Como pedir um ITIN: um guia prático para contribuintes não residentes nos EUA e empresários com atividade nos EUA

Se faz negócios nos Estados Unidos, investe em ativos dos EUA ou ajuda a sustentar um familiar nos EUA, pode acabar por precisar de um Individual Taxpayer Identification Number (ITIN). Um ITIN é um número federal de processamento fiscal emitido pelo IRS para pessoas que precisam de um número de identificação fiscal dos EUA para efeitos tributários, mas que não são elegíveis para um número de Social Security.

Para fundadores, investidores e empreendedores internacionais, perceber quando é necessário um ITIN pode poupar tempo, reduzir erros de declaração e ajudar a manter a informação fiscal organizada. Se está a constituir uma empresa nos EUA ou a planear fazê-lo, este tema pode surgir mais cedo do que muitas pessoas esperam.

Este guia explica o que é um ITIN, quem precisa de um, como pedir, quais os documentos importantes e como evitar erros comuns na candidatura.

O que é um ITIN e o que não é

Um ITIN é um número de nove dígitos emitido pelo IRS apenas para fins fiscais federais. Não é o mesmo que um número de Social Security e não concede autorização de trabalho, estatuto de imigração nem benefícios da Social Security.

Um ITIN é usado no sistema fiscal dos EUA quando uma pessoa tem uma necessidade de declaração ou reporte fiscal, mas não é elegível para um SSN. Essa distinção é importante porque muitos requerentes confundem identificação fiscal com estatuto de imigração ou de emprego. O ITIN diz apenas respeito à administração fiscal.

Um ITIN não:

• Substitui um número de Social Security
• Autoriza trabalho nos Estados Unidos
• Altera o estatuto de imigração
• Serve como identificação geral fora do sistema fiscal federal

Quem pode precisar de um ITIN

Pode precisar de um ITIN se tiver uma finalidade fiscal federal válida e não conseguir obter um SSN. Situações comuns incluem:

• Apresentar uma declaração de impostos federal dos EUA quando não é elegível para um SSN
• Reivindicar certos benefícios de tratados fiscais como estrangeiro não residente
• Declarar rendimentos com origem nos EUA
• Ser cônjuge ou dependente numa declaração fiscal dos EUA e não cumprir os requisitos para SSN
• Tratar de determinadas questões fiscais ligadas a imóveis, investimentos ou atividades empresariais nos EUA

Para fundadores internacionais, a necessidade de um ITIN surge muitas vezes quando a titularidade, o reporte de rendimentos ou a documentação fiscal têm de ser associados a uma declaração nos EUA. Se está a constituir uma empresa nos Estados Unidos, é prudente compreender cedo as implicações fiscais para que o processo de conformidade não seja atrasado mais tarde.

Quando um ITIN é útil para empresários

Um serviço de constituição de empresas como a Zenind ajuda empreendedores a criar entidades empresariais nos EUA e a manter a organização nas fases iniciais da constituição. Após a constituição, os titulares continuam a ter de considerar obrigações fiscais e de reporte.

Um ITIN pode ser relevante quando:

• Um titular estrangeiro precisa de ser incluído em declarações fiscais dos EUA
• Um cônjuge ou dependente não residente nos EUA tem de ser incluído numa declaração
• Um fundador precisa de um número fiscal para efeitos de reporte e não é elegível para um SSN
• Uma estrutura empresarial ou um esquema de titularidade gera obrigações de declaração fiscal nos EUA

O ponto essencial é simples: constituir uma empresa e tratar de questões de identificação fiscal são processos relacionados, mas não são o mesmo processo. Um bom fluxo de constituição deve deixar espaço para as etapas fiscais que se seguem.

Como pedir um ITIN

O IRS utiliza o Formulário W-7 para pedidos de ITIN. Na maioria dos casos, deve submeter o Formulário W-7 preenchido juntamente com os documentos comprovativos exigidos e, salvo se existir uma exceção, uma declaração de impostos federal dos EUA.

O pedido inclui geralmente estes passos:

1. Determinar se realmente precisa de um ITIN
2. Preencher o Formulário W-7 com exatidão
3. Reunir os documentos comprovativos exigidos
4. Anexar a declaração de impostos, se for necessário
5. Submeter o processo ao IRS através da via correta
6. Aguardar a análise e o processamento do pedido pelo IRS

Se o formulário estiver preenchido incorretamente ou os documentos não corresponderem aos requisitos do IRS, o pedido pode sofrer atrasos ou ser recusado. Por isso, os requerentes devem rever cuidadosamente as instruções antes de enviar qualquer coisa.

Documentos de que pode precisar

A documentação exata depende da sua situação, mas o IRS geralmente exige material que prove identidade e estatuto de estrangeiro. Em muitos casos, os requerentes apresentam documentos originais ou cópias certificadas pela entidade emissora.

As categorias de documentos mais comuns podem incluir:

• Passaporte
• Cartão de identificação nacional
• Documentação de visto dos EUA, se aplicável
• Certidão de nascimento civil para certos pedidos de dependentes
• Registos escolares ou médicos em casos específicos de dependentes ou exceções

Os documentos têm de corresponder às instruções do formulário e à categoria do pedido. Enviar documentação incompleta ou inconsistente é uma das razões mais comuns para atrasos.

É sempre necessário apresentar uma declaração de impostos com o Formulário W-7?

Nem sempre. O IRS exige geralmente uma declaração de impostos federal com o Formulário W-7, mas podem aplicar-se exceções em casos específicos. Essas exceções são limitadas e dependem do motivo do pedido.

Exemplos de situações que podem envolver uma exceção incluem certos pedidos relacionados com tratados fiscais e outros cenários de apresentação reconhecidos pelo IRS. Como as exceções são específicas, os requerentes não devem adivinhar. Se achar que pode beneficiar de uma exceção, reveja cuidadosamente as instruções do IRS ou fale com um profissional qualificado na área fiscal.

Erros comuns a evitar

Os pedidos de ITIN enfrentam frequentemente problemas por razões previsíveis. Evite estes erros:

• Utilizar o formulário errado ou instruções desatualizadas
• Deixar campos obrigatórios em branco
• Submeter cópias quando são exigidos documentos originais ou cópias certificadas
• Esquecer-se de anexar uma declaração de impostos quando esta é necessária
• Escolher o motivo errado para apresentar o Formulário W-7
• Enviar nomes, datas ou dados de identificação inconsistentes
• Assumir que um ITIN pode ser usado como um SSN para fins de emprego ou imigração

Um pedido cuidadoso é normalmente mais rápido do que um pedido apressado. Pequenos erros podem causar semanas de atraso.

Quanto tempo demora o processamento do ITIN?

O tempo de processamento pode variar consoante a completude do pedido, a altura do ano e a necessidade de o IRS solicitar informação adicional. Os pedidos apresentados em época alta de impostos podem demorar mais tempo.

Para reduzir atrasos:

• Rever cuidadosamente cada linha do formulário
• Confirmar que os documentos são aceites pelas regras do IRS
• Utilizar o método correto de envio ou submissão
• Guardar cópias de tudo o que enviar

Como os prazos de processamento podem mudar, os requerentes devem verificar a orientação do IRS antes de submeter e planear com antecedência se o ITIN for necessário para um prazo de entrega de declaração ou uma transação.

O que acontece após a aprovação

Depois de o IRS aprovar um pedido de ITIN, o número pode ser usado para fins fiscais federais em futuras declarações, quando aplicável. Deve guardar o aviso de aprovação em local seguro e garantir que o número é introduzido corretamente nos formulários fiscais.

Se um ITIN não for utilizado durante um longo período, pode expirar ao abrigo das regras do IRS. ITINs expirados podem ter de ser renovados antes de poderem ser usados numa declaração de impostos federal. Isto significa que o trabalho não termina quando o número é emitido; a gestão contínua dos registos também é importante.

ITINs, LLCs e fundadores internacionais

Para fundadores internacionais, um ITIN pode fazer parte de uma estratégia mais ampla de estruturação empresarial nos EUA. Constituir uma LLC, acompanhar a titularidade, preparar declarações fiscais e tratar dos requisitos de identificação pessoal são peças interligadas do mesmo quadro de conformidade.

Um processo de constituição prático deve ajudá-lo a:

• Compreender de que documentos precisa
• Manter os registos da entidade organizados
• Separar as etapas de constituição das etapas fiscais
• Planear os requisitos de reporte antes de se tornarem urgentes

É aqui que um parceiro de constituição de empresas como a Zenind pode acrescentar valor. A Zenind ajuda empreendedores a constituir entidades empresariais nos EUA e a manter a organização durante o processo de criação, para que os passos seguintes, incluindo a preparação fiscal, sejam mais fáceis de gerir.

Quando falar com um profissional de impostos

Deve considerar falar com um profissional fiscal se:

• Não tem a certeza se é elegível para um ITIN
• A sua situação envolve benefícios de tratado ou exceções especiais de apresentação
• É proprietário de uma empresa nos EUA a partir do estrangeiro
• Precisa de ajuda para coordenar a constituição da entidade com o reporte fiscal
• Não tem a certeza se se aplica um SSN, um ITIN ou outro número de identificação

As instruções do IRS são úteis, mas não substituem aconselhamento fiscal personalizado.

Considerações finais

O ITIN é uma ferramenta fiscal importante para pessoas que precisam de declarar ou reportar nos Estados Unidos, mas que não são elegíveis para um número de Social Security. Para contribuintes e empresários internacionais, a abordagem correta é confirmar a necessidade, preencher corretamente o Formulário W-7, reunir documentos aceitáveis e submeter um processo completo.

Se está a construir um negócio nos EUA, vale a pena pensar cedo na conformidade fiscal. Constituição, titularidade e reporte estão intimamente ligados, e tratá-los pela ordem certa pode evitar contratempos desnecessários mais tarde.

Dedique tempo a preparar tudo com cuidado, siga as instruções atuais do IRS e procure orientação profissional quando a sua situação for complexa.