Ghid pentru înregistrarea activităților caritabile din Hawaii: cum rămân organizațiile nonprofit și strângătorii de fonduri în conformitate

Dacă organizația dvs. intenționează să solicite donații în Hawaii, înregistrarea pentru activități caritabile nu este o simplă formalitate. Este o etapă esențială de conformitate care vă poate afecta capacitatea de a strânge fonduri, de a menține încrederea publicului și de a păstra la zi depunerile anuale. Hawaii reglementează organizațiile caritabile, solicitanții profesioniști, consultanții profesioniști în strângere de fonduri, promotorii comerciali cu componentă caritabilă și anumite activități de anuități caritabile prin Department of the Attorney General, Tax & Charities Division al statului Hawaii.

Pentru organizațiile nonprofit care se constituie în Hawaii, există adesea și un al doilea nivel de conformitate. Constituirea entității este gestionată separat prin Business Registration Division din cadrul Department of Commerce and Consumer Affairs (DCCA), în timp ce înregistrarea caritabilă este gestionată de Attorney General. În practică, acest lucru înseamnă că multe organizații trebuie să coordoneze atât constituirea corporativă, cât și conformitatea caritabilă înainte de a începe strângerea de fonduri.

Acest ghid explică cine trebuie să se înregistreze, cum arată în general procesul de depunere, ce raportări continue sunt necesare și unde apar cel mai des greșelile.

Ce acoperă înregistrarea caritabilă din Hawaii

Mecanismul de solicitare caritabilă din Hawaii este conceput pentru a supraveghea organizațiile și profesioniștii care solicită publicului donații sau participă în alt mod la activități de strângere de fonduri caritabile în stat. Tax & Charities Division a Attorney General oferă înregistrare, raportare anuală, cereri de exceptare și depuneri conexe prin sistemele și ghidurile sale online.

Universul depunerilor este mai amplu decât doar organizațiile caritabile publice. În funcție de activitățile dvs., este posibil să trebuiască să vă ocupați de una sau mai multe dintre următoarele:

• Organizații caritabile
• Solicitatori profesioniști
• Consultanți profesioniști în strângere de fonduri
• Co-venture comerciale
• Depuneri pentru anuități caritabile
• Cereri de exceptare

Dacă organizația dvs. strânge fonduri în Hawaii, ar trebui să presupuneți că este necesară o analiză de conformitate, cu excepția cazului în care există în mod clar o exceptare aplicabilă.

Cine trebuie, de obicei, să se înregistreze

În general, organizațiile care solicită contribuții în Hawaii sau de la rezidenți ai Hawaii ar trebui să verifice cerințele de înregistrare caritabilă ale statului înainte de a lansa orice campanie. Cadrul de reglementare al statului este deosebit de relevant pentru:

• Organizații nonprofit 501(c)(3) și alte organizații caritabile
• Corporații de interes public
• Organizații caritabile din afara statului care strâng fonduri în Hawaii
• Organizații care folosesc solicitanți plătiți sau consultanți în strângere de fonduri
• Campanii de tip co-venture comercial legate de o cauză caritabilă
• Entități care oferă anuități caritabile

O greșeală frecventă este presupunerea că statutul federal de scutire de impozit este suficient. Nu este. Exonerarea fiscală federală și înregistrarea caritabilă în Hawaii sunt întrebări de conformitate conexe, dar separate.

O altă eroare frecventă este presupunerea că o organizație este scutită de înregistrare doar pentru că este mică, orientată spre misiune sau bine stabilită într-un alt stat. Hawaii așteaptă în continuare ca organizațiile să evalueze dacă activitatea de solicitare declanșează obligații de depunere.

Constituirea separată a entității și înregistrarea caritabilă

Dacă creați o corporație nonprofit în Hawaii, constituirea entității și înregistrarea caritabilă nu sunt aceeași depunere.

• DCCA Business Registration Division gestionează constituirea entității și înregistrarea comercială.
• Attorney General’s Tax & Charities Division gestionează înregistrarea și raportarea privind solicitarea caritabilă.

Această separare contează deoarece o organizație nonprofit poate fi constituită corect, dar totuși neconformă dacă solicită donații înainte de a finaliza înregistrarea caritabilă.

De exemplu, o corporație nonprofit domestică poate fi înregistrată la DCCA, dar dacă intenționează să solicite donații în Hawaii, trebuie să se înregistreze și în sistemul Charity Registration al Attorney General. Același principiu se aplică multor organizații nonprofit străine care operează sau strâng fonduri în stat.

Ce caută de obicei Attorney General al Hawaii

Atunci când o organizație caritabilă se înregistrează în Hawaii, Attorney General dorește, în general, să înțeleagă identitatea, guvernanța, scopul, structura financiară și activitățile de strângere de fonduri ale organizației. Pachetul exact de depunere depinde de tipul de depunător și de instrucțiunile curente, însă organizațiile ar trebui să se aștepte să furnizeze informații precum:

• Denumirea legală și datele de contact
• Scopul și activitățile organizației
• Statutul fiscal federal, dacă există
• Ofițeri, directori sau administratori
• Informații financiare și declarații IRS
• Relații cu strângători de fonduri profesioniști, dacă este cazul
• Orice bază de exceptare invocată

Hawaii menționează în prezent că Schedule B din formularul IRS 990 nu mai este necesar ca parte a înregistrării și raportării anuale. Acest lucru este important pentru organizațiile care anterior tratau tabelele cu donatori ca pe o cerință standard de încărcare.

Totuși, organizațiile nu ar trebui să presupună că pachetul de depunere este minimal. Statul se așteaptă la suficiente informații pentru a analiza în mod responsabil structura și activitatea de strângere de fonduri a organizației caritabile.

Fluxul tipic de înregistrare

Pașii exacți depind de faptul dacă sunteți o organizație caritabilă, un solicitant profesionist, un consultant în strângere de fonduri sau un alt depunător reglementat, dar fluxul urmează de obicei acest model.

1. Confirmați dacă activitatea declanșează obligația de înregistrare

Începeți prin a identifica ce face efectiv organizația dvs. în Hawaii. Declanșatoare frecvente includ corespondența directă, strângerea de fonduri online direcționată către rezidenți din Hawaii, evenimentele, solicitările de granturi, campaniile peer-to-peer și aranjamentele de strângere de fonduri cu terți.

Dacă are loc orice activitate de strângere de fonduri, nu vă bazați pe presupuneri. Revizuiți legislația curentă din Hawaii, ghidul de înregistrare și întrebările frecvente.

2. Colectați documentele de guvernanță și financiare

Pregătiți documentele și evidențele de care este probabil să aveți nevoie:

• Documente de constituire
• Scrisoarea de determinare IRS, dacă este cazul
• Statutul sau documentele de guvernanță
• Lista actuală a ofițerilor și directorilor
• Situații financiare sau declarații IRS
• Detalii despre contractele de strângere de fonduri, dacă este implicat un fundraiser plătit
• Documente de exceptare, dacă intenționați să invocați una

Cu cât evidențele interne sunt mai clare, cu atât procesul de depunere se desfășoară, de regulă, mai repede.

3. Depuneți înregistrarea prin sistemul statului

Tax & Charities Division din Hawaii oferă acces la depuneri online pentru înregistrarea inițială, rapoarte anuale, cereri de exceptare și formulare conexe. Folosiți portalul și instrucțiunile actuale ale statului, nu listele de verificare vechi de la terți, deoarece regulile și formularele de depunere se pot schimba.

4. Urmăriți aprobarea și păstrați dovada depunerii

După depunere, salvați confirmarea, numărul de dosar și orice corespondență de la stat. Dacă organizația dvs. lucrează cu un consiliu, un comitet financiar sau cu consultanți externi, păstrați un singur dosar de conformitate, astfel încât documentația să poată fi recuperată ușor ulterior.

Exceptări: când se pot aplica

Unele organizații pot avea dreptul la o exceptare de la înregistrarea completă sau de la anumite cerințe de depunere, dar exceptările nu sunt automate.

Materialele din Hawaii indică organizațiilor ghidaj pentru exceptare pentru categorii precum:

• Instituții educaționale
• Organizații de sănătate
• Organizații religioase

Dacă se aplică o exceptare depinde de structura și activitățile organizației, nu doar de eticheta misiunii sale. De exemplu, o organizație religioasă sau educațională poate avea în continuare nevoie să analizeze natura strângerii sale de fonduri și a activităților conexe.

Dacă luați în considerare o exceptare, documentați cu atenție motivul și păstrați materialele justificative actualizate. Dacă faptele se schimbă, și analiza exceptării se poate schimba.

Raportare anuală și obligații continue

Înregistrarea nu este sfârșitul poveștii de conformitate. Majoritatea organizațiilor care se înregistrează în Hawaii trebuie, de asemenea, să gestioneze raportarea anuală și reînnoirile sau actualizările aferente.

Obligațiile continue pot include:

• Rapoarte anuale pentru organizațiile caritabile
• Taxe anuale de depunere
• Actualizări ale raportării financiare
• Transmiteri speciale pentru organizațiile care depun formularul IRS 990-N
• Reînnoiri pentru solicitanți profesioniști și consultanți în strângere de fonduri
• Declarații anuale pentru anuități caritabile
• Notificări de dezactivare dacă activitatea de solicitare încetează

Hawaii oferă, de asemenea, ghiduri separate pentru raportarea anuală, raportarea financiară anuală, accesul pentru persoana care pregătește documentele și gestionarea contului de utilizator. Aceste resurse contează deoarece defecțiunile de raportare apar adesea după finalizarea înregistrării inițiale, când organizația presupune că munca s-a încheiat.

Pentru anuitățile caritabile, Hawaii precizează că declarațiile anuale sunt scadente în fiecare an la 15 martie. Dacă organizația dvs. emite anuități caritabile, integrați acest termen în calendarul de conformitate cât mai devreme.

Greșeli frecvente de conformitate

Un număr surprinzător de probleme legate de înregistrarea caritabilă pot fi prevenite. Cele mai frecvente greșeli includ:

• Înregistrarea entității, dar uitarea depunerii caritabile
• Începerea strângerii de fonduri înainte ca înregistrarea să fie completă
• Presupunerea că scutirea fiscală federală acoperă cerințele de depunere din Hawaii
• Nerespectarea termenelor de raportare anuală
• Neactualizarea ofițerilor, adreselor sau a altor informații materiale
• Utilizarea unui solicitanț sau consultant plătit fără a confirma statutul lor de înregistrare
• Trecerea cu vederea a depunerilor speciale pentru anuități sau co-venture comerciale
• Lipsa unui calendar centralizat de conformitate

O altă greșeală este să vă bazați pe articole învechite sau pe sfaturi generice despre organizațiile nonprofit. Regulile din Hawaii sunt specifice, iar îndrumările oficiale ale statului ar trebui să fie sursa principală pentru deciziile de depunere.

Cum verifică Hawaii informațiile organizațiilor caritabile publice

Tax & Charities Division menține instrumente de căutare pentru organizațiile caritabile înregistrate și entități conexe. Asta înseamnă că publicul poate verifica adesea dacă o organizație este listată, poate examina detalii de bază și poate folosi resursele statului pentru a afla mai multe despre donațiile caritabile și plângeri.

Statul mai menționează că includerea în baza sa de date caritabilă nu garantează deductibilitatea fiscală sau conformitatea juridică deplină. Organizațiile ar trebui să trateze acest lucru cu seriozitate. Vizibilitatea publică nu este același lucru cu o autorizare de reglementare completă.

Unde se potrivește Zenind

Zenind este construit pentru servicii de constituire și conformitate pentru afaceri din SUA. Pentru organizațiile care constituie un nonprofit în Hawaii sau se extind în Hawaii, Zenind poate ajuta la organizarea părții de constituire, astfel încât echipa să se poată concentra pe cerințele de înregistrare caritabilă care trebuie tratate cu statul.

Acest lucru poate fi deosebit de util atunci când coordonați mai multe elemente în mișcare:

• Constituirea entității nonprofit
• Menținerea evidențelor de guvernanță
• Urmărirea termenelor de depunere
• Pregătirea pentru fluxurile de înregistrare ale statului
• Prevenirea scăpării unor sarcini de conformitate

Înregistrarea caritabilă propriu-zisă rămâne în responsabilitatea Attorney General al Hawaii, dar un proces organizat de constituire și conformitate face depunerea caritabilă mult mai ușor de gestionat.

Listă practică înainte de a solicita donații în Hawaii

Folosiți această listă de verificare înainte de lansare:

• Confirmați dacă activitatea dvs. reprezintă solicitare în Hawaii
• Verificați dacă entitatea dvs. este constituită corespunzător și în bună stare
• Stabiliți dacă este necesară o depunere de înregistrare caritabilă
• Revizuiți ghidajul privind exceptările doar după ce ați confirmat faptele
• Adunați documentele de guvernanță și evidențele financiare
• Verificați dacă este necesară și vreo depunere pentru fundraiser, consultant sau co-venture
• Stabiliți mementouri pentru raportarea anuală înainte de începerea primei campanii
• Salvați confirmările și păstrați un dosar permanent de conformitate

Dacă puteți răspunde cu încredere la fiecare dintre aceste puncte, sunteți într-o poziție mult mai bună pentru a strânge fonduri fără probleme de reglementare evitabile.

Concluzie

Înregistrarea caritabilă din Hawaii este o întrebare în doi pași: mai întâi, dacă organizația sau activitatea dvs. de strângere de fonduri declanșează obligații de depunere; apoi, cum veți menține aceste obligații actualizate după înregistrarea inițială. Pentru multe organizații, abordarea cea mai sigură este să trateze înregistrarea caritabilă ca pe o cerință de lansare, nu ca pe o idee ulterioară.

Dacă organizația dvs. nonprofit, fundraiserul sau campania caritabilă atinge Hawaii, analizați din timp ghidajul actual al Tax & Charities Division al statului, coordonați separat constituirea entității și depunerea caritabilă și construiți un calendar de raportare care să rămână în fața termenelor limită.