Ako prvýkrát podať daňové priznanie pre firmu: krok za krokom pre amerických podnikateľov

Prvé podanie firemných daní je jeden z tých míľnikov, ktorý z diaľky vyzerá jednoducho, ale keď sa doň naozaj pustíte, pôsobí zdrvujúco. Začnete s podnikateľským nápadom, potom si otvoríte bankový účet, vystavíte niekoľko faktúr a zrazu zisťujete, ktorý formulár IRS sa vás týka, či musíte platiť odhadované dane a čo sa považuje za daňovo uznateľný výdavok.

Dobrá správa je, že proces sa stáva zvládnuteľným, keď si ho rozdelíte na jednotlivé kroky. Väčšina ľudí, ktorí podávajú prvýkrát, sa nedostane do problémov preto, že daňový systém je nemožné pochopiť. Problémy vznikajú skôr preto, že čakajú príliš dlho, vedú neúplné záznamy alebo predpokladajú, že ich firma je zdaňovaná rovnako ako každá iná.

Tento sprievodca prechádza kľúčové kroky, ktoré americkí zakladatelia potrebujú zvládnuť pri prvom firemnom daňovom priznaní s väčším pokojom a menším množstvom prekvapení.

Najprv zistite svoju daňovú klasifikáciu

Proces podania sa začína jednoduchou, ale zásadnou otázkou: ako je vaša firma zdaňovaná?

Odpoveď závisí od vašej právnej formy a od akýchkoľvek daňových volieb, ktoré ste urobili. Niekoľko bežných príkladov:

Ak ste založili LLC, nepredpokladajte, že LLC automaticky znamená jeden konkrétny daňový formulár. LLC je právna forma, ale môže byť zdaňovaná rôznymi spôsobmi v závislosti od toho, ako je nastavená a či ste urobili voľbu voči IRS.

Ak si nie ste istí, ako je vaša spoločnosť klasifikovaná, skontrolujte zakladateľské dokumenty, operating agreement, záznamy o EIN a všetky daňové formuláre, ktoré ste podali. Nesprávne určenie môže viesť k podaniu na nesprávnom formulári, chýbajúcemu reportovaniu K-1 alebo k nesprávnemu pochopeniu toho, či firemný príjem prechádza do vášho osobného priznania.

Pripravte si záznamy skôr, než začnete

Ľudia, ktorí podávajú prvýkrát, sa často snažia pripraviť dane z pamäti. To je chyba.

Potrebujete čisté záznamy za celý daňový rok, nie odhady poskladané na poslednú chvíľu. Začnite tým, že zhromaždíte:

• bankové a kreditné výpisy firmy
• reporty predaja a platobných brán
• faktúry vystavené zákazníkom
• účtenky za výdavky a nákupy
• mzdové záznamy, ak máte zamestnancov alebo ste si vyplácali mzdu cez payroll
• platby dodávateľom a údaje z W-9
• výpisy z úverov a záznamy o úrokoch
• záznamy o nákupe majetku, ako sú počítače, vybavenie a iné väčšie nákupy
• listy, oznámenia a potvrdenia o podaniach od štátu

Cieľom je zabezpečiť, aby každý dolár príjmu a každý odpočítateľný výdavok bolo možné spätne dohľadať k zdrojovému dokumentu. Ak sú firemné financie zmiešané s osobnými výdavkami, oddelte ich teraz a firemné transakcie zdokumentujte starostlivo.

Ak sa vaše účtovníctvo nezhoduje s bankovými výpismi, opravte to ešte pred podaním. Reconciliácia vám pomôže odhaliť chýbajúce transakcie, duplicitné položky a nesprávne zaúčtované výdavky skôr, než sa z nich stanú chyby v priznaní.

Zistite, aké dane môžete dlhovať

Firemné dane nie sú len jedno podanie. V závislosti od vašej štruktúry a činnosti môžete niesť zodpovednosť za viacero rôznych daňových povinností.

Federálna daň z príjmu

Ide o základné priznanie spojené s vašou firemnou štruktúrou. Pass-through entity zvyčajne vykazujú firemné príjmy a odpočty na priznaní, ktoré sa premietne na vlastníkov. C corporation platí daň na úrovni spoločnosti.

Odhadovaná daň z príjmu

Ak podnikáte na vlastnú päsť, vo všeobecnosti musíte počas roka platiť odhadované daňové preddavky. IRS zvyčajne očakáva štvrťročné platby z príjmu, ktorý nie je plne pokrytý zrážkami.

Mnohí živnostníci, spoločníci a akcionári S corporation používajú formulár 1040-ES na výpočet odhadovaných daní. IRS zvyčajne rozdeľuje rok na štyri platobné obdobia s termínmi okolo 15. apríla, 15. júna, 15. septembra a 15. januára nasledujúceho roka, prípadne na nasledujúci pracovný deň, ak termín pripadne na víkend alebo sviatok.

Mzdové dane

Ak má vaša firma zamestnancov, mzdové daňové povinnosti sú samostatné od vášho priznania dane z príjmu. Patrí sem zrážka dane z príjmu, Social Security a Medicare dane, dane z nezamestnanosti a súvisiace povinnosti týkajúce sa podania a odvádzania platieb.

Daň z predaja a štátne dane

Federálne podanie je len časť príbehu. Mnohí zakladatelia sa musia tiež zaregistrovať a podávať štátne dane a niektoré firmy musia vyberať daň z predaja podľa toho, kde pôsobia a kde majú nexus.

Franchisová alebo ročná štátna daň

Niektoré štáty ukladajú ročné výkazy, franchisové dane alebo iné povinnosti na úrovni entity. Tie sa dajú ľahko prehliadnuť, keď sa sústredíte len na IRS.

Zosúlaďte termíny podania s typom entity

Zmeškanie termínu môže viesť k sankciám aj vtedy, keď sú vaše čísla inak správne. Presný dátum závisí od vašej firemnej štruktúry a daňového roka.

Pre kalendárny rok sú všeobecné federálne termíny:

• Partnership: 15. deň tretieho mesiaca po skončení roka
• S corporation: 15. deň tretieho mesiaca po skončení roka
• C corporation: 15. deň štvrtého mesiaca po skončení roka

Ak termín pripadne na sobotu, nedeľu alebo zákonný sviatok, posúva sa na nasledujúci pracovný deň.

Ak potrebujete viac času na podanie, zvyčajne môžete požiadať o predĺženie. Pamätajte však, že predĺženie lehoty na podanie nie je predĺžením lehoty na zaplatenie. Ak dlhujete daň, platba je spravidla stále splatná v pôvodnom termíne.

Toto pravidlo je dôležitejšie, než si väčšina nových zakladateľov uvedomuje. Neskoré podanie je nákladné, ale neskoré podanie s neuhradeným zostatkom môže byť ešte drahšie.

Použite správne formuláre hneď na prvýkrát

Jednou z najbežnejších chýb v prvom roku je použitie nesprávneho daňového formulára alebo zabudnutie na sprievodný formulár.

Niekoľko príkladov:

• LLC s jedným členom môže stále potrebovať vykázať firemný príjem v Prílohe C, aj keď je právne LLC
• Priznanie partnerstva môže vyžadovať formuláre K-1 pre každého partnera
• Priznanie S corporation zvyčajne vyžaduje alokácie pre akcionárov na formulári K-1
• Korporácia môže potrebovať pripojiť ďalšie harmonogramy v závislosti od majetku, zahraničných aktivít alebo iných vykazovaných položiek

Nepredpokladajte, že predvolené nastavenia daňového softvéru z minulého roka sú pre vašu firmu správne. Pred odoslaním si overte typ entity, daňový rok, EIN, adresu, účtovnú metódu a údaje o vlastníkoch.

Ak ste počas roka zmenili štruktúru firmy, táto zmena môže ovplyvniť, ktoré formuláre podávate, a či potrebujete krátke daňové obdobie. V takej situácii sa často oplatí poradiť s daňovým odborníkom.

Sledujte daňovo uznateľné výdavky starostlivo

Firemné odpočty znižujú zdaniteľný príjem, ale len vtedy, ak sú bežné, nevyhnutné a podložené záznamami.

Medzi bežné odpočty pre nové firmy často patria:

• softvér a predplatné
• kancelárske potreby
• poistenie firmy
• reklama a marketing
• profesionálne služby
• nájom a energie pri firemných priestoroch
• bankové poplatky
• služobné cesty a ubytovanie, ak sú správne zdokumentované
• náklady na vozidlo viazané na firemné použitie
• vybavenie a určité startupové alebo organizačné náklady, v závislosti od toho, ako sa posudzujú

Chybou je považovať každý výdavok za odpočítateľný len preto, že bol zaplatený z firemného účtu. Osobný výdavok sa nestane daňovo uznateľným len preto, že prešiel cez spoločnosť.

Ku každému výdavku si nechajte krátku poznámku, ktorá vysvetľuje firemný účel. Tento zvyk vám ušetrí čas, ak budete neskôr potrebovať odpočet preukázať.

Vyplácajte si odmenu správnym spôsobom

Spôsob, akým si majitelia vyplácajú peniaze, závisí od typu entity.

Majitelia S corporation si musia pri aktívnej účasti vo firme vyplácať odmenu správne cez payroll. Partneri a živnostníci si zvyčajne nevyplácajú mzdu rovnakým spôsobom ako zamestnanci. Majitelia C corporation môžu dostávať mzdu, dividendy alebo oboje, v závislosti od nastavenia firmy.

Je to dôležité, pretože začínajúci podávateľ môže predpokladať, že presun peňazí z firemného účtu na osobný účet stačí. Nestačí. Odmena vlastníka musí zodpovedať daňovým pravidlám pre vašu štruktúru.

Ak si nie ste istí, ako narábať s distribúciami, mzdami alebo guaranteed payments, vyžiadajte si radu ešte pred uzavretím ročných účtov.

Podávajte elektronicky, keď je to možné

Elektronické podanie je zvyčajne rýchlejšie a jednoduchšie na potvrdenie než posielanie papierových priznaní. Tiež znižuje riziko jednoduchých chýb, ako sú chýbajúce podpisy alebo nečitateľné prílohy.

Pred odoslaním ešte raz skontrolujte:

• právny názov firmy a EIN
• klasifikáciu entity
• dátumy daňového roka
• percentá vlastníctva a adresy
• bankové údaje pre refundácie alebo platby
• všetky požadované prílohy alebo formuláre K-1
• potvrdenie o platbe, ak je daň splatná

Ak je vaše priznanie zložité, oplatí sa urobiť druhú kontrolu s účtovníkom alebo CPA pred podaním. Jedna prehliadnutá príloha môže vyvolať následné oznámenia, ktoré sa opravujú oveľa dlhšie, než by trvalo skontrolovať priznanie hneď na začiatku.

Ak potrebujete predĺženie, využite ho strategicky

Predĺženie môže byť užitočné, keď čakáte na informácie od partnerov, formuláre K-1, opravené záznamy alebo finálne účtovníctvo. Môže vám tiež poskytnúť trochu priestoru, ak priznanie nie je pripravené do pôvodného termínu.

Predĺženie však nie je spôsob, ako odložiť platbu dane. Ak očakávate, že budete dlhovať, odhadnite záväzok a zaplaťte do pôvodného termínu čo najviac, ako je rozumné. Pomôže to znížiť pokuty a úroky.

Využite extra čas na zlepšenie priznania, nie na to, aby ste ho ignorovali.

Bežné chyby, ktoré robia prvýkrát podávajúci

Najčastejšie chyby sú často tie najľahšie predvídateľné:

• podanie na nesprávnom daňovom formulári
• zmeškanie štvrťročných odhadovaných daňových platieb
• zámenu právnej formy za daňovú klasifikáciu
• zabudnutie na štátne podania, mzdové dane alebo daň z predaja
• odpočítanie osobných výdavkov ako firemných nákladov
• neuskutočnenie reconciliácie účtovníctva pred podaním
• predĺženie priznania bez úhrady zostatku dane
• zabudnutie na pravidlá odmeňovania vlastníkov pri S corporation
• odkladanie reportovania K-1 na poslednú chvíľu

Ak si máte zapamätať len jednu vec, zapamätajte si toto: daňové podanie je oveľa jednoduchšie, keď sa začína s usporiadanými záznamami a jasnou štruktúrou entity.

Čo robiť, ak ste už zmeškali termín

Ak termín už uplynul, nečakajte, kým sa problém zväčší.

Podejte priznanie čo najskôr, zaplaťte, čo dlhujete, ak dlhujete niečo, a prípadné zjavné chyby opravte cez dodatočné priznanie, ak je to potrebné. Ignorovanie problému ho zvyčajne zhorší.

Ak ste dostali oznámenie, prečítajte si ho pozorne. Mnohé oznámenia IRS sa dajú vyriešiť, ale čas na odpoveď je dôležitý. Čím skôr problém riešite, tým lepšie sú zvyčajne vaše možnosti.

Ako Zenind pomáha novým zakladateľom zostať pripravenými na dane

Hladká daňová sezóna zvyčajne začína oveľa skôr, než samotná sezóna daní. Čisté zakladateľské dokumenty, oddelená firemná identita a priebežné dodržiavanie povinností výrazne uľahčujú udržiavanie poriadku v záznamoch od prvého dňa.

Práve tu vstupuje do hry Zenind. Zenind pomáha zakladateľom zakladať LLC a korporácie v USA a udržiavať compliance úlohy pod kontrolou, aby firma začala so silnejším administratívnym základom. Keď je vaša spoločnosť nastavená správne, je jednoduchšie oddeliť osobnú a firemnú aktivitu, sledovať vlastníctvo a odovzdať presné záznamy vášmu daňovému spracovateľovi.

Zenind nenahrádza CPA, ale môže pomôcť pripraviť pôdu pre prehľadnejšie účtovníctvo a menej chaosu pri podávaní.

Záverečný kontrolný zoznam pre prvé firemné daňové priznanie

Pred podaním sa uistite, že na tieto otázky viete odpovedať áno:

• Viem, aký je typ mojej entity a daňová klasifikácia?
• Sú moje účtovné knihy zosúladené s bankovými účtami?
• Zhromaždil som všetky záznamy o príjmoch, výdavkoch, mzdách a dodávateľoch?
• Viem, či dlhujem odhadované dane, mzdové dane alebo štátne podania?
• Používam správny formulár IRS a správny daňový rok?
• Skontroloval som všetky prílohy, podpisy a platobné údaje?
• Ak potrebujem predĺženie, odhadol som a zaplatil som aj prípadnú daň?

Keď sú tieto body splnené, prvé podanie je oveľa menej zastrašujúce. Proces je stále podrobný, ale už nie je záhadný.

Záver

Naučiť sa, ako prvýkrát podať firemné dane, je v skutočnosti o vytvorení opakovateľného systému: vybrať správnu klasifikáciu entity, viesť presné záznamy, rozumieť termínom a byť v predstihu pred odhadovanými a štátnymi povinnosťami.

Zakladatelia, ktorí majú najväčšie problémy, sú zvyčajne tí, ktorí čakajú až do blízkosti termínu a potom sa snažia zrekonštruovať celý rok činnosti z rozhádzaných tabuliek a hľadania v e-mailoch. Zakladatelia, ktorí zostávajú od začiatku organizovaní, šetria čas, znižujú stres a zvyčajne robia menej drahých chýb.

Ak zakladáte novú firmu, vybudujte si compliance základ včas. Uľahčí to každé podanie po tom prvom.