ITIN คืออะไร? คู่มือปฏิบัติสำหรับผู้เสียภาษีและเจ้าของธุรกิจที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ

หากคุณทำธุรกิจ ลงทุน หรือมีรายได้ในสหรัฐอเมริกาโดยไม่มีสิทธิ์ได้รับหมายเลข Social Security number คุณอาจต้องใช้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีบุคคลธรรมดา หรือ ITIN ITIN คือหมายเลขประมวลผลภาษีของรัฐบาลกลางที่ออกโดย IRS สำหรับผู้ที่มีวัตถุประสงค์ในการยื่นภาษีในสหรัฐฯ แต่ไม่สามารถขอ SSN ได้

คำจำกัดความสั้น ๆ นี้ซ่อนคำถามเชิงปฏิบัติมากมายไว้ เช่น ITIN ใช้ทำอะไรได้บ้าง ใครจำเป็นต้องมี ต่างจาก EIN อย่างไร และถ้า ITIN หมดอายุจะเกิดอะไรขึ้น

คู่มือนี้อธิบายพื้นฐานอย่างชัดเจน เพื่อให้คุณเข้าใจว่า ITIN สำคัญเมื่อใด สมัครอย่างไร และเกี่ยวข้องกับภาพรวมของการปฏิบัติตามภาษีสหรัฐฯ และการจัดตั้งธุรกิจอย่างไร

ITIN คืออะไร

ITIN คือหมายเลข 9 หลักที่ IRS ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง หมายเลขนี้ออกแบบมาสำหรับบุคคลที่ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีในสหรัฐฯ หรือปฏิบัติตามข้อกำหนดการยื่นภาษีของสหรัฐฯ ในลักษณะอื่น แต่ไม่มีสิทธิ์ได้รับหมายเลข Social Security number

ITIN ไม่ใช่ใบอนุญาตทำงาน ไม่ใช่สถานะคนเข้าเมือง และไม่ใช่หลักฐานว่าคุณสามารถพำนักหรือทำงานในสหรัฐอเมริกาได้ มันเป็นเพียงหมายเลขประจำตัวด้านภาษี

เนื่องจาก ITIN ถูกกำหนดให้กับบุคคล ไม่ใช่ธุรกิจ จึงไม่ควรสับสนกับ EIN ซึ่งใช้ระบุนิติบุคคลหรือธุรกิจ

ใครต้องมี ITIN

คุณอาจต้องมี ITIN หากคุณไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ หรือเป็นชาวต่างชาติที่มีหน้าที่ต้องยื่นภาษีรัฐบาลกลางของสหรัฐฯ และไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN

ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่:

• ชาวต่างชาติที่ไม่มีถิ่นที่อยู่ซึ่งต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีในสหรัฐฯ
• บุคคลต่างชาติที่ได้รับรายได้จากแหล่งในสหรัฐฯ ซึ่งต้องรายงานต่อ IRS
• คู่สมรสหรือผู้ติดตามที่ต้องระบุไว้ในแบบแสดงรายการภาษีของสหรัฐฯ และไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN
• เจ้าของธุรกิจในสหรัฐฯ ที่เป็นชาวต่างชาติและต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีส่วนบุคคลที่เชื่อมโยงกับกิจกรรมนั้น

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ITIN มักเกี่ยวข้องเมื่อบุคคลมีภาระภาษีในสหรัฐฯ แต่ไม่สามารถขอ SSN ได้

ใครไม่จำเป็นต้องมี ITIN

โดยทั่วไปคุณไม่จำเป็นต้องมี ITIN หาก:

• คุณมีสิทธิ์ได้รับ Social Security number
• คุณต้องการเพียงหมายเลขสำหรับนิติบุคคล เช่น LLC หรือ corporation
• คุณกำลังมองหาเอกสารอนุญาตทำงาน
• คุณกำลังพยายามเปิดบัญชีธนาคารของบริษัท และธนาคารขอ EIN แทนหมายเลขผู้เสียภาษีส่วนบุคคล

หากคุณกำลังจัดตั้งบริษัทในสหรัฐอเมริกา ธุรกิจมักต้องใช้ EIN ไม่ใช่ ITIN ความแตกต่างนี้สำคัญเพราะ ITIN เป็นของบุคคล ส่วน EIN เป็นของธุรกิจ

ITIN vs SSN vs EIN

หมายเลขทั้งสามนี้มักถูกพูดถึงร่วมกัน แต่มีวัตถุประสงค์ต่างกัน

Social Security Number

SSN มักออกให้กับพลเมืองสหรัฐฯ และผู้มีถิ่นที่อยู่บางประเภทที่ได้รับอนุญาต ใช้สำหรับการรายงานภาษี การจ้างงาน และสิทธิประโยชน์ประกันสังคม

Individual Taxpayer Identification Number

ITIN ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลางเท่านั้น ช่วยให้ IRS ติดตามการยื่นและการชำระเงินภาษีสำหรับบุคคลที่ต้องมีหมายเลขผู้เสียภาษีในสหรัฐฯ แต่ไม่สามารถขอ SSN ได้

Employer Identification Number

EIN ใช้ระบุนิติบุคคลหรือธุรกิจ มักใช้ในการเปิดบัญชีธนาคาร จ้างพนักงาน ยื่นแบบภาษีธุรกิจ และจัดการงานด้านภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอื่น ๆ ในระดับกิจการ

วิธีจำง่าย ๆ คือ SSN และ ITIN เป็นหมายเลขส่วนบุคคล ส่วน EIN เป็นหมายเลขธุรกิจ

ITIN ใช้ทำอะไรได้บ้าง

ITIN ช่วยให้คุณปฏิบัติตามหน้าที่การยื่นภาษีของสหรัฐฯ ได้เมื่อคุณไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ อาจใช้เพื่อ:

• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง
• รายงานรายได้จากสหรัฐฯ ที่ต้องเสียภาษี
• ขอรับสิทธิประโยชน์ทางภาษีบางประเภทเมื่อกฎหมายอนุญาต
• ระบุคู่สมรสหรือผู้ติดตามในแบบแสดงรายการภาษีเมื่อจำเป็นต้องใช้ ITIN

ITIN ไม่ได้ให้สิทธิ์คุณทำงานในสหรัฐอเมริกา และไม่สร้างสถานะคนเข้าเมือง มันเป็นเพียงหมายเลขภาษีเท่านั้น

วิธีสมัคร ITIN

ในการสมัคร ITIN โดยทั่วไปคุณต้องยื่น IRS Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number

กระบวนการสมัครมักต้องมี 3 อย่าง:

1. แบบฟอร์ม W-7 ที่กรอกครบถ้วน
2. เหตุผลที่ถูกต้องในการยื่นภาษีของรัฐบาลกลาง หรือข้อยกเว้นที่ใช้ได้
3. เอกสารประกอบที่พิสูจน์ตัวตนและสถานะความเป็นชาวต่างชาติ

ในหลายกรณี จะยื่น W-7 พร้อมกับแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง ข้อยกเว้นบางอย่างอาจมีผล แต่โดยทั่วไป IRS ต้องการเห็นวัตถุประสงค์ด้านภาษีของการยื่นคำขอ

เอกสารที่คุณอาจต้องใช้

IRS ต้องการเอกสารที่สนับสนุนทั้งตัวตนและสถานะความเป็นชาวต่างชาติ หนังสือเดินทางมักเป็นเอกสารที่ตรงไปตรงมาที่สุด เพราะหากยังไม่หมดอายุและยื่นอย่างถูกต้อง ก็สามารถใช้แทนได้ทั้งสองเงื่อนไขในเอกสารฉบับเดียว

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ IRS อาจยอมรับเอกสารอื่นตามที่ระบุไว้ในคำแนะนำของ Form W-7

ข้อควรระวังบางประการมีดังนี้:

• เอกสารต้องเป็นปัจจุบันและยังไม่หมดอายุ
• IRS อาจต้องการเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่รับรองถูกต้อง
• ข้อมูลในเอกสารต้องตรงกับข้อมูลในใบสมัคร

เนื่องจากข้อผิดพลาดด้านเอกสารเป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยของความล่าช้า จึงควรตรวจสอบคำแนะนำอย่างรอบคอบก่อนส่งเอกสารใด ๆ

ต้องยื่นที่ไหน

โดยทั่วไปคุณสามารถยื่นคำขอ ITIN ได้หลายวิธี:

• ส่ง Form W-7 พร้อมแบบแสดงรายการภาษีและเอกสารที่จำเป็นทางไปรษณีย์ไปยัง IRS
• ผ่าน Certified Acceptance Agent ที่ได้รับอนุญาตจาก IRS ในกรณีที่เหมาะสม
• ที่ IRS Taxpayer Assistance Center หากมีตัวเลือกแบบพบด้วยตนเองและเหมาะกับสถานการณ์ของคุณ

วิธีที่เหมาะสมที่สุดขึ้นอยู่กับเอกสารของคุณ สถานที่ของคุณ และว่าคุณต้องส่งเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่รับรองถูกต้อง

ใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะได้ ITIN

ระยะเวลาดำเนินการของ IRS อาจแตกต่างกัน แต่หน่วยงานแนะนำให้ผู้สมัครเผื่อเวลาไว้ประมาณ 7 สัปดาห์เพื่อรอการตอบกลับ ในช่วงฤดูกาลยื่นภาษีที่มีปริมาณงานสูง หรือเมื่อยื่นคำขอจากต่างประเทศ กระบวนการอาจใช้เวลานานกว่านั้น

หากใกล้ถึงกำหนดยื่นภาษี อย่ารอจนถึงนาทีสุดท้าย การยื่นคำขอ ITIN ที่ล่าช้าอาจทำให้การยื่นภาษีช้าตามไปด้วย และอาจกระทบต่อการคืนเงินหรือกระบวนการภาษีอื่น ๆ

ITIN หมดอายุหรือไม่

ใช่ ITIN อาจหมดอายุได้หากไม่ได้ถูกใช้ในแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ เป็นเวลา 3 ปีภาษีติดต่อกัน เมื่อเกิดกรณีนี้ หมายเลขจะหมดอายุในวันที่ 31 ธันวาคม หลังจากครบปีภาษีที่ไม่ได้ใช้งานครบสามปี

นั่นหมายความว่า ITIN ที่หมดอายุอาจต้องได้รับการต่ออายุก่อนจึงจะสามารถใช้ในแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางครั้งต่อไปได้

หาก ITIN ถูกใช้เพียงในแบบรายงานข้อมูล เช่น กรณีการรายงาน 1099 บางประเภท อาจไม่จำเป็นต้องต่ออายุ ประเด็นสำคัญคือหมายเลขนั้นจะถูกใช้ในแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางหรือไม่

วิธีต่ออายุ ITIN

การต่ออายุ ITIN โดยทั่วไปหมายถึงการยื่น Form W-7 อีกครั้งและปฏิบัติตามคำแนะนำของ IRS สำหรับการต่ออายุ คุณควรต่ออายุหาก:

• ITIN ของคุณหมดอายุแล้ว
• คุณต้องใช้ ITIN ในแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง
• คุณต้องการหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการดำเนินการจากหมายเลขที่หมดอายุ

หากภายหลังคุณมีสิทธิ์ได้รับ SSN คุณควรแจ้ง IRS และใช้ SSN แทนในอนาคต โดยไม่ต้องต่ออายุ ITIN

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง

คำขอ ITIN มักล่าช้าจากข้อผิดพลาดเล็ก ๆ ที่ป้องกันได้ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่:

• ใช้แบบฟอร์มผิด
• ลืมระบุเหตุผลในการยื่นภาษี
• ส่งเอกสารที่หมดอายุหรือข้อมูลไม่สอดคล้องกัน
• สับสนระหว่างข้อกำหนดของ ITIN กับ EIN
• เข้าใจผิดว่า ITIN อนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกา
• รอจนใกล้ถึงกำหนดยื่นภาษีเกินไป

การตรวจสอบอย่างรอบคอบก่อนยื่นสามารถช่วยประหยัดเวลาได้หลายสัปดาห์

ทำไมเรื่องนี้จึงสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจ

หากคุณกำลังเริ่มต้นหรือขยายธุรกิจในสหรัฐอเมริกา สิ่งสำคัญคือต้องแยกหมายเลขประจำตัวภาษีส่วนบุคคลออกจากการจัดตั้งธุรกิจ

บริษัทของคุณอาจต้องมี:

• การยื่นจัดตั้ง LLC หรือ corporation
• EIN สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีและธนาคาร
• การจดทะเบียนและใบอนุญาตระดับรัฐ
• การยื่นภาษีส่วนบุคคลสำหรับเจ้าของ สมาชิก หรือบุคคลต่างชาติที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

นั่นหมายความว่า ผู้ก่อตั้งต่างชาติอาจต้องมีทั้ง EIN สำหรับธุรกิจและ ITIN ส่วนบุคคล ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและข้อกำหนดการยื่นภาษี

Zenind เกี่ยวข้องอย่างไร

Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้งบริษัทในสหรัฐอเมริกาและจัดการขั้นตอนสำคัญของการก่อตั้ง เช่น การตั้งนิติบุคคลและคำแนะนำเกี่ยวกับ EIN หากคุณเป็นผู้ก่อตั้งต่างชาติ นี่อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริงในการสร้างโครงสร้างธุรกิจสหรัฐฯ ที่สอดคล้องกับข้อกำหนด

อย่างไรก็ตาม ITIN ยังเป็นหมายเลขภาษีส่วนบุคคลของ IRS และต้องดำเนินการผ่านกระบวนการสมัครของ IRS หากสถานการณ์ของคุณเกี่ยวข้องทั้งการจัดตั้งบริษัทและภาระการยื่นภาษีส่วนบุคคล ลำดับที่ถูกต้องมีความสำคัญ คือ จัดตั้งธุรกิจให้ถูกต้อง ขอหมายเลขภาษีธุรกิจที่จำเป็น แล้วจึงจัดการเรื่องหมายเลขประจำตัวภาษีส่วนบุคคลที่เชื่อมโยงกับหน้าที่การยื่นภาษีของคุณ

สรุปท้ายบท

ITIN เป็นเครื่องมือเฉพาะทาง ไม่ใช่หมายเลขยืนยันตัวตนแบบใช้งานทั่วไป มันมีไว้เพื่อช่วยผู้ที่ต้องปฏิบัติตามภาระภาษีของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ แต่ไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN

หากคุณจำเพียงไม่กี่ข้อ ควรจำสิ่งเหล่านี้ไว้:

• ITIN มีไว้สำหรับบุคคล ไม่ใช่ธุรกิจ
• ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลางเท่านั้น
• ไม่อนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกา
• อาจหมดอายุได้หลังจากไม่ได้ใช้ในแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางติดต่อกัน 3 ปี
• คำขอจำนวนมากล่าช้าเพราะเอกสารขาดหายหรือไม่ถูกต้อง

สำหรับผู้เสียภาษีและเจ้าของธุรกิจต่างชาติ การเข้าใจความแตกต่างระหว่าง ITIN และ EIN เป็นสิ่งจำเป็น หมายเลขที่ถูกต้องและยื่นอย่างถูกวิธีจะช่วยให้การปฏิบัติตามภาษีสหรัฐฯ เป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น