Môže spoločnosť vlastnená cudzincom zamestnávať pracovníkov v Spojených štátoch?

Áno. Spoločnosť vlastnená osobami, ktoré nie sú občanmi USA, môže zamestnávať pracovníkov v Spojených štátoch, pokiaľ je riadne založená, registrovaná a dodržiava federálne aj štátne pracovnoprávne pravidlá.

Zahraničné vlastníctvo nebráni tomu, aby firma budovala tím v USA. Podstatné je, či má spoločnosť pred prvým prijatím zamestnanca správnu právnu štruktúru, daňové registrácie, nastavenú mzdu a pracovnú dokumentáciu.

Tento sprievodca vysvetľuje, ako môžu spoločnosti vlastnené cudzincom zamestnávať pracovníkov v USA, aké registrácie sa zvyčajne vyžadujú a ktoré kroky sú z hľadiska compliance najdôležitejšie.

Stručná odpoveď

Spoločnosť vlastnená cudzincom, napríklad LLC alebo korporácia, môže vo všeobecnosti zamestnávať pracovníkov v Spojených štátoch, ak:

• existuje ako platný právny subjekt v USA alebo je registrovaná na podnikanie v príslušnom štáte
• má pridelené Employer Identification Number (EIN)
• sa zaregistrovala na mzdy a zamestnanecké dane tam, kde sa to vyžaduje
• vyplnila federálne a štátne náborové formuláre
• dodržiava povinnosti v oblasti miezd, pracovného času, zrážok a reportingu

Spoločnosť nepotrebuje občianstvo USA ani amerických vlastníkov, aby sa mohla stať zamestnávateľom. Po zaradení pracovníkov do mzdového systému však musí fungovať ako každý iný zamestnávateľ v USA.

Prečo zahraničné vlastníctvo nie je prekážkou

Americké pracovné právo sa zameriava na povinnosti zamestnávateľa, nie na štátnu príslušnosť vlastníkov. Zahraničný zakladateľ môže vlastniť 100 % americkej LLC alebo korporácie a pritom zamestnávať pracovníkov v Spojených štátoch.

Zahraničné vlastníctvo však môže priniesť dodatočné otázky pri nastavení, najmä v súvislosti s:

• získaním EIN
• otvorením amerického podnikateľského bankového účtu
• výberom vhodného typu subjektu
• pochopením štátnych daňových a pracovných pravidiel
• koordináciou mzdovej agendy s americkým registrovaným agentom, účtovníkom alebo právnikom

Proces prijímania pracovníkov je zvládnuteľný, no treba k nemu pristupovať ako k projektu compliance, nie iba ako k administratíve.

Krok 1: Založte správny americký podnikateľský subjekt

Pred prijímaním zamestnancov si väčšina zahraničných zakladateľov najprv založí americkú LLC alebo korporáciu. Najlepšia možnosť závisí od cieľov spoločnosti, daňovej pozície, plánov financovania a dlhodobého fungovania.

Medzi bežné možnosti patria:

• LLC: často používaná malými a strednými firmami, pretože je flexibilná a relatívne jednoduchá na správu
• Korporácia: často preferovaná, keď spoločnosť plánuje získavať investície, vydávať akcie alebo budovať formálnejšiu firemnú štruktúru

Ak podnik už existuje mimo Spojených štátov, môže sa stále vyžadovať registrácia ako zahraničný subjekt v štáte, v ktorom bude pôsobiť. To je obzvlášť dôležité, ak spoločnosť prijíma personál, prenajíma kancelárske priestory alebo inak vytvára fyzickú obchodnú prítomnosť.

Krok 2: Získajte EIN od IRS

Spoločnosť vlastnená cudzincom zvyčajne potrebuje EIN na prijímanie zamestnancov v Spojených štátoch, podávanie mzdových daní a vybavovanie federálneho daňového reportingu.

EIN funguje ako daňové identifikačné číslo firmy. Používa sa pri mnohých dôležitých úkonoch vrátane:

• otvárania podnikateľských bankových účtov
• spracovania miezd
• podávania federálnych daňových formulárov
• registrácie na štátnych úradoch
• vykazovania miezd a zrážok zamestnancov

Spoločnosti vlastnené cudzincom môžu o EIN požiadať priamo na IRS. Ak zodpovedná osoba nemá Social Security number, žiadosť je stále možné podať podľa postupov IRS pre medzinárodných žiadateľov.

Krok 3: Zaregistrujte sa pre štátne mzdové a zamestnanecké účty

Federálna registrácia sama osebe nestačí. Zamestnávatelia sa zvyčajne musia zaregistrovať v štáte, kde zamestnanci pracujú.

V závislosti od štátu to môže zahŕňať:

• zrážky zo štátnej dane z príjmu
• poistenie v nezamestnanosti na štátnej úrovni
• hlásenie nových zamestnancov
• programy invalidity alebo plateného voľna
• registráciu miestnej mzdovej dane

Každý štát má vlastné pravidlá. Ak má spoločnosť zamestnancov vo viacerých štátoch, môže sa vyžadovať registrácia v každom štáte, kde pracovníci vykonávajú prácu.

Toto je jedna z najdôležitejších oblastí, ktorú treba nastaviť správne, pretože chyby v mzdách môžu rýchlo viesť k sankciám.

Krok 4: Správne nastavte mzdy

Po registrácii musí spoločnosť nastaviť mzdový proces, ktorý zvládne výplaty, zrážky daní a reporting.

Správne nastavenie miezd by malo riešiť:

• klasifikáciu zamestnancov
• frekvenciu výplat
• zrážky federálnej dane z príjmu
• dane Social Security a Medicare
• federálnu daň z nezamestnanosti
• štátne a miestne zrážky, ak sa vyžadujú
• výplatné pásky a ročné formuláre

Nestačí vyplatiť pracovníka neformálne alebo cez ad hoc prevody. Zamestnanci musia byť platení prostredníctvom súladu s mzdovým systémom, ktorý spĺňa požiadavky daňového práva v oblasti zamestnania.

Krok 5: Vyplňte náborové dokumenty

Pri prijímaní zamestnancov v USA musí spoločnosť zhromaždiť požadované formuláre a overiť oprávnenie na prácu.

Typické onboardingové dokumenty zahŕňajú:

• Formulár I-9 na overenie identity a oprávnenia na zamestnanie
• Formulár W-4 pre federálne zrážky dane z príjmu
• štátne formuláre pre zrážky, ak sú potrebné
• interné pracovné zmluvy alebo ponuky práce
• formuláre na autorizáciu priameho vkladu

Zamestnávatelia musia tiež správne uchovávať záznamy a viesť ich podľa zákonných požiadaviek na archiváciu.

Krok 6: Dodržiavajte zákony o mzde a pracovnom čase

Zamestnávanie pracovníkov znamená dodržiavať federálne aj štátne zákony o mzdách a pracovnom čase. Tieto pravidlá ovplyvňujú spôsob vyplácania pracovníkov, evidenciu hodín a to, či vzniká nárok na nadčas.

Dôležité oblasti compliance zahŕňajú:

• minimálnu mzdu
• nadčasy
• pravidlá prestávok na jedlo a oddych
• povinnosti v oblasti vedenia evidencie
• klasifikáciu exempt a non-exempt
• pravidlá konečnej výplaty po ukončení pracovného pomeru

Tieto povinnosti sa môžu líšiť podľa štátu a mesta. Spoločnosť vlastnená cudzincom by nemala predpokladať, že jeden mzdový postup platí všade v Spojených štátoch.

Zamestnanci verzus kontraktori

Niektorí zakladatelia sa snažia vyhnúť zložitosti zamestnávania tým, že využívajú nezávislých kontraktorov. V niektorých prípadoch to môže byť vhodné, ale nenahrádza to zamestnancov.

Pracovník klasifikovaný ako kontraktor musí skutočne spĺňať podmienky kontraktora. Ak spoločnosť kontroluje, ako, kedy a kde sa práca vykonáva, pracovník môže byť podľa zákona v skutočnosti zamestnancom.

Nesprávna klasifikácia môže viesť k doplateniu daní, nárokom na mzdu a pokutám. Ak firma potrebuje dlhodobého člena tímu, ktorý pracuje pod jej vedením, status zamestnanca je často bezpečnejšia voľba.

Môže vlastník zo zahraničia pracovať v podniku?

Vlastníctvo a zamestnanie sú dve odlišné veci. Osoba môže vlastniť americkú spoločnosť, aj keď nie je občanom alebo rezidentom USA.

Ak však chce zahraničný vlastník fyzicky pracovať v Spojených štátoch, môžu sa uplatniť imigračné pravidlá a pravidlá pracovného oprávnenia. Vlastníctvo automaticky nezaručuje právo pracovať v krajine.

Toto je dôležité rozlíšenie:

• Vlastniť podnik nie je to isté ako mať oprávnenie pracovať v USA
• prijímanie zamestnancov v USA je niečo iné ako osobný výkon práce v USA
• imigračné otázky treba posudzovať oddelene od daňových a korporačných otázok

Najčastejšie chyby zahranične vlastnených spoločností

Zahraniční zakladatelia sa často dostávajú do problémov tým, že postupujú príliš rýchlo. Medzi bežné chyby patria:

• prijímanie zamestnancov pred založením správneho subjektu
• spustenie miezd bez EIN
• ignorovanie požiadaviek na štátnu registráciu
• označenie pracovníkov za kontraktorov, keď v skutočnosti fungujú ako zamestnanci
• nesprávne zrážanie daní
• zmeškanie termínov pre hlásenie nových zamestnancov
• používanie pravidiel jedného štátu pre všetkých zamestnancov v celej krajine
• vynechanie registrácie na štátnu nezamestnanosť

Každá z týchto chýb môže spôsobiť administratívne komplikácie alebo riziko compliance. Najbezpečnejší postup je vybaviť založenie firmy a daňové nastavenie ešte pred prvou mzdovou uzávierkou.

Aké záznamy by mala spoločnosť uchovávať?

Zahranične vlastnený zamestnávateľ by mal od začiatku viesť čistú evidenciu. Dobrá dokumentácia pomáha pri daňových priznaniach, auditoch aj vnútornom riadení.

Užitočné záznamy zahŕňajú:

• zakladateľské dokumenty
• potvrdenie o pridelení EIN
• štátne registračné záznamy
• mzdové výkazy
• formuláre I-9 a daňové formuláre zamestnancov
• ponuky práce a pracovné zmluvy
• evidenciu dochádzky
• zmluvy s kontraktormi, ak existujú
• rozhodnutia predstavenstva alebo členov, ak sú relevantné

Prehľadná dokumentácia tiež uľahčuje expanziu do ďalších štátov alebo neskoršie prijímanie ďalších zamestnancov.

Ako môže pomôcť Zenind

Pre zahraničných zakladateľov, ktorí chcú vybudovať tím v USA, je prvou výzvou zvyčajne nastavenie podnikateľskej štruktúry a compliance základu.

Zenind pomáha podnikateľom zakladať americké LLC a korporácie, sledovať požiadavky compliance a plynule prejsť od založenia entity k pripravenosti na prevádzku s menším trením.

Takáto podpora je obzvlášť užitočná, keď spoločnosť potrebuje:

• založiť americký podnikateľský subjekt
• udržať dobrý stav spoločnosti
• koordinovať compliance úlohy
• pripraviť sa na bankovníctvo, zdaňovanie a prijímanie zamestnancov

Keď sú založenie a compliance nastavené správne, prijímanie zamestnancov v USA je oveľa jednoduchšie.

Praktický checklist pred prvým prijatím zamestnanca

Pred pridaním prvého zamestnanca použite tento checklist:

• overte, že spoločnosť je v Spojených štátoch riadne založená
• získajte EIN od IRS
• zaregistrujte sa v štáte, kde bude zamestnanec pracovať
• nastavte mzdy a daňové zrážky
• pripravte onboardingové dokumenty I-9 a W-4
• skontrolujte pravidlá o mzde a pracovnom čase pre daný štát
• nastavte evidenciu a mzdový reporting
• overte, či sa nevyžadujú miestne registrácie

Ak bude spoločnosť prijímať pracovníkov vo viacerých štátoch, zopakujte kontrolu na úrovni štátu pre každú lokalitu.

Záverečné myšlienky

Spoločnosť vlastnená osobami, ktoré nie sú občanmi USA, môže absolútne zamestnávať pracovníkov v Spojených štátoch. Kľúčom je pristupovať k tomu ako k postupnosti compliance krokov: založiť firmu, získať EIN, zaregistrovať sa pre mzdové dane a dôsledne dodržiavať federálne aj štátne pracovné zákony.

Pri správnom nastavení môžu zahraniční zakladatelia s istotou budovať tímy v USA a rozširovať svoje operácie bez zbytočného právneho alebo daňového rizika.