manieren die heel anders zijn dan de federale regels. Andere staten leggen minimumheffingen of jaarlijkse kosten op, zelfs als het bedrijf weinig of geen inkomen had.

Als uw LLC in meer dan één staat actief is, moet u mogelijk nadenken over nexus, registratie en meerdere aangifteverplichtingen.

Aftrekposten die het belastbare inkomen kunnen verlagen

LLC's kunnen het belastbare inkomen vaak verlagen met gewone en noodzakelijke zakelijke uitgaven.

Veelvoorkomende aftrekposten kunnen zijn:

• Kantoorbenodigdheden
• Software en abonnementen
• Adverteren en marketing
• Professionele diensten
• Bedrijfsverzekeringen
• Internet- en telefoonkosten die voor het bedrijf worden gebruikt
• Kilometervergoeding of reiskosten voor het bedrijf
• Huur voor kantoorruimte
• Kosten voor een thuiswerkruimte, als aan de voorwaarden wordt voldaan
• Bijdragen aan pensioenregelingen in geschikte situaties
• Aftrek voor ziektekostenverzekering voor kwalificerende zelfstandige eigenaren

Goede aftrekposten zijn alleen waardevol als ze goed zijn gedocumenteerd. Bewaar bonnetjes, houd kilometerregistraties bij en houd zakelijke en persoonlijke uitgaven zoveel mogelijk gescheiden.

Houd het hele jaar betere administratie bij

Belastingaangifte is veel eenvoudiger wanneer de boeken al geordend zijn.

Een praktisch administratieproces voor een LLC moet het volgende bevatten:

• Een aparte zakelijke bankrekening
• Duidelijke boekhouding van inkomsten en uitgaven
• Maandelijkse afstemming van rekeningen
• Kopieën van facturen en bonnetjes
• Loonadministratie, indien van toepassing
• Administratie van eigendom en uitkeringen
• Belastingaangiften en verlengingen van voorgaande jaren

Zenind helpt ondernemers vanaf het begin georganiseerd te blijven met ondersteuning bij oprichting en compliance, waardoor het belastingseizoen eenvoudiger kan worden wanneer uw administratie en aangiften al op orde zijn.

Veelgemaakte belastingfouten bij LLC's om te vermijden

Veel aangifteproblemen ontstaan door een paar terugkerende fouten.

Pas op voor deze problemen:

• Persoonlijke en zakelijke uitgaven door elkaar halen
• Vergeten K-1-informatie correct uit te geven of te gebruiken
• Geschatte belastingbetalingen missen
• S corp-status kiezen zonder de loonverplichtingen te begrijpen
• Aannemen dat achtergehouden contanten geen belastbaar inkomen zijn
• Staatsbelastingen negeren omdat de federale aangifte al is gedaan
• Vergeten jaarlijkse rapporten of verlengingsdocumenten in te dienen
• Geen administratie bijhouden voor geclaimde aftrekposten

Hoe meer uw LLC groeit, hoe duurder deze fouten kunnen worden.

Een eenvoudige checklist voor LLC-belastingaangifte

Zorg ervoor dat u vóór het indienen het volgende hebt:

• Vastgesteld hoe de LLC wordt belast
• Alle inkomsten- en uitgavenadministratie gecontroleerd
• Bankafschriften en boekhoudrapporten verzameld
• Looninformatie verzameld, als het bedrijf werknemers heeft
• Gecontroleerd of geschatte belastingen zijn betaald
• K-1's voorbereid als het bedrijf een partnership of S corporation is
• Federale, staats- en lokale deadlines geverifieerd
• Beschikbare aftrekposten voor het jaar beoordeeld

Als iets niet klopt, herstel het dan vóór het indienen. Kleine fouten kunnen later uitgroeien tot grotere problemen.

Wanneer u professionele hulp moet inschakelen

U hebt niet voor elke kleine LLC een belastingadviseur nodig, maar de behoefte aan hulp groeit snel naarmate het bedrijf actiever wordt.

Het is meestal verstandig om advies in te winnen als uw LLC:

• Meerdere eigenaren heeft
• Overweegt om voor S corporation-belasting te kiezen
• Werknemers heeft
• In meer dan één staat actief is
• Vastgoed of aanzienlijke apparatuur bezit
• Een ongewoon hoge omzet of ingewikkelde aftrekposten heeft
• Van fiscale status verandert

Een gekwalificeerde belastingprofessional of accountant kan u helpen fiscale classificaties te vergelijken, aangiftefouten te vermijden en een systeem op te bouwen dat bij uw bedrijf past.

Slotgedachten

Belastingen indienen voor een LLC is geen standaardproces. De juiste aanpak hangt af van hoe de IRS het bedrijf classificeert, of het bedrijf voor een vennootschapsbehandeling heeft gekozen en welke andere federale, staats- en lokale verplichtingen van toepassing zijn.

Voor veel eigenaren is het belangrijkste niet alleen het indienen van de aangifte. Het is het opbouwen van een herhaalbaar proces dat de bedrijfsadministratie het hele jaar door georganiseerd houdt. Dat maakt het belastingseizoen eenvoudiger, verkleint de kans op boetes en helpt u betere beslissingen te nemen terwijl uw bedrijf groeit.

Als u een bedrijf start of een nieuwe LLC opricht, kan Zenind u helpen georganiseerd te blijven met ondersteuning bij oprichting en compliance, zodat u zich kunt richten op het runnen van het bedrijf en het op schema houden van uw aangiften.