Como as empresas estrangeiras podem concluir os relatórios BOI da FinCEN

A comunicação de Beneficial Ownership Information, ou BOI, mudou significativamente. Em 26 de março de 2025, as entidades constituídas nos EUA e as pessoas dos EUA ficaram isentas do requisito de reporte BOI da FinCEN. A obrigação de apresentação aplica-se agora principalmente a certas entidades estrangeiras que se registam para exercer atividade num estado dos EUA ou numa jurisdição tribal e que não beneficiam de outra isenção.

Isto torna a conformidade BOI mais restrita do que era quando as regras da Corporate Transparency Act entraram em vigor, mas continua a ser importante para as empresas estrangeiras que pretendem operar nos Estados Unidos. Se a sua empresa foi constituída ao abrigo da lei estrangeira e está registada nos EUA, deve confirmar se é uma empresa sujeita a reporte, reunir as informações de titularidade exigidas e apresentar tudo atempadamente através do sistema da FinCEN.

Para consultar a regra atual e as atualizações oficiais, reveja a página de reporte BOI da FinCEN.

O que é um relatório BOI

Um relatório BOI é uma declaração apresentada à FinCEN que identifica uma empresa sujeita a reporte e as pessoas que, em última instância, a detêm ou controlam. O objetivo do relatório é dar ao governo uma visão mais clara das pessoas reais por detrás de determinadas entidades.

Para as empresas estrangeiras sujeitas a reporte, o processo de reporte centra-se geralmente em dois aspetos:

• informações sobre a própria empresa; e
• informações sobre os beneficiários efetivos que devem ser divulgados ao abrigo das regras da FinCEN.

Se a sua empresa estiver isenta, não precisa de apresentar um relatório BOI. Se não tiver a certeza de que existe uma isenção aplicável, confirme a regra em vigor antes de apresentar o relatório.

Quem ainda precisa de apresentar

Ao abrigo da regra atual da FinCEN, uma empresa estrangeira pode ter de apresentar um relatório BOI se se verificarem todas as seguintes condições:

• foi constituída ao abrigo da lei de um país estrangeiro;
• registou-se para exercer atividade num estado dos EUA ou numa jurisdição tribal, através da apresentação junto da entidade competente; e
• não beneficia de uma isenção.

A atualização da FinCEN de março de 2025 também alterou quem deve ser declarado neste contexto. As empresas estrangeiras sujeitas a reporte não declaram pessoas dos EUA como beneficiários efetivos, e as pessoas dos EUA não são obrigadas a fornecer BOI para essas entidades.

Se a sua empresa já estava registada nos Estados Unidos antes da regra interina final de 26 de março de 2025, a FinCEN definiu um prazo de apresentação de 25 de abril de 2025. Se a sua empresa se registou em ou após 26 de março de 2025, regra geral tem 30 dias de calendário após receber a notificação de que o registo entrou em vigor.

Informações de que precisa antes de apresentar

Um relatório BOI completo depende de registos precisos e consistentes. Antes de apresentar, reúna os dados da empresa e as informações pessoais exigidas pela FinCEN.

Informações da empresa

Normalmente, vai precisar de:

• nome legal completo da empresa sujeita a reporte;
• jurisdição estrangeira onde a entidade foi constituída;
• jurisdição dos EUA onde a entidade se registou para exercer atividade;
• morada principal da atividade nos EUA;
• número de identificação fiscal da empresa, se já tiver sido atribuído; e
• quaisquer nomes comerciais, DBAs ou outros nomes usados nos Estados Unidos.

Tenha atenção à morada principal da atividade. Deve ser uma localização física ligada a operações reais, e não uma caixa postal nem a morada do agente registado.

Informações do beneficiário efetivo

Para cada beneficiário efetivo reportável, normalmente vai precisar de:

• nome legal completo;
• data de nascimento;
• morada residencial; e
• dados do documento de identificação, bem como uma imagem do documento.

A FinCEN aceita determinados documentos de identificação emitidos por entidades governamentais, como passaportes e cartas de condução, desde que estejam válidos e em vigor. Documentos expirados não devem ser utilizados.

Como concluir o processo de apresentação

O processo de apresentação é gerível se preparar tudo pela ordem correta.

1. Confirme que a empresa é efetivamente uma empresa sujeita a reporte

Comece pelo estatuto jurídico da entidade. Muitas empresas que antes esperavam ter de apresentar o BOI estão agora isentas porque foram constituídas nos Estados Unidos. No caso de empresas estrangeiras, confirme a data de registo, a jurisdição e se existe uma isenção separada aplicável.

2. Identifique os beneficiários efetivos

Concentre-se nas pessoas que cumprem o critério de titularidade ou controlo da FinCEN. Na prática, isto significa geralmente olhar para além do cargo formal e analisar quem detém a empresa, quem controla as decisões e se a titularidade é direta ou indireta.

3. Recolha e verifique as informações pessoais

Peça a cada pessoa reportável que forneça exatamente as informações necessárias para a apresentação. Este é um dos pontos em que é mais fácil cometer um erro, sobretudo quando os nomes nos passaportes, cartas de condução e registos internos da empresa não coincidem exatamente.

4. Reveja cuidadosamente os dados da empresa

Pequenos erros no nome da entidade, jurisdição, número fiscal ou morada da atividade podem causar problemas na apresentação. Compare os dados BOI com os documentos de constituição e registo antes de enviar qualquer coisa.

5. Apresente através do sistema eletrónico da FinCEN

A FinCEN aceita relatórios BOI através do seu sistema eletrónico de apresentação. O envio só deve ser concluído depois de os dados da empresa, dos proprietários e da identificação terem sido verificados quanto à sua exatidão.

6. Guarde registos e monitorize alterações

A conformidade BOI não é uma tarefa única de introdução de dados. Se a empresa alterar a titularidade, a estrutura de controlo, o estatuto de registo ou outras informações reportáveis, o relatório poderá ter de ser atualizado.

Erros comuns na apresentação BOI

Uma revisão cuidadosa antes da apresentação pode evitar erros desnecessários. Os problemas mais comuns incluem:

• utilizar um prazo de apresentação desatualizado;
• presumir que a empresa ainda está obrigada a apresentar quando, na verdade, já está isenta;
• confundir a morada do agente registado com a morada principal da atividade;
• indicar as pessoas erradas como beneficiários efetivos;
• utilizar documentos de identificação expirados;
• omitir nomes comerciais ou DBAs;
• não verificar se o nome legal corresponde exatamente aos registos de constituição; e
• tratar o BOI como uma apresentação anual quando não o é.

Esses erros podem atrasar a conformidade ou levar a uma apresentação incorreta. A forma mais segura é comparar os seus dados BOI com os registos oficiais da entidade antes de enviar o relatório.

Como a Zenind pode ajudar

A Zenind ajuda empreendedores e fundadores estrangeiros a constituir e manter entidades nos EUA com um forte foco na precisão, organização e apoio à conformidade. Isso é importante porque o reporte BOI depende muitas vezes de registos empresariais organizados, de informações claras sobre a titularidade e de uma compreensão fiável de onde e como a entidade foi constituída ou registada.

Para empresas estrangeiras que entram no mercado dos EUA, a Zenind pode ajudar a manter tudo organizado desde o início. Um processo de constituição bem mantido facilita determinar se é necessário apresentar um BOI, quem deve ser identificado e que dados da empresa devem ser usados no relatório.

Conclusão

A conformidade BOI é muito mais restrita agora do que era quando a FinCEN implementou pela primeira vez as regras de reporte da Corporate Transparency Act. Em 26 de março de 2025, as empresas dos EUA e as pessoas dos EUA ficaram isentas, enquanto certas empresas estrangeiras registadas para exercer atividade nos Estados Unidos podem ainda ter de apresentar.

Se é uma empresa estrangeira sujeita a reporte, os passos principais são simples: confirme o seu estatuto, recolha informações precisas sobre a empresa e os proprietários, apresente através do sistema da FinCEN e mantenha os seus registos atualizados. Uma revisão cuidadosa antes da submissão reduzirá o risco de erros e ajudará a manter a conformidade com a regra atual.

Para obter a orientação oficial mais recente, confirme sempre os requisitos diretamente com a FinCEN antes de apresentar.