O que é um ITIN? Um guia prático para contribuintes e empresários não residentes nos EUA

Se faz negócios, investe ou aufere rendimentos nos Estados Unidos sem ser elegível para um número de Segurança Social, poderá precisar de um Individual Taxpayer Identification Number, ou ITIN. Um ITIN é um número federal de processamento fiscal emitido pelo IRS para pessoas que têm uma finalidade de declaração fiscal nos EUA, mas não podem obter um SSN.

Essa definição simples esconde muitas questões práticas. Para que é que um ITIN pode realmente ser usado? Quem precisa de um? Em que é que difere de um EIN? E o que acontece se o seu ITIN expirar?

Este guia explica os princípios básicos em termos claros, para que possa perceber quando um ITIN é importante, como o pedir e de que forma se enquadra no panorama mais amplo da conformidade fiscal e da constituição de empresas nos EUA.

O que é um ITIN

Um ITIN é um número de nove dígitos utilizado pelo IRS para fins fiscais federais. Foi concebido para pessoas que precisam de entregar uma declaração de impostos nos EUA, ou cumprir de outra forma uma obrigação de declaração fiscal nos EUA, mas que não são elegíveis para um número de Segurança Social.

Um ITIN não é uma autorização de trabalho, não é estatuto de imigração e não é prova de que pode viver ou trabalhar nos Estados Unidos. É simplesmente um número de identificação fiscal.

Como o ITIN é atribuído a uma pessoa, e não a uma empresa, não deve ser confundido com um EIN, que identifica uma entidade empresarial.

Quem precisa de um ITIN

Poderá precisar de um ITIN se for um cidadão não americano ou um nacional estrangeiro com uma obrigação de declaração fiscal federal nos EUA e não for elegível para um SSN.

Exemplos comuns incluem:

• Um estrangeiro não residente que tem de entregar uma declaração fiscal nos EUA
• Uma pessoa estrangeira que recebe rendimentos de origem nos EUA e que têm de ser declarados ao IRS
• Um cônjuge ou dependente que tenha de constar de uma declaração fiscal nos EUA e não reúna condições para obter um SSN
• Um proprietário estrangeiro de uma empresa nos EUA que precise de entregar uma declaração fiscal pessoal ligada a essa atividade

Por outras palavras, o ITIN é frequentemente relevante quando uma pessoa tem exposição fiscal nos EUA, mas não tem acesso a um SSN.

Quem não precisa de um ITIN

Em geral, não precisa de um ITIN se:

• For elegível para um número de Segurança Social
• Apenas precisar de um número para uma entidade empresarial, como uma LLC ou uma sociedade anónima
• Estiver à procura de um documento de autorização de trabalho
• Estiver a tentar abrir uma conta bancária empresarial e o banco estiver a pedir um EIN em vez de um número pessoal de identificação fiscal

Se estiver a constituir uma empresa nos Estados Unidos, a empresa normalmente precisa de um EIN, não de um ITIN. Esta distinção é importante porque um ITIN pertence a uma pessoa, enquanto um EIN pertence a uma empresa.

ITIN vs SSN vs EIN

Estes três números são frequentemente referidos em conjunto, mas servem finalidades diferentes.

Número de Segurança Social

Um SSN é, em geral, atribuído a cidadãos dos EUA e a certos residentes autorizados. É usado para declaração fiscal, emprego e acesso a benefícios da Segurança Social.

Individual Taxpayer Identification Number

Um ITIN é usado apenas para fins fiscais federais. Ajuda o IRS a acompanhar declarações e pagamentos de pessoas que precisam de um número de contribuinte dos EUA, mas que não podem obter um SSN.

Employer Identification Number

Um EIN identifica uma entidade empresarial. É normalmente usado para abrir contas bancárias, contratar funcionários, entregar formulários fiscais empresariais e tratar de outras tarefas fiscais e de conformidade ao nível da entidade.

Uma forma simples de memorizar a diferença é esta: SSN e ITIN são números pessoais, enquanto um EIN é um número empresarial.

Para que pode ser usado um ITIN

Um ITIN pode ajudá-lo a cumprir obrigações de declaração fiscal nos EUA quando não é elegível para um SSN. Dependendo da sua situação, pode ser usado para:

• Entregar uma declaração federal de imposto sobre o rendimento
• Declarar rendimentos tributáveis de origem nos EUA
• Reivindicar certos benefícios fiscais quando a lei o permitir
• Incluir um cônjuge ou dependente numa declaração quando seja necessário um ITIN

Um ITIN não lhe dá o direito de trabalhar nos Estados Unidos e não cria estatuto de imigração. É estritamente um número fiscal.

Como pedir um ITIN

Para pedir um ITIN, normalmente tem de entregar o IRS Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

O processo de candidatura normalmente exige três coisas:

1. Um Form W-7 preenchido
2. Um motivo fiscal federal válido ou uma exceção aplicável
3. Documentação de suporte que comprove a identidade e o estatuto estrangeiro

Em muitos casos, o W-7 é apresentado juntamente com uma declaração federal de impostos. Algumas exceções aplicam-se, mas a regra geral é que o IRS quer ver uma finalidade fiscal para a candidatura.

Documentos de que poderá precisar

O IRS exige documentação que comprove tanto a sua identidade como o seu estatuto estrangeiro. Um passaporte é muitas vezes o documento mais simples, porque pode satisfazer ambos os requisitos sozinho, se estiver válido e for apresentado corretamente.

Dependendo da sua situação, o IRS também pode aceitar outros documentos indicados nas instruções do Form W-7.

Há alguns pontos práticos importantes:

• Os documentos devem estar atuais e não expirados
• O IRS pode exigir documentos originais ou cópias certificadas
• A documentação tem de corresponder às informações na sua candidatura

Como os erros na documentação são uma das razões mais comuns para atrasos, vale a pena rever cuidadosamente as instruções antes de enviar qualquer coisa.

Onde apresentar a candidatura

Normalmente, pode submeter uma candidatura a ITIN de uma de várias formas:

• Enviando por correio o Form W-7 com a declaração fiscal exigida e os documentos para o IRS
• Através de um Certified Acceptance Agent autorizado pelo IRS, quando aplicável
• Num IRS Taxpayer Assistance Center, se estiver disponível uma opção presencial e adequada à sua situação

O melhor método depende dos seus documentos, da sua localização e de precisar de apresentar documentos originais ou cópias certificadas.

Quanto tempo demora a obter um ITIN

Os prazos de processamento do IRS podem variar, mas a agência recomenda atualmente que os requerentes contem com cerca de sete semanas para obter uma resposta. Durante a época alta de entrega de declarações, ou quando as candidaturas são enviadas do estrangeiro, o processo pode demorar mais tempo.

Se o prazo de entrega estiver a aproximar-se, não espere até à última hora. Um pedido de ITIN atrasado pode abrandar a entrega da declaração de impostos e pode afetar reembolsos ou outro processamento fiscal.

Os ITIN expiram

Sim. Um ITIN pode expirar se não for usado numa declaração federal de impostos dos EUA durante três anos fiscais consecutivos. Quando isso acontece, o número expira a 31 de dezembro após o terceiro ano fiscal sem utilização.

Isto significa que um ITIN expirado poderá ter de ser renovado antes de poder ser usado numa futura declaração federal de impostos.

Se o seu ITIN estiver a ser usado apenas em declarações de informação, como em certos casos de reporte 1099, a renovação pode não ser necessária. A questão principal é se o número será usado numa declaração federal de imposto sobre o rendimento.

Como renovar um ITIN

Renovar um ITIN geralmente significa entregar novamente o Form W-7 e seguir as instruções do IRS para renovações. Deve renovar se:

• O seu ITIN tiver expirado
• Precisar de o incluir numa declaração federal de impostos
• Quiser evitar atrasos de processamento associados a um número expirado

Se mais tarde se tornar elegível para um SSN, deve notificar o IRS e passar a usar o SSN em vez de renovar o ITIN.

Erros comuns a evitar

As candidaturas a ITIN são frequentemente atrasadas por erros pequenos, mas evitáveis. Erros comuns incluem:

• Enviar o formulário errado
• Esquecer-se de incluir um motivo de declaração fiscal
• Apresentar documentos expirados ou inconsistentes
• Confundir os requisitos de ITIN com os de EIN
• Assumir que um ITIN autoriza a trabalhar nos Estados Unidos
• Esperar demasiado perto dos prazos de entrega de impostos

Uma revisão cuidadosa antes da submissão pode poupar semanas de atraso.

Porque isto importa para empresários

Se está a iniciar ou a expandir uma empresa nos EUA, é importante separar a identificação fiscal pessoal da constituição da empresa.

A sua empresa pode precisar de:

• Um registo de constituição de LLC ou sociedade anónima
• Um EIN para fins fiscais e bancários
• Registos e licenças estaduais
• Declarações fiscais pessoais para proprietários, sócios ou pessoas estrangeiras envolvidas na empresa

Isto significa que um fundador estrangeiro pode precisar tanto de um EIN empresarial como de um ITIN pessoal, dependendo da estrutura e dos requisitos de declaração fiscal.

Como a Zenind se enquadra

A Zenind ajuda empreendedores a constituir empresas nos EUA e a gerir passos importantes da constituição, como a criação da entidade e a orientação sobre o EIN. Se for um fundador estrangeiro, isso pode ser um ponto de partida prático para construir uma estrutura empresarial dos EUA em conformidade.

No entanto, um ITIN continua a ser um número fiscal pessoal do IRS e é tratado através do processo de candidatura do IRS. Se a sua situação envolver tanto a constituição da empresa como obrigações pessoais de declaração fiscal, a sequência correta é importante: constitua a empresa corretamente, obtenha o número fiscal empresarial necessário e, depois, trate de quaisquer necessidades de identificação fiscal individual ligadas às suas obrigações pessoais de declaração.

Considerações finais

Um ITIN é uma ferramenta específica, não um número de identidade de uso geral. Existe para ajudar pessoas que precisam de cumprir obrigações fiscais federais dos EUA, mas que não são elegíveis para um SSN.

Se guardar apenas alguns pontos, tenha estes em mente:

• Um ITIN é para indivíduos, não para empresas
• É usado apenas para fins fiscais federais
• Não autoriza o trabalho nos Estados Unidos
• Pode expirar após três anos consecutivos sem utilização numa declaração federal de impostos
• Muitas candidaturas são atrasadas por documentação em falta ou incorreta

Para contribuintes e empresários estrangeiros, compreender a diferença entre um ITIN e um EIN é essencial. O número certo, apresentado da forma certa, pode tornar a conformidade fiscal nos EUA muito mais simples.