O que é um número ITIN? Um guia prático para fundadores estrangeiros e proprietários de empresas nos EUA

Se está a criar ou a expandir um negócio nos Estados Unidos, vai deparar-se rapidamente com vários números de identificação fiscal. Um dos mais mal compreendidos é o ITIN, ou Individual Taxpayer Identification Number.

Um ITIN não é o mesmo que um Social Security Number (SSN), e não é uma autorização de trabalho, estatuto de imigração nem um cartão de identificação de uso geral. Trata-se de um identificador fiscal federal emitido pelo IRS para pessoas que precisam de apresentar ou declarar impostos nos EUA, mas que não são elegíveis para um SSN.

Para fundadores estrangeiros, investidores internacionais, proprietários não residentes e determinados dependentes, um ITIN pode ser uma parte importante da conformidade com as regras fiscais dos EUA.

Noções básicas sobre o ITIN

Um ITIN é um número de nove dígitos emitido pelo IRS.

É utilizado apenas para fins fiscais federais. Na prática, isto significa que ajuda o IRS a processar declarações de impostos, documentos de retenção na fonte e determinados requisitos de reporte quando a pessoa em causa não pode obter um SSN.

Normalmente, um ITIN começa pelo número 9 e segue o mesmo formato geral de um SSN.

Tão importante como o que um ITIN faz é o que ele não faz:

• Não autoriza a trabalhar nos Estados Unidos.
• Não confere estatuto de imigração.
• Não o torna elegível para benefícios da Segurança Social.
• Não substitui um EIN empresarial.
• Não serve como número de identificação geral fora do sistema fiscal federal.

Quem precisa de um ITIN?

Em geral, precisa de um ITIN se tiver uma obrigação de declaração fiscal nos EUA e não for elegível para um SSN.

Exemplos comuns incluem:

• Estrangeiros não residentes que têm de apresentar uma declaração fiscal nos EUA
• Pessoas estrangeiras que são indicadas como dependentes numa declaração fiscal dos EUA
• Cônjuges ou dependentes estrangeiros em certas situações fiscais
• Proprietários de negócios internacionais com obrigações de declaração ou reporte nos EUA
• Pessoas que recebem rendimentos de fonte norte-americana que exigem reporte fiscal

Para muitos fundadores estrangeiros, o fator mais comum não é simplesmente deter uma empresa nos EUA. Em vez disso, é existir uma razão fiscal pessoal nos EUA que exija um número de contribuinte.

ITIN vs SSN

A forma mais simples de pensar na diferença é esta: um SSN destina-se a pessoas elegíveis para cobertura da Segurança Social e autorização de trabalho ao abrigo das regras dos EUA, enquanto um ITIN serve para administração fiscal quando um SSN não está disponível.

Social Security Number

Um SSN é emitido pela Social Security Administration. É utilizado para emprego, salários, benefícios e muitos registos pessoais.

Individual Taxpayer Identification Number

Um ITIN é emitido pelo IRS e é utilizado apenas para fins fiscais federais.

Se for elegível para um SSN, em geral deve usar esse número em vez de pedir um ITIN. O IRS usa especificamente o ITIN para pessoas que não são elegíveis para um SSN.

Porque é que os fundadores estrangeiros devem compreender os ITINs

Criar uma empresa nos EUA a partir do estrangeiro pode gerar confusão porque propriedade empresarial, reporte fiscal e estatuto de imigração são frequentemente misturados na conversa informal. Não são a mesma coisa.

Um fundador pode constituir uma LLC ou uma corporation nos EUA sem ser cidadão ou residente norte-americano. Essa empresa pode precisar de um EIN para fins fiscais e bancários. Mas o fundador, pessoalmente, pode ainda precisar de um ITIN se tiver de apresentar uma declaração fiscal nos EUA ou constar em certos documentos fiscais e não puder obter um SSN.

Essa distinção é importante porque afeta a forma como:

• Apresenta declarações fiscais federais
• Reporta propriedade ou rendimento
• Trata a retenção na fonte sobre determinados pagamentos
• Reivindica benefícios ao abrigo de tratados, quando aplicável
• Mantém separada a sua conformidade pessoal e empresarial

Se está a construir uma empresa nos EUA, a Zenind pode ajudá-lo a concentrar-se na parte da constituição da empresa enquanto coordena as questões fiscais com um profissional qualificado na área fiscal.

Como pedir um ITIN

O IRS utiliza geralmente o Formulário W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, para processar pedidos de ITIN.

Em muitos casos, o pedido é apresentado juntamente com uma declaração fiscal federal ou com documentação que demonstre que o requerente tem uma finalidade fiscal federal válida.

Os passos típicos incluem:

1. Determinar se é efetivamente inelegível para um SSN.
2. Confirmar que tem uma razão fiscal federal válida para o ITIN.
3. Preencher corretamente o Formulário W-7.
4. Reunir documentos de identificação e de estatuto estrangeiro.
5. Apresentar o pedido através do método aprovado pelo IRS.

Como os pedidos de ITIN dependem fortemente da documentação, a precisão é essencial. Erros podem atrasar o processamento ou levar a uma rejeição.

Documentos normalmente exigidos

O IRS exige documentos de apoio que comprovem a identidade e o estatuto estrangeiro.

Os requerentes utilizam frequentemente o passaporte, que em muitos casos pode satisfazer ambos os requisitos por si só. Se não for usado passaporte, o IRS pode exigir uma combinação de outros documentos aprovados.

Ponto importante: os documentos devem cumprir as instruções do IRS para o processo de candidatura em vigor. Apresentar documentos incompletos, expirados ou que não sejam aceites é uma das razões mais comuns para atrasos nos pedidos.

Erros comuns com o ITIN

Muitos problemas relacionados com ITIN resultam de um mal-entendido sobre a finalidade deste número.

Eis alguns dos erros mais comuns:

• Pedir um ITIN quando o requerente é, na verdade, elegível para um SSN
• Assumir que um ITIN pode ser usado para trabalhar nos EUA
• Confundir um ITIN com um EIN de uma empresa
• Esquecer-se de incluir a documentação fiscal exigida
• Utilizar formulários ou instruções desatualizados
• Deixar o pedido para a última hora antes de um prazo de entrega

Para proprietários de negócios, outro problema frequente é assumir que todos os proprietários de uma empresa dos EUA precisam de um ITIN. Isso nem sempre é verdade. A resposta correta depende do estatuto fiscal do proprietário e das respetivas obrigações de declaração.

Como um ITIN se enquadra na constituição de empresas nos EUA

Um ITIN não é um documento de constituição, mas pode tornar-se relevante após a constituição.

Quando um fundador cria uma LLC ou uma corporation, a empresa pode precisar de um EIN para abrir contas bancárias, contratar funcionários ou apresentar formulários fiscais. Em separado, o fundador pode precisar de um ITIN se for necessário apresentar reporte fiscal pessoal e não existir um SSN disponível.

Isto significa que a constituição da empresa e a identificação fiscal pessoal funcionam muitas vezes em paralelo:

• A criação da entidade empresarial pode exigir registos estaduais e um EIN
• A conformidade fiscal pessoal pode exigir um ITIN
• A imigração ou autorização de trabalho é uma questão totalmente separada

Manter estes processos separados ajuda a evitar erros de declaração dispendiosos.

Quando falar com um profissional

Deve falar com um profissional fiscal se:

• Não tiver a certeza de que é elegível para um SSN
• For um fundador estrangeiro com rendimento ou obrigações fiscais nos EUA
• Estiver a reclamar um dependente ou cônjuge que necessite de identificação fiscal
• Tiver recebido correspondência do IRS sobre um problema com um ITIN
• Precisar de ajuda para coordenar a constituição da entidade, a criação do EIN e a conformidade fiscal

Para muitos empreendedores, a melhor abordagem é tratar primeiro da constituição da empresa e só depois abordar os identificadores fiscais e as obrigações de declaração pela ordem correta.

Perguntas frequentes

Posso usar um ITIN para trabalhar nos EUA?

Não. Um ITIN destina-se apenas a fins fiscais e não autoriza emprego.

Um ITIN substitui um SSN?

Não. Se for elegível para um SSN, esse é geralmente o número que deve usar.

A minha LLC precisa de um ITIN?

Não. Uma entidade empresarial normalmente precisa de um EIN, não de um ITIN. O ITIN aplica-se a uma pessoa, não à empresa em si.

Posso abrir uma empresa nos EUA sem um ITIN?

Em muitos casos, sim. A necessidade de um ITIN depende da sua situação fiscal pessoal, e não apenas de deter uma empresa nos EUA.

Em resumo

Um número ITIN é um identificador fiscal federal para pessoas que precisam de cumprir as regras fiscais dos EUA, mas que não são elegíveis para um SSN. Pode ser especialmente importante para fundadores estrangeiros, investidores internacionais e pessoas não residentes com obrigações de declaração nos EUA.

Se estiver a constituir um negócio nos EUA, certifique-se de que separa três საკითხos diferentes: a constituição da empresa, a identificação fiscal da empresa e o seu próprio estatuto fiscal pessoal. Esta é a forma mais clara de se manter organizado e em conformidade à medida que constrói nos Estados Unidos.