Ako vystaviť formulár 1099 pre LLC: pravidlá IRS, Form 1099-NEC vs. 1099-MISC a termíny

Vedieť, kedy vystaviť formulár 1099 pre LLC, je dôležité pre každú firmu, ktorá najíma externú pomoc, platí dodávateľov alebo spolupracuje s poskytovateľmi profesionálnych služieb. Odpoveď nie je taká jednoduchá ako „každé LLC dostane formulár 1099“. IRS posudzuje LLC odlišne podľa toho, ako sú zdaňované, aký typ platby ste uskutočnili a ktorý formulár sa vyžaduje.

Ak postup zvládnete správne, znížite riziko pokút, vyhnete sa zmeškaniu termínov podania a na konci roka budete mať prehľadnejšie záznamy. Ak sa pomýlite, môžete nesprávne vykázať platby, vystaviť zbytočné formuláre alebo neohlásiť príjem, ktorý mal byť uvedený na správnom priznaní.

Tento sprievodca vysvetľuje, kedy má LLC dostať formulár 1099, ktorý formulár použiť, ako získať správne daňové údaje a ako podať bez bežných chýb.

Krátka odpoveď: nie každé LLC dostane formulár 1099

LLC je právna forma podnikania, ale na federálne daňové účely môže byť zaradená do viacerých kategórií. Toto zaradenie určuje, či je formulár 1099 potrebný.

Vo všeobecnosti platí:

• LLC zdaňované ako partnerstvo alebo ako disregarded entity sa zvyčajne uvádza na formulári 1099, ak ste jej zaplatili za reportovateľné služby alebo iné pokryté platby.
• LLC zdaňované ako C corporation alebo S corporation sa vo všeobecnosti na formulári 1099 neuvádza pri bežných platbách dodávateľom.
• Stále však existujú výnimky, najmä pri právnických a zdravotníckych platbách.

Najdôležitejšie pravidlo IRS nesúvisí s tým, ako je LLC založené podľa práva konkrétneho štátu. Rozhodujúce je, ako sa LLC posudzuje na federálne daňové účely.

Prečo je daňová klasifikácia LLC dôležitá

LLC môže byť zdaňované ako:

• disregarded entity, ak má jedného vlastníka a nezvolilo si korporátne zdaňovanie
• partnerstvo, ak má viac členov a nezvolilo si korporátne zdaňovanie
• C corporation, ak si zvolilo korporátne zdaňovanie
• S corporation, ak si zvolilo zdaňovanie ako S corporation

Táto klasifikácia mení spôsob vykazovania platieb.

Jednoosobové LLC

Jednoosobové LLC sa často na účely dane z príjmu považuje za disregarded entity. V praxi to znamená, že formulár 1099 sa často vystavuje na meno vlastníka a jeho daňové identifikačné číslo, a nie iba na názov LLC, v závislosti od toho, ako je vyplnený formulár W-9.

Viacčlenné LLC

Viacčlenné LLC sa zvyčajne považuje za partnerstvo, pokiaľ si nezvolilo zdaňovanie ako korporácia. Partnerstvá sa pri prijatí pokrytých podnikateľských platieb často uvádzajú na formulári 1099.

LLC zdaňované ako korporácie

Ak si LLC zvolilo zdaňovanie ako C corporation alebo S corporation, väčšina bežných platieb dodávateľom sa na Form 1099-NEC alebo Form 1099-MISC neuvádza.

Ktoré platby LLC zvyčajne vyžadujú formulár 1099?

Formulár 1099 sa všeobecne používa pre podnikateľské platby uskutočnené v rámci podnikania alebo obchodnej činnosti. Bežné príklady zahŕňajú:

• freelancing alebo zmluvnú prácu
• konzultačné poplatky
• profesionálne služby
• nájomné
• licenčné poplatky
• určité platby právnikom
• určité zdravotnícke a zdravotné platby

Pri platbách za služby dodávateľa je hlavným formulárom zvyčajne Form 1099-NEC.

Form 1099-NEC vs. Form 1099-MISC

Výber správneho formulára je rovnako dôležitý ako rozhodnutie, či je formulár vôbec potrebný.

Použite Form 1099-NEC pre nonemployee compensation

Form 1099-NEC je štandardný formulár pre platby ne-zamestnancovi za služby v rámci vášho podnikania alebo obchodnej činnosti. Zvyčajne sem patria:

• nezávislí dodávatelia
• freelanceri
• konzultanti
• servisní alebo opravárski dodávatelia
• iní poskytovatelia služieb, ktorí nie sú zamestnancami

Ak celková suma za rok dosiahne aspoň 600 USD, zvyčajne vystavíte Form 1099-NEC.

Použite Form 1099-MISC pre určité iné platby

Form 1099-MISC sa používa pre iné kategórie, vrátane:

• nájomného
• licenčných poplatkov
• výhier a odmien
• určitých iných platieb príjmu
• hrubých výnosov vyplatených právnikom
• zdravotníckych a zdravotných platieb v niektorých prípadoch

Ak platíte LLC za služby, mali by ste najprv uvažovať o 1099-NEC. Ak ide o inú platbu, správny môže byť 1099-MISC.

Kedy je LLC oslobodené od formulára 1099

Častou chybou je predpoklad, že každá platba LLC automaticky vyžaduje formulár 1099. To nie je pravda.

LLC je často oslobodené, keď:

• je zdaňované ako C corporation alebo S corporation a platba je štandardná podnikateľská platba za služby
• platba bola uskutočnená kreditnou kartou, debetnou kartou alebo cez určité siete tretích strán, ktoré sa vo všeobecnosti vykazujú cez Form 1099-K namiesto 1099-NEC alebo 1099-MISC
• platba bola za tovar alebo iné ne-reportovateľné položky
• platba nedosahuje prah hlásenia pre príslušný formulár

Aj tak však niektoré korporátne LLC zostávajú reportovateľné pri konkrétnych typoch platieb, takže dôležitá je vždy aj klasifikácia aj kategória platby.

Čo si vyžiadať pred tým, než zaplatíte LLC

Najbezpečnejší spôsob, ako vystaviť správny formulár 1099, je získať správne daňové údaje ešte pred úhradou faktúry.

Vyžiadajte si Form W-9

Požiadajte LLC, aby vyplnilo Form W-9 pred uskutočnením platby. Vyplnený W-9 vám pomôže potvrdiť:

• právny názov
• obchodný názov, ak existuje
• daňovú klasifikáciu
• daňové identifikačné číslo
• stav backup withholding, ak sa uplatňuje

Skontrolujte daňovú klasifikáciu vo W-9

Formulár W-9 vám povie, či je LLC považované za:

• partnerstvo
• korporáciu
• disregarded entity
• inú daňovú klasifikáciu

To sú informácie, ktoré potrebujete na rozhodnutie, či je LLC reportovateľné.

Uchovajte si kópiu W-9

Uložte W-9 spolu so záznamami o dodávateľovi. Ak sa IRS neskôr spýta na podanie, W-9 podporí dôvod, prečo ste formulár 1099 vystavili alebo nevystavili.

Ako vystaviť formulár 1099 pre LLC krok za krokom

1. Overte, že platba súvisí s podnikaním

Na formulári 1099 sa uvádzajú iba platby uskutočnené v rámci vášho podnikania alebo obchodnej činnosti. Osobné platby nie.

2. Zistite daňovú klasifikáciu

Použite W-9 na určenie, ako sa LLC posudzuje na federálne daňové účely.

3. Rozhodnite, či je platba reportovateľná

Opýtajte sa tri otázky:

• Bola platba za služby alebo inú reportovateľnú kategóriu?
• Dosiahla suma hranicu IRS?
• Je LLC oslobodené kvôli daňovej klasifikácii alebo preto, že typ platby je vylúčený?

4. Vyberte správny formulár

• Použite Form 1099-NEC pre nonemployee compensation a honoráre právnikov
• Použite Form 1099-MISC pre nájomné, licenčné poplatky, niektoré hrubé výnosy pre právnikov, zdravotnícke a zdravotné platby a iné rôzne reportovateľné položky

5. Použite správny právny názov a TIN

Zadajte názov a daňové identifikačné číslo presne tak, ako sú uvedené vo W-9. Ak ide o disregarded entity, zvyčajne to znamená použiť údaje vlastníka podľa pokynov vo W-9.

6. Skontrolujte finančný limit

Pri väčšine platieb dodávateľom na Form 1099-NEC je reportingový limit 600 USD alebo viac za kalendárny rok.

Pri mnohých kategóriách Form 1099-MISC je limit tiež 600 USD, hoci niektoré políčka majú odlišné hranice.

7. Podajte a doručte formulár načas

Termín IRS závisí od formulára:

• Form 1099-NEC je vo všeobecnosti splatný pre IRS aj príjemcu do 31. januára
• Form 1099-MISC je vo všeobecnosti splatný príjemcovi do 31. januára, pričom podanie pre IRS je splatné do 28. februára pri papierovom podaní alebo do 31. marca pri elektronickom podaní

Ak termín pripadne na víkend alebo zákonný sviatok, posúva sa na nasledujúci pracovný deň.

Bežné chyby, ktoré firmy robia

Predpoklad, že všetky LLC sú oslobodené

Mnohí podnikatelia počuli, že korporácie nedostávajú formulár 1099, a predpokladajú, že to platí pre každé LLC. Neplatí. LLC zdaňované ako partnerstvo alebo disregarded entity je často stále reportovateľné.

Použitie názvu LLC, keď W-9 vyžaduje meno vlastníka

Pri disregarded entity IRS očakáva, že W-9 a údaje o príjemcovi budú vyplnené správne. Ak je formulár príjemcu nesprávny, môže byť nesprávny aj 1099.

Zámenu 1099-NEC a 1099-MISC

Služby dodávateľov zvyčajne patria na 1099-NEC, nie na 1099-MISC. Nesprávna klasifikácia platby môže spôsobiť problémy pri podaní a zmätok pre príjemcu.

Zabudnutie na reporting cez 1099-K

Ak ste platili kartou alebo cez určité platformy tretích strán, platba môže byť vykázaná na Form 1099-K. Tú istú platbu potom neuvádzajte duplicitne na nesprávnom formulári.

Zmeškanie termínu

Ročné vykazovanie prichádza rýchlo. Čakanie do poslednej chvíle zvyšuje riziko neúplných W-9, nesprávnych súm a oneskoreného podania.

Ignorovanie pravidiel backup withholding

Ak vám dodávateľ neposkytne platné TIN, môže sa uplatniť backup withholding. V takom prípade možno budete musieť zadržať a vykázať platbu aj vtedy, ak je suma nízka.

Praktický kontrolný zoznam pre vystavenie formulára 1099 LLC

Pred podaním si overte každú z týchto položiek:

• Platbu ste uskutočnili v rámci podnikania
• Platba je podľa pravidiel IRS reportovateľná
• Dostali ste vyplnený Form W-9
• Potvrdili ste federálnu daňovú klasifikáciu LLC
• Zvolili ste správny formulár, 1099-NEC alebo 1099-MISC
• Zadali ste správny názov a TIN
• Správne ste spočítali ročné platby
• Príjemcovi ste doručili kópiu včas
• IRS ste podali správny formulár v správnom termíne

Príklady

Príklad 1: Jednoosobové LLC freelancera

Najmete webdizajnéra, ktorý funguje ako jednoosobové LLC a platíte za hostingovú podporu a dizajnérske práce. Ak je LLC považované za disregarded entity a ročné platby za služby dosiahnu 600 USD alebo viac, zvyčajne vystavíte Form 1099-NEC s použitím údajov z W-9.

Príklad 2: Viacčlenné LLC zdaňované ako partnerstvo

Platíte konzultačnej firme organizovanej ako viacčlenné LLC za marketingovú stratégiu. Ak je zdaňovaná ako partnerstvo a za rok ste zaplatili aspoň 600 USD, platba sa vo všeobecnosti uvádza na Form 1099-NEC.

Príklad 3: LLC zdaňované ako S corporation

Platíte LLC, ktoré si zvolilo status S corporation, za bežné služby. V mnohých prípadoch táto platba nie je reportovateľná na Form 1099-NEC. Pred rozhodnutím však stále overte W-9 a presný typ platby.

Príklad 4: Platby za právne služby

Ak platíte LLC, ktoré poskytuje právne služby, reportingové pravidlo sa môže líšiť od všeobecnej korporátnej výnimky. Právne služby často zostávajú reportovateľné, preto nepredpokladajte, že je LLC oslobodené len preto, že je zdaňované ako korporácia.

Prečo je to dôležité pre rastúce firmy

Správne vystavovanie formulárov 1099 je súčasťou základnej kontroly dodávateľov. Pomáha tiež budovať prehľadnejšie finančné systémy už od začiatku. Keď firma rastie, tie isté záznamy, ktoré podporujú daňové podania, zároveň pomáhajú s lepším účtovníctvom, jednoduchším riadením dodávateľov a menším počtom prekvapení na konci roka.

To je obzvlášť dôležité pre zakladateľov, ktorí sa ešte rozhodujú, ako štruktúrovať svoje spoločnosti. Ak zakladáte novú firmu, oplatí sa zvoliť správny typ právnickej osoby včas a od prvého dňa si udržiavať poriadok v daňových záznamoch.

Záverečné zhrnutie

Vystavenie formulára 1099 pre LLC závisí od federálnej daňovej klasifikácie, typu platby a od toho, či platba dosahuje reportingový limit. Vo všeobecnosti platí, že LLC zdaňované ako partnerstvá alebo disregarded entity dostanú formulár 1099 častejšie, zatiaľ čo LLC zdaňované ako korporácie zvyčajne nie, okrem špecifických situácií.

Najbezpečnejší postup je jednoduchý:

• Najprv si vyžiadajte W-9
• Potvrďte daňový status LLC
• Vyberte správny formulár
• Podejte načas
• Uchovávajte záznamy, ktoré podporujú vaše rozhodnutie

Ak máte pochybnosti, overte si fakty s kvalifikovaným daňovým odborníkom alebo v pokynoch IRS pred podaním. Malé chyby v reportovaní 1099 sa dajú ľahko predísť, ale po termíne sa opravujú ťažšie.