Ръководство за благотворителна регистрация в Хавай: как организациите с нестопанска цел и събирачите на средства да спазват изискванията

Ако вашата организация планира да набира дарения в Хавай, благотворителната регистрация не е формалност. Тя е основна стъпка за съответствие, която може да повлияе на способността ви да набирате средства, да поддържате обществено доверие и да следите годишните си подадени документи. Хавай регулира благотворителните организации, професионалните събирачи на средства, консултантите по професионално набиране на средства, благотворителните промоции на продажби и определени дейности, свързани с благотворителни анюитети за дарения, чрез Департамента на главния прокурор на щата Хавай, Отдел „Данъци и благотворителни организации“.

За организациите с нестопанска цел, които се учредяват в Хавай, често има и второ ниво на съответствие. Учредяването на юридическото лице се обработва отделно чрез Отдела за регистрация на бизнеса към Департамента по търговия и защита на потребителите (DCCA), докато благотворителната регистрация се обработва от Главния прокурор. На практика това означава, че много организации трябва да координират едновременно корпоративното учредяване и благотворителното съответствие, преди да започнат набирането на средства.

Това ръководство обяснява кой трябва да се регистрира, как обикновено изглежда процесът на подаване, какви текущи отчети се изискват и къде организациите най-често допускат грешки.

Какво обхваща благотворителната регистрация в Хавай

Рамката на Хавай за благотворително набиране на средства е създадена, за да контролира организации и професионалисти, които искат дарения от обществеността или по друг начин участват в благотворителна дейност по набиране на средства в щата. Отдел „Данъци и благотворителни организации“ към Главния прокурор предоставя регистрация, годишно отчитане, заявления за освобождаване и свързани документи чрез своите онлайн системи и указания.

Обхватът на подаваните документи е по-широк от обикновените обществени благотворителни организации. В зависимост от вашата дейност може да се наложи да се занимавате с една или повече от следните категории:

• Благотворителни организации
• Професионални събирачи на средства
• Консултанти по професионално набиране на средства
• Комерсиални ко-венчъри
• Подаване на документи за благотворителни анюитети за дарения
• Заявления за освобождаване

Ако вашата организация набира средства в Хавай, трябва да приемете, че е необходим преглед за съответствие, освен ако не е ясно приложимо конкретно освобождаване.

Кои обикновено трябва да се регистрират

По принцип организациите, които искат дарения в Хавай или от жители на Хавай, трябва да прегледат изискванията за благотворителна регистрация в щата, преди да започнат кампания. Рамката на щата е особено важна за:

• Организации 501(c)(3) с нестопанска цел и други благотворителни организации
• Корпорации в обществена полза
• Благотворителни организации извън щата, които набират средства в Хавай
• Организации, които използват платени събирачи на средства или консултанти по набиране на средства
• Кампании на комерсиални ко-венчъри, свързани с благотворителна кауза
• Субекти, които предлагат благотворителни анюитети за дарения

Честа грешка е да се предполага, че федералният статут на освободена от данък организация е достатъчен. Не е. Федералното освобождаване от данъци и благотворителната регистрация в Хавай са свързани, но отделни въпроси за съответствие.

Друга честа грешка е да се смята, че организацията е освободена от регистрация само защото е малка, с мисия за обществено благо или отдавна съществува в друг щат. Хавай все пак очаква организациите да преценят дали дейността по набиране на средства поражда задължения за подаване на документи.

Отделно учредяване на бизнеса и регистрация на благотворителна дейност

Ако създавате корпорация с нестопанска цел в Хавай, учредяването на юридическото лице и благотворителната регистрация не са едно и също подаване.

• DCCA Business Registration Division отговаря за учредяване на юридически лица и бизнес регистрация.
• Отдел „Данъци и благотворителни организации“ към Главния прокурор отговаря за регистрацията и отчитането на благотворителното набиране на средства.

Това разграничение е важно, защото една организация с нестопанска цел може да е правилно учредена, но пак да не е в съответствие, ако започне да събира дарения преди да завърши благотворителната регистрация.

Например, местна корпорация с нестопанска цел може да е подадена в DCCA, но ако планира да набира дарения в Хавай, тя също трябва да се регистрира в системата за благотворителна регистрация на Главния прокурор. Същият принцип важи и за много чуждестранни организации с нестопанска цел, които оперират или набират средства в щата.

Какво търси главният прокурор на Хавай

Когато една благотворителна организация се регистрира в Хавай, главният прокурор обикновено иска да разбере самоличността на организацията, управлението, целта, финансовата структура и дейностите по набиране на средства. Точният пакет документи зависи от вида на подателя и актуалните указания, но организациите трябва да очакват да предоставят информация като:

• Правно наименование и данни за контакт
• Организационна цел и дейности
• Федерален данъчен статус, ако има такъв
• Длъжностни лица, директори или попечители
• Финансова информация и декларации към IRS
• Отношения с професионални събирачи на средства, ако са приложими
• Всяка заявена основа за освобождаване

Хавай в момента отбелязва, че Schedule B към IRS Form 990 вече не се изисква като част от регистрацията и годишното отчитане. Това е важно за организациите, които преди са приемали графиците с дарители за стандартно изискване за качване.

Въпреки това организациите не бива да предполагат, че пакетът документи е минимален. Щатът очаква достатъчно информация, за да прецени отговорно структурата на благотворителната организация и дейността ѝ по набиране на средства.

Типичен процес на регистрация

Точните стъпки зависят от това дали сте благотворителна организация, професионален събирач на средства, консултант по набиране на средства или друг регулиран подател, но процесът обикновено следва този модел.

1. Потвърдете дали дейността задейства задължение за регистрация

Започнете с определяне какво точно прави вашата организация в Хавай. Чести основания са директна поща, онлайн набиране на средства, насочено към жители на Хавай, събития, кампании за грантове, кампании между равни и договори с трети страни за набиране на средства.

Ако изобщо има набиране на средства, не разчитайте на предположения. Прегледайте актуалните закони на Хавай, ръководството за регистрация и често задаваните въпроси.

2. Съберете учредителни и финансови документи

Подгответе документите и записите, които вероятно ще са ви необходими:

• Учредителни документи
• Писмо за данъчно определяне от IRS, ако е приложимо
• Устав или документи за управление
• Актуален списък на длъжностни лица и директори
• Финансови отчети или декларации към IRS
• Данни за договора с организация за набиране на средства, ако участва платен посредник
• Документи за освобождаване, ако очаквате да претендирате за такова

Колкото по-подредени са вътрешните ви записи, толкова по-бързо обикновено протича процесът на подаване.

3. Подайте регистрацията чрез системата на щата

Отдел „Данъци и благотворителни организации“ на Хавай предоставя онлайн достъп за първоначална регистрация, годишни отчети, заявления за освобождаване и свързани формуляри. Използвайте актуалния държавен портал и указания, вместо остарели списъци от трети страни, защото правилата и формулярите за подаване могат да се променят.

4. Проследете одобрението и пазете доказателство за подаване

След подаването запазете потвърждението, номера на подаденото заявление и всяка кореспонденция от щата. Ако организацията работи с борд, финансов комитет или външен консултант, поддържайте единен файл за съответствие, за да може документацията лесно да се намери по-късно.

Освобождавания: кога може да се приложат

Някои организации може да отговарят на условията за освобождаване от пълна регистрация или от определени изисквания за подаване, но освобождаванията не са автоматични.

Материалите на Хавай насочват организациите към указания за освобождаване за категории като:

• Образователни институции
• Здравни организации
• Религиозни организации

Дали се прилага освобождаване зависи от структурата и дейностите на организацията, а не само от мисията ѝ. Например религиозна или образователна организация може все пак да трябва да анализира характера на своето набиране на средства и свързаните с него дейности.

Ако обмисляте освобождаване, документирайте внимателно причината и поддържайте подкрепящите материали актуални. Ако фактите се променят, анализът за освобождаване може също да се промени.

Годишно отчитане и текущи задължения

Регистрацията не е краят на съответствието. Повечето организации, които се регистрират в Хавай, трябва също да управляват годишни отчети и свързаните с тях подновявания или актуализации.

Текущите задължения могат да включват:

• Годишни отчети за благотворителни организации
• Годишни такси за подаване
• Актуализации на финансови отчети
• Специални препратки за организации, подаващи IRS Form 990-N
• Подновявания за професионални събирачи на средства и консултанти по набиране на средства
• Годишни декларации за благотворителни анюитети за дарения
• Известия за деактивиране, ако дейността по набиране на средства е прекратена

Хавай предоставя и отделни ръководства за годишно отчитане, годишно финансово отчитане, достъп за платени подготвящи декларации и управление на потребителски профили. Тези ресурси са важни, защото пропуските в отчитането често се случват след първоначалната регистрация, когато организацията смята, че работата е приключила.

За благотворителни анюитети за дарения Хавай посочва, че годишните декларации са дължими до 15 март всяка година. Ако вашата организация издава благотворителни анюитети за дарения, включете този срок отрано в календара си за съответствие.

Чести грешки при съответствието

Изненадващо много проблеми с благотворителната регистрация могат да бъдат предотвратени. Най-честите грешки включват:

• Регистриране на юридическото лице, но пропускане на благотворителното подаване
• Започване на набиране на средства преди регистрацията да е завършена
• Предположение, че федералното освобождаване от данъци покрива изискванията за подаване в Хавай
• Пропускане на крайни срокове за годишни отчети
• Неподаване на актуализации за длъжностни лица, адреси или друга съществена информация
• Използване на платен събирач на средства или консултант по набиране на средства без проверка на техния регистрационен статус
• Пропускане на специални подавания за анюитети за дарения или комерсиални ко-венчъри
• Липса на централизираен календар за съответствие

Друга грешка е да се разчита на остарели статии или общи съвети за организации с нестопанска цел. Правилата на Хавай са специфични и собствените указания на щата трябва да бъдат основният източник при вземане на решения за подаване.

Как Хавай проверява информацията за обществените благотворителни организации

Отдел „Данъци и благотворителни организации“ поддържа инструменти за търсене на регистрирани благотворителни организации и свързани субекти. Това означава, че обществеността често може да провери дали една организация е вписана, да прегледа основни данни и да използва държавни ресурси, за да научи повече за благотворителни дарения и жалби.

Щатът също отбелязва, че наличието в неговата база данни за благотворителни организации не е гаранция за данъчна приспадаемост или пълно правно съответствие. Организациите трябва да приемат това сериозно. Публичната видимост не е същото като пълно регулаторно одобрение.

Къде се вписва Zenind

Zenind е създаден за учредяване на бизнеси в САЩ и подкрепа при съответствие. За организации, които учредяват nonprofit в Хавай или се разширяват към Хавай, Zenind може да помогне да се подреди страната на учредяването, така че екипът да се фокусира върху изискванията за благотворителна регистрация, които трябва да бъдат изпълнени пред щата.

Това може да бъде особено полезно, когато координирате няколко движещи се части:

• Учредяване на юридическото лице с нестопанска цел
• Поддържане на документи за управление
• Проследяване на крайни срокове за подаване
• Подготовка за работните процеси на държавната регистрация
• Необходимите задачи по съответствие да не се изпускат

Самата благотворителна регистрация продължава да бъде отговорност на Главния прокурор на Хавай, но добре организираният процес по учредяване и съответствие прави благотворителното подаване много по-лесно за управление.

Практически контролен списък преди да започнете набиране на средства в Хавай

Използвайте този контролен списък преди стартиране:

• Потвърдете дали вашата дейност представлява набиране на средства в Хавай
• Проверете дали вашият субект е правилно учреден и в добро състояние
• Определете дали е необходимо подаване за благотворителна регистрация
• Прегледайте указанията за освобождаване едва след като фактите са потвърдени
• Съберете учредителни документи и финансови записи
• Проверете дали е необходимо подаване за всеки събирач на средства, консултант или ко-венчър
• Задайте напомняния за годишно отчитане преди началото на първата ви кампания
• Запазвайте потвържденията и поддържайте постоянен файл за съответствие

Ако можете уверено да отговорите на всяка от тези точки, сте в много по-добра позиция да набирате средства без избегаеми регулаторни проблеми.

Финален извод

Благотворителната регистрация в Хавай е въпрос с две части: първо, дали вашата организация или дейност по набиране на средства задейства задължения за подаване; и второ, как ще поддържате тези задължения актуални след първоначалната регистрация. За много организации най-сигурният подход е да третират благотворителната регистрация като изискване за стартиране, а не като нещо второстепенно.

Ако вашата организация с нестопанска цел, събирач на средства или благотворителна кампания засяга Хавай, прегледайте текущите указания на Отдел „Данъци и благотворителни организации“ рано, координирайте отделно учредяването на юридическото лице и благотворителното подаване и изградете календар за отчитане, който изпреварва сроковете.