As 10 principais perguntas sobre impostos que todo novo empresário deve fazer

Começar um negócio é empolgante, mas os impostos podem rapidamente se tornar uma das partes mais confusas do processo. A estrutura da sua empresa, o registro estadual, os hábitos de contabilidade, a configuração da folha de pagamento e as obrigações de imposto sobre vendas influenciam tudo o que você deve e quando deve pagar.

O melhor momento para entender o básico sobre impostos é antes de começar a operar. Um bom planejamento tributário ajuda você a evitar multas, escolher a entidade certa, manter a conformidade com as regras federais e estaduais e construir uma empresa que possa crescer de forma organizada.

A seguir estão as 10 perguntas fiscais mais comuns que novos fundadores devem fazer ao iniciar um negócio, juntamente com respostas práticas e dicas de planejamento.

1. Quais impostos minha empresa precisará pagar?

Os impostos devidos pela sua empresa dependem de como ela está estruturada, onde opera, o que vende e se possui funcionários.

As categorias mais comuns de impostos incluem:

• Imposto de renda federal
• Imposto de renda estadual, quando aplicável
• Imposto de trabalho autônomo para determinados proprietários
• Impostos sobre a folha de pagamento, se você contratar funcionários
• Imposto sobre vendas para produtos ou serviços tributáveis em determinados estados
• Impostos especiais ou específicos do setor em casos limitados

Um empresário individual, sociedade, LLC, S corporation e C corporation podem ter tratamentos tributários diferentes. Algumas entidades são tributadas no nível do proprietário, enquanto outras apresentam declarações separadas da entidade. O importante é saber quais impostos se aplicam antes de a receita começar a entrar.

2. A estrutura da minha empresa muda a forma como sou tributado?

Sim. A escolha da entidade é uma das maiores decisões fiscais que você fará.

Empresário individual

Um empresário individual geralmente é a estrutura mais simples. A renda do negócio costuma ser declarada na declaração de imposto de renda pessoal do proprietário. Isso pode facilitar a abertura, mas não separa as responsabilidades fiscais pessoais e empresariais da mesma forma que uma entidade formal pode separar.

Sociedade

Uma sociedade geralmente repassa lucros e prejuízos aos sócios. A empresa pode apresentar uma declaração informativa, mas os proprietários normalmente informam os resultados em suas declarações pessoais.

LLC

Uma LLC é flexível. Por padrão, uma LLC com um único sócio muitas vezes é tributada como empresário individual, e uma LLC com vários sócios muitas vezes é tributada como sociedade. Em alguns casos, uma LLC pode optar por ser tributada como S corporation ou C corporation.

S corporation

Uma S corporation não é um tipo de constituição estadual por si só, mas uma eleição tributária. Ela pode ajudar alguns proprietários a gerenciar impostos de trabalho autônomo se o negócio for lucrativo e a estrutura fizer sentido.

C corporation

Uma C corporation é tributada separadamente de seus proprietários. Essa estrutura pode ser útil para determinados planos de crescimento, estratégias de reinvestimento ou necessidades de investidores, mas também introduz considerações de imposto no nível corporativo.

A escolha certa depende de seus objetivos, lucros esperados, estrutura societária e preferências de conformidade. A Zenind ajuda fundadores a formar a entidade de que precisam e a construir uma base de conformidade desde o primeiro dia.

3. Preciso de um EIN antes de começar a operar?

Em muitos casos, sim.

Um Employer Identification Number, ou EIN, é um número fiscal federal usado para identificar sua empresa. Você pode precisar dele para:

• Abrir uma conta bancária empresarial
• Contratar funcionários
• Apresentar declarações de imposto da empresa
• Registrar certas contas fiscais estaduais
• Trabalhar com fornecedores ou processadores de pagamento

Mesmo que sua empresa ainda não tenha funcionários, um EIN pode tornar suas operações mais organizadas e profissionais. Ele costuma ser um dos primeiros passos relacionados a impostos após a constituição.

4. Quando preciso me registrar para impostos estaduais e locais?

Isso depende da sua atividade e da sua localização.

Algumas empresas precisam se registrar para contas fiscais estaduais antes de realizar vendas tributáveis, contratar trabalhadores ou cobrar imposto sobre vendas. Outras podem precisar de licenças locais ou permissões do setor além dos registros estaduais.

Gatilhos comuns incluem:

• Vender bens tributáveis ou serviços tributáveis
• Contratar funcionários em um estado
• Ter um escritório físico, armazém ou ponto de venda
• Atingir limites de nexus econômico para vendas remotas
• Operar em um setor regulado

Os estados diferem amplamente na forma como definem as obrigações fiscais. Se você vende online, expande para novos estados ou utiliza prestadores de serviços e funcionários em diferentes estados, os requisitos de registro podem mudar rapidamente.

5. Preciso cobrar imposto sobre vendas?

Talvez, mas nem sempre.

As regras de imposto sobre vendas dependem do que você vende, onde vende e se sua empresa tem nexus em um estado. Nexus é a conexão que dá a um estado autoridade para exigir a arrecadação do imposto.

Você pode precisar cobrar imposto sobre vendas se:

• Vende produtos tributáveis
• Vende bens ou serviços digitais tributáveis em alguns estados
• Tem presença física em um estado
• Suas vendas para um estado excedem um limite de nexus econômico

Nem todo produto ou serviço é tributável em todo lugar. Alguns estados tributam software, downloads digitais e determinados serviços de forma diferente. Por isso, os empresários devem confirmar a tributabilidade antes de lançar sistemas de checkout ou vendas em marketplaces.

Se houver dúvida, revise as regras de cada estado onde você vende e configure cuidadosamente seus sistemas de faturamento e contabilidade.

6. O que é imposto estimado e preciso pagá-lo?

O imposto estimado é, em geral, um sistema de pagamento conforme o uso para impostos que não são retidos automaticamente da sua renda.

Muitos empresários precisam fazer pagamentos de imposto estimado se esperam dever um valor significativo na época do imposto. Isso é especialmente comum para:

• Empresários individuais
• Sócios
• Proprietários de LLC tributadas como entidades de repasse
• Proprietários de S corporation que recebem distribuições e salários
• Proprietários com renda fora da retenção salarial padrão

Se sua empresa gera receita ao longo do ano, esperar até a época de declaração pode criar uma conta alta. Os pagamentos estimados ajudam a distribuir essa obrigação ao longo do ano e reduzem o risco de multas.

Uma rotina simples de projeção pode tornar isso muito mais fácil. Revise receita, despesas e remuneração dos proprietários regularmente para que os pagamentos de impostos não se tornem uma surpresa.

7. Quais despesas empresariais posso deduzir?

Muitas despesas comerciais ordinárias e necessárias podem ser dedutíveis, mas os registros importam.

As categorias dedutíveis comuns podem incluir:

• Custos de constituição e startup
• Software e assinaturas
• Materiais de escritório
• Serviços profissionais
• Marketing e publicidade
• Seguro empresarial
• Aluguel e utilidades para uso empresarial
• Viagens relacionadas ao negócio
• Pagamentos a contratados
• Folha de pagamento e benefícios de funcionários, quando aplicável

A regra geral é simples: se a despesa for ordinária, necessária e diretamente ligada ao seu negócio, ela pode ser dedutível. A parte difícil é a documentação.

Guarde recibos, faturas, registros de quilometragem, contratos e extratos bancários organizados desde o início. Registros limpos facilitam a declaração de impostos e reduzem a chance de problemas caso sua declaração seja analisada posteriormente.

8. Devo separar minhas finanças empresariais e pessoais?

Com certeza.

Misturar fundos pessoais e empresariais cria problemas evitáveis de impostos e contabilidade. Uma conta bancária empresarial dedicada e um cartão de crédito empresarial tornam muito mais fácil acompanhar receitas, categorizar despesas e comprovar que seus registros estão corretos.

Uma separação financeira sólida ajuda com:

• Relatórios fiscais precisos
• Contabilidade mais fácil
• Melhor acompanhamento do fluxo de caixa
• Suporte mais claro em caso de auditoria
• Operações empresariais mais profissionais

Para proprietários de LLC e de corporations, separar as finanças é especialmente importante porque reforça a distinção legal e fiscal entre a empresa e o proprietário.

9. Preciso de folha de pagamento se eu me pagar ou contratar ajuda?

Talvez.

As regras de folha de pagamento dependem de como sua empresa está estruturada e de como os trabalhadores são classificados.

Pagando a si mesmo

• Empresários individuais e muitos proprietários de LLC normalmente não usam folha de pagamento tradicional para retiradas do proprietário.
• Proprietários de S corporation geralmente precisam ser pagos via folha de pagamento se prestarem serviços para a empresa.
• Proprietários de C corporation que trabalham na empresa geralmente são tratados como funcionários para fins de remuneração.

Contratando trabalhadores

Se você contratar funcionários, talvez precise:

• Registrar contas de folha de pagamento
• Reter e repassar impostos sobre a folha de pagamento
• Entregar relatórios de folha de pagamento
• Emitir formulários anuais de salários

Se você usar prestadores de serviços independentes, ainda assim precisa classificá-los com cuidado e manter registros de pagamentos e dos formulários exigidos no fim do ano.

A classificação de trabalhadores é uma questão comum de conformidade. Antes de pagar alguém, certifique-se de entender se essa pessoa é funcionário ou contratada de acordo com as regras aplicáveis.

10. Quais registros fiscais devo manter desde o primeiro dia?

Boas práticas de registro estão entre as melhores ferramentas fiscais que um empresário pode ter.

No mínimo, salve:

• Documentos de constituição
• Confirmação do EIN
• Registros estaduais
• Extratos bancários
• Extratos de cartão de crédito
• Relatórios de vendas
• Faturas e recibos
• Registros de folha de pagamento
• Contratos de prestadores de serviço
• Registros de quilometragem
• Cópias das declarações de imposto enviadas e dos avisos recebidos

Um processo simples de contabilidade mensal pode economizar horas depois. Concilie contas, classifique despesas e armazene documentos de suporte em um sistema consistente. Se sua empresa crescer rapidamente, considere apoio profissional de contabilidade mais cedo, em vez de esperar até a temporada de impostos.

Bônus: O que devo fazer antes da primeira temporada de declaração de impostos?

Antes da sua primeira temporada de declaração, revise estes passos:

1. Confirme a entidade da sua empresa e a classificação fiscal.
2. Certifique-se de ter um EIN e quaisquer contas fiscais estaduais exigidas.
3. Separe as contas bancárias empresariais e pessoais.
4. Revise as obrigações de imposto sobre vendas e folha de pagamento.
5. Estabeleça um processo de contabilidade e um sistema de armazenamento de documentos.
6. Estime os pagamentos trimestrais de impostos, se necessário.
7. Confirme quais formulários você pode precisar apresentar com base na sua estrutura.

Fazer isso com antecedência reduz o estresse e diminui a chance de prazos perdidos ou multas evitáveis.

Como a Zenind apoia novos empresários

A Zenind ajuda empreendedores a formar e manter suas empresas com foco em conformidade e clareza. Quando você está começando um negócio, a estrutura de constituição correta torna o planejamento tributário mais fácil desde o início.

Com a estrutura de entidade certa e registros organizados, você pode trabalhar de forma mais eficaz com seu profissional de impostos, manter a organização e construir com confiança.

Se você está lançando uma nova empresa, considere constituí-la corretamente primeiro e depois adicionar registro fiscal, contabilidade e conformidade contínua à medida que o negócio cresce.

Considerações finais

Os impostos não precisam ser esmagadores se você os abordar na ordem certa. Comece pela escolha da entidade, pelo registro e pela organização dos registros, depois construa uma rotina fiscal que se ajuste ao seu modelo de negócio.

Quanto antes você responder a essas dez perguntas, mais fácil será operar com confiança e evitar erros caros no futuro.