Wat is een ITIN-nummer? Een praktische gids voor buitenlandse oprichters en Amerikaanse belastingplichtigen

Een Individual Taxpayer Identification Number, of ITIN, is een belastingverwerkingsnummer dat door de IRS wordt uitgegeven voor federale belastingdoeleinden. Het is een negencijferig nummer voor mensen die voor Amerikaanse belastingdoeleinden aangifte moeten doen of informatie moeten verstrekken, maar geen in aanmerking komen voor een Social Security-nummer.

Voor buitenlandse oprichters, investeerders, echtgenoten en afhankelijken kan het ITIN een belangrijk onderdeel worden van het Amerikaanse belastingplaatje. Het staat los van bedrijfsoprichting, maar komt vaak in beeld wanneer een niet-Amerikaans persoon eigenaar is van een Amerikaans bedrijf, inkomen uit de VS ontvangt of op een federale belastingaangifte moet worden vermeld.

Basis van het ITIN

Een ITIN is geen werkvergunning, visum of immigratiestatus. Het is ook geen algemeen identificatienummer. De IRS geeft ITIN's uitsluitend uit voor federale belastingadministratie.

Dat betekent dat een ITIN niet:

• Werken in de Verenigde Staten toestaat
• Iemand recht geeft op Social Security-uitkeringen
• De immigratiestatus verandert
• Dient als identificatie buiten het federale belastingsysteem
• Een Social Security-nummer vervangt wanneer iemand daarvoor in aanmerking komt

Als iemand in aanmerking komt voor een SSN, verwacht de IRS doorgaans dat die persoon het SSN gebruikt in plaats van een ITIN.

Wie heeft een ITIN nodig?

U heeft mogelijk een ITIN nodig als u een federaal belastingdoel heeft en niet in aanmerking komt voor een SSN. In de praktijk omvat dit vaak:

• Niet-ingezeten vreemdelingen die een Amerikaanse federale belastingaangifte moeten indienen
• Inwonende vreemdelingen voor belastingdoeleinden die niet in aanmerking komen voor een SSN
• Echtgenoten of afhankelijken die op een belastingaangifte moeten worden vermeld
• Buitenlandse personen die een belastingverdragvoordeel claimen of inkomen uit de VS rapporteren
• Bepaalde oprichters of eigenaren die een fiscaal identificatienummer nodig hebben voor federale belastingrapportage

De kernvraag is eenvoudig: als de IRS voor een federaal belastingdoel een Amerikaans fiscaal identificatienummer vereist en u geen SSN kunt krijgen, kan een ITIN het juiste nummer zijn om aan te vragen.

Wie heeft geen ITIN nodig?

Niet iedereen met internationale banden heeft een ITIN nodig. U heeft er mogelijk geen nodig als:

• U al een SSN heeft
• U geen federale aangifte- of rapportageplicht heeft
• U alleen een bedrijf opricht en geen directe belastingaangiftebehoefte heeft die aan uw persoonlijke aangifte is gekoppeld
• U een bedrijfsidentificatienummer zoals een EIN voor de entiteit zelf aanvraagt

Dit onderscheid is belangrijk voor buitenlandse oprichters. Het oprichten van een Amerikaanse LLC of corporation is niet hetzelfde als het verkrijgen van een ITIN. Het bedrijf kan een EIN nodig hebben, terwijl de oprichter later een ITIN nodig kan hebben voor persoonlijke of eigenaar-gerelateerde belastingrapportage.

Waarom ITIN's belangrijk zijn voor buitenlandse oprichters

Voor internationale ondernemers wordt het ITIN vaak relevant nadat het bedrijf is opgericht. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Een niet-ingezeten eigenaar moet een Amerikaanse belastingaangifte indienen die verband houdt met bedrijfsinkomen
• Een buitenlandse echtgenoot of afhankelijke moet worden opgenomen in een aangifte die is gekoppeld aan de bedrijfseigenaar
• Een oprichter moet inkomen, inhoudingen of verdragsgerelateerde belastingposten rapporteren
• Een bedrijfsstructuur creëert aangifteplichten waarvoor een persoonlijk fiscaal identificatienummer nodig is

Als u vanuit het buitenland aan een Amerikaans bedrijf bouwt, helpt het om de drie belangrijkste identificatienummers duidelijk van elkaar te onderscheiden:

• Oprichtingsdocumenten van de entiteit creëren het bedrijf
• EIN identificeert het bedrijf voor IRS-doeleinden
• ITIN identificeert bepaalde personen voor federale belastingdoeleinden wanneer zij niet in aanmerking komen voor een SSN

Zenind helpt ondernemers bij het oprichten van Amerikaanse bedrijfsentiteiten, en inzicht in deze fiscale identificatienummers in een vroeg stadium kan vertragingen voorkomen wanneer het bedrijf met echte belastingverplichtingen te maken krijgt.

Hoe vraagt u een ITIN aan?

De IRS gebruikt Form W-7 om een nieuw ITIN aan te vragen of een verlopen ITIN te verlengen. In de meeste gevallen bevat het aanvraagpakket:

1. Een ingevuld Form W-7
2. Een Amerikaanse federale belastingaangifte, indien vereist
3. Ondersteunende documenten die identiteit en buitenlandse status aantonen

De aanvraag moet nauwkeurig en volledig zijn. Als de IRS voor afgifte van het ITIN een belastingaangifte nodig heeft, moet die aangifte meestal aan het aanvraagpakket worden toegevoegd. Als de aangifte onvolledig is of de documentatie niet aan de IRS-vereisten voldoet, kan de verwerking vertragen.

Veelvoorkomende documenten

De IRS vereist documenten die identiteit en buitenlandse status bewijzen. Een paspoort is vaak het eenvoudigste document als het voldoet aan de IRS-vereisten. Afhankelijk van de situatie en de op dat moment geldende instructies kunnen ook andere documenten worden geaccepteerd.

Omdat de IRS-regels documentafhankelijk zijn, moeten aanvragers de actuele instructies voor Form W-7 controleren voordat zij iets opsturen.

Tijdstip van indiening

Als u een nieuw ITIN aanvraagt voor een belastingaangifte, verwacht de IRS doorgaans dat de aanvraag samen met de aangifte en vóór de deadline wordt ingediend, tenzij er een uitzondering geldt. Als u die timing mist, kunt u vertraging oplopen of bepaalde belastingvoordelen voor die aangifteperiode mislopen.

Dat tijdstip is een van de meest gemaakte fouten. Mensen wachten tot de aangifte klaar is en ontdekken dan dat de ITIN-aanvraag vanaf het begin in het pakket had moeten zitten.

Een verlopen ITIN verlengen

ITIN's kunnen verlopen. Als een verlopen ITIN wordt gebruikt op een Amerikaanse federale belastingaangifte, moet deze worden verlengd met Form W-7 en de vereiste ondersteunende documenten.

Als het ITIN alleen wordt gebruikt op informatieaangiften die door derden worden ingediend, is verlenging mogelijk niet nodig totdat het nummer daadwerkelijk nodig is voor een federale belastingaangifte. Als u echter van plan bent een aangifte in te dienen met dat ITIN, verleng het dan vóór indiening of reken op mogelijke verwerkingsvertragingen.

Kunt u elektronisch indienen met een nieuw ITIN?

In het jaar waarin een ITIN wordt toegekend, kan de eerste aangifte die aan dat ITIN is gekoppeld doorgaans niet op dezelfde manier elektronisch worden ingediend als latere aangiften. Zodra de IRS het nummer toekent, kan e-filing in latere jaren wel beschikbaar zijn.

Als u uw belastingseizoen plant, wacht dan niet tot de deadline om te ontdekken dat de aanvraag per post moet worden verzonden of bij de papieren aangifte moet worden gevoegd.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

ITIN-aanvragen worden vaak vertraagd door dezelfde redenen:

• Form W-7 indienen zonder de vereiste belastingaangifte, wanneer een aangifte nodig is
• Verouderde of onvolledige ondersteunende documenten gebruiken
• Aannemen dat een ITIN en een SSN uitwisselbaar zijn
• EIN-vereisten voor het bedrijf verwarren met ITIN-vereisten voor de eigenaar
• Wachten tot de indieningsdeadline om met de aanvraag te beginnen
• Indienen met een verlopen ITIN wanneer verlenging vereist is

De eenvoudigste manier om deze problemen te voorkomen is eerst het fiscale doel vast te stellen en vervolgens de aanvraag af te stemmen op het juiste IRS-formulier en de juiste documenten.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Deze drie nummers worden gemakkelijk door elkaar gehaald, maar ze hebben heel verschillende functies.

ITIN

Wordt gebruikt door personen die een federaal fiscaal identificatienummer nodig hebben maar niet in aanmerking komen voor een SSN.

SSN

Wordt gebruikt voor personen die hiervoor in aanmerking komen en is gekoppeld aan werk en de Social Security-administratie.

EIN

Wordt gebruikt voor bedrijfsentiteiten en bepaalde belastingaangiftesituaties voor werkgevers, partnerships, corporations en sommige LLC's.

Een buitenlandse oprichter kan op verschillende momenten in het ondernemerschap één, twee of alle drie nodig hebben. Het juiste nummer hangt ervan af of de IRS de persoon of het bedrijf identificeert, en of het gaat om oprichting, werk of belastingrapportage.

Wanneer professionele hulp inschakelen

Het ITIN-proces is beheersbaar, maar niet altijd eenvoudig. Het is verstandig om hulp in te schakelen als:

• U een niet-ingezeten oprichter bent met grensoverschrijdend inkomen
• U meerdere formulieren tegelijk moet indienen
• Uw bedrijfsstructuur vragen oproept over inhouding of belastingverdragen
• U niet zeker weet of u een ITIN, een EIN of beide nodig heeft
• U een verlopen ITIN moet verlengen vóór het belastingseizoen

Een kleine fout aan het begin kan later leiden tot een verwerkingsvertraging die invloed heeft op belastingaangiften, terugbetalingen of inhoudingsdocumentatie.

Slotgedachte

Een ITIN is een federaal fiscaal identificatienummer voor mensen die met de IRS te maken hebben maar geen Social Security-nummer kunnen krijgen. Het geeft geen werkvergunning of immigratiestatus, maar kan essentieel zijn voor belastingaangifte, het claimen van bepaalde voordelen en het afhandelen van Amerikaanse belastingverplichtingen die verband houden met buitenlandse eigendom of gezinsleden.

Voor buitenlandse oprichters is de belangrijkste les om ITIN's te zien als onderdeel van de bredere Amerikaanse belastingopzet, niet als vervanging voor bedrijfsoprichting of bedrijfsregistratie. Zorg dat de bedrijfsstructuur klopt, bepaal welk IRS-nummer het bedrijf nodig heeft en onderzoek daarna of ook eigenaren of familieleden een ITIN nodig hebben voor persoonlijke belastingrapportage.

Een nette opzet aan het begin bespaart later tijd wanneer de IRS-papieren en indieningsdeadlines naderen.