Ce este un număr ITIN? Un ghid practic pentru fondatori străini și contribuabili din SUA

Un Individual Taxpayer Identification Number, sau ITIN, este un număr de procesare fiscală emis de IRS în scopuri fiscale federale. Este un număr format din nouă cifre, folosit de persoanele care trebuie să depună declarații sau să raporteze pentru scopuri fiscale din SUA, dar care nu sunt eligibile pentru un număr de Social Security.

Pentru fondatorii străini, investitori, soți și persoane aflate în întreținere, ITIN-ul poate deveni o parte importantă a imaginii fiscale din SUA. Este separat de înființarea companiei, dar apare adesea atunci când o persoană care nu este din SUA deține o afacere americană, obține venituri din surse din SUA sau trebuie inclusă într-o declarație fiscală federală.

Noțiuni de bază despre ITIN

Un ITIN nu este permis de muncă, viză sau statut de imigrare. De asemenea, nu este un număr de identificare cu scop general. IRS emite ITIN-uri exclusiv pentru administrarea fiscală federală.

Asta înseamnă că un ITIN nu:

• Autorizează munca în Statele Unite
• Face o persoană eligibilă pentru beneficii Social Security
• Schimbă statutul de imigrare
• Servește drept act de identitate în afara sistemului fiscal federal
• Înlocuiește numărul Social Security atunci când o persoană este eligibilă pentru unul

Dacă o persoană devine eligibilă pentru un SSN, în general IRS se așteaptă ca acea persoană să folosească SSN-ul în locul ITIN-ului.

Cine are nevoie de un ITIN?

Este posibil să ai nevoie de un ITIN dacă ai un scop fiscal federal și nu ești eligibil pentru un SSN. În practică, asta include adesea:

• Străini nerezidenți care trebuie să depună o declarație fiscală federală în SUA
• Străini rezidenți în scop fiscal care nu sunt eligibili pentru un SSN
• Soți sau persoane aflate în întreținere care trebuie menționați într-o declarație fiscală
• Persoane străine care solicită un beneficiu dintr-un tratat fiscal sau raportează venituri din SUA
• Anumiți fondatori sau proprietari care au nevoie de un număr de identificare fiscală pentru raportare fiscală federală

Criteriul esențial este simplu: dacă IRS solicită un număr de identificare fiscală din SUA pentru un scop fiscal federal și nu poți obține un SSN, ITIN-ul poate fi numărul potrivit pentru care trebuie să aplici.

Cine nu are nevoie de un ITIN?

Nu toți cei cu legături internaționale au nevoie de un ITIN. Este posibil să nu ai nevoie de unul dacă:

• Ai deja un SSN
• Nu ai o obligație de declarare sau raportare fiscală federală
• Doar înființezi o companie și nu ai încă o nevoie fiscală imediată legată de declarația ta personală
• Soliciți un identificator de afaceri, cum ar fi un EIN, pentru entitate

Această distincție contează pentru fondatorii străini. Înființarea unui LLC sau a unei corporații în SUA nu este același lucru cu obținerea unui ITIN. Compania poate avea nevoie de un EIN, în timp ce fondatorul poate avea nevoie ulterior de un ITIN pentru raportare fiscală personală sau la nivel de proprietar.

De ce sunt importante ITIN-urile pentru fondatorii străini

Pentru antreprenorii internaționali, ITIN-ul devine adesea relevant după ce afacerea este înființată. Exemple frecvente includ:

• Un proprietar nerezident trebuie să depună o declarație fiscală din SUA legată de veniturile afacerii
• Un soț sau o persoană aflată în întreținere din străinătate trebuie inclus(ă) într-o declarație legată de proprietarul afacerii
• Un fondator trebuie să raporteze venituri, rețineri sau elemente fiscale bazate pe tratate
• O structură de afaceri creează obligații de raportare care necesită un număr de identificare fiscală personal

Dacă îți construiești o companie din SUA din străinătate, este util să separi clar cele trei identificatoare principale:

• Documentele de înființare a entității creează compania
• EIN identifică afacerea în scopuri IRS
• ITIN identifică anumite persoane în scopuri fiscale federale atunci când nu sunt eligibile pentru un SSN

Zenind ajută antreprenorii să își înființeze entități comerciale în SUA, iar înțelegerea timpurie a acestor identificatori fiscali poate preveni întârzierile atunci când compania începe să aibă obligații fiscale reale.

Cum să aplici pentru un ITIN

IRS folosește Form W-7 pentru a solicita un ITIN nou sau pentru a reînnoi unul expirat. În cele mai multe cazuri, dosarul de aplicare include:

1. Un Form W-7 completat
2. O declarație fiscală federală din SUA, dacă este necesară
3. Documente justificative care stabilesc identitatea și statutul de străin

Cererea trebuie să fie corectă și completă. Dacă IRS are nevoie de o declarație fiscală pentru ca ITIN-ul să fie emis, declarația trebuie de obicei atașată la dosarul de aplicare. Dacă declarația este incompletă sau documentația nu îndeplinește cerințele IRS, procesarea se poate bloca.

Documente frecvente

IRS cere documente care dovedesc identitatea și statutul de străin. Un pașaport este adesea cel mai simplu document dacă îndeplinește cerințele IRS. Pot fi acceptate și alte documente, în funcție de situație și de instrucțiunile în vigoare la momentul depunerii.

Deoarece regulile IRS sunt specifice documentelor, solicitanții ar trebui să verifice instrucțiunile curente pentru Form W-7 înainte de a trimite orice document.

Momentul depunerii

Dacă soliciți un ITIN nou pentru o declarație fiscală, în general IRS se așteaptă ca cererea să fie depusă împreună cu declarația până la termenul limită, cu excepția cazului în care se aplică o excepție. Dacă ratezi acest moment, poți întâmpina întârzieri sau poți pierde posibilitatea de a revendica anumite beneficii fiscale pentru acel ciclu de raportare.

Această problemă de calendar este una dintre cele mai frecvente greșeli. Oamenii așteaptă până când declarația este gata, apoi descoperă că cererea pentru ITIN trebuia inclusă în dosar de la început.

Reînnoirea unui ITIN expirat

ITIN-urile pot expira. Dacă un ITIN expirat va fi folosit într-o declarație fiscală federală din SUA, acesta ar trebui reînnoit prin Form W-7 și materialele justificative necesare.

Dacă ITIN-ul este folosit doar în declarații informative depuse de terți, reînnoirea s-ar putea să nu fie necesară până când numărul este efectiv nevoie pentru o declarație fiscală federală. Totuși, dacă intenționezi să depui o declarație folosind acel ITIN, reînnoiește-l înainte de depunere sau așteaptă-te la posibile întârzieri de procesare.

Poți depune electronic cu un ITIN nou?

În anul în care un ITIN este atribuit, prima declarație asociată cu acel ITIN, în general, nu poate fi depusă electronic în același mod ca declarațiile ulterioare. După ce IRS atribuie numărul, depunerea electronică poate fi disponibilă în anii următori.

Dacă îți planifici sezonul fiscal, nu aștepta până la termenul limită pentru a descoperi că cererea trebuie trimisă prin poștă sau inclusă împreună cu declarația pe hârtie.

Greșeli frecvente de evitat

Cererile pentru ITIN sunt adesea întârziate din aceleași motive:

• Depunerea Form W-7 fără declarația fiscală necesară, atunci când este nevoie de una
• Folosirea unor documente justificative neactualizate sau incomplete
• Presupunerea că un ITIN și un SSN sunt interschimbabile
• Confundarea cerințelor pentru EIN ale afacerii cu cerințele pentru ITIN ale proprietarului
• Așteptarea până la termenul limită de depunere pentru a începe procesul de aplicare
• Depunerea cu un ITIN expirat atunci când este necesară reînnoirea

Cea mai simplă modalitate de a evita aceste probleme este să identifici mai întâi scopul fiscal, apoi să potrivești cererea cu formularul IRS și setul corect de documente.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Aceste trei numere sunt ușor de confundat, dar au roluri foarte diferite.

ITIN

Folosit de persoanele care au nevoie de un număr de identificare fiscală federală, dar nu sunt eligibile pentru un SSN.

SSN

Folosit pentru persoanele eligibile și legat de angajare și de administrarea Social Security.

EIN

Folosit de entitățile comerciale și în anumite situații de raportare fiscală pentru angajatori, parteneriate, corporații și unele LLC-uri.

Un fondator străin poate avea nevoie de unul, două sau toate trei în etape diferite ale parcursului afacerii. Numărul potrivit depinde de faptul dacă IRS identifică persoana sau compania și de faptul dacă problema ține de înființare, angajare sau raportare fiscală.

Când să ceri ajutor profesionist

Procesul ITIN este gestionabil, dar nu este întotdeauna simplu. Merită să ceri ajutor dacă:

• Ești un fondator nerezident cu venituri transfrontaliere
• Trebuie să depui mai multe formulare împreună
• Structura afacerii tale ridică întrebări despre reținere la sursă sau tratate fiscale
• Nu ești sigur dacă ai nevoie de un ITIN, un EIN sau de ambele
• Trebuie să reînnoiești un ITIN expirat înainte de sezonul de depunere a declarațiilor

O mică greșeală la început poate crea o întârziere de procesare care afectează ulterior depunerea declarațiilor, rambursările sau documentația de reținere la sursă.

Concluzie

Un ITIN este un număr de identificare fiscală federală pentru persoanele care trebuie să interacționeze cu IRS, dar nu sunt eligibile pentru un număr de Social Security. Nu oferă autorizare de muncă și nici statut de imigrare, dar poate fi esențial pentru depunerea declarațiilor fiscale, revendicarea anumitor beneficii și gestionarea obligațiilor fiscale din SUA legate de proprietatea străină sau de membrii familiei.

Pentru fondatorii străini, lecția principală este să trateze ITIN-urile ca parte a configurației fiscale generale din SUA, nu ca un substitut pentru înființarea entității sau înregistrarea afacerii. Stabilește corect structura companiei, identifică numărul IRS de care are nevoie afacerea și apoi determină dacă vreun proprietar sau membru al familiei are nevoie și de un ITIN pentru raportare fiscală personală.

O configurare clară de la început economisește timp mai târziu, când apar documentele IRS și termenele de depunere.